应用文写作论文关于商务英语应用文写作技巧论文范文参考资料

应用文写作论文关于商务英语应用文写作技巧论文范文参考资料 摘 要：在经济全球化的今天，英语是国际主要通用语言之一，英语商务信函在贸易往来与经济活动中广泛应用，正确使用英语应用文具有重要的交流功能与突出的经济价值。本文提出，商务英语应用文写作应以提高国际商务人员的英语书面沟通能力为目标，遵循五个写作原则，即正确、清晰、简洁、礼貌体贴和完整，并在此基础上掌握社交信函、商务信函及商旅信函三个方面写作技巧。 关键词：应用文写作；写作原则；写作技巧 A 1006-2831（xx）11-0144-4 doi：10.3969/j.issn.1006-2831.xx.04.039 1 . 商务英语应用文的特点 应用文的范围很广泛，包括通知、信件、 _、报告等等。它的主要特点是实用。因此应用文既不同于文学创作，也不同于日常口头的交际用语。简单说来它有以下三个主要特点： 1 . 1 格式规范 应用文的格式，也是一种语言，一种文化的表现形式，是使用这一语言的人们在长期的社会活动中形成的。下面以商务信函为例。一般来说，商务信函有齐头式、混合式两种。齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。混合式：每一段的首行缩进两格，落款在信末中间靠右下的位置。商务信函一般由信头、日期、信内地址、称谓、正文、结束语和签名组成。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。收信人地址要写在左上角，寄信人地址要写在右上角，寄信人地址也可以不写，姓名写在地址上面，地址排列顺序依次为门牌号、街区名、城市和国名。在信的开头人名前一定要加Mr.， Mrs.， Dear等比较尊敬的称呼，无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam称呼收信者。英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。在结束语下面应是写信人的签名，是英语写作中必不可少的一个环节。结束语的姓名格式应与称呼相对应。值得注意的是写给团体机构的信，结束语就应当是全名。也就是结束语处就不能用Jim这种形式，必须写Jim *ith。 1 . 2 文体朴实 应用文是要解决实际理由的，不是为了以情动人。因此，在文字表达上注重客观表述，并且句法和用词都要很朴实。例如：在表达“火”这个词语时，要选择通俗易懂的词语“fire”，而不是用生僻难懂的词语“conflagration”。 1 . 3 简明扼要 应用文的实用性决定了它必须简明扼要。因为现代社会生活节奏的加快，人们越来越注重效率，节约时间。用简明扼要的语言把事物表述清楚，也是应用文的一个重要特点。如“As what you have requested， we are sending you our latest price list.”这句话改成“As requested， we are sending you our latest price list.”则更简洁。 2 . 商务英语应用文的写作原则 商务英语应用文写作的目的是要实现沟通的交流功能，必须遵循五个原则，即正确、清晰、简洁、礼貌体贴和完整。 2 . 1 内容正确 正确是指信中所谈的事情要准确、具体，不用含糊抽象的词如：at an early date，soon等词汇。在商业信函写作时，表达的用词用语及标点符号必须正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错将会造成一些不必要的麻烦。另外，除了避开语法、拼写、标点错误外，所引用的史料、数据等也宜准确无误。在这样一个信息铺天盖地的时代，信息多得真假难辨，如果信函所传递的信息不准确，含糊不清可能会带来无法预料的损失。在商务函件中有许多的专业术语，专业术语、缩略词的频繁使用是英语商务信函写作的一大特点。例如：insurance policy（保单），letter of credit或L/C（信用证），CIF（到岸价），FOB（离岸价）等。正确使用这些术语才能避开出错造成严重的损失。 2 . 2 内容清晰 要做到内容清晰，首先写信者在拟文前要清楚地知道自己要写什么，其次为了保证对方收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解，写信者要条理清晰、表达准确，避开使用一些含混不清、模棱两可的词汇。 2 . 3 语言简洁 催款信的写作要领是提醒对方贷款未付；写明欠款金额和逾期时间；希望对方及时回复，按时还款。催款信要求文字有说服力，但还必须语气友好，给双方都留有余地。 Sample Dear Sir or Madam， If you have any problem， well be willing to help. We should， however， appreciate hearing from you so we can work out a mutually agreeable payment schedule. Please use the enclosed envelope or call me at 6809-1123. Yours sincerely， Susan Yan. 在这篇例文中，有这样一些典型的例句： A. I am writing to remind you that your bill$1，500 is now 30 days past due.（现来函提醒贵方1，500美元的贷款已逾期30天） B. Appreciate hearing from you.（我方希望得到你方的回复） C. Please use the enclosed envelope or call me at（请使用随函附上的信封或拨打我的电话）这些句子就属于商业“八股文”，在实际运用时，完全可以用这个套路写给任何一个欠你钱的单位。如果学生将这些句子记住了，那么一个催款信就完成3/4了。当然，对方的欠款数目以及你的电话根据实际情况改一下就成了。那么这个催款信的1/4怎么办呢这就要看写信的作者会不会“做人”了。换句话说，催款信要让看信的人感觉好接受。例如：If you have any problem， well be willing to help.（如果贵方有任何理由，我方乐于