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文档简介

关于规范会议室使用的相关规定为进一步加强会议室的管理，充分发挥作用，提高使用效率，明确各部门使用公司会议室的规定及预约使用流程，现对会议室的使用作如下规定：1、 会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等，不做其它用途。2、 会议室的使用要求：1、 会议室由综合办统一管理，统筹协调安排使用。2、 为了避免会议时间冲突，各部门使用会议室需提前至少一周向综合办预约并填写会议室预约使用登记表，以便统一安排，未经预约不得使用会议室。3、 填写会议室预约使用登记表时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要综合办协办的事项需提前注明，以便综合办根据情况做好相关协调安排。4、 会议室日常不摆放茶水等物品，如预约使用部门有需求，应在预约时提前告知综合办，以便采购，综合办将根据采购的实际价格，计入所使用部门，做好费用分摊。5、 会议一般不安排中、晚餐，确实需要的，在预约时提前告知综合办，领取餐券，会议开始前一天，由综合办通知食堂准备，如无告知，则不安排中、晚餐，以免造成不必要的浪费。就餐费用将根据餐券领用数量进行费用分摊，计入使用部门。6、 会议在工作日的，使用部门在会前到综合办领取会议室钥匙，即可使用会议室。若周末或节假日使用，需在工作日下班前到综合办领取会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。7、 会议室使用遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则。按预约的先后顺序使用，各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知综合办负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。遇公司层级的紧急及重要的会议，已预约使用会议室的部门或个人，应先让公司层级的重要会议。8、 使用部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由综合办另作安排。9、 如部门临时取消申请，应及时与综合办及相关部门联系，再需使用时，需重新申请。如使用部门超过预约时间，且紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。10、 如需使用会议室设备（笔记本电脑、投影仪、音频设备、会议系统、视频会议系统等），应提前向信息技术中心说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。11、 各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。12、 会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知综合办，以便及时修理。13、 会议结束后第二天，相应的会议室由物业公司统一安排人员打扫，如长时间内会议室无安排使用的，则由物业公司安排日常清扫（每周一次）。 该办法最终解释权归综合办所有。附件：会议室预约使用登记表申请部门使用时间拟用会议室10楼会议室 11楼会议室12楼电视电话会议室 13楼会议室会议主题拟用设备
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