第5章 表的创建与维护

第5章表的创建与维护,本章内容,5.1表的基本知识5.2字段的数据类型5.3表的创建5.4表的编辑与维护5.5表中字段属性的设置5.6表间关系的建立,5.1表的基本知识,表是数据库存放数据的场所，是数据库的基础数据源。一个数据库中包含一个或多个表。从形式上看，表就是一个符合相应规范和要求的简单二维电子表格。列的方向为字段，行的方向为记录。表由表的结构和表的内容两部分组成。表的结构是指表的字段部分的字段名称、数据类型、字段属性、是否主键。表的内容就是表中的数据。,5.1表的基本知识,表名、字段名的命名规则：1.表名、字段名的长度最长可到64个字符，包括空格。但不能以空格开头。2.表名、字段名中不允许出现的字符：句号（。）、感叹号（！）、方括号（）、左单引号（）。,5.2字段的数据类型,在表结构的设计过程中，输入了字段名之后，必须选择相应的数据类型ACCESS2010中定义了12种数据类型：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是否、OLE对象、超链接、附件、计算、查阅向导。,5.3表的创建,ACCESS2010创建数据表的方法：利用表设计视图创建表利用导入外部数据创建表利用数据表视图创建表,5.3.1利用表设计视图创建表,【例5.1】利用表设计视图创建“读者信息”表，其结构信息如下表所示。,5.3.2利用数据表视图创建表,【例5.2】利用数据表视图创建“图书信息”表，其表结构如下表所示。,5.3.3利用导入外部数据创建表,打开ACCESS数据库，通过“外部数据”选项卡中的“导入并链接”选项组，可以将现有的各种符合ACCESS输入/输出协议的表或文件导入到ACCESS表中，如Excel、dbase、XML、txt文件等等。,5.3.3利用导入外部数据创建表,【例5.3】将Excel文件“图书借阅.xls”导入到“图书管理”数据库中，创建表“图书借阅信息”。“图书借阅信息”表结构设计如下：,5.4表的编辑与维护,表的编辑与维护操作首先要打开表，完成操作后，必须关闭表。根据操作需要，表可以在“设计视图”中打开以便修改表结构；也可以在“数据表视图”中打开，进行对表的数据的维护。,5.4.1表结构的修改,插入新字段移动字段删除字段更新字段类型修改字段属性,5.4.2表内容的编辑与维护,选择记录添加记录删除记录查找和替换数据记录的排序和筛选调整表的外观,选择记录,添加记录,现有记录的前后顺序不能调整。新纪录的添加只能在已有记录的后面依次添加。操作步骤为：单击“开始”选项卡的“记录”选项组中的“新建”按钮，或在任一记录选择器上右键单击，弹出的快捷菜单中选择“新记录”，即可在已有记录的后面开始输入新纪录数据。,删除记录,操作步骤为：在数据表视图中，选定一条或多条需要删除的记录，单击“开始”选项卡的“记录”选项组中的“删除”按钮，系统弹出提示框，确认是否删除。,查找和替换数据,若需要在数据表中查找指定的数据信息或将指定的数据信息替换为其他数据信息，可以利用查找和替换功能进行快速准确的操作。若在查找数据信息时，只知道部分数据内容或想要按特定的要求查找相关信息时，可以在“查找内容”中使用通配符来代替其他不确定的字符。,通配符的含义及用法,排序记录,在查看数据表中的数据时，和字段列数据不同，单一记录的前后顺序位置是不能随意调整的。但整个记录集的记录顺序可以根据一个字段或多个字段按照升序或降序重新进行排序。不同数据类型排序时大小比较规则如下：数值型数据按数值的大小排序。日期/时间型数据按照日期时间的先后顺序比较，日期时间晚者为大。文本型数据按照字符的ASCII码值的大小从左到右一一比较，直到第一位不同的字符为止。如”acbd”大于”abcd”；数字字符串”12”小于”3”。中文字符用其汉语拼音按文本型数据比较大小的方式排序。,排序记录,单字段排序多字段排序【例5.4】对“读者信息”表中的数据按“所属院系”字段升序、“性别”字段降序排序。,筛选记录,筛选记录是将满足给定条件的记录从当前记录集中显现出来，不满足条件的记录将被隐藏。ACCESS提供了4种筛选方法：使用筛选器筛选、按选定内容筛选、按窗体筛选和高级筛选。,使用筛选器筛选,【例5.5】在“图书信息”表中筛选出“图书编号”字段中包含“01”信息的记录,按选定内容筛选,【例5.6】在“图书信息”表中筛选出“书名”包含“计算机”的记录。,按窗体筛选,【例5.7】在“读者信息”表中，筛选出“计科学院”的“男”同学的所有信息,高级筛选,【例5.8】在“图书信息”表中筛选出2014年6月以后由高等教育出版社出版的图书记录。,表外观的调整,表外观的调整主要包括：设置字体格式数据表格式设定行高列宽调整字段显示次序隐藏/取消隐藏字段冻结/取消冻结字段等。,5.5表中字段属性的设置,在表结构设计中，命名了字段、选择了数据类型后，为了保证数据库运行过程中表中数据的完整性、一致性和兼容性，用户还需要通过“字段属性”设置区进行用户自定义完整性约束设计。