某综合能源有限公司企业管理制度01财务费用报销管理规范2017版

文件状态： 草稿 发布 修改密级：秘密机密佛山综合能源有限公司Foshan Synthesis Energy Co., Ltd.文件编号FSSE-MD3-01版本/版次A版/0次财务费用报销管理规范管理部门财务部、综合部页 码第8页共14页生效日期2020年6月5日1. 目的为规范公司财务费用报销管理，确保费用支出合理、合法、有效，制定本规范。2. 适用范围本规范适用于佛山综合能源有限公司（以下简称“公司”）、公司下属独资、控股和其他拥有实际控制权的企业（以下统称“子公司”）日常运营费用支出的管理。3. 职责与权限l 业务部门，负责提出费用报销的需求与申请。l 财务部，负责依据本管理规范及会计核算等准则要求，对各类费用支出进行预算、审核和支付。l 总经理、董事长及其他授权人，负责根据审批权限对费用支出和报销的审批。相关表单：费用审批权限表4. 管理原则1.2.3.4.4.1公司各项费用开支根据成本效益原则，采用分级授权方式管理。公司的所有成本费用应在预算内开支。超出年度预算的，按预算管理相关规范调整后开支。业务部门应先根据年度预算及业务需求提出开支申请，报财务部审核，按报批权限经审批后向财务部办理支付手续。5. 备用金借款5.1 定义备用金：指公司因公务预付给员工用作差旅费、零星采购或零星开支等使用的款项，分为定额备用金和非定额备用金两种。定额备用金：经常发生零星采购和零星开支的工作岗位，根据业务需要对其核定一个备用金定额，规定借支用途，每年一次核准可借的备用金，用于周转使用。非定额备用金：指因公务用作差旅费、业务招待费等零星开支，事后需要报销的款项。5.2 备用金借款规定(一) 员工借款时,应如实、规范填写借款单，准确填列借款日期、借款金额(大小写)、借款用途、预计还款时间等。借款人应妥善保管借款单的“借款人存查用”联，以备冲账。此单据由财务部参考上级公司模板统一印制提供(二) 员工借款必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。同一事项一次办理备用金借款，不得分开几张借款单。(三) 借用备用金必须写明款项的用途,报账的内容应与借款时填写的用途一致，不得挪做其他用途。员工如未能专款专用的，叁个月内不予办理新借款。(四) 备用金实行“谁办事谁借款，谁借款谁负责”的原则。备用金借款应由借款人亲自办理，因特殊原因本人不能办理的需说明原因，否则不予办理借款。(五) 办理缴纳会费、购买车险等业务的借款，借款人必须提供相关的合同、协议、通知书、审批报告等有效文件，并准确提供对方银行信息。(六) 员工调离、辞退、辞职时，应到财务部办理备用金清理手续。员工调动部门，必须清理在原部门所借备用金，清理完毕后，如有需要，可在新部门办理备用金借用。(七) 前账未清,不得再借款。借款人处理完有关事项后须及时办理报账手续，否则不予再次借款。特殊情况暂不能结清借款的，在说明情况并经审批后方可再次借款。(八) 备用金属于公司对借款人的债权。财务部根据公司资金情况及各部门借款情况，并结合借款人借款的历史记录，控制协调好整体备用金数额。财务部应定期（每月5号）向各部门发出“ 员工借款对账单”，用于部门及时了解员工借款情况，并及时将相关情况反馈给借款事项审核人。5.3 备用金借款审批(一) 为明确责任，办理借款时，借款单上应有相应领导逐级审核批准，确认借款事项的必要性。(二) 涉及突发事项而需借款但因为部分审核人外出等原因无法及时签字的，财务部视事项紧急程度，可以先办理借款，借款人有责任在事后补齐审核签字。(三) 除差旅费、业务招待费、车辆使用的有关费用可以现金支付外，其他事项原则上均以银行转账方式支付。