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管理体系内部审核概论、审核实务,第一章审核总论第二章审核策划和准备第三章审核的实施第四章审核报告第五章纠正措施第六章审核的跟踪第七章内审员的素质和审核技巧第八章案例分析,有关审核的术语体系审核的分类审核的目的审核的特点审核的范围审核的依据审核的时机和频度审核的基本程序,第一章审核总论,3.9.1审核audit：为获得审核证据(3.9.4)并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则(3.9.3)的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程(3.4.1)注：内部审核，有时称第一方审核，用于内部目的，由组织(3.3.1)自己或以组织的名义进行，可作为组织自我合格(3.6.1)声明的基础。外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。,有关审核的术语,第二方审核由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的组织进行。这类组织提供符合要求（如：GB/T190012008和GB/240012004）的认证或注册。当质量和安全、环境管理体系（3.2.2）被一起审核时，这种情况称为“一体化审核”。当两个或两个以上审核机构合作，共同审核同一个受审核方（3.9.8）时，这种情况称为“联合审核”。,3.9.2审核方案auditprogramme针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核（3.9.1）3.9.3审核准则auditcriteria用作依据的一组方针、程序（3.4.5）或要求（3.1.2）3.9.4审核证据auditevidence与审核准则（3.9.3）有关的并且能够证实的记录（3.7.6）、事实陈述或其他信息（3.7.1）注：审核证据可以是定性的或定量的。,3.9.5审核发现auditfindings将收集到的审核证据（3.9.4）对照审核准则（3.9.3）进行评价的结果注：审核发现能表明是否符合审核准则，也能指出改进的机会。3.9.6审核结论auditconclusion审核组（3.9.10）考虑了审核目标和所有审核发现（3.9.5）后得出的最终审核（3.9.1）结果3.9.7审核委托方auditclient要求审核（3.9.1）的组织（3.3.1）或人员,3.9.8受审核方auditee被审核的组织（3.3.1）3.9.9审核员auditor有能力（3.9.12）实施审核（3.9.1）的人员3.9.10审核组auditteam实施审核（3.9.1）的一名或多名审核员（3.9.9）注1：通常任命审核组中的一名审核员为审核组长。注2：审核组可包含实习审核员。在需要时可包含技术专家（3.9.11）。注3：观察员可以随同审核组，但不作为其成员。,3.9.11技术专家technicalexpert审核提供关于被审核对象的特定知识或技术的人员注1：特定知识或技术包括关于被审核的组织（3.3.1）、过程（3.4.1）或活动的知识或技术，以及语言或文化指导。注2：在审核组（3.9.10）中，技术专家不作为审核员（3.9.9）。,体系审核的分类,外部审核乙方审核第二方审核丙方审核第三方审核内部审核甲方审核第一方审核,管理体系标准的要求提供选择、评价和认可供方的论据帮助组织改进其体系增加双方对管理要求的相互了解建立供应链式调节，向JIT、TQM发展,第二方审核,确定体系要素是否符合规定要求确定现行的体系实现规定目标的有效性确定受审核方的体系是否能被认证/注册为受审核方提供改进其体系的机会减少许多重复的第二方审核提高企业声誉，增强市场竞争力,第三方审核,内部审核的目的,依据某一体系标准来评价组织自身的体系验证组织自身的体系是否持续满足规定的要求并且正在运行作为一种重要的管理手段和自我改进机制，及时发现问题，采取纠正措施或预防措施，使体系不断完善，不断改进在第二、三方审核前纠正不足,审核的特点：,正规性系统性独立性审核是一个抽样的过程,审核依据正式特定的要求进行审核只能由具备资格的人员进行审核必须按正式程序进行审核必须依据客观证据作出判断审核结果必须有正式报告和记录,审核的正规性,审核的系统性,是对所选择的体系标准所有适用要求的审核是对公司组织机构图中所有相关部门的审核审核过程是系统的过程,审核的独立性,审核员必须与被审核的工作无直