发票管理办法

发票管理办法1.总则1.1为加强财务监督，进一步规范公司的发票管理，根据中华人民共和国税收征收管理办法和中华人民共和国发票管理办法等有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。1.2本规定所称发票包括：一是国税局出售和代开的增值税专用发票和普通发票。发票种类包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、增值税电子普通发票、门票、过路（过桥）费发票、定额发票、客运发票、二手车销售统一发票以及国税机关发放的卷式普通发票。二是由国务院有关部门自行印制和管理的票据，主要有金融、航空、邮政、铁路等行业自制的票据。三是省级以上财政部门印制的行政事业型收费收据和非税收入收据。2.增值税发票的定义与分类2.1增值税发票的定义：增值税发票是发票的一种，是购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中开具、收取的收付款凭证。2.2增值税发票的分类：增值税发票包括增值税专用发票和增值税普通发票。2.3增值税专用发票是增值税纳税人销售货物或提供应税劳务、服务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。一般纳税人应通过增值税防伪税控系统使用专用发票。2.4增值税专用发票由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，基本联次为三联。包括记账联、抵扣联和发票联。记账联是销货方的记账凭证，是销货方作为销售货物的原始凭证，在票面上的“税额”指的是“销项税额”，“金额”指的是销售货物的“不含税价格”；抵扣联作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；发票联作为购买方核算采购成本与增值税进项税额的记账凭证。发票三联一次开具，三联的内容一致。3.增值税发票的领购与保管3.1公司财务部根据使用情况，按照国家关于发票领购有关规定，所有发票由财务部统一管理，财务部按税务部门要求对发票进行管理。3.2财务部应按税务机关要求对购买的发票加强管理，健全保管制度，发票管理员负责保管购买的票据及开具发票的专用设备，并建立完整的发票登记簿，详细登记各种发票的购买、领用和结存情况。会计负责监督检查。如发票管理员因工作调动或离职时，须将本人所管发票和发票领购、登记簿，与接替人员办理交接手续，由相关人员进行监交，必须严格履行发票管理交接手续。3.3发票管理员应妥善保管空白发票，不得丢失。发生发票丢失情形时，应于发票丢失当日书面报告主管税务机关，并登报申明作废。对因发票管理人员保管不善导致发票丢失造成损失的应追究发票管理人员的经济责任。4.发票的开具4.1发票填开必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。业务人员及其部门负责人应对其经济业务的真实性负责。4.2业务部门需开具发票时应提供相关经济业务合同、开票信息及出入库单据等相关证明，资料不全财务部应给予退回补充，开具增值税专用发票需提供一般纳税人资格证明，发票开具时，应按顺序号全份打印，并加盖单位发票专用章；各项目内容应清晰、真实、完整，包括日期、客户名称、产品名称、规格型号、数量、单价、大小写金额等。已开好的发票，经业务人员审核无误后，在发票登记簿上签字领取发票相应联次，发票管理员交由公司会计依据记账联登记入账。4.3严禁超范围或携往外市使用发票；严禁伪造、涂改、撕毁、挖补、转借、代开、买卖、拆本和单联填写。4.4不得开具专用发票的情形：（1）向消费者个人销售货物、加工修理修配劳务、服务、无形资产、不动产；（2）适用免征增值税规定的应税行为；（3）使用简易征收办法不得开具专用发票的情形。包括销售旧货以及销售自己使用过的固定资产，使用按简易计税办法3%减按2%征收增值税政策的。4.5公司财务部会计不定期检查发票开具情况，检查中发现的问题要及时反映给财务部经理。发现重大违规问题，财务经理要及时通知董事长处理。按公司要求追究其经济责任必要时作开除处分。4.6专用发票的开具要求：4.6.1项目齐全，与实际交易相符；4.6.2字迹清楚，不得压线、错格；4.6.3发票联和抵扣联加盖发票专用章；4.6.4按照增值税纳税义务发生时间开具；4.7一般纳税人销售货物或提供应税劳务可汇总开具专用发票，汇总开具专用发票的，同时使用方位税控开具销售货物或提供应税劳务清单，并加盖发票专用章。5.发票的取得5.1公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，必须向收款方取得真实合法有效的发票，不得要求变更品名和金额。5.2经办人员取得各类发票时，应严格审核其真伪、内容开具是否合规。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，财务部有权拒收。5.3经济业务发生后，业务经办人员取得发票时，应确定供应商是否具有开具发票的资格，开票单位与实际发生业务单位是否一致，禁止出现虚假发票。由于经办人员责任，取得虚假发票，由此造成的查补增值税、企业所得税、罚款、滞纳金全部由经办人员承担。5.4对善意取得的虚假发票（与销售方存在真实的交易，销售方使用的是其所在地的专用发票，专用发票注明的销售方名称、印章、货物数量、金额及税额等全部内容与实际相符，且没有证据表明购货方知道销售方提供的专用发票是以非法手段获得的），责令经办人员重新取得真实有效的增值税发票或普通发票。5.5公司采购人员首先应选择具有一般纳税人资格的供应商，其次是小规模纳税人，原则上不考虑个人作为供应商，一般纳税人开具正常税率专用发票，小规模纳税人要求开具简易计税办法计税专用发票，经办人员收到发票需仔细审核以下事项：（1）“合同流”“货物、劳务及服务流”、“资金流”、“发票流”四流必须完全一致。