5.4 备用金的冲账(一) 借款人借用备用金应预计销账时间原则上不超过一个月，限期从财务部审批之日起计算。(二) 备用金原则上不跨月挂账（即应在当月冲账），财务部指定专人定期进行清理，对逾期未冲账的以书面形式通知其本人，限期销账。(三) 借款人凭经审核的各种冲账原始凭证和借款单“借款人存查用”联到财务部办理冲账手续。(四) 借款人超过预计还款时间尚未结清其备用金，但有合理理由说明原因的，应由借款人提出书面申请，说明不能归还的原因,报财务部审批。财务部据此作借款延期处理，原则上借款延期只能办理一次，且延期时间不超过两个月。(五) 对于借款已到期且没有办理借款延期手续的，财务部向借款人发出销账通知单，限期冲账，超过限期仍未冲账财务部商其他部门采取可行办法冲账。6. 差旅费6.1 定义(一) 差旅费开支的范围包括城市间交通费、市内交通费、住宿费、伙食补助费等。(二) 城市间交通费、市内交通费和住宿费在规定标准内凭据按实报销。伙食补助费按标准计算。6.2 差旅费开支标准l 差旅费开支标准按出差地点不同分为国内出差和临时因公出国（境）两种情况。l 国内出差乘坐交通工具和住宿的等级标准详见以下国内差旅费开支标准表，该表中所列其他交通工具不包括出租汽车。国内差旅费开支标准表：项目职务火车轮船飞机高铁及其他交通住宿费标准（元）伙食补助费市内交通费一类城市二类城市三类城市公司领导软席一等舱头等舱按实报销70060040050定额内据实报销（市内每人每天40元，往返机场每人每次150元）部门正副职硬卧二等舱经济舱60045030050其他人员硬卧二等舱经济舱按实报销350350250506.3 住宿费开支出差人员原则上应选择系统内定点接待单位住宿，凭发票报销，按出差日历天数平均计算可报销额度，小于标准的实报实销，超过标准部分（会议、培训安排除外）原则上不予报销，特殊情况按程序审批后方可报销。6.4 交通费开支(一) 交通费在限额内据实报销，超过限额部分原则上不予报销，特殊情况需写明原因经公司分管领导批准后方可报销。到城市出差市内交通费限额为每人每天40元，往返机场交通费限额为每人每次150元，市内交通、往返机场有车辆接送的不予报销交通费。广佛区域市内交通没有车辆接送的，写明起始地、目的地按程序审批后可以报销。(二) 乘坐火车可购卧铺而购硬座的，按同车硬座票价的50%补助给个人。乘坐高速铁路的，按票价实报实销。 (三) 乘坐飞机可按对应标准购买飞机票。本着勤俭节约的原则，鼓励购买打折机票。可坐头等舱而坐公务舱或经济舱的，按头等舱原价与实购价差额的50补助给个人；购买打折机票的，按原价与实购价差额的50补助给个人。票价不含燃油附加税和机场建设费。(四) 出国人员要选择经济合理的线路。所选航线应尽量选择乘坐国内班机，并尽可能购买往返机票。出国人员乘坐飞机的等级标准参照国内标准执行，在不超过机票原价的费用内据实报销，不再执行差额补助。特殊情况要超过标准的，需写明原因经公司分管领导批准。(五) 交通意外保险由公司统一购买，出差人员不再报销交通意外保险费用。尚未办理保险的新员工以及特殊情况除外。6.5 伙食补助费(一) 员工的出差伙食补助费，不分在途和目的地，每人每天补助标准为50 元/天（出差天数按出差实际日历天数计发）。广佛区域市内出差无伙食补助费。(二) 出差时间连续超过15天不足50天，超过部分补助标准按25元/天计算，出差时间连续超过50天，超过部分补助标准按20元/天计算。(三) 到基层单位实（见）习、工作锻炼以及参加政府组织的各种工作队等人员，在外出期间，每人每天伙食补助标准为20元。(四) 员工外出参加会议（培训），凭会议通知或证明，按出差标准补助伙食费，住宿费凭据按实报销。(五) 临时因公出国（境）人员补助，不分在途和目的地，每人每天伙食费补助标准为20美元/天，公杂费15美元/天，误餐费25美元/天（出差天数按出差实际日历天数计发）。