文控作业指导书(A版)

中缅油气管道及云南成品油管道工程中缅油气管道及云南成品油管道工程 第四合同项第四合同项 文控作业指导书文控作业指导书 （A A 版）版） 编号：编号：ZMYQ-GCJL0140-ZY-0001-ZMYQ-GCJL0140-ZY-0001- 版次编制陈建桥日期 2011/10/13 审核日期 A 批准日期 中缅油气管道及云南成品油管道工程 第四合同项监理部 目录目录 1.1. 文件编制基本要求文件编制基本要求 .1 1 1.1 文件基本格式 .1 1.2 文件签发人、签章及文件发出 .2 1.3 文件登记 .2 1.4 文控统计 .2 1.5 各参建单位文件编制要求 .2 1.6 请各参建单位参照本作业指导书，编制本单位文件管理模版。 .2 2.2. 会审会签记录模版会审会签记录模版 .3 3 2.1 会审会签记录模版及使用说明 .3 2.2 会审会签记录模版使用说明 .3 3.03.0 文件传送单模版文件传送单模版.5 5 2.3 文件传送单模版及使用说明 .5 3.3. 会议纪要及相关模版会议纪要及相关模版 .7 7 3.1 例会会议纪要模版及使用说明 .7 3.2 会议纪要签到表模版使用说明 .8 会议主题会议主题: : .8 8 4.4. 通知、指令、请示、报告类文件模版通知、指令、请示、报告类文件模版 .9 9 4.1 通知、指令、请示、报告类文件模版及使用说明 .9 4.2 通知、指令、请示、报告登记表模版及使用说明 .10 5.5. 周、月报使用模版说明周、月报使用模版说明 .1111 5.1 周、月报模版及使用说明 .11 6.6. 检查工作使用模版说明检查工作使用模版说明 .1212 6.1 文控检查表模版及使用说明 .12 6.2 文件控制不合格报告模版及使用说明 .13 6.3 文件处理单 .14 6.4 文件传阅单 .15 6.5 文件处理与传阅模版使用说明 .16 6.6 收文登记表模版 .17 6.7 发文登记表模版 .17 7.7. 文件借阅登记表文件借阅登记表 .1818 文控作业指导书 第 1 页 共 20 页 1. 文件编制基本要求文件编制基本要求 1.1 文件基本格式 文档边距：上 3cm，下 2.8cm，左 2.5cm,右 2.0cm，页眉 2.4cm、页脚 2cm。 文件模板：由本手册确定，新增内容，应更新本手册。 文控编号：文件控制需要而设置的编码，由文控信息部负责登记、编码。 文件签发：由总监/总监代表签发。 文件标题：正文前的文件标题名称，采用“关于 XXXX 的通知” 等方式表式，三号 加粗黑体，段前间距 0.5 行，行间距 1.5 倍行，段后间距：0 行。 表格中的文字及正文内容原则上： 汉字：采用四号宋体。 数字、英文：采用四号 Times New Roman。 文字行间距： 1.5 倍行，段落间距：0 行。 日期：采用小四号“2011-10-25”方式表式。 段落标题：采用四号加粗宋体。 文件附件：附件加在正文之后，附件名称必须与文件中附件名称的内容完全一致，不 加书名号。 页眉：首页无页眉，次页设置页眉。页眉形式如下： 中缅油气管道及云南成品油管道工程第四合同项监理部中缅油气管道及云南成品油管道工程第四合同项监理部 页脚：首页、次页均设置页脚，页脚形式如下： 地址：广西壮族自治区柳州市东环路 298 号东园宾馆 邮编： 电话：0772- 传真：0772- 第 1 页共 20 页 抄报/抄送：需业主知情的事项和施工监理负责现场监督的事项，在文件发送有关单 位的同时，向业主报告通知施工监理。 文控信息部同时保存电子和纸质两种形式的文件。 项目部名称（宋体五号字加 粗） 小五号宋体 文控作业指导书 第 2 页 共 18 页 在文件发出前，由文控信息部负责对文件的要素、文字、边距进行检查验收，合格后 方能发送。 1.2 文件签发人、签章及文件发出 文件的签发应该由该单位的法定代表人（项目总监/项目副总监）签发，在遇特殊情 况下（该项目总监不在） ，该单位要提前以文件形式上报（下达）领导层（下级） ，通知 签发人的变更，以便各级单位文件能正常流转。 需签章的文件加盖公章后，才能发送。 文件签章：正文之后加盖项目部公章，公章内容要上报监理部审批，公章由文控信 息部负责保管，加盖公章时，应填写加盖公章登记表。 