Word修订功能实现团队编审

Word修订功能实现团队编审在日常的团队协作过程中，常常需要多人对同一篇文稿添加修改意见，然后返回原作者处，进行最后的编辑定稿。传统的处理方式是，编审人员先通过对打印原稿进行手工圈改，然后返回原作者处，原作者再根据修改意见更改并重新撰写文稿。 这种处理方式的缺点在于，不仅非常容易出现错误，而且产生大量的重复劳动。同时，如果同一篇文稿需要好几个编审人员增加修改意见时，那么上述的传统方式几乎是难以完成的。其实，使用Word提供的“修订”功能可以轻松地解决这一类型的问题。在大大提高工作效率，减少重复劳动的同时，还增强了文稿处理的准确性。下面我们以一个政府审计部门的实际工作过程为例，详细介绍具体处理方法（以Word 2002为蓝本，其他版本参考）。任务与流程 小林是一名区政府审计部门的工作人员，她日常的起草的审计文稿通常首先要发给相应的审计项目的负责人审阅，接着是科长审阅，如果重要一些的文件最后还要局长审阅。同一文稿被相关领导人审阅修改后返回给她，最后她以原作者身份再根据相关的审阅意见整合修订文稿。处理过程导读链接：一、设置文稿修订状态 (一)作者用发送邮件的方式自动进入“修订”工作状态 (二)作者手动设置进入修订工作状态(三)审阅者设置修订的显示状态二、审阅者在修订状态下批改文稿(一)审阅者添加或删除文稿内容(二)审阅者在文稿中添加批注信息三、作者查看修订情况四、作者整合修订文稿，接受或拒绝修订内容处理过程 一设置文稿修订状态 要在Word中审阅修改文稿，首先要让Word进入修订状态，进入修订状态通常有两种方式，一是用发送邮件的方式自动进入，二是手动设置。进入修订状态以后，审阅人员通常还要设置一些与修订工作相关的状态，下面分别详细介绍具体操作方法。(一). 作者用发送邮件的方式自动进入“修订”工作状态 当小林起草好一份名为医药审计调查报告市局的文稿后，她可以利用“邮件收件人(审阅)”命令，直接将文稿发送给收件人，当对方收到文稿打开后，Word将自动进入“修订”工作状态，具体操作步骤如下：1. 小林在Word 2002中把文稿写作完成后，选择菜单“文件发送邮件收件人(审阅)”命令，Word打开“请审阅”对话框(图 1 )。图 1 2. 在“请审阅”对话框中，我们可以看到Word自动将文稿文档作为附件添加到“附件”区，同时，也在主题区自动添加相应信息“请审阅医药审计调查报告市局”。 3. 接下来应指定收件人的地址。单击“收件人”按钮，弹出“选择姓名”对话框。在该对话框中，选择收件人的名称后，再单击“收件人”按钮，将其加入“邮件收件人”框内，这里可以加入多个收件人名称(图 2 )。图 2 4. 完成收件人的添加之后，单击“确定”按钮，返回“请审阅”对话框。检查无误之后，单击“发送”按钮，该待审阅文稿就通过网络发送到审阅者的邮箱。提示：在具体发信之前，要确保Outlook配置正确，并能正常使用，否则邮件不能发送到对方邮箱中。 5. 审阅者受到邮件，并打开附件文档医药审计调查报告市局后，Word将自动启动修订功能，窗口上方增加“修订”工具栏(图 3 )。 6. 接下来，审阅者就可以在修订状态下批改文稿了，具体方法请参照后面的 “在修订状态下批改文稿”介绍。(二)作者手动设置进入修订工作状态 如果小林以常规方式发送的文稿，那么审阅人收到文稿后打开，Word不会自动进入修订工作状态。这时需要审阅者自己手动启动修订工作状态，具体操作步骤如下： 1. 审阅者打开要审阅修改的文稿后，选择菜单“工具修订”命令，即可进入修订状态，这时窗口上方将增加“审阅”工具栏(图 3 )。图 3提示：在日常工作状态中，Word不显示修订内容。通过窗口底部的“状态”栏可以查看是否处于“修订”状态。在默认情况下，状态栏的“修订”按钮显示为灰色，说明没有进入“修订”状态；如果状态栏的“修订”按钮显示为黑色，则说明已进入“修订”状态(图 4 )。图 4 2. 重复第1步的操作，可关闭“修订”状态。 3. 另外，双击状态栏的“修订”按钮也可以快速进入“修订”状态，再次双击可退出“修订”状态。