6.6 其他情况(一) 员工调动工作的交通费、住宿费、伙食补助费按本章节标准执行。(二) 员工在出差或调动工作时，事先经领导批准就近回家省亲办事的，其绕道车、船费，扣除出差直线单程车、船费，多开支的部分由个人自理，不发绕道和在家期间的出差伙食补助费、住宿费和市内交通费。(三) 员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，均由个人自理。(四) 本章所指各项补助均为税前补助。(五) 各部门差旅费严格控制在预算范围内使用。6.7 差旅费报销要求(一) 员工应及时填写、提交报销单据。出差发生的相关费用单据应在出差任务完成后5个工作日内进行报销，计算时间以回程票日期为准，以保证会计核算的时效性。(二) 报销票据应真实且各项要素齐全。应有税务局监制的印章（事业单位有财政局的票据专用章）和开具发票单位的发票专用章，注明日期和内容；客户名称填公司全称。7. 移动通讯费7.1 总则针对部分因业务需要较多外部公务联系的岗位员工，公司给予报销手机通讯费。7.2 移动通讯费用管理公司领导和员工因公务产生的移动通讯费用实行按限额标准凭发票实报实销。发票抬头应为员工姓名或在公司登记使用的移动电话号码。通讯费以外的费用项目不予报销。7.3 移动通讯费用限额控制标准：序号月标准(元)适用岗位1800元/月董事长、总经理2600元/月常务副总经理3500元/月副总经理4400元/月总经理助理、董事会秘书、部门正/副部长5200元/月各职能部门主管、项目管理部项目经理、司机6100元/月普通员工7.4 报销管理要求(一) 移动通讯费用每季度报销一次，据发票金额报销，额度按年度进行控制（月控制标准12月），节约不补，超额自理。(二) 每个员工只能有一台移动电话可以享受报销，且电话号码必须和公司通讯录上登记的号码对应。(三) 新入职的员工从报到的当月起开始报销，离职或调离公司的员工从调离当月起不再享受移动通讯费用报销。(四) 职务变动的员工从职务变动当月起按新职务对应的标准额度报销。7.5 无线上网费用管理l 公司领导和员工公务用手提电脑按标准统一配备无线上网卡。l 无线上网卡配置范围：公司领导（含总师）、各部门正副部长、每个部门3-4个公用。无线上网实行包月制，费用限额300元/月。7.6 其他规定l 纳入通讯费报销管理的通讯号码，应保证信号的畅通，并加入公司集群网。如需变更电话号码，须及时通知综合部变更公司通讯录。l 不得用公款购置配备无线移动电话，与此相关的各项费用一律由个人自理。l 家用固定电话、上网等与公务无关的通讯费用一律由个人自理。l 员工职务变动后按新职务核定标准报销额度。l 综合部、财务部有权利对使用情况进行监督、检查，对违反本办法的行为提出通报批评，并追究责任。8. 私车公用费用8.1 总则员工因实际工作需要，经常性地开私家车外出处理事务，公司按实际用车情况给予一定的费用补助。8.2 补助标准中心城区：方圆25公里以内，含禅城、桂城、东平新城、乐从、罗村、大沥，每天限额40元；其他区域：按实际行驶里程，1.8元/公里的标准。过路费、过桥费、停车费按实际发生金额凭票报销。8.3 管理规则(一) 各部门有频繁地外部业务联系的岗位员工，与综合部签订租车协议；(二) 平时因公务出车，做好行车登记，填写行车登记表；(三) 每月25日前，汇总月度行车登记表，经当事人及所在部门领导签字，报综合部审核后，提供相关的汽车油费、过桥费、停车费等，执行财务费用报销程序。9. 附则以上各项报销标准，各部门负责人要注意合理安排妥善控制，发生的所有费用计入各部门经营成本统一核算。10. 