即开票单位与签订合同单位一致，与取得货物、劳务及服务单位一致，与收款单位一致，是以供应商名义开具；（2）发票开具是否规范、项目填写是否齐全、金额是否正确，货物名称开具为XX一批或XX一宗必须附税控系统所开具的销货清单，货物名称必须明细，不能简单归类为：办公用品、劳保用品、备品备件、礼品；建筑行业发票必须在备注栏填写工程项目名称和工程地点；餐饮发票据实开具即可，无需列明详细菜品、菜单；（3）本企业提供的开票信息填写准确；（4）必须“发票专用章”且盖章清晰，章不能压住发票金额，发票章形状为椭圆形，长轴为40mm、短轴为30mm、边宽1mm，印色为红色；（5）发票必须保证票面干净、整齐, 发票的正反两面均不能留下任何脏、乱及签字的痕迹，增值税发票抵扣联不可折叠，不能污损，密码区不能出格、压线；（6）需要在备注栏填写信息的发票包括：货运发票必须在备注栏注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等；建筑服务类发票必须在备注栏注明建筑服务发生地县（市）名称及项目名称；不动产销售发票必须填写不动产名称及房屋产权证书号码（无房屋产权证书的可不填写），备注栏填写不动产的详细地址；不动产出租发票必须在备注栏填写不动产的详细地址。（7）建筑工程类合同存在跨县（市）提供建筑工程服务，应向建筑服务发生地主管国税机关预缴税款，报销时需附销售方预交税款完税凭证复印件。5.6日常经济业务应在不超过业务发生后20日内取得发票，并在10日内按照公司管理规定签批和签字后，送交财务部进行账务处理，逾期未交的财务室不予报销。5.7本年度发票应在本年度结束之前提交财务挂账或付款，以前年度发票原则上不得报销。6.发票的认证6.1财务部应在收到增值税专用发票的当月进行认证。由于客观原因造成增值税专用发票逾期（超过开具日期360天），应及时申请办理逾期抵扣手续，经主管税务机关审核、逐级上报，由国家税务总局认证、稽核比对相符后，继续抵扣其进项税额。上述规定中的客观条件是指：（1）因自然灾害、社会突发事件等不可抗力因素造成增值税扣税凭证逾期；（2）增值税扣税凭证被盗、抢，或者因邮寄丢失、误递导致逾期；（3）有关司法、行政机关在办理业务或者检查中，扣押增值税扣税凭证，纳税人不能正常履行申报义务，或者税务机关信息系统、网络故障，未能及时处理纳税人网上认证数据等导致增值税扣税凭证逾期；（4）买卖双方因经济纠纷，未能及时传递增值税扣税凭证，或者纳税人变更纳税地点，注销旧户和重新办理税务登记的时间过长，导致增值税扣税凭证逾期；（5）由于企业办税人员伤亡、突发危重疾病或者擅自离职，未能办理交接手续，导致增值税扣税凭证逾期；（6）国家税务总局规定的其他情形。7.发票作废7.1发票的作废处理7.1.1发票的作废处理有即时作废和符合条件作废两种。即时作废是指开具时发现有误的；符合条件作废是指在开具专用发票当月，发生销货退回、开票有误等情形，收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的。符合作废条件包括普通发票作废及专用发票作废。7.1.2符合普通发票作废的条件，是指同时具备下列情形：（1）收到退回的普通发票原件。（2）购货方未作账务处理，且销货方也未作账务处理（即在发票开出当月退回公司财务部门）的发票。符合普通发票作废条件的，经办人员负责收回原发票原件，财务部门收到发票并签收确认，同时财务必须将收回的发票联、存根联、记账联等其他联次与做账联粘贴在一起，在每联上加盖作废章，作为发票档案保存。7.1.3符合增值税专用发票作废的条件，是指同时具备下列情形：（1）收到退回的发票联、抵扣联原件的时间未超过销售方开票当月；（2）销售方未抄税并且未记账；（3）购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”；符合专用发票作废条件的，经办人员负责收回原发票原件，财务部门收到发票并签收确认，同时财务必须将收回的发票联、抵扣联等其他联次与记账联粘贴在一起，在每联上加盖作废章，作为发票档案保存。7.2红字专用发票的开具7.2.1当发生销售退回、开票有误、应税服务中止等情形，但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回或发生销售折让，需要开具红字专用发票的，按以下方法处理：7.2.1.1购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方应在增值税发票管理新系统中填开并上传开具红字增值税专用发票信息表（以下简称信息表），在填开信息表时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依信息表所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与信息表一并作为记账凭证。7.2.1.2购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开信息表时应填写相对应的蓝字专用发票信息。7.2.2销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传信息表。销售方填开信息表时应填写相对应的蓝字专用发票信息。7.2.3销售方凭税务机关系统校验通过的信息表开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与信息表一一对应。8.发票丢失的处理8.1丢失已开具增值税专用发票的发票联和抵扣联，如果丢失前已认证相符的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的丢失增值税专用发票已报税证明单，经专管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件到主管税务机关进行认证，认证相符的凭该专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的丢失增值税专用发票已报税证明单，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为进项税额的抵扣凭证。8.2丢失已开具专用发票的抵扣联，如果丢失前已认证相符的，可使用专用发票发票联复印件留存备查；如果丢失前未认证的，可使用专用发票联到主管税务机关认证，专用发票发票联复印件留存备查。8.3丢失已开具专用发票的发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查。9.附则9.1公司财务部发票管理员要及时掌握国家有关发票使用管理的最新规定，对公司的发票管理工作要适时提出自