再谈ERP费用借贷

作者：SAP杀猪佬 付鸿杰瞎整于2008/09/17 纪念9。18事变前夜再谈ERP费用借贷 首先,举个实例, 本期收到屠夫同学上次出差退回的差旅费,计现金250元,在做现金收入的同时,冲减管理费用,参考分录1:借：现金 250 元贷：差旅费 250元+ 成本中心XXXX(功能范围:管理费用)注:在SAP中科目是扁平的,无明显的层级概念,功能范围表示费用属性。根据会计原理上对“管理费用”科目的定义解释：借方反映费用的支出数,贷方反映费用的结转数, 在手工记帐方式下，费用类帐户一般是借方分析式多栏账，平时发生各项业务登记到借方，只有月底时才从总账贷方转出,出现贷方发生额,明细账仍然用红字从借方转出。根据这个原理和国内习惯,费用报表通常按借方发生额取数, 假设本期还有其他同学正常发生差旅费(记在借方),根据借方列支的报表上的差旅费金额就失真了。为了迎合报表和核算需求,国内ERP设计师想出了以下几种典型解决方法：(1). 国内典型解决方法：方法一：借方红字法 在借方用红字冲减费用支出数，用蓝字借记现金的增加数,参考分录2:借：差旅费 250元+ 成本中心XXXX（红字借记） 借：现金 250元 (蓝字借记)如此, 收到现金做借方增加,也符合会计原理对“现金”的解释,但是它违背了基本的借贷记帐规则:有借必有贷,借贷必平衡，手工记帐时，人们习惯采用这种方式处理此业务,目前电算会计软件规范禁止此种记帐方法。方法二：借贷红字法借贷方都使用红字,参考分录3:借：差旅费 250元+ 成本中心XXXX（红字借记） 贷：现金 250元 （红字借记）有人说这种方法的缺点是,其一,将现金红字登记到贷方,表示现金的减少,更让人难以理解; 其二, 按国内习惯将记账凭证分为收、付、转三类,这笔业务本身为收款业务,反映的却是付款业务,另人费解。第二种解释另我费解,因为在ERP系统中延续手工记帐的思路,将凭证如此分类,意义不大!方法三：中间科目法处理方法见下面参考分录4:借：现金250元贷：中间科目250元 借：差旅费+ 成本中心XXXX 250元 贷：中间科目250元(红字）这种处理思路纯粹是为了迎合报表编制和会计处理规范要求,非常无聊!方法四：栏目功能法 国内会计软件可以将会计科目设置一些属性,比如”往来核算”、”部门”、”项目”等,都可设置为科目属性, 这点实际类似SAP科目对应的字段状态组,科目字段状态组中将某字段设置为必输,则记帐时一定需要输入该字段内容。为了解决上述问题，有人想到一个目栏目功能解决上述问题, 大概的设计思路如下：设置栏目的科目只能是明细科目,栏目的特点是：栏目不记录余额,只记发生额,可以从明细科目的借方或贷方,结转时可以直接从上级科目结转,只有月底结转才能从总帐相反方向走。将损益类科目的明细科目设为栏目性质，以上出现的分录编制问题就可以迎刃而解，会计报表取数不再必拘泥于借方还是贷方。多年前做用友时,发生过类似报表问题：“损益表科目如果同时有借贷方发生数,结转后借贷方平衡,差额为零,取不到数”,”本期费用只有贷方发生数, 结转该费用时用负数结转在贷方,贷方为零,无论走借贷方都取不到数”,建议是让用户在期间结转之前取数,这样,用户非常辛苦,结算前前后后都要时刻去关注报表。(2). SAP的解决方法关键词:反记帐|表结法|凭证借贷/科目借贷在了解SAP解决方法前,认识一下反记帐,反记帐是SAP实现类红冲采用的方法,同样以退回的差旅费250元为例,在SAP中处理见下面参考分录5:借：现金250元 贷：差旅费+ 成本中心 250元(类红字,反记帐) 分录5差旅费在记帐时依旧是贷方,但是,查看科目发生额,体现在科目的借方负数,如图1（Tcode: FAGLB03, SAP ECC6版本），即凭证分录(类明细帐)在贷方，而反记帐后科目余额(类三栏总帐)却在借方负数, 手工记帐时,总帐在每期末根据科目汇总表或明细帐的余额来填写,ERP财务模块现在是实时同步更新! 为什么说类明细帐和类总帐呢?因为SAP科目只有一级,是不分层次扁平结构，也就没有严格意义的总帐和明细帐之分。 