档案管理培训资料

文件管理培训资料首先，收集文件1.提货和转移。我们原按照记录局的要求，要求各部门实行部门入股、部门清理制度。也就是说，各部门整理后，移交给综合记录室。因为现在看起来不现实，各部门被要求归档其部门的那些资料，并及时提交到保管处。需要存档到每个文件室的资料应由文件管理员指导。今天我们发了归档不归档范围和保管限期表份，都回去了，要求各处长依次及时移交文件资料，发送时不能一一对照遗漏。填写文件附函(目录附件)，做好注册工作。2.文件处理我们学校的部门比较小，通常没有文件收发部门，通常校长和各处长分散保管，容易丢失。我们现在的要求是，负责人阅览文件原件，然后提交档案馆，按文件流通程序传阅一份副本。3.目前教育厅的部分文件通知不发送纸质文件，其中有关你学校的，也要存档。因此，飞行员也要经常寻找教育网，审查电子文件。二、文件整理和识别列表1.文件持续时间评估部分(请参阅文件存档持续时间表) (逐项讨论)2.整理文档文件2.1文档文件按卷整理2.1.1分类根据分类排列编号规则将存档的资料分为党群、政务、教时三类。然后根据保管期限表，将每个类别分为永久性、长期和短期三类。文档文件唐军政务科教学唐军永久唐军长期唐军短期政务永久政务长期政务短期教学永久教学长期教学短期2.1.2卷集2.1.3排序。构成一个卷的文件资料按创建时间和内容关联排序。2.1.4在右上角(或数字章节，编号器)写入每个卷的文件材料的页码。2.1.5在卷内编制目录(附件1:文档文件卷内的目录示例表)卷中的目录位于卷的开头，内容如下：顺序编号：卷上的文件从1开始按顺序编号。文浩：文件请填机关发件人。如果没有，则不填充所有者：填充创建文件的单位或部门。必须填写标题：实际副本日期：文件材质的创建日期页码：输入每个文档资料的主页编号，最后一个文档填写起始页码和终止页码。附注：文件资料变更时，请保留空白以供说明。2.1.6填写准备表格(附件2:文档文件卷准备表格示例表格)把卷内准备表放在卷末尾，有其内容卷中的情况说明：通常，卷中的文件更改时，保留为空以进行说明。入住者：入住者签名。(通常是文件管理器签名)检验员：文件质量审核员签名。(通常是文件管理负责人检查、签名)立本时间：创建立本完成日期2.1.7绑定：要先去除金属制。宽大的纸要折叠，对接线外有文字的要贴角。损坏的要修补。文件底端和左侧托基，左侧3点一线，实线装订。2.1.8创建文件标题：文件名必须包含三个部分：所有者、问题和门种(名称)。格式如下：(负责人、谁、哪个单位的)相关信息(通知、报告、批准、名册、制度、方法、意见等)例如：* * * * * *有关党的组织的学校名单、会议记录、介绍信等谁，什么单位有什么问题文件材质的名称。不能超过三个等，不能超过三个，可以添加“等”字标题应努力在卷上反映文件材料的内容。2.1.9填写文件封面(见附件3)2.1.10编号：号码必须按照档案分类排列编号规则。文档党组目录号为1文件党组文件按年排列，一年内永久、长排列。短期文件其他数组。大水号是文件储存库中所有派对类文件的文件号流动的号码。假定该校文件党组文件为1980年，1980年党组文件永久2卷，长期10卷，短期3卷，该校为1980年党组永久资料清单编号1，文件编号1，2，1980年党组长期资料清单编号1，文件编号3-12。1981年唐军档案目录号码为1，文件号码从13开始。下表：唐军目录号码11980年党群永久两卷1980年党群长期10卷1981年党群永久四卷.多马号1-23-1213-16.政务文件排列也是如此。但是，目录号为2教育类文件的数组也是如此。但是，目录号为3排列2.1.11上盘。2.2按部件整理(如果按部件整理，则必须使用计算机管理)2.2.1清理一个(1)确定计算方法。通常，每个文档一个，特殊情况如下：原件和其他原稿一张，原件和副本一张，传送和转发文一张，报告、名册、地图集等一卷，通信和回文(如报告和批准、请求和批准、信件和回复等)一张。