接责任,审核的范围,要求与审核所依据的标准有关场所部门地区活动与产品、过程有关的活动，主要包括所涉及的产品及过程控制范围,审核的依据,标准体系文件法律、法规合同要求,审核的时机和频度,常规审核按预先编制的年度审核计划进行往往开始于体系建立并运行一段时间之后特殊情况下追加的审核发生了严重的问题或客户有重大投诉组织的领导层、隶属关系、内部机构、产品、方针和目标等有较大变化即将进行第二、第三方审核第三方审核后获得认证注册资格证书，而证书即将到期又希望继续保持认证资格,审核的基本程序,审核准备审核实施审核报告审核跟踪和验证,第二章审核策划和准备,审核的策划系统策划年度审核计划审核准备审核实施计划检查表,系统策划,建立体系时应考虑内部体系审核工作内部体系审核需要有一套正规的程序组建一支合格的内部体系审核员队伍管理者代表亲自参与内部审核工作,年度内部审核计划,确定年度审核的频次和形式集中式审核的进度安排分散式审核的进度安排,年度审核的频次和形式,每年至少一次，覆盖所有要素集中某一段时间，完成对所有相关部门的审核分部门在不同时间进行审核,集中式审核进度的安排,在程序文件中明确大致时间具体时间用通知或审核实施计划形式通知相关部门可不必编制年度内部审核进度计划,分散式审核的进度安排,编制年度内部审核进度计划对计划进行滚动修改,审核准备,确定审核组编制审核实施计划制定检查表审核前沟通,审核组的确定,管理者代表任命审核组长及成员审核组长的选定A）资格B）业务范围C）工作经验D）组织能力审核员的选定A）资格B）业务范围C）专业知识D）工作中的协调E）为受审核部门所接受,审核实施计划,确定审核的目的和范围确定审核的方法确定审核组人员的安排确定审核的时间安排,审核的目的和范围,审核目的-确定是否申请第三方认证-调查重大不合格的原因-为外部检查作准备审核范围-全公司范围-某一个或几个部门-标准的全部或部分要求-公司全部或部分产品范围,审核的方法,按部门-考虑涉及的主要活动及涉及的相关要求按要求-考虑涉及的部门,审核人员及日程安排,审核详细的人员和日程安排1）首次会议/末次会议时间及参加人员2）审核组人员的分配3）受审核部门及具体时间4）主要的审核要点,审核计划的其他内容,审核编号（必要时）审核计划应经授权人审核和批准计划中还应注明计划的发放范围（如有关部门）,检查表的编写,检查表的作用编制的准备检查表的要求检查表的基本内容,检查表的作用,是指导审核整个过程的路线图明确审核要点和方法确保审核的覆盖面减少组员之间不必要的重复保持审核的方向和节奏体现审核的正规化和专业性作为审核的记录档案,检查表编制的准备,了解审核的范围确定审核的重点确定审核的策略文件收集和审查,了解审核的范围,审核涉及的活动或区域包括：组织机构管理、运作和体系的程序人员、设备和材料资源工作区域和过程正在生产的产品工作产生的记录文件、报告和记录的保管,确定审核的重点,公司的管理重点已出现的问题合同特别要求标准要求的重点上次审核的信息产品/服务的重要性,确定审核的策略,审核的方法A按部门-考虑涉及的主要活动及涉及的相关要求B按要求-考虑涉及的部门审核的路线A自上而下B自下而上C随机,文件的收集与审查,与被审核范围相关的文件审核要点中涉及的记录和文件,检查表的要求,明确部门与要求的关系依据标准及文件要求选择主要的工作内容考虑薄弱环节及部门接口抽样具有代表性注意可操作性时间要留有余地,检查表的基本内容,依据的标准及要素依据的体系文件审核区域/部门检查要点验证方法抽样数验证结果（记录）,检查表的四要素,去哪里地点where找谁被审核人who查什么检查要点what如何检查验证方法way（包括抽样数）,审核前沟通,提前通知受审核部门审核组内部会议（必要时）a)审核准备情况b)讨论疑难问题c)提出注意事项,第三章审核的实施,首次会议现场审核不合格报告审核组会议末次会议,首次会议,审核签到介绍审核组成员介绍审核目的和范围审核计划安排的确认介绍审核的方法和程序确认审核组所需要的资源和设施已齐备问题澄清确认中间会议和末次会议时间注：内审时以上步骤可适当简化,现场审核,组长控制审核的全过程审核路线的展开检查表的使用审核技术与诀窍审核的抽样审核的验证做好检查笔记不确定问题的处理不合格的处理,审核过程的控制,控制审核计划控制审核进度协调气氛保持客观审定结果,审核路线的展开,部门职责,相关活动相关活动相关活动,相关文件相关文件相关文件相关文件相关文件,实施实施实施实施实施实施实施,记录记录记录记录记录记录记录记录记录,检查表的使用（依据检查表并考虑灵活性）,标准要求文件要求,检查表（问题）,现场审核（面谈/提问/观察/抽样/验证）,回答/事实/记录结果,结论（合格/不合格）,检查表（答案）,审核技术,询问适当的问题验证对问题的回答观察实际发生的事情,审核的面谈,选择合适的面谈对象被审核区域/部门的负责人直接责任人/操作者提问策略提出恰当的问题正确的提问方式,审核的抽样,随机抽样适当数量（检查表）审核员亲自抽样征得被审核人员同意应相信样本审核员寻找的是客观证据而不是不合格项，不应不断扩大样本的品种和数量，直到发现不合格为止。