前面说过, 手工记帐方式下的费用类帐户一般设置借方分析式多栏账, 图1中可看到SAP系统所有科目都设置了(本期)借方、(本期)贷方、余额(=本期借方-本期贷方法)和累计余额,SAP采用表结法,平时月结不通过”本年利润”科目结转损益,年结时才将损益结算到留存收益科目(该科目由Tcode:OB53定义),此时也不产生结转分录,这点和国内习惯的帐结法不同,一般认为,软件系统替代了人工的复杂月结过程,采用帐结法在月结后一旦有调整,反结帐麻烦,这点不如表结法灵活。表结法中当月利润通过财务报表版本(Tcode:FSE2)自动算出,本期期初余额即上期期末的累计余额,也通过公式计算得出,公式为年初余额 + 第1期直到上期的借贷发生额。 关于反记帐,简单总结为以下两个公式：I. 凭证借方+反记帐 = 科目贷方负数II. 凭证贷方+反记帐 = 科目借方负数 关于红冲反记和表结帐结,有点小的补充,我无意看到这样一句话: “反记账和反结账功能对财务软件产品设计而言,不仅要牺牲产品的效率,加大设计难度，而且还冒着违法的危险：财务会计制度及财务软件相关的法规明令禁止在财务软件中提供反记账、反结账功能。”, 反记帐何以就消耗了产品的性能? 搞不懂, 传说SAP有位高层抨击过国内ERP系统的反结,应该此人不懂财务又喜欢挑刺,其实采用SAP表结法调帐不更加随意？SAP的一大功能就是允许用户反复冲销折腾,有某家实施SAP企业月结,我问:月结完成乎?答曰:早已Ok,又问:报表还不上报,何以继续加班? 答曰:目前为试月结,一旦利润等考核指标未达到,老总不满意,随即玩玩利润调节,呜呼,调就调了,还出来炫耀,什么世道! 又传, 既然表结法如此神奇,国内ERP纷纷转向支持表结法了。现在，再设想一个实例，屠夫同学本期发生差旅费 250元，已入帐后发现实际金额应为2500元，需要冲销,通常人们喜欢使用反记帐冲销,即方法二的借贷红字法,有人解释, 虽然红蓝冲都符合会计制度和复式记账原理,但是,红冲比蓝冲更直观真实,更能正确地反映经济业务的发生,有的企业则干脆强调只能使用红冲! 接着图1,假设当月其他同学还发生差旅费10000元,对应的成本中心也为，则期末月结前借方发生总额为9750元,使用表结法无需结转,从借方自然就抓到数据; 使用帐结法的系统期末从贷方转出后,借贷平衡,如平时记帐费用也使用了贷方,获取数据就出现问题,这样的问题其实解决思路非常简单,就是使用字段区分出贷方究竟是平时记帐引起的还是期末结转引起的,有了这些辅助字段,对于费用,平时计入借方贷方其实无关紧要,为此,SAP引入了两个术语: 业务事务和参考交易。SAP的费用结转包括费用的分配、分摊、重过帐和费用的结算，每种业务都对应一中类业务事务和参考交易，现在，假设将成本中心的差旅费9750元全部分配到另一成本中心,在ECC6版本中如果采用FICO实时统驭，见下面参考分录6:借: 差旅费9750 + 成本中心 + 贷: 差旅费9750 + 成本中心这样单从Tcode: FAGLB03看科目余额,同时虚增借贷方,更加地,如果将分配循环反复冲销了几次,由于分配循环冲销无法使用反记帐,每次冲销都将虚增借贷方,如图2，借贷方都虚增，余额为9750元，报表如何体现第9期发生的差旅费呢？使用业务交易和参考交易两个字段。双击第9期余额，连接到明细，可以看到图3的画面，在行格式中将业务交易和参考交易两个字段拉出，如格式中找不到这俩字段，请使用SE16: V_FAGL_T021S将其放出。如图3，要取到成本中心第9期发生的差旅费,只要在明细凭证项目中选择业务事务为RFBU,参考交易为BKPF的汇总数就可以,不再区分借贷方,也就是说无论你怎么记帐或红冲蓝冲,只要不违反会计准则，都没有关系, 而业务事务COFI,参考交易COBK则表示分配时FICO统驭产生的借贷业务。否则，毕竟软件系统并非手工记帐可以假如认为的职业判断，单从借贷关系上去报表取数，当然就可能得出红冲比蓝冲更好的结论！ 在财务软件设计时，如果依旧仅仅局限在手工记帐时代的思维，就设计出优秀的管理软件，将十分艰辛，无怪乎SAP的又一高层看了国内ERP后会不屑道：中国的ERP软件不过是财务软件+购销存，根本不蕴涵管理思想。SAP将FI和CO巧妙分开为两大模块，实际上从CO模块取数，使用Tcode：S_ALR_也很容易地得到某期间各成本中心发生的全部差旅费，如图4。 图4显示，成本中心的借方(费用规集方)发生差旅费9750元,双击可看明细,业务追溯是SAP的强大功能之一,贷方(费用转出方)为-