(2)大型纸张折叠(3)去除金属(4)绑定超过15页的文件用“3孔1线”装订，15页以内的文件用缝纫机滚动角、滚动角或角度材料包装。波折角度方法：首先在每页左上角的餐盘两侧贴上少许胶水，然后用波折材料包裹。基于不能在不掉纸的情况下取出纸张。左上角和右上角的定义如下：左上角左上角右上侧右上侧垂直文件：水平文件：如果一个资料有纵向和横向，以第一页为准。(5)填写凭证或存档章节等项目：以小伙子方式绑定时，通常从小伙子材质打印这些项目，如下图所示房间号引出序号导管号码件号期限全宗湖年份制度问题其中，“完整编号”未填充，“机构问题”未填充，“房间编号引出序号”将分别排列到分类排列编号规则后填充，导管编号引出序号未填充。用“3孔线”或缝纫机捆绑的情况下，应在文档主页上的上中央空白处盖上保管处，填写每一项，如下图所示。(全宗号)(年份)(房间号码件号)(机构问题)(存档期限)(导管件号)填充方法与凭证相同。2.2.2编号引出序号：按条目整理的文件是永久系列，每年分配一个流号。长期系列，年流水号；短期系列，年度流水号码。架子阵列也分为三个系列。假设该校从2000年开始按项目整理，2000年永久档案馆中按党群20件，政务30件，教时80件，2001年永久档案馆中按党群25件，政务35件，教时100件等顺序整理。那么，2000年永久文件党群的引出序号为1到20，政务类的引出序号为21到50，课程类的引出序号为51到130。2001年永久文件党组引出序号为1 25，政府类为26 60，教育类为61 160。下表：永久文件2000年党群永久性20例2000年政府永久30起案件2000年永久性80例教育2001年党群永久25.件号1-2021-5051-1301-2526长期和短期情况也是如此。2.2.3编录(可打印到计算机管理)存档目录示例表格(请参阅附件4)2.2.4填写初步考试表格请逐项整理初步考试表格样本表格(见附件5)2.2.5箱，填充箱脊只需在箱子面上打印全名章节。方块山脊项目包括完整号码、年份、封存期限、机构问题、起始件号和结束件号以及方块号码。全钟号没有填，机关问题没有填，开始和结束引出序号填在“房间”列，“博物馆”列没有填，箱子号是排列在架子后面的储藏柜的流动号，每个期间一个大流动号。2.2.6搁板阵列3.整理会计文件会计文件由主办会计整理后，交给保管室保管。有一点需要注意，负责人必须填写单位。会计文件放在上面时，报告帐簿是一个系列，目录号是4，证书是一个系列，没有目录号，需要拆分并排列。4、整理技术文件4.1整理基础架构文件基础结构文件应按卷整理，按项目组卷，按项目组卷，单独组卷。同一项目的文件材料和图纸要分开制作。获取一个项目的文件资料，首先将工程文件与基础设施图分开。以工程文件为例，像文件资料一样整理试卷，按时间顺序排列卷内资料，写页码，在卷内目录和卷内准备表后面写了方框。对于基础设施图形，必须首先折叠成折叠式、排序、编排页码，然后填写卷内目录和卷内初步考试表后的方框。(附件6:技术文件卷列表和技术文件卷列表表)4.2清理设备文件设备文件必须按卷整理，按设备分组卷，按设备单独分组卷。卷内材料按形成时间排列，写页码，在卷内目录和卷内准备表后写方框。4.3排序号码5.整理照片文件(演示)照片文件按卷整理，每个活动的照片是一本书。每个活动可以有很多照片，可以选择具有代表性的照片归档组卷，例如全景照片、领导讲话和代表场景等。按拍摄时间排列照片，并使用倒角插入将其固定在照片文件核心页面上。第一页上面写有100 200字的该组照片的简要说明包括参考号码、拍摄者、拍摄日期、在下面显示照片号码的照片插入(该组照片的序列号，第一张照片为1)和负片号码(例如数码相机的照片，如果没有胶片的话，将原始电子照片保存在光盘上)，主要人物位于括号内()从第二页开始，每页插入两张照片，每张照片都标有照片号码和底片，一句话简要说明了该照片，照片中的主人公应该在括号中标明位置。