万科物业-制度和档案的建立与管理

系统和文件的构建和管理1项目管理操作系统序号文件名序号文件名安全管理类1安全管理员工作管理程序8控制中心管理进程2保安人员巡逻管理措施9消防管理程序3临时装饰现场监测方法10消防工作指南4高空作业管理方法11使用消防设施操作指南5突发事件处理方法12安全管理员内部管理员6出入口管理程序13安全管理监视器7停车场管理程序-啊环境管理费设备管理1清洁绿化管理工作程序1公用程式管理员2地面蜡和污渍处理工作指南2供配电设备维护工作指南3公共设施清洁指南3停止电源管理操作说明4办公室清洁工作准则41，000伏以下电源线维护操作说明5清洁设备操作和维护工作指南5防雷网络维护和接地电阻测试工作指南6清洁厕所工作指南6各种泵维护工作指南7环境卸载操作说明7给排水系统异常处理指南8垃圾收集工作指南8消防主机维护工作指南9绿化养护工作指南9电梯操作指南10灌溉机器操作指南10电梯维护工作指南11割草机操作指南11小型空调安装和维护工作指南12清洁外包监控方法12小型机柜中央空调维护工作指南13录像检查标准指南13闭路监控、安保系统维护工作指南14卸载外包监控工作指南14建筑物自动控制系统维护工作指南15景观改造项目管理程序15加工维修工具(设备)操作指南16清洁绿色作业检查程序16起重平台维护工作指南2创建和管理文件数据通过科学、标准化的文件管理，可以为房地产和公用事业的使用、维修、改造和各种管理服务提供有效的质量记录。本公司自成立以来一直重视档案资料的建立和管理工作。对委托中心的财产管理形式，采取系统、科学、计算机化的管理手段，严格、科学、集中地管理专职文件管理人员、建立、一切文件资料。2.1需要创建的文件，搜索数据分类2.1.1客户将提供的技术信息1)计划2)竣工图3)一般平面图4)单一建筑物、结构、设备完成图5)消防、辅助项目和地下管网竣工图6)地质调查报告7)打开、完成报表8)图形审阅历史记录9)工程变更通知和技术批准单(包括质量事故处理记录)10)隐性项目接受签证11)沉降观测记录12)完成接受证书13)钢铁、水泥等主要材料的质量保证14)新材料、组件识别证书15)水电、卫生设备、电梯等设备检查合格证书16)砂浆、混凝土试块压力测试报告17)供水压力测试报告18)绿化项目竣工图及相关信息19)其他技术信息2.1.2房地产服务中心需要建立的信息1)财产信息基础资料功能分区数据装置数据2)客户数据内部办事员名单(未提供)向内部各部门分发资料3)日常管理资源清理录像管理记录录影移除记录安全管理历史记录每日检查记录继任记录工作记录物资处理和释放记录紧急事件处理历史记录车辆管理记录调查夜班记录闭路监控系统录像带车辆管理文件车辆详细信息停车场，地下车库使用协议车辆出入和停车记录临时装饰管理文件(可视情况)装饰通知(附着图形)装饰工程队安全责任书临时建设人员登记表建设单位营业执照复印件服务文件维护维修服务登记表维修服务续访记录装置管理文件各种实用程序维护记录各种机电设备的维护和运行记录设备子承包商维护记录设备检查历史记录文化活动文件活动计划和实施历史记录照片和视频媒体报道传单房地产用户反馈和建议客户意见调查，统计记录服务质量回访记录客户投诉和处理记录员工管理文件员工个人详细信息员工绩效评估历史记录员工内部管理检查记录培训文件各种培训方案和实施记录培训结果评估和跟踪历史记录军事训练和消防训练记录行政文件政府部门文件与甲方通信公司和集团公司文档房地产服务中心规章、通知、通知和其他文件在房地产服务中心获得的名誉2.2文件，数据管理方法文件数据管理工作流程图：2.2.1文件数据收集、分发管理流程房地产服务中心重要信息(如委托人提供的信息)的接收必须经过物业服务中心总经理或其指定负责人的检查，完成收购程序后，才能分割文件。房地产服务中心的日常管理文件(如物业服务中心通知、通知等)按照我们制定的文件管理程序发放、接收和分割文件。2.2.2文件数据管理要求使用多种形式的文档存储方法(如计算机磁盘、光盘、录像带、磁带、胶片、照片、图表等)，并采用相应的存储、存档方法。其他形式的文件数据尽可能转换为计算机存储设备，以便于查找和利用。计算机文件按照规定设置子目录，由分类文件管理，过期的文件会定期清理。原始文档根据文档使用特征和重要性进行分类，并创建相应的文档目录。文件状态变更时，必须及时调整目录的相关资料，以便找到适当的文件。文件的评价应由房地产服务中心总经理或其指定人员负责，对文件是否有效、无效、复印份数和保管期限、保管量等的决定不能由没有其他权限的人来做。资料室卷按业务划分，按内容分类，一个一个编号，登记杂志，编辑目录，按多个业务部门划分保管。专人负责文件归档，文件标记明确，分类明确，易于查找；文件出口必须由合格的人登记才能借用。文件管理员要及时检查文件贷款情况，及时回收外部文件，防止管理疏忽造成的文件丢失。文件室内保管环境应满足防火、防潮、防热等要求，配置有效的消防设备，布置适合潮湿的干燥剂，文件管理员应及时进行检查和清理，确保文件保管条件符合公司文件管理要求。对呼叫中心房地产文件数据特性开发严格的文件保密系统，对文件数据