化工企业会议管理办法

.会议管理办法为及时总结分析生产经营、工程建设方面的进展情况，沟通反馈信息，做好上情下达和下情上报工作，确保会议内容及议定事项得到有效落实，强化协调和指挥，有效提升公司运营水平，特制定本制度。第一条 综合办负责公司级会议的统筹协调及本制度的监督与执行。第二条 会议召集人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处理意见。第三条 会议分类及组织（一）公司级会议：主要包括公司领导办公会议、生产调度会。（二）专题会议：系全公司性的技术、业务综合会。如：公司例会、工程协调会、安全工作会等。（三）部门工作会议：各部门内召开的工作会。如：办公会、部门工作会等。（四）班组会。第四条 各类会议召开时间及召集部门：（一）公司级会议：1、公司领导办公会议由会议提拟人负责召集，综合办负责组织召开；2、生产调度会，每周一上午08:30召开，由生产部负责召集；若会议召开时间变更由生产部负责另行通知。（二）专题会议：1、生产例会，每周二至周六下班前1小时召开，由生产部负责召集；2、安全工作会，每月30日16:00召开，由安全环保部负责召集；3、其它各类专题会议，由主管职能部门负责召集。（三）部门工作会议：形成例会制度，每周四下午召开，由部门负责组织会议。（四）班组会每天召开，由班组长召集会议。（五）会议内容1、生产调度会 时间：每周一上午08：30召开，每周一次会议召集人：生产副总经理会议主持人：生产部部长参会人员：公司领导及生产部、机动部、安全环保部、工程技术部、运销部、预决算部、供应部、财务部、综合办、消防保卫部、车队、库房中层干部和各车间主任。会议内容：（1）汇报上周安排工作完成情况；（2）生产部通报上周库存情况；（3）生产部汇报上周生产、设备、安全情况，总结上周生产、设备、安全工作中存在的问题和需要改进的地方；（4）各车间需要公司协调处理的事项；（5）布置本周生产计划、重点工作安排及工作完成时间。2、生产例会时间：每周二至周六（夏季：17:00，冬季16:30）召开。会议召集人：生产副总经理会议主持人：生产部参加人员：公司领导及生产部、机动部、安全环保部、工程技术部、运销部、预决算部、供应部、财务部、综合办、消防保卫部、车队、库房和各车间主任。会议内容：（1）各部门负责人汇报工作任务及当天工作完成情况，明天的工作安排；（2）报告需要公司协调、解决的问题及事项；（3）公司领导、各职能部门安排布置生产工作任务。3、设备例会 时间：每周一下午14：00召开，每周一次。 会议召集人：生产副总经理会议主持人：根据会议内容，按照机动部职责分工确定会议记录:机动部参加人员：公司领导、各车间主任和设备副主任。会议内容：由三修车间总结上周设备管理工作及设备运行情况，指导下周设备工作，解决车间设备存在的疑难问题。4、安全环保工作会时间：每月30日下午16：00会议召集人：生产副总经理会议主持人：安全环保部会议记录：安全环保部参加人员：公司各车间专职安全员、班长及以上人员内容：（1）汇报本月安全、环保工作的情况，总结本月安全、环保工作中存在的问题和需要改进的地方；（2）汇报本月隐患治理的情况及遗留问题；（3）布置、指导下月安全、环保工作。5、董事长办公会议 时间：不定期 会议召集人：董事长会议主持人：总经理会议记录：综合办 参加人员：临时通知内容：临时通知6、总经理办公会议 时间：每月30日（夏季：17:00，冬季16:30）召开。会议召集人：总经理会议主持人：行政副总经理会议记录：综合办 参加人员：生产副总经理、总工程师、副总工程师、行政副总经理、财务总监列席人员：财务部、工程技术部、生产部、机动部、安全环保部的负责人。内容：（1）汇报当月生产、工程技术、财务、行政完成情况，存在问题，改进方案；（2）下月工作计划及目标。第五条 政府领导或外单位在我公司召开的会议，如：现场会、报告会、办公会等，一律由综合办受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。第六条 会议提拟与审批1、公司级会议由总经理或公司主管领导直接提拟。2、专题会议由召集部门负责人提拟并填写会议审批表（附表1），总经理或公司主管副总经理批准。3、部门工作会议和班组会由各部门自行安排，但会议时间和参加人员等不得与公司级会议和专题会议冲突。4、在公司级会议中各部门要求公司解决的问题必须符合以下条件：（1）所提问题必须涉及其它部门，且本部门经过努力无法解决的问题。（2）所提问题本部门必须提出初步意见或具体要求。（3）对已上会研究尚未解决的问题，必须讲明原因和过程。（4）符合上述条件的问题，公司各业务主管部门要认真履行职责，对车间提出问题要及时解决和处理，若不能解决必须讲明情况、原因。（5）分析问题要着重查找差距与不足，相互借鉴。第七条 专题会议议题的呈报程序除以上定期召开的公司级会议和专题会议（生产调度会、生产例会、工程例会、安全工作会、总经理办公会议和董事长办公会议）以外，其它专题会议按以下程序呈报。1、会议提拟人提出会议议题，填写会议审批表，报综合办统一汇总；2、对决定上会的议题由会议提拟部门负责通知、督办相关部门准备会议材料；3、会议召开前两天各相关部门以书面或电子版形式将会议材料上交会议提拟部门；4、会议提拟部门收到各部门上交的会议材料后应立即送呈公司主管领导；5、各相关部门提交会议的材料应在经过深入的调查研究、分析论证的基础上形成，并形成具体意见（方案），为领导决策提供依据。第八条 会议计划与统筹1、每周五之前，会议提拟部门填写会议审批表，报综合办，由综合办统一平衡会议召开时间及地点，汇同公司级会议编制周会议计划，统一报总经理审批后，于周五发放至各部门负责人。2、凡综合办已列入计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的会议时，会议提拟部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请综合办调整会议计划。未经综合办同意，任何人不得随意打乱正常的会议计划。3、因公司领导无法出席而延时或取消的会议，综合办负责在第一时间通知提拟部门负责人。4、会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体。各类会议的优先顺序为：公司级会议、专题会议、部门会议、班组会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第九条 会议准备（一）会议通知遵照以下规定：1、已列入周会议计划表的会议，每周无调整的，不再另行通知，由各部门按计划表直接通知与会人员。2、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：（1）未列入周会议计划而临时提拟的会议；（2）虽然已列入周会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明或需更改会议时间的；（3）其它提拟人认为应另行通知的情况。