添加照片文件卷目录和准备表，装订成册。试卷内部封面和封面创建标题：* * * * * *学校信息* * * * * * *照片把文件按年时间排列，然后填写案件编号。填写存档箱(按卷轴整理的存档箱)，填写存档箱(如文件存档箱中填写的，填写该箱的开始和结束标记编号)，然后按年份顺序向上。电子照片已刻录到光盘上，并集成到光盘录像带序列中。6.整理磁盘视频文件每个活动视频磁盘都是音量、音量框。标题将写如下：* * * * * *学校信息* * *视频(电子照片)7.清理物理文件一份一份地编号编制目录8.编制目录8.1按卷编录文件按卷整理的文档文件需要两个目录：文件目录和完整的自变量目录8.1.1文件列表文件列表是根据文件整理顺序逐个文件地创建的搜索工具。目录表包括文件编号、文件标题、年份、卷中文件的页数、存档期限和备注。8.1.1.1文件列表示例表单(请参阅7)会计文件目录也可以作为会计存档8.1.1.2排序文件列表：每个目录号对应一个或多个目录，不同目录号的文件目录不能位于同一文件目录中。搁板按目录号的顺序排列。图(图1):8.1.2准备完整引用目录完整的自变量目录也称为卷中的文件目录池或文件目录。将整个文件目录和卷上的文件目录组合在一起，同时提供文件目录和卷上文件目录的功能。按卷编号、文件标题、开始日期和结束日期、页数以及卷上的文件目录顺序创建整个目录。通常，只需依次打印或复制文件列表和卷内文件列表，剪贴后装订成册即可。完整目录范例表格(请参阅8)完整引用目录的排序类似于文件目录，如图2所示。(图1)(图2)8.2编录文件对文件进行碎片整理的目录称为归档目录。1、存档目录示例表(请参见4)2、对存档目录绑定进行排序：每期装订一本。(各清单的封面见附录9)每个期限的目录都包含一个或多个框，如图(略图)所示(图3)三、存档统计，准备整个卷前款是在记录部管理本单位前款的过程中形成的，由可以说明本单位前款历史情况的相关文件资料组成的专门文件。1.卷内文件材料一套，封面、封底、件号，装订后装入卷箱。封面上写着完整编号、引出序号、全名、文档标题、时间、负责人等。(见附完整的10本封面样品)2.卷箱面，脊印“完整卷”三个字，分别记录完整的宗号、全名和准备日期。(请参阅附加11个完整卷箱)，其中“完整编号”填写为“完整卷编号”3.排序整个卷：共9卷。第1卷，完整指南2，纪念品3，文件收集4，文件整理5，文件标识6，文件存档7，文件统计8，文件利用9，现代管理(无需计算机管理即可实现)4.卷内容和编号： (逐项讨论)(框号)大项目件号内容1完整手册1-1完整文档(完整介绍)2大使2-1纪念品(每年1件)3收集文件3.1-1归档文件非归档文件范围3.2-1文件附函附件目录3.3-1文件工作组织网络4整理文件4.1-1文件分类方案，排序编号规则4.2-1整理工作摘要(每年1件，内容为文件整理方法、过程；包括不同期间数、不同种类数量的年度文件数；是本年度文件的主要成分。)，以获取详细信息5识别文件5.1-1文件保留期5.2-1鉴定小组成员列表(必须增加鉴定小组成员调整)5.3-1评估分析报告，删除请求、批准和删除文件6存档文件6.1-1仓库、文件安全检查记录簿(一个月至少要检查一次，两个人必须检查)6.2-1温度和湿度记录簿(每月至少一次)7文件统计信息7.1-1接收文件，移动注册表7.2-1文件计数统计信息8利用文件8.1-1文件管理集成方法(领导和组织、统一存档的责任、兼职存档人员工作职责、清理和存档系统、文件保留系统、文件机密系统、文件利用系统、文件统计系统、识别和处置系统、文件仓库管理系统、文件安全系统等)8.2-1编辑研究资料登记8.3-1借阅登记册8.4-1利用效果登记簿8.5-1利润发生