档案论文关于高校档案鉴定销毁工作的困难论文范文参考资料

档案论文关于高校档案鉴定销毁工作的困难论文范文参考资料 文/四川医科大学档案馆 陈敏 【摘要】鉴于档案鉴定销毁工作量大、过程繁杂，很多高校的档案馆(档案室)相关工作始终处于一定的滞后状态。在本文中，笔者将针对高校档案鉴定销毁工作的困难及应对措施进行探讨阐述。 【关键词】档案鉴定销毁；档案馆；困难问题；对策 高校档案作为记录高校管理活动、学生信息资料、科研涉密等重要资料的载体，其工作的科学度和完善度，与高校日常工作的效率及质量密切相关。尤其是在最近几年，伴随学校规模扩大、生源的扩招，档案的销毁工作量及难度都有所提升。一方面，源源不断的新档案占据大量档案装具和档案室场所，并具有极大价值。另一方面，鉴定与销毁的不及时与缺乏科学性，对档案管理工作产生了一定滞碍。 一、当前我国高校档案鉴定销毁工作现状 高校档案的鉴定销毁工作，即对于相关档案资料价值进行判断与甄别。经过科学合理挑选，将具有一定价值的部分加以妥善保存，并将不具有保存意义的部分予以适当处理甚至废弃。从内容上讲，可分为归档前、后的鉴定及销毁。通常，由于高校日常事务繁多，学生数量庞大，科研信息量繁杂，因此相关档案的鉴定和销毁工作表现出很多问题。从宏观上来看(以会计档案管理为例)，学校财务实行统一管理，会计档案管理任务重、时间紧。一方面，很多档案仅仅交由档案馆并做了数目清点和核对，而缺乏必要的后续鉴定和销毁工作。另一方面，很多高校是由多家合并建立，而会计档案的合并工作并没有跟上步伐。再以科研档案为例，很多高校建校历史悠久，现存的科研档案资料数额庞大，不乏很多有期限保管变成了无期限保管，然而保存空间有限，造成了档案库房面积紧张的现状。 （一）未对档案材料进行准确性鉴定。尽管档案理应作为高校日常工作的详尽记录，然而由于档案资料的形成容易受到客观条件及主观意愿的影响，因此在实际运行当中其内容并不一定真实、原始。很多情况下，档案资料会对于当下情形夸大、缩小及扭曲，且因不同存在时期和工作模块而情况各异。例如，会计档案资料中统计数字的虚报、科研工作成绩的夸大及学校基建档案资料与实际不符等。这些主观错误及客观过失，都会造成档案材料有失准确性，档案鉴定工作者有义务和责任降低甚至杜绝此类现象的出现。 （二） 亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大。通常，这类问题是由以下两点引起的：其一，鉴于很多高校档案室都错误地将馆藏量作为工作质量的衡量标准之一，因此为了实现一定的规模要求，将一些不具备实际价值的档案引入档案室，片面追求档案数额的升级。其二，很多档案在入管时缺乏及时地鉴定，导致工作长期累积，负担日渐增重。在上述情况下，很多档案室需要完成的鉴定和销毁工作需要涵盖如约到期档案，且还要涵盖很多被辅以永久保存之名，而实则毫无价值的部分。 （三）未进行完整性鉴定。在如今的高校档案室工作中能够发现，很多归档资料文件拥有一定的价值，但却缺乏必要的完整性。一方面，归档部门缺乏必要的健全性。学校日常事务繁杂，各个部门拥有的职能各异，所产生的档案数量、内容不具有一致性，很多仅仅是综合部门形成一定红头文件，而其他部门档案材料形成较少甚至没有，从而缺乏成体系的档案归整。另一方面，档案材料门类不全。很多学校除了财务、科研、学生信息等档案之外，其他方面信息缺失。同时，档案资料自身不完整。很多档案资料缺页、缺补充附件等，甚至很多核心部分漏失。 （四）缺乏鉴定档案的条理性。很多档案室管理仅将档案资料保管期限作为鉴定依据，缺少了一定的鉴定条理性，如忽视了档案文件本身的价值高低。然而，档案资料最为关键的并非为其馆藏是永久性还是暂时性，真正重要的是其在高校发展过程中实际蕴含的价值和作用的发挥。因此，在档案管理工作中，要分次重地进行档案保护、抢救，突出关键性档案的地位。 三、如何应对存在于档案鉴定销毁工作的相关问题 （一）提升进馆档案的质量，强化档案价值鉴定。在档案进馆之前，筛选工作就已经属于档案鉴定工作的一部分，若能工作到位，将会为后期档案鉴定和销毁工作省却很多麻烦。在筛选和鉴定档案价值、立卷及确定档案报关期限的过程中，工作人员需做到详细缜密，坚持有价值的档案入馆，无实际用处的档案不盲目接收。相关指导部门工作人员要定期、保质进行案卷质量抽查检验，档案室需要在检查案卷之后入档。凭借全面合理的档案鉴定与销毁，档案才可以立卷。在此过程中，相关工作人员要以认真负责的态度，对待每一步档案管理环节。 （二）提升监督与指导力度，完善档案鉴定销毁制度。作为档案管理工作的指导力量，领导层面要加强对于档案管理工作的监督，严格按照档案法的相关规定安排工作，次重点分明，依法依章办事，有部署、有安排、有检查，形成上行下效的完善档案管理体制。因此，要成立高效负责的领导班子，通过划定出鉴定委员会、领导小组，分工落实成员责任。同时，要制定周密的工作计划，按照一定时间、重要性等有序完善鉴定与销毁工作。对于不存在保存意义的档案资料，要在建立完善的书面记录且经上级领导审核后进行销毁。 （三）加强档案管理从业人员的整体素质。作为一项对于高校事业发展意义深重的工作，档案管理从业人员需要具备良好的职业素养和综合能力。很多高校档案室的管理人员身兼数职，甚至由其他部门人员监管相关工作，这样做 有失档案管理工作的完善性。高校在重视档案管理工作的同时，要首先重视起从业人员的选拔和任职环节，以必要的标准挑选专业档案管理人员。在日常工作当中，定期安排相关培训与讲座，为工作人员充电，为其介绍和普及最新、高效的档案鉴定和销毁知识。经过专业化培训，帮助工作人员形成科学的工作流程。 （四）健全档案鉴定和销毁体系。完善的档案鉴定和销毁体系是保障高校档案管理高效、高质量完成的前提，很多档案室工作人员仍旧沿用传统标准，且忽视了对于电子档案管理工具的使用。如今，高校的档案管理工作不应再沿用过去的期限管理模式，应将档案价值视为首要，例如，一些会计档案资料，如会议出差*等，那样的话不必要进行永久保存，不仅占用库存，而且缺乏必要的价值。通过综合权衡各档案资料价值，形成明确的管理规定。 档案鉴定销毁工作质量的高低关系到高校生存及长远质量，在本文中，笔者针对当前我国高校档案鉴定销毁工作现状、存在的若干问题(未对于档案材料进行准确性鉴定、亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大、未进行完整性鉴定、缺乏鉴定档案的条理性