键盘组合键“CtrlShiftE”也可快速切换“修订”状态。(三)审阅者设置修订的显示状态 当同一文稿被多人审阅修改时，审阅者可以设置不同的修订标记元素的格式以及批注人的姓名等，以显示个性化的修订状态，同时也让原作者收到审阅修改后的文稿，进行整合文稿时便于区分。 1. 审阅者首先打开要修订的文稿，然后选择菜单“工具选项”命令，在弹出的“选项”对话框中，选择“修订”选项卡，显示修订的设置选项(图 5 )。图 5 2. 在“跟踪修订选项”区域中单击“插入内容”或“格式”框右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择插入修订时的显示格式。例如选择“双下划线”，插入的修订文字下将显示双下划线。 3. 单击“颜色”框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中可以选择修订内容的显示颜色。可以选择某种固定的单一颜色，也可以按修订自动显示相应颜色。不过为了便于跟踪不同修订人的修订情况，最好选择“按作者”，这样不同修订人的修改将按不同的颜色显示。 4. 在“批注框”区域选择相应的选项，可以设置与批注相关的显示格式。例如可以设置“批注框”的宽度，指定显示与其所修订文字之间的连线，并将其设置在文档中的“靠左”或“靠右”显示。如果不想在文档中显示批注框，则勾去“在页面和Web视图中使用批注框”复选框的“”。 5. 单击“用户信息”选项卡，可在其中输入用户信息(图 6 )。这里设置的用户信息，在修订时将显示为修订人信息。图 6三、查看修订情况 当王科长审阅修改好文稿后，如果需要，就可以发给赵局长审阅修改，赵局长也用同样的方法审阅修改文稿。这一切完成后，最后将文稿返回给原作者小林，由小林根据审阅修改情况整合文稿。在整合文稿之前，小林可以先查看一下文稿的修订情况。 1. 小林先打开返回的文稿，将鼠标指针移到已修改的内容位置，如修改的“附设”处，Word立即出现屏幕提示，主要包括修订的作者、日期、和修订的属性(图 10 )。图 10 2. 如果小林还想查看更加详细的修订信息。可以先进入“修订”工作状态，显示“修订”工具栏，单击“审阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮，即可将详细的修改信息显示于窗口的下方(图 11 )。图 11 3. 小林查看完成后，再单击一次“审阅窗格”按钮，即可关闭窗格，恢复正常编辑状态。 4. 如果文稿修订内容很多，或者有好几个修订者。那么小林可以单击“审阅”工具栏上的“显示”按钮，在弹出的下拉菜单中，去掉“批注”前面的“”，表示不显示“批注”，而只显示被勾中的项目。这个操作可以分类显示不同的修订内容。单击“审阅者”，弹出所有的审阅者，也可以通过去掉某个审阅者前面的“”，表示不显示该审阅者的修订内容，从而实现按审阅者分类查看修订内容的目的(图 12 )。图 12四整合修订文稿，接受或拒绝修订内容 小林查看完修订信息，对如何取舍修订意见已心中有数之后，就可以进行文稿的整合工作了。这个过程主要也是做两件事情。一是接受或拒绝审阅者的修订内容，二是考虑根据批注意见对文稿做出进一步的修改。下面主要谈谈第一件事情的处理方法。 1. 单击“审阅”工具栏上的“接受所选修订”按钮，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的接受方式。图 13 2. 同样，单击“审阅”工具栏上的“拒绝所选修订”按钮，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的拒绝方式。图 14 3. 为了加快整合文稿的速度，通常可先“拒绝”部分不接受的修订内容。然后，在选择图13中“接受对文档的所做的全部修订”，包含显示和没有显示的修订内容，文档将按最终的修订状态转换为普通文档。 4. 到此，文档内容整合的第一件事情完成，接下来可能还要根据批注信息再仔细修改文稿内容。在Word中高效实现团队协作修订功能精通应用的介绍就结束了。笔者在使用