行政接待流程

行政受理程序一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，基于“亲切礼貌，服务周到，严格节约，严格联系窗口，严格标准，统一管理”的原则。二、范围本标准适用于公司的各种接待工作和有关部门。三、管理人事部是公司接待窗口管理部门，负责接待安排和管理，制定重要来宾接待计划，与有关部门合作执行接待任务，提供物流保障。公司各部门在收到重要访问预约后，2天前通过电子邮件报告人事部，协助制定接待计划，及时填写会议预约申请表 (文件见附件二)，详细说明有特殊需要，公司领导出席，人事部需要协调的重要接待，1天前必须通知有关接待员四.规划和准备人事部在接到公司领导的通知和有关部门的访问预约时，应了解客人的职务、访问的具体时间、人数、当地逗留日期、目的和要求等基本情况。 在此基础上制定招待计划，提出日程表，适当安排招待标准。 (详情见附件一)人事部根据嘉宾的实际情况，通知按计划参加会议的领导、同伴、会议时间和地点。人事部根据客人的状况和招待标准预约招待客人的宾馆，在适当安排饮食标准之前，根据招待标准预约住宿在宾馆的客人。4、人事部根据情况安排嘉宾观光路线、娱乐项目等。人事部根据会议的需要，准备好设备、会议资料、办公用品、茶等会议所需要的东西。6、人力资源部根据情况安排接待必要车辆，保证车辆清洁、安全性能良好，司机车辆服从人力资源部经理和主接待员的协调安排。7、人事部根据情况提前购票和机票。五、接待礼仪：仪表：面孔清洁，服装整洁。举止：沉着端庄，沉着冷静。3、言语：语气温和，礼貌文雅。4、态度：诚实热情，不卑躬屈膝。5、接待来宾时：掌握接待时间，尽早等待公司入口和车站机场，接待员介绍主宾时，要按次序小心。6、收名片时：用双手礼貌地接过名片，默读后礼貌地放入口袋。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，有时转向左侧，配合客人的脚步，转动右手发出信号，说“请这边走”。8、座谈时：客人入座后，双手敬茶，客人、主人、指导人、同事。送客时：根据身份制定规格，送到公司门口或车旁，招待客人的人可以远行离开。详情请参阅附件服务礼仪 PPT六、注意事项接待涉及机密事务、机密文电、重要会议，特别要注意机密。 招待要做好公司情况的介绍，内外还需要别的事情，严格遵守本公司的商业机密，不适合拍照的，要向参观者说明。七、信息反馈接待员应立即制作重要的访问信息，汇总整理与来访者交流得到的信息，其中向部门领导提供对公司有价值的信息。附件一：行政受理程序序列号事项细则负责人1接受申请申请人必须提前两天申请客户来访，并填写会议预约申请表申请人人事部2决定接待的类别确定接待种类，公司应根据工作需要安排接待人员，负责接待任务的人员应严格按照标准执行整个接待过程。部门负责人人事部3决定日程根据与部门负责人的沟通内容安排时间表取得信息：接待类别、车的有无、住宿、饮食、礼物等提供信息：路线指南、停车场所等接待人员人事部4接送车人事部根据实际情况接待车辆，调整安排，统一安排。接待人员人事部5安排住宿和饮食根据班次时间和访客需要安排住宿和饮食接待人员人事部6会议用品的准备根据接待的需要，预先安排会议上需要的东西设备(电脑、投影仪、转接板、音频等)资料(企业简介、小册子、会议资料等)办公用品(纸、白板笔、签字笔、黑板擦拭等)咖啡店用品(红茶、绿茶、咖啡、纸巾、杯子等)接待人员人事部7领导程序自愿问候、访问注册和快速联系(详见服务礼仪PPT )贵宾接待：在接待处接待来客，公司指导客人接待。 业务招待：业务部门主办方接待客户在商务室洽谈。普通接待：由有关来访部门接待和服务。接待人员人事部8茶水的安排到场者请在接待处等候，给客人倒茶或矿泉水。 如果你是重要的客人，你必须进会议室加水。人事部9会议结束礼品：访客离开，接待员带领送车。 有公司赠送的纪念品，一定要提醒，或者直接交到访客手中。 送行：访问者必须离开自己的视线范围。清洁：接待结束后，马上打扫会场接待人员人事部10后续工作电话访问，跟进，信息反馈，及时总结。及时通过电话进行咨询接待时，要了解顾客对公司产品和企业形象等的意见。 及时完成报告并报告公司，为改进。接待人员附件二：会议预约申请书申请信息申请部门申请人报名日期与坞站连接安排负责人董事长总经理部门部长业务员一般职员对口部门接待协调部门来访信息来访的目的访问公司名称抵达日期来访者数预定出发日期来客信息姓名性别电话号码备注接待要求接待接待的种类贵宾接待业务接待普通接待是否使用汽车操作员(机场、车站)市内车(观光旅行)其他汽车时间开车时间_ _ _月_ _日_ _ _ _时_ _ _ _分住宿设施是否住宿是否付款方式公司付款客户自己付款饮食饭菜的安排协助公司的盛宴预约费用标准礼品礼品名称赠送标准单价_ _ _ _