档案管理论文关于大数据背景下科技档案管理的改革之道论文范文参考资料

档案管理论文关于大数据背景下科技档案管理的改革之道论文范文参考资料 （青岛港湾职业技术学院，山东 青岛266404） 关键 词大数据；档案管理；改革 G647 文献标志码A 2096-0603（xx）16-0144-02 随着时代的进步和技术的发展，国家、社会、企业、个人无时无刻不在产生大量的数据，整个世界步入大数据时代。大数据时代的到来最显著的特征就是数据量的剧增，数据量之大使得我们采用一般的方法和技术无法对其进行描述和处理。xx年，全世界遭遇严重的 _，全球信息量比xx年增长了62%，达到80万PB（1PB等于10亿GB）。大数据冲击和改变这个世界，社会各行各业都逃不开大数据的侵袭，都面临纷繁复杂的数据分析和处理困境。大数据时代给工作和生活带来改变，同样给档案管理工作带来问题和挑战，但大数据时代的技术与理念不仅为解决问题提供了新的视角和方法，也为档案管理的发展提供了改革的机遇。 科技档案是一类特定的档案，科技档案可以看做是从事科学技术活动中直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、数字、声像等不同形式的历史记录，它一般是各团体、单位组织或个人在科技活动中形成的、作为历史记录留存的一种信息载体。比如，一个科研项目从立项开始到成果开发推广形成和保存的所有材料，它包含了巨大的智力成果，也属于知识产权。（宋宁） 在大数据时代下，数据呈爆炸式增长，人们从事的科技活动产生了大量的科技档案，这远远超越过去科技档案产生的频率和数量。因此，科技档案管理在大数据背景下体现了大数据的“4V，即Volume（体量）、Variety（种类）、Value（价值）、Velocity（速度）”特征。（1）科技档案数据体量巨大，在当今这个知识经济时代，人们越来越重视知识资源的存储与发展，科技档案作为知识资源的重要储备地，未来数量还将继续扩大。（2）科技档案的数据类型繁多。科技档案种类的多样化使其突破以往存储在关系库中的数据类型，除了结构化数据，出现了半结构化数据和非结构化数据等数据新类型。（3）科技档案价值含量高。科技档案具备成套性和完整性，在建立档案的过程中会不断筛选多余的数据，经过鉴定后保存和归档与本项目相关的价值含量较高的信息，因此科技档案价值含量较高。（4）科技档案信息处理速度快。科技档案资源在利用和调动过程中要求迅速从海量的数据中找到需要的信息，使用者对科技档案的知识服务和智慧服务的要求更为苛刻。（浅论大数据时代下的科技档案管理，宋宁） 三、科技档案管理工作存在的挑战与问题 时代的进步和技术的发展对科技档案管理工作提出更新、更高的要求，也使当前的科技档案工作面临一些问题和挑战。 大数据时代，信息越多，数据共享程度越高，就越难保障信息的安全。那些可能对信息安全构成威胁的因素可能被相应的放大，档案数据安全岌岌可危，科技档案记录了科技生产活动相关的重要信息，还包含科技进步和最近成果的发展等与国家相关的隐私信息，机密程度和信息安全要求更高，因此，在科技档案管理工作中的信息与数据的安全保障更为重要。大数据时代，科技档案管理工作中的数据与信息安全保障方面存在较大挑战。 科技档案的主要目的在于记录科技活动过程的核心信息，有时包括一些中间成果，最终目的在于成果转化、促进科技发展，创造更多的社会效益和经济效益。但当前的科技档案存在大量的重复信息、缺乏核心内容和主要成果，数据和信息量巨大但使用效率却很低。在建立档案的过程中，档案管理部门与科技活动参与部门和相关人员沟通不畅，档案管理部门在各组织中常常处于完全封闭的工作状态，与各部门的工作联络较少，档案管理两个重要环节的脱节使档案信息内容不完整、不系统、不核心，最终导致科技档案的内容质量低下，无法发挥应有的价值和意义。 尽管目前大数据时代已经来临，但很多组织的档案管理仍以纸质档案为主，电子档案为辅。能电子化的档案较少，很多重要的档案信息还是以纸质形式保存。纸质档案为管理、存放和查询工作都带来较大难度。另外，档案管理人员大多是非专业人员，单位组织常常把档案管理看做边缘化、专业化程度较低的办公型事务性工作，科技档案管理经常陷入低水准、低效率、低重视的管理状态。而且，当前我国大多数组织单位的档案管理工作信息化程度严重不足，配备的技术和设施相对滞后。落后的科技档案管理技术与飞速发展的现代化办公水平形成较大对比和强烈反差，档案管理工作的技术与设施亟待更新和发展。 （四）科技档案信息的能量与价值挖掘不足 随着人类迈入知识经济时代，信息资源是一种重要的经济资源。信息和数据都蕴含巨大的能量。尤其是我国当前正处在科技飞速发展的关键时期，科技、科研等相关的一切生产活动信息都具有重要的经济价值和社会意义。当前不管是从事科技研发相关的企业还是研究型大学，对研发策划、项目申报书或者项目报告书以及各类科技档案资料，都存在“重藏轻用”的问题。大量的档案信息资源都存放在档案馆中或者在电脑系统中，主要提供信息查询的功能，对这些资源价值的认识、利用和挖掘不足，更谈不上科技档案的开发与服务。主要原因包括当前我国企业和高校等组织档案管理人员专业化程度较低、信息化意识较差、开发利用手段落后以及技术限制等。资源挖掘和利用不足削弱了我国科技档案的经济价值，不仅影响科技档案数据的能量释放，也阻碍档案对科技进步和研究发展的推动和服务功能。 在大数据时代下，科技档案管理应具备智慧化，我们应通过新兴的信息技术、专业化的人才、优化的设施配置，最大限度地提升科技档案资源的整合建设能力与开发服务能力。 （一）突出科学管理和价值导向，认识大数据时代的“新档案” 做好档案管理工作的前提是增强科学管理的档案意识，认识到科技档案的重要价值。大数据时代赋予科技档案数字资源的特征。科技档案的形式不再局限于固定的模式，从结构化的纸质档案到半结构化、非结构化的各类数据资源。复杂化的档案形式和大量的数据资源要求档案管理工作者在大数据技术和科学管理理念的指引下，积极构建适应大数据时代的“大档案观”，从更有价值、更有意义的视角鉴别和审查科技档案收集、建立的过程，加大对碎片化、个性化、数字化信息的关注，使档案真正反映科技活动和科技发展的进程，真实地记录科技成果与时代变迁。 但在建立和管理科技档案的过程中，需要避免“泛档案”的观念。在科技生产活动中生成的所有信息都是档案，有些资料和数据是非有效资源，需要排除在科技档案之外，否则会给后续的档案管理带来很大的难度，也是对资源的浪费。因此，在建立档案的过程中需要审查有效的内容和信息，保障档案信息的真实性、有效性，提升科技档案的质量。 在大数据时代，在软件系统与共享平台上存储档案数据已经成为趋势，但开放共享的平台和先进的网络技术也使档案数据安全存在一定隐患。因此，科技档案管理工作需要引用先进、安全的大数据技术和网络信息平台，管理大量散乱的数据，这样不仅能提升管理效率，也能保障数据安全。首先，技术与设备的更新都需要保障和加大资金投入。档案部门需要申请资金，加强对档案数字化设备的完善和管理，从设施和技术上保障科技档案数据和信息的安全。 档案部门还可以选择与信息技术相关企业合作，引用最新的大数据技术和人才服务，根据部门和行业的需求，适时引入新技术或者新系统进行试点，做好大数据的技术储备。这样不仅能够保障信息安全，还能提升工作管理效率。 当前档案管理人员专业化程度较低，尤其是“大数据”技术在科技档案中的应用还处于初级阶段，在科技档案管理工作中缺乏一支既熟悉专业知识、档案业务，同时掌握大数据技术的综合型、专业化程度较高的人才队伍。档案业务和大数据都具有专门的知识和技术，单一的档案管理人员和信息技术人员都无法满足科技档案管理信息服务工作的要求，比如，涉及数据分析和挖掘技术等。因此，应该对现有的档案管理工作人员加强培训，在积累管理经验的同时有针对性地提高信息技术或管理技术，根据不同行业的要求培养综合型人才，建立一支专业化程度较高、技术水平较高的科技档案管理工作人员。 档案管理部门要与科技生产活动参与人员相关部门建立畅通的联系渠道。只有让档案管理人员增强与科技活动参与者的联络，增强对整个过程的了解，才能更加有效地管理科技档案，保障档案内容以及管理工作的科学化与规范化。 在管理工作中，鼓励应用信息化技术的大数据技术，让收集、归档、分析和服务成为一套信息化、系统化、智能化的流程，从而让档案管理工作更高效。 从管理人员的角度，不仅要增强管理人员的专业化程度，还可以将参与者和被服务人员的满意度作为主要评判科技档案管理工作质量和水平的标准，这样能有效监督管理工作高效开展。 科技档案蕴藏的价值和能量不仅能够促进科学技术的发展和生产力的提高，并且具有长远的历史参考价值。科技档案开发利用是通过一定的技术和方法对科技档案资源进行数字化、成果化加工，为相关人员提供服务和支持。科技档案的生命力在于不断地对其开发。科技档案只有通过开发利用才能将其