常用的字段属性主要有：字段大小、格式、输入掩码、标题、默认值、有效性规则、有效性文本和索引等。,字段大小,数据类型为文本、数字和自动编号的字段的属性文本类型的字段大小为一个数字，表示该数据项可以输入的字符个数，最大255，缺省值是50自动编号类型的字段大小属性可设置为“长整型”或“同步复制ID”数字类型的字段大小属性设置说明如下表,字段大小,格式,设定相应数据类型的显示方式和打印方式ACCESS数据库为数字、日期/时间、货币及是/否数据类型提供了预定义格式，可以通过格式属性设置框的下拉列表中选择。用户也可以自定义格式。创建自定义格式所用的符号及其含义，参见ACCESS帮助中的“Format属性”主题,输入掩码,可以规范和控制用户输入数据的格式和内容范围，使用户按照规定的模式输入数据设置方式为使用若干掩码字符构建一个输入格式，每个掩码字符定义了该字符位置允许输入的内容若一个字段同时设定了格式属性和输入掩码属性，则输入数据时必须遵从输入掩码设定的格式；但数据在数据表视图中显示时按照格式属性设定的格式显示,输入掩码,输入掩码字符表,标题,用于设置表结构中的字段名称在数据表视图中显示的标题。如果没有设置字段的“标题”属性，则字段名称将作为字段标题,默认值,当在表中插入新记录时，字段项数据会以默认值属性中设置的内容自动填充，以便减少输入数据时的重复操作设置默认值时，既可以使用明确的值，也可以使用表达式。如“图书信息”表中的“藏书量”字段的默认值可设为确定值“20”；“出版日期”字段的默认值则可设置为表达式“Date()”，使得插入新记录时自动获取当时的系统日期作为“出版日期的默认值。,有效性规则和有效性文本,有效性规则属性是用一个表达式来指定输入到字段或记录的数据的要求。当输入的数据违反了有效性规则的设置时，在有效性文本属性中设置的字符串内容将作为错误消息显示给用户【例5.9】将图书管理数据库中“读者信息”表的“性别”字段的有效性规则设置为只能输入男或女，有效性文本设置为“性别只能是男或女”。,有效性规则和有效性文本,字段的有效性规则限定的是单一字段的取值范围，其有效性规则表达式中不能包含对其他字段的引用记录的有效性规则表达式则用于设定记录中多个字段值之间的约束关系。一个数据表只能定义一个记录的有效性规则。记录的有效性规则在表属性中定义。【例5.10】将“图书管理”数据库中“图书借阅信息”表的记录的有效性规则设置为还书日期不能早于借阅日期；记录的有效性文本设置为“还书日期不正确！”。,必需：用于要求字段是否必须输入数据。允许空字符串：用于决定字段内是否允许输入空字符串”空值：NULL，表示未知的值。进行比较时只能用isnull或isnotnull空字符串：”，即字符串长度为0,索引,索引会加快对编入索引的字段的查询速度，以及执行排序和分组操作的速度。其作用类似于书籍的目录。在单一字段上建立的索引为单字段索引，索引名称默认为该字段名称。在多个字段上建立的组合索引为多字段索引，索引名称由用户自定义。在表设计视图中，字段的索引有3个设置选项,索引,对于数据表的主键字段，系统将在其字段上自动建立一个唯一索引并将其作为主索引使用。所谓唯一索引是指建立索引的字段中的值不能重复和有空值。同一个数据表中可以建立多个唯一索引，但只有一个可以设置为主索引。字段中的值有重复的，只能建立普通索引。,5.6表间关系的建立,在关系数据库中，为不同的主题依据关系模型将相关数据存放在数据表中以后，表与表之间并不是孤立的，彼此之间存在一定的关联关系，即为表间关系。通过建立表间关系的操作可以将整个数据库的数据有效的组织在一起，防止数据冗余，实现数据操纵。,5.6.1表间关系的类型,理论上表间关系的类型分三种：一对一关系一对多关系多对多的关系,5.6.2表间关系的建立,ACCESS数据库中表间关系有一对一和一对多两种，多数都是一对多的关系具有一对多关系的两个表，“一”端的表为主表，“多”端的表为相关表。表间的关系通过主表的主键与相关表的外键匹配来建立。主表中主键字段的名称与相关表中作为外键的字段名称不一定要相同，但必须具有相同的字段类型和取值含义。若主表的主键是“自动编号”字段，则相关表中与之匹配的“数字”字段必须具有相同的“字段大小”属性。ACCESS数据库不支持直接建立多对多的关系通常将一个多对多关系转换为两个一对多关系。,5.6.2表间关系的建立,表间关系的建立应当实施参照完整性规则的约束，以维护表间关系的有效性，确保不会意外删除或更改相关的数据。规则如下：不能在相关表的外键字段中输入不存在于主表主键中的值。如果在相关表中存在匹配的记录，则不能从主表中删除这个记录。如果在相关表中存在匹配的记录，则不能在主表中修改主键的值。,5.6.2表间关系的建立,如果需要对主表中涉及相关表的记录进行更新或删除时，可以指定实施级联更新或级联删除。级联更新：无论何时更改主表中记录的主键值，ACCESS都会自动更新相关表中