,收集信息,对每个过程，何谓：动作、控制的标准动作、控制的方法动作、控制所需的信息查文件、程序、记录、员工胜任能力、可测量目标、资源、培训、设施、环境,审核的验证,依据客观证据面谈所得信息应再验证责任人的谈话可做客观证据非责任人的信息只作线索,客观证据,标准中的定义支持事物存在或其真实性的数据注：客观证据可通过观察、测量、试验（3.8.3）或其他手段获得。,客观证据,实际（客观）存在不受情绪或偏见左右的可以阐述的可以形成文件（书面表达）的可以是定量的可以是定性的与体系有关的可验证的,审核笔记,便于下一部门调查同事之间参阅需要时查阅（如编制不合格报告和审核报告时）,审核笔记的内容,审核不合格的证据文件名称、编号、版次产品/服务名称、标识区域/工位设备名称/所在区域记录名称/标识/时间不合格事实审核线索,不确定问题的处理,立即跟踪记下来，稍后跟踪忽略，不考虑,不合格的处理,记录不合格事实注意相关事项同被审核方责任人确认,不合格报告,不合格的确定不合格的定义不合格的确定不合格的判断不合格的描述不合格报告,不合格的确定,什么是不合格？未满足要求（审核依据）A）合同要求B）相关标准C）公司体系文件D）法律、法规要求,不合格程度的确定,根据不合格的性质，可分为：严重不合格轻微不合格,严重不合格,体系文件与约定的体系标准或指定的要求不符造成系统性或区域性严重失效的不合格（可能由多个轻微不合格说明）可造成严重后果的不合格,轻微不合格,孤立的人为错误文件偶尔未被遵守，造成的后果不严重对系统不会产生重要影响,不合格的判断,依据客观证据确定不符合标准的条款确定不符合相关的文件要求,不合格的描述,事实的准确观察（判断）在哪里发现（地点）发现了什么（事实）为什么不合格（原因）谁在场（职位）采用专业术语（正规）要便于查找（追溯）,不合格描述,注意事项描述文件的标识/名称描述记录的标识/名称描述相关职位/工位描述设备的编号/名称描述相关的区域描述不符合的原因描述不符合标准条款和文件,不合格报告,现场审核观察结果的陈述经受审核部门确认审核报告的组成部分提交受审核部门的正式文件,不合格报告的内容（审核员应编写的内容）,受审核部门审核员不合格报告编号审核日期不合格描述不合格类型纠正措施完成情况的验证结果,不合格报告的内容（责任部门应填写的内容）,对不合格事实的确认不合格项的原因分析计划/已采取的纠正措施,不合格报告的内容,对内审员而言，写好不合格报告的关键是：准确清晰地描述不合格事实确定不合格问题的性质（体系的、实施性的、效果性）判定违反的标准条款区分不合格的类型,审核组会议,现场审核结束后，末次会议之前，或审核过程中定期（每天结束时）召开审核组成员参加讨论审核结果沟通审核信息、线索协调审核方向审核组长作审核总结准备,审核结果的汇总分析,在末次会议之前的审核组会议中，审核组长要对审核的观察结果作一次汇总分析：1）从发现的不合格项分析（发生的部门、要素、性质、类型）2）从发展的趋势分析（上次与本次的比较）3）从体系运行状况对管理的影响情况分析4）总结体系的优点,末次会议,签到致谢重申审核目的和范围确认审核计划的实施情况正式提出不合格项澄清宣布审核结论提出纠正措施及要求结束,第四章审核报告,审核报告的内容（8）审核的目的和范围审核依据文件审核组成员审核时间审核不合格项分布情况（矩阵表）审核综述，包括对体系运行有效性的结论性意见审核报告的分发范围不合格报告（可作为附件附于审核报告之后）,审核综述,说明发现的不合格项根据对审核的不合格项的汇总分析对受审核部门的体系作出评价：好的方面存在的不足努力的方向评价时可考虑体系的定义中规定的几个方面（组织机构、过程、程序和资源）,第五章纠正措施,纠正措施的重要性纠正措施的制定与认可纠正措施的实施,纠正措施的重要性,纠正措施的重要性是由内部审核的目的决定的审核目的的重点在于发现体系的问题，查出原因，采取纠正措施加以消除，以避免不合格的再发生，从而使体系得到不断的改进。,纠正措施的制定,由不合格项目的责任部门对问题发生的原因进行分析依据不合格发生的原因制定纠正措施计划纠正措施的描述要具体采取必要的补救措施审核员可协助受审核部门分析不合格的原因并提