文件发出：在信息平台发送文件前要将文件转换成 PDF 格式或将文档加密，目的是 保证文件的完整性及有效性。 1.3 文件登记 登记表：是文控信息部的文件管理台帐。 格式要求：标题文字采用三号黑体，表内文字采用五号宋体，段落中文字行间距为 1.5 倍行距，段前、段后为 0 行。 登记人：由文控信息部指定。 1.4 文控统计 适用范围：用于各种报表、汇报以及绩效评价 时段：会议纪要，通知、指令、请示、报告完成情况的统计时段，根据报告期或汇 报期决定，文控信息部每周更新一次，并作为周、月报的一项内容。 统计人：由文控信息部负责派遣 内部文件传阅 内部文件由文控信息部建立统一的电子文档目录，供监理部人员查阅和使用。 1.5 各参建单位文件编制要求 1.6 请各参建单位参照本作业指导书，编制本单位文件管理模版。 文控作业指导书 第 3 页 共 20 页 2. 会审会签记录模版会审会签记录模版 2.1 会审会签记录模版及使用说明 文件会审会签记录文件会审会签记录 文件题名记录人 文控编号日期 主持部门主持人 会审会签意见会审会签意见 正文 部门参加人部门参加人 2.2 会审会签记录模版使用说明 适用范围：内部文件（管理文件、会议纪要、周报、月报、有关通知、指令、请示、 报告等）涉及多部门审查会签时采用。 文件题名：与会审会签的原文件同名。 文控编号：与会审会签的原文件同号。 主持部门：由文件编制组织部门负责。 会审会签意见：由主持部门负责填写，并根据参加部门提出的意见修改原文件。 会审会签：会审工作完成后，参加会审的部门、参加人在会审会签记录上签字。 文件编写部门在提交项目总监、副总监审查、签发时，应附文件会审会签记录。 会审会签记录与修改后的正式文件一并保存，附于文件之后，以备过程审计与核查， 项目部名称 文控作业指导书 第 4 页 共 18 页 文件归档时，此文件撤销，只归档正式文件，正式发送的文件，也不附会审会签记录 注明：进行文件会审会签记录的文件要有文件台帐登记，这是过程审计与核查的必 查内容，目的是考查文件管理的规范性，具体台帐格式如下： 审批类文件登记表审批类文件登记表 序号文控编号文件题名责任部门接收日期审查完成日期备注 适用范围：文控信息部的文件登记管理台帐，主要包括程序、作业文件等一系列审 批类文件，不局限于此。 文控编号：与会审会签原文件同号。 文件题名：与会审会签原文件同名。 责任部门：指进行文件审核的该部门。 接收日期：文件接收的当日，应予以登记。 审查完成日期：文件进行审查完毕的日期，应予以登记。 备注：标明文件是否合格，是否进行了会审会签记录,应予以登记。 审查文件登记表是过程审计与核查的必查内容，目的是考查文件管理的规范性。 文控作业指导书 第 5 页 共 20 页 3.0 文件传送单模版文件传送单模版 2.3 文件传送单模版及使用说明 文件传送单文件传送单 文件名称： 日 期： 编 号： 收件单位： 收件人： 以下文件传送你处： 报表 印刷品 规划 组织设计 方案 信件副本 命令变更 图纸 管理文件 规范 附件 份数说 明 备注： 文件传送用于： 用于批准 批准 供你使用 批准但要按注释修改 按要求执行 返回并更正 请审阅、批示 抄 送： 发件人： 请在下面签名（复印后）并将本页返回 签 名： 文控作业指导书 第 6 页 共 18 页 适用范围：一般用于印刷品文件（纸质版）的传送。 文控编号：与被传送的原文件同号。 文件题名：与被传送的原文件同名。 文件传送单回执：文件传送单与回执一交保存，以便过程审计和核查。 文控作业指导书 第 7 页 共 20 页 3. 会议纪要及相关模版会议纪要及相关模版 3.1 例会会议纪要模版及使用说明 会 议 纪 要 2011 年第一期 会议内容：会议内容： 1、正文（领导讲话的核心内容和要求，总体工作进展情况，项目管理理 念等会议纪要必须编写的内容） 议决事项：议决事项： 1、正文（会议达成一致意见的事项或确定的工作安排，会议纪要必须编 写的内容） 2、正文 会议公告：会议公告： 1、正文（有关通知、警示，不符合项通告等，有内容时编写，无内容时， 删除此项） 2、正文 3、正文 落款单位 XXXX 年 XX 月 XX 日 主 送： 抄 送： 印发日期：XXXX 年 XX 月 XX 日