物资采购及管理办法

物资采购及管理办法一、 总则为加强物资的采购及管理,为使公司的采购工作走上制度化、规 范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本 采购管理制度。二、 管理体制1、 总公司设立集中采购办公室,由公司总经理直接监督与管理,全 面负责总公司及各分公司的各类物资采购工作。2、 各分公司行政部为物资的管理部门。三、 管理办法(一 总公司采购办公室物资采购管理办法1、采购办公室工作规划(1 总结各分公司物资采购规律,每年 6月份、 12月份形成下 半年、上半年物资 采购预算规划 (采购表单 1 。 (2 根据物资采购市场状况, 搜集供应厂商信息及资料, 每年 6月份、 12月份分别对各供应厂商进货渠道、供应渠道、物 流状况、价格、品质、交期、交量、接洽人等做出对比及 评估,提交 供应商统计分析表 (采购表单 2 。(3 每年 6月份、 12月份总公司将对采购办公室的各项采购合 同档案进行抽查,提交 采购合同管理审核报告书 (采购表单 3 。2、 采购范围采购物资按类别划分为 A 类、 B 类两类,此分类标准由总公司 采购办公室统一制定,备案 采购分类标准 , (采购表单 4 。 3、物资采购计划的编制与申请(1 各分公司于每月 26日 14:00之前将月 采购审批单 (采 购表单 5 及 采购商品申请表 (采购表单 6 以传真和 邮件的形式及时报采购办公室审核,逾期不予受理。 (2 临时采购需填写 临时采购单 (采购表单 7 , 未能当日转 采购办公室审批,次日须及时补交。(3 所有物资的采购均由各分公司执行副总及公司总经理签字 审核,审核通过后采购办公室方可根据采购预算向财务部 借款。3、 采购的实施(1 采购办公室采购计划通过审核后,立刻开展多方询价、比 价、议价,按照货比三家的原则,尽可能直接与厂家签定 供货合同,降低采购成本。(2 对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产 品订货会等方式进行采购(3 采用统一规范的 采购合同 (采购表单 8 , 严格按照采购 流程执行采购合同,合同文本须经总经理审批。(4 对于月计划性采购可直接入各分公司小库,非计划性采购入总公司大库。发票、原始凭证与实物相符方可办理入库 手续,并建立 仓库管理台账 (采购表单 9 。(5 每月 2日之前采购办公室分别将物资送达各分公司库内, 由各分公司库管员根据实物及发票凭证填写 入库单 (采 购表单 10 对于不符合规格物资库管员有权拒绝接受。 4、物资的验收及报销(1 采购办公室工作人员须对自己采购物资的价格和品质负 责,尽量减少退货、换货等情况的发生。(2 采购的物资因非质量问题需要调货、退货时,各分公司应 自领取物资起三日之内填写 调 /退货单 (采购表单 11 交采购办公室予以调货或退货。(3 月采购结束后须一周之内持总经理审批后的费用报销单于 财务部办理结算手续。5、其他(1 采购办公室应至少每季度对公司使用的各类物资价格及品 质进行一次全面考察,及时同供应商调整价格。(2 采购办公室必须对所有供应商名片、报价单、合同等资料 及样品登记归档并妥善保管,建立完整的供应商货品档案, 有人员变动时须将各表单工具完整列入移交。(3 定期进行物资仓库的清点及盘点, 做到帐实相符、 帐证 (原 始凭证相符 进销存报表 (采购表单 12 。(4 采购办公室应负责跟进各协作厂商货款的及时签批支付事宜,做好发票的保管核对工作。(二 分公司行政部物资管理办法1、实物管理办法(1 各分公司物资采购遵照各部门按需上报、行政部根据实际 情况总量控制的原则进行统计汇总并上报执行副总审批, 经执行副总审批后上报总公司采购办公室。(2 临时采购由使用部门填写 临时采购单 (采购表单 7 经 过本部门经理审核,行政部经理审核,上报执行副总审批 后,报总公司采购办公室。(3 临时采购根据采购物资的紧急情况,在总经理无法马上审 批时,执行副总可通过电话在总经理同意后签字审批,采 购结束后补办相关审批手序。采购办公室须对每月的临时 采购物资种类、规格、价格、事由进行单独统计,以总结 临时采购发生规律。(4 各部门每月 24日上报下月办公用品采购明细,经部门经理 审核, 25日由行政部统一汇总,上报执行副总审批后于 26日下午 14:00之前将审批后 采购审批单 (采购表单 5 、 采购商品申请表 (采购表单 6 以传真或邮件的形式报 总公司采购办公室。(5 各部门文员按照行政部下发的 各部门领取物资通知单 (采购表单 13 中所列项目领用,并负责统计本部门办公用品实际分配情况。(6 库管员负责办公用品的出入库,于月末进行实物盘点后, 由库管员汇总并编制当月 进销存报表 (采购表单 12 , 上报行政部经理并抄送财务部。(7 库管员配合财务部进行一年 2次的办公用品的库盘点,盘 点时间为每年的 6月和 12月,并提交 仓库盘点报告书 (采购表单 14(8 对盘盈,盘亏情况,报总经理批准后调整帐目;其中由于 涉及库管员工作失误所造成的损失由其个人承担全部责 任,同时提交 仓库盘亏责任书 (采购表单 15 。2、 库房管理A 、入库(1 所有物资均应由库管员检验后方可入库。(2 办理入库手续时,对照物资与相关单据所列的品名、型号、 规格是否相符,不符合要求物资库管员有权拒绝接受。 (3 库管员物资入库后发现问题,应于 3日内反馈采购办公室 并填写 调 /退货单 (采购表单 11 ,未及时报告处理的, 该物资视为合格。(4 所有入库物资由库管员使用一式多联的 入库单 (采购表 单 10 造册登记。B 、出库(1 凡持各部门经理审批的 出库单 (采购表单 16 可以领吉林省成邦汽车贸易有限公司 综合部 料出库。 （2） 供领双方在确认出库物资的品种，规格，数量和质量后， 均应在一式多联的出库单 （采购表单 16）上签字，各 联分送有关部门。 （3） 物资领取人于物资出库时发现问题，未及时当场处理的， 该物资视为合格。 （4） （5） 物资出库提运过程中，禁止物资领取人随意进入库房。 紧急事项见行政部经理审批的出库单 （采购表单 16） 。 A 类物资需由执行副总审批后方可领取。 C、 保管 （1） （2） （3） （4） （5） 物资品种， 规格， 体积， 重量等特征决定堆码方式及区位。 库房物资堆放整齐，平稳，分类清楚。 储物空间分区及编号， 标示醒目， 朝外， 便于盘存和领取。 仓储物资出库应遵照先进先出原则堆放和提取。 库管员应加强对库房日常防火、防盗，防潮、防漏、防虫 等工作，注意清洁卫生，定期实施安全检查。 （6） （7） 库房严禁吸烟，非库房人员，未经同意，不准入内。 对盘点出的过期、变质不能使用物资应及时处理并分清责 任。 （8） 库管员岗位调动时，由交接双方及监交人员办理清册移交 及必要的物资清点。 6 吉林省成邦汽车贸易有限公司 综合部 附： 1、采购审批程序 2、采购办公室应定期向总经理提交的表单工具 采购表单 1： 采购预算规划 采购表单 2： 供应商统计分析表 采购表单 3： 采购合同管理审核报告书 采购表单 4： 采购分类标准 采购表单 5： 采购审批单 采购表单 6：