费用核销制度及流程

河北亿源商贸有限责任公司编制部门财务部文件名称文件编号YYLC-CW-01编 制 人费用报销规定版 本A岗 位财务部经理页 码共 5 页1 目 的：为加强费用管理，明确审批权限，规范报销手续,特制定此制度。2 适用范围：适用于全公司费用报销。3 名词解释：无4 涉及部门主要职责4.1 财务部负责全公司各项费用报销的审核。4.2 各部门经理、运营中心总监负责所辖范围内各项费用需求提案的申报和审核，负责业务结束后费用报销的审核。4.3 总经理负责各项费用需求提案和业务结束后费用报销的批准。5 具体描述5.1 费用报销本着“必要、合理、节约”和“谁使用谁负责”的原则，采用事前审批，事后审核的方法，由财务部统一核算。5.2 公司的一切费用开支，坚持总经理一支笔审批的原则，即所有费用的发生（包括临时性发生的费用）必须报请总经理审批后方可执行。5.3 资金支出及费用报销审批5.3.1各部门必须使用统一的亿源商贸报销签批单进行费用的审批、报销。5.3.2公司员工因公出差、对外交际应酬、购买物品，企划印刷，车辆维修等事项发生，需提前写提案报总经理批准后方可进行。非现金结算的业务结束后，需让对方开出两联收据或费用明细清单，其中一联在48小时内到总经理处签上“未付款”字样后传财务备案，便于财务及时计提费用，同时能让总经理及时了解公司费用情况，便于调配公司款项。5.3.3所有报销的款项支付，除零星支出外，应当避免以现金形式支付，而应通过银行办理汇款。5.3.4因业务的特殊性需借款，经办人填制借款申请单，注明申请部门、经办人、用途及申请金额，经部门经理、所属运营中心总监、财务经理审核，总经理批准后，财务部按借款申请单批复金额支取借款给经办人，同时保留借款申请单原件；5.4遇一事一议业务，如物品现金采购等，业务结束后由经办人填报亿源商贸报销签批单，并提交业务附件和单据，经部门经理、所属运营中心总监、财务审核员、财务部经理审核，总经理批准后予以报销；报销票面金额低于借款金额的，由经办人予以补现金至财务部出纳，并抽取借款申请单；报销票面超过借款金额的，财务出纳支取现金给经办人，经办人抽取借款申请单；5.5对于长期循环存在的业务，经总经理批准借款申请单可延续，每次报账后财务出纳支付现金给经办人。5.6对于 5000元以上的现金支出，遇节假日的，在休假前一天下班前通知财务部。5.7报销的原始单据必须是合法的发票或收据，发票或收据要求字迹清楚、项目齐全、大小写金额相符，盖有销售单位的“财务专用章”或“发票专用章”，台头处注明公司全称，不得随意简化；如无合法发票或收据，报销均需填写我公司现金支付说明单，注明事由、金额（大小写）、经手人及其联系方式。5.8费用报销审批注意事项5.8.1凡一事一议业务预借款在规定时间(48小时），不办理费用报销冲账手续，公司将定期通报，一周内拖欠不还者，从经办人工资中扣除并予以考核，且在上次借款尚未结清前，经办人不得再次借款。5.8.2餐费报销需有证明人签字并有酒店原始明细单据方可报账。5.9 费用报销项目要求5.9.1范围：可计入期间费用的各种费用开支，支出后填写费用报销单。5.9.2费用项目按公司二级科目的预设填写：差旅费、运输费、通讯费、水电费、修理费、保险费、广告费、劳动保护费、业务招待费、办公费、培训费等;支出原因应如实填写。5.10主要费用项目要求（必须提前写提案进行签批）5.10.1广告费：广告费包括海报印刷、氛围营造、媒体宣传、广告发布、促销奖品等，广告费需提前进行预算并报总经理审批后方可执行。5.10.2差旅费：出差人员在出差前必须经领导审批后方可出差。出差归来后，及时报账并归还借款，凭填写齐全的亿源商贸报销签批单附原始单据，按报销手续审批完成后到财务部报账。5.10.3业务招待费：事务发生前，经办人应事先向公司领导请示，向领导陈述招待对象、开支原因、来客人数、陪客人数、预计开支金额，经领导审批后方可开支。业务招待费原则上应在公司定点饭店或宾馆（总办室负责联系）进行，按合同进行打折。开支后应填写亿源商贸报销签批单，按规定进行报销。6 单据的使用及填写要求6.1 单据的书写要求6.1.1填写报销单据或取得的原始凭证，应使用黑色钢笔或签字笔，需要复写的原始凭证，禁止使用圆珠笔、铅笔。6.1.2有大小写金额的，大小写金额必须相符。6.1.3从外单位取得或向外开出的原始凭证，必须盖有税务部门和财政部门监制章及填报单位的财务专用章。6.1.4汇总填写的原始凭证，必须附有开出单位盖章的清单，清单必须与发票相符。6.1.5填写原始凭证要求内容齐全，书写规范，文字简明，用词确切，数字计算准确，不得涂改、挖补。6.1.6从外单位取得的原始凭证如有遗失，原则上一律不予报销。特殊情况：如因不可抗力因素遗失的，经总经理批示，可用同等金额，同等类别的发票冲抵并报销。6.1.7报销签批单据填写时，应注明所附单据张数。6.1.8所有资产类的报销，必须附有固定资产、低值易耗品验收单，列明采购单位的地址、联系电话、联系人，重大资产应附招投标书，确认资产责任人;登记固定资产卡片或个人物品卡片账。6.2 费用报销单据的签批：部门经理审 核总经理批 准财务部 审 核风控部审 核业务经办人分管副总 审 批6.2.1经办人必须是直接操作人或熟知整个事情经过的人，遇到领导询问必须能清楚解答;部门经理必须对本次报销单据所附内容的真实性负责;由财务部审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时交与风险管控部，对不符合的应退回报销人并向报销人说明退回理由;风险管控部对票据本身进行二次复审;出纳收到报销单后应检查负责人、公司负责人、会计签字是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。6.3 单据的粘贴要求6.3.1报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改;6.3.2报销单封面与封面的拖纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；6.3.3报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销附件单据张数及金额；7 附件7.1 亿源商贸报销签批单7.2