3、会议通知时间一般应提前一天以上，对需准备汇报材料及特别会场服务的应提前三天以上，通知对象为与会人员及为会议提供服务的部门。4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以书面进行通知。（二） 会议的其它准备工作遵照以下规定：1、会议提拟部门应提前做好会议资料，如：会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等准备工作；2、会议服务提供部门应提前做好会务准备工作，如：落实会场，布置会场，清洁会场桌椅，备好会议器材及茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。第十条 会议组织（一）会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。（二）会议主持人须遵守以下规定：1、主持人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明；3、会议进行中，主持人应根据实际情况对议程进行适时必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保会议议程顺利推进，提高会议的工作效率； 4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体决议的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人员表明意见；对未决议的事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（三）参会人员须遵守以下规定：1、会议提拟部门明确参会人员范围，并在会议签到表上注明，未按规定到会的必须在会议签到表上写明原因；2、应不迟于会前5分钟到达会场，并在会议签到表（详见附表2）上签到；3、参会人员迟到的在会议迟到表（详见附表3）上签字，并注明迟到原因；4、会议发言应言简意赅，紧扣议题；5、遵循会议主持人对议程控制的要求；6、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；7、遵守会议纪律，与会期间应关闭对讲机，将手机调到振动，原则上不允许接听电话，如须接听，经主持人同意后离开会场；8、会上要求传达的内容，会后参会人员必须及时传达到相关人员；会议要求保密的内容，参会人员必须严守保密纪律；9、按照会议要求着装；10、参会人员必须做好会议记录。（四）公司级会议原则上由总经理或公司主管副总经理主持，总经理或公司主管副总经理另有授权的，服从该授权。第十一条 会议记录（一）公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。（二）公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：1、各部门应在会前指定一名会议记录员（名单报综合办备案），负责本部门会议及本部门负责组织召开的会议的记录工作。2、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。3、总经理主持的公司级会议、专题会议原则上由综合办负责会议记录工作，总经理另有指定的，服从总经理的指定。（三）会议记录员要遵守以下规定：1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性、真实性。3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。4、会议纪要呈报会议主持人审核签字后下发。5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。（四）下列情况，应整理会议纪要：1、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；2、主持人要求整理会议纪要的会议。（五）会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类专题会议的会议纪要须报综合办一份存档备查。（六）本部门负责组织的公司各类专题会议和本部门会议的会议记录，由本部门指定的会议记录员负责日常归档、保管备查。（七）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。第十二条 会议决议的督办、督查（一）会议决议、决策事项的督办、督查工作遵循“归口办理，分级负责，实事求是，注重时效”的原则，综合性工作及公司重大决策执行情况的督办、督查由综合办牵头负责，其它工作根据职责和分工归口办理。（二）会议决议、决策事项的督办、督查依据以会议原始记录及会议纪要为准。（三）会议安排事项的落实与检查1、明确期限、负责人，由主管部门记录在案，月底考核。2、当场不能解决的问题，由公司领导指定相关部门负责会后提出解决意见，确定解决问题的期限，负责人和解决办法，并由主管部门2日内上报公司主管领导及综合办进行督办。3、会议确定解决问题的方案和办法，有关部门必须接受，不准扯皮、推诿、顶着不办。4、会后，主管部门负责督促、检查所定问题的落实情况，下次会议由主管部门负责通报。5、综合办每周一对未按要求完成相关工作的部门进行通报，并提出考核意见。第十五条 参会人员若不能按时参加会议，须提前向会议召集部门请假，申明不能参加会议理由，并按会议召集部门要求安排本部门其他人员参加会议。第十三条 考核办法（一）有下列情形之一，视情节给予行政或经济处罚。1、无正当理由迟到、早退每次扣款100元；2、无正当理由缺席每次扣款200元；3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上扣款由通知人承担。4、月度累计出现三次迟到、早退或缺席现象，视情节轻重给予行政降级处分。5、会议记录员负责统计迟到、早退、缺席人员名单，经主持人核准后报综合办，由综合办负责通报财务部办理。6、不执行会议决定，初次违反扣责任部门负责人500元。7、会议决定在规定时间内没有落实者，扣责任部门负责人200元。8、月度内出现两次及以上不执行会议决定或出现三次及以上会议决定在规定时间内没有落实，视情节轻重给予行政降级或撤职处分。9、凡记录在案的问题，月底在绩效奖金中考核落实，并在年底奖金中按分数扣款。第十四条 本制度由综合办负责解释。第十五条 本制度自颁布之日起执行。附件：1、会议审批表 2、会议签到表 3、会议迟到登记表附件1：会议审批表召集部门会议地点会议时间会议内容邀请哪些公司领导参加参加会议部门人员名单会议要下发的文件材料及准备情况会场布置要求领导批示附件2：会议签到表主题：签到期： 年 月 日开会地点： 楼会