相关表单费用审批权限表员工私车租赁协议行车登记表14佛山综合能源有限公司 财务费用报销管理规范FSSE-MD2-05费用报销流程佛山综合能源有限公司 财务费用报销管理规范FSSE-MD2-05费用审批权限表序号业务摘要经办审核批准1借备用金各部门员工部门负责人5000元，部门负责人；5000-20000元（含2万元），公司分管领导； 2-5万元（含5万元），总经理；5万元，董事长。2购置固定资产管理类：综合部生产类：项目管理部预算内5万元，公司分管领导；5万元并且50万元，总经理；50万元，董事长。3报销审批3-1差旅费各部门员工部门负责人相关费用5000元，部门负责人；5000元，分管公司领导*超出标准的需由其同级或上一级背书确认。3-2业务招待费部门负责人或指定人员，公司领导秘书，综合部人员 部门负责人1万元，分管公司领导；1-3万元（含3万元），总经理；3万元，董事长3-3医药费各部门员工综合部负责人1000元/人.次，综合部负责人，1000元/人.次；分管公司领导审批。3-4宣传费（包括：摄影摄像、企业文化宣传用品等）综合部综合部负责人3000元，综合部负责人；3000元-1万元（含1万元），分管公司领导；1-5万元（含5万元），总经理；5万元，董事长3-5会议费相关部门相关部门负责人2万元，分管公司领导；2-5万元（含5万元），总经理；5万元，董事长。3-6劳务费（包括：专家费、技术评审鉴定费等）综合部人力资源负责人2万元，分管公司领导；2-5万元（含5万元），总经理；5万元，董事长。3-7培训费综合部人力资源负责人5000元，综合部负责人；5000元-1万元（含1万元），分管公司领导；1-2万元（含2万元），总经理；2万元，董事长。3-8广告费综合部综合部负责人1万元，分管公司领导；1-3万元（含3万元），总经理；3万元，董事长3-9通讯费各部门人员综合部负责人综合部负责人3-10办公用品综合部综合部负责人3000元，综合部负责人；3000元-1万元（含1万元），分管公司领导；1-5万元（含5万元），总经理；5万元，董事长3-11报刊杂志订阅综合部综合部负责人综合部负责人3-12车辆使用费综合部负责人3-12-1油料费、养路费、路桥费、日常维修费综合部综合部负责人3000元，综合部负责人；3000元，分管公司领导。3-12-2车辆大修费综合部综合部负责人分管公司领导3-13租赁费综合部综合部负责人5万元，分管公司领导；5-10万元（含10万元），总经理；10万元，董事长4福利支出4-1困难补助工会综合部负责人分管公司领导4-2探病费工会部门负责人分管公司领导4-3慰问费（工地现场等）综合部人力资源负责人1万元，分管公司领导；1-3万元（含3万元），总经理；3万元，董事长4-4员工伙食费综合部综合部负责人8万元，分管公司领导；8-15万元（含15万元），总经理，15万元，董事长4-5防暑降温等其他福利费用综合部综合部负责人5万元，分管公司领导；5-10万元（含10万元），总经理，10万元，董事长5劳保费综合部综合部负责人1万元，分管公司领导；1-3万元（含3万元），总经理；3万元，董事长6咨询费、顾问费等费用各主办部门主办部门负责人3万元，分管公司领导审批；3-5万元（含5万元），总经理审批；5万元，董事长审批备注：l 单据填写完整后，先提交财务部，对费用支出是否预算内，支持文件、发票及其他内容是否符合规定和制度要求进行审核，再提交审批。需提交公司分管副总及以上人员审批的，由财务部集中提交执行审批流程。l 超出审批标准额度，需要呈报上一级领导审批时，必先按部门负责人（职能部门）分管副总总经理董事长的顺序逐级审核后提交审批。员工私车租赁协议甲方： 综合部乙方：甲方因办理公务需要，租用乙方（车牌） 汽车一辆，经双方协商一致，达成协议如下：一、租车期限：从 年 月 日起，到 年 月 日止，租期一年，按实际出动时间结算租车