接待工作管理规定(2016年修订)

接待工作管理规定（2016年修订）1 范围 本规定适用于XX公司（以下简称公司），公司下属各部门等参照执行。2 类别 接待工作分为业务接待、迎检接待、参观考察接待、会议接待四种。 2.1 业务接待主要指对外单位来公司商谈业务的人员而组织的接待工作。2.2 迎检接待主要指上级管理部门、行业管理单位等进行专项检查或来公司检查指导工作时所安排的接待工作。2.3 考察调研接待主要指华润集团内部企业或外来单位组织来公司参观考察、调研所安排的接待工作。2.4 会议接待主要指公司主办、承办的各类会议所安排的工作。3 职责3.1 公司负责人是重大接待活动的主管领导，指导、监督、检查公司重大接待活动。3.2 财务总监负责审批接待活动相关费用的预算、报销申请。3.3 人力资源与行政部是接待工作的主要责任部门，主要负责以下事项：a）负责由公司主办、承办的重大接待活动方案的拟订、送批与执行。b）负责承办其它业务部门需要人力资源与行政部配合的对外接待工作。c) 根据来宾要求实施其他接待工作。d）负责统计已发生的接待费用，并提出接待费用分解建议。3.4 各部门负责人：须按照审批权限，审批本部门的接待工作，超出审批权限的须由分公司负责人签署意见并报人力资源与行政部备案。4 工作内容4.1 接待工作如需人力资源与行政部安排来宾的迎接、住宿、餐饮以及会议场所布置的应按以下程序进行。4.1.1接待申请各部门在收到对口负责的专业会议或接待活动信息后，了解接待的内容、时间和人员信息，经部门负责人同意后填写业务接待申请单报送人力资源与行政部，人力资源与行政部负责人初步审核并填写意见后报送公司负责人审批。员工进行业务接待时，须严格按照下列表格中的各项标准进行接待；超出费用标准时，公司负责人在票据上签字后也可走报销流程，否则，超支自理。职别餐标（金额：元）礼品标（金额：元）住宿标（金额：元）批准权限省级及以上（超标准）500元（以下）/人/餐500元（以下）/人800元（以下）/人分公司负责人审批地、市、州、自治区等200元（以下）/人/餐400元（以下）/人600元（以下）/人分管领导审批其他100元（以下）/人/餐300元（以下）/人部门领导/风电场场长/项目负责人审批注：a) 招待餐、礼品采购、住宿费必须一单一报，报销需将业务接待申请单、招待用品领用/（或采购）申请单（见附件2）作为报销附件，报销后保存期限1个月。b) 员工领用或采购礼品时，金额在400元（以下）/人，且单次（件）总费用在10000元以下的，由部门负责人及分管领导审批；金额在500元（以下）/人或单次（件）总费用在10000元以上的，由分公司负责人审批。4.1.2接待安排人力资源与行政部收到公司负责人审批意见后，根据接待工作的类别，确定接待工作责任人。由接待工作责任人拟定接待工作方案。a)住宿安排：接待工作责任人根据来宾姓名、职务、性别、人数、住宿时间等信息安排，人力资源与行政部协助。b)餐饮安排：需由公司安排就餐的，接待部门须与人力资源与行政部协商确定用餐地点、用餐标准后，由人力资源与行政部负责联系安排。超过规定的用餐标准的，需公司负责人审批通过后，由人力资源与行政部负责联系安排。接待同一批客户，原则上最多安排两次正式宴请，抵达及离开各一次；其余时间需要安排就餐的，以“简单、特色、经济、实惠”为原则。c)交通安排：需安排交通事宜的，由接待部门填写出车申请单，经审批后由人力资源与行政部安排。d)场地安排：接待工作责任人根据会议的级别、规模确定会议场地，并做好会场布置。会场布置须重点做好席位安排、会标（横幅）、投影仪等电气设备的调试等工作。e)业务接待、迎检接待需人力资源与行政部配合对口部门相关人员开展接待工作。5接待要求对于各部门审批权限内的临时性接待工作，原则上由各部门自行安排并向人力资源与行政部报备。涉及公司层面的由人力资源与行政部统一安排。 接待工作应坚持计划性、可行性、灵活性的原则。大型接待活动之前应制定接待方案，在公司的能力范围内实施接待活动。实施接待活动时应根据活动的进程、事态的发展灵活的调整接待工作。5.1 严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺，未经同意私自安排的宴请等接待费用，一律不予签字报销。5.2 接待部门应做好重大活动的宣传报道及留底工作，接待工作结束后交人力资源与行政部档案管理员存档。接待活动结束后，派人及时清理现场，并记录接待费用支出情况。及时报销活动期间的票据、费用开支。6 附则6.1 本规定由人力资源与行政部解释。6.2 本规定自下发之日起执行。6.3 附件附件1： 宴请招待申请单、 住宿招待申请单、 招待用品领用申请单、 招待用品采购申请单附件2：流程图附件1 宴请招待申请单 年 月 日招待人数人陪同人数人事 由（样式）业务招待设计院领导一行5人宴请标准此处由申请人员填写标准，宴请标准不包含酒水经办部门申请方式电话 电邮口头 其它申请人部门负责人公司分管领导总经理审批(超标准)注：宴请人均100元（以下）/人，部门负责人审批；人均200元（以下）/人，分管领导审批；人均200元（以上）/人公司总经理审批。 住宿招待申请单 年 月 日招待人数拟住天数事由住宿标准经办部门申请方式电话 电邮口头 其它申请人部门负责人公司分管领导总经理审批（超标准）注：住宿300元（以下）/人，部门负责人审批；600元（以下）/人，分管领导审批；800元（以下）/人公司总经理审批。招待用品领用申请单 编号：申领部门申领人申领日期备 注领用物品物品名称数 量金额用途及使用说明申请部门负责人申请方式电话 电邮口头 其它分管公司领导总经理批示（超标）发放人注：400元（以下）/人，且单次（件）总费用在10000元以下的，由部门负责人及分管领导审批；500元（以下）/人或单次（件）总费用在10000元以上的，由分公司公司总经理签批。招待用品采购申请单 编号：采购部门采购人采购日期备 注采购物品物品名称数 量金额用途及使用