会议及会议纪要管理规定

会议及会议纪要管理暂行办法一、 目的：为规范公司的会议管理，进一步提高会议的质量和效率，加强公司会议纪律，规范议事日程，为会议的后续工作的执行、追踪提供依据。特制定本规定。二、原则强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。三、适用范围：u 部门内部会议（包括部门例会）u 部门经理会议（部门经理参加）u 公司会议（公司全体参加、两个或两个以上部门参加）u 学习会（公司全体参加）u 项目评审会（项目相关人员参加）四、会议纪要的定义：对工作会议中的主要内容尤其是重大事项、会议结果、相关的解决办法和行动计划进行概括记录。五、会议编号：u 部门内部会议（包含部门例会）：部门名+年份+第几次，如： 项字【2013】第001次，资字【2013】第001次，财办字【2013】第001次。u 部门经理会议（部门经理参加）如：经字【2013】第001次u 公司会议（公司全体参加、两个或两个以上部门参加）如： 通字【2013】第001次u 学习会（公司全体参加）如： 学字【2013】第001次u 项目评审会（项目相关人员参加）如：评字【2013】第010次六、具体管理规定1. 会议纪要记录要求：1) 所有会议均需做会议纪要，以方便相关信息的查询和后续工作的追踪、落实。2) 会议纪要需如实记录，对内容进行概括、总结，分类别或分项目记录3) 会议纪要中包含（但不仅限于）如下内容：会议的主要内容及议题，会议讨论或决定的重大事项、会议决定的行动计划或改进措施。4) 会议纪要格式见附件一。2. 会议纪要整理：1) 公司会议，学习会，项目评审会和部门经理例会要由办公室文秘进行整理。2) 部门会议纪要由会议发起人指定专人进行整理。3. 会议纪要的发放及工作追踪：1) 会议纪要整理人在会后第一时间将整理后的纪要内容与负责人进行确认后，根据工作需要发给会议相关人员。2) 原则上，会议纪要中涉及的行动计划及重要工作的追踪由会议发起人安排专人进行追踪、落实，由办公室监督落实结果。4. 存档、保管：1) 会议纪要由办公室统一存档保管电子文档和纸质文件，对于需要参会人员签字的，应及时签字并存档;2) 部门例会会议纪要由会议发起人保存电子版，并发送电子版至办公室统一存档、发放。5. 会议纪律及注意事项：1） 会议出席人需严格遵守会议时间，禁止无故迟到、早退、中途离开。2） 因事不能到会者，应提前半小时向会议发起人请假。3） 会议期间如需紧急离席，需获得会议发起人的同意后方可离开。4） 会议期间，请将手机关机或者设置为静音、震动状态，禁止会议期间在会议室内接听电话。5） 坚持开短会、讲短话，发起人组织需要讨论的会议，要精心设计议题，提高讨论质量。6） 会议期间，未经允许，不得交头接耳、私下讨论或窃窃私语。7） 有来宾参与的会议，不得张贴悬挂欢迎标语，不安排迎送，不摆放花草，不安排宴请，如有需要接待标准均为普通标准（工作餐）。本规定自2013年7月31日起开始执行。附件一：会议纪要评字【2012】第010号会议纪要编号会议主题会议名称，主题，内容会议时间年月日几点到几点会议地点参会人员记录人员会议内