人事档案论文关于企业人事档案信息化管理之要略论文范文参考资料

人事档案论文关于企业人事档案信息化管理之要略论文范文参考资料 【摘 要】为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，应该积极地将信息技术与档案管理技术和策略结合起来，推动档案的信息化管理。文章论述了档案信息化管理的现实作用和优势，分析了当前档案信息化管理的几个关键理由，最后阐述加强人事档案信息化管理策略。 【关键词】企业人事档案 信息化 管理要略 1009-914X（xx）35-165-01 随着社会的进步，现代企业管理机制的不断完善和规范，人力资源管理作为企业管理职能中的组成部分，已经成为关乎企业长远发展的重要管理项目。加强企业人才队伍管理，关键是要加强企业人事档案管理。目前，在网络科技日新月异、咨讯交流方便快捷的时代，加强企业人事档案管理的重点就是实现人事档案的信息化管理。 长期以来，人事档案工作总是隐居于各项工作背后，以“机密”对待，很少与外界建立联系。在管理方面重纸质档案的收集和、轻电子档案的建立，宝贵的信息资源埋藏在案卷里，影响了人力资源的开发，大大制约了档案事业的发展。企业人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础，也是企业档案信息资源的重要组成部分。21世纪是信息社会的时代，信息化管理渗透到社会的各行各业，社会的全面信息化转变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、 _络及时准确地获得多种信息。人事档案的信息化管理，其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对人事工作中产生的各类信息，特别是对人事工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为企业人事档案工作提供及时高效的服务，以实现档案资源的共享，提高人事档案管理和利用效率。 1、信息全面化 建立人事档案管理系统，可以全面反映一个人各方面的情况。相对固定的一些基本情况，如姓名、性别、 _号、家庭住址和*等，并动态管理学历、工作简历、职务任免、工资、职称、奖惩、保险等情况，将历次变动情况随时在信息系统里反映。在录入信息时把好“入门关”和“更新关”，把记载在案卷里的纸质人事档案信息一一分解，从而形成一份电子化的人事档案。 2、查询快速化 传统的档案查询方式是由管理人员从一本一本的分类目录中，找出所需档案的索引编号，然后根据编号到库房中查找，既费时又费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需在计算机上输入姓名、 _号、档案号等任一字段，便能立刻显示出所需要的人事档案信息，一目了然，无需翻开案卷逐页查找。纸质档案信息化，一方面能够减少纸质案卷因调阅次数频繁而造成的磨损，保护纸质档案，达到长期保存使用的目的；另一方面提高了查询速度，减轻了管理人员的工作量。 3、统计多样化 统计分析工作是人力资源管理工作的重要组成部分，而统计的基本信息人事档案。按照传统的工作策略完成一项统计工作，往往需要投入大量的人力、物力和时间，周期长，过程繁琐，且准确性、时效性差。统计手段的落后直接影响了工作的成效。各种统计资料，用的时候出不来，出来的时候又用不上，制约了人力资源的开发。利用人事档案管理系统的统计功能，能按照年龄、学历、职称、工作单位、政治面貌等多个字段逐个或者综合统计，自动生成各类报表，并可转化成各类图表，提供给各级领导和用人单位分析和决策，提高了人力资源配置的合理性和有效性。 电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。 2、真实性理由 电子档案极易失真。将纸质档案转化为电子档案的操作过程中稍有失误即会导致档案信息失实，电子档案的真实性理由伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后不留痕迹。 3、完整性理由 电子文件、电子档案内容的完整性很难保障：电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。 4、安全性理由 电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“*”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。 1、完善人事档案管理制度是信息化的基础 在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地推动人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。 2、依托专业人才是信息化的有力保证 由传统的档案实体管理转变为信息管理，只靠掌握传统档案管理技能的档案人员是难以适应的。因此，要实现人事档案的信息化管理，企业必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化的最终决定因素是人。人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理员和发布者的角色转换，要提高人事档案管理人员的计算机应用能力，能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。对专业人才的培训主要分为两个方面：一是基础理论和业务技能培训。档案人员应具备扎实的档案学基础理论知识，还应懂得文件与档案的管理原则，熟悉档案工作的规律、分类策略及有关的技术；二是现代化信息技术培训。培训重点应放在数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面。通过培训使档案人员能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，掌握档案管理应用软件的各种功能，成为档案信息化管理的行家里手，确保档案管理系统平稳、正常的运转。只有拥有相应素质的人才，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效地实施档案管理信息化工作，为企业服务。 3、建设人事档案管理系统是信息化的重点 利用计算机技术对人事档案进行信息储存、查找，进而实现网络化管理，是当前人事档案管理信息化的重点。一方面，通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，要求重新设置合理的工作流程，将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。另一方面，档案部门可以将可查阅的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确认就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息。信息化的档案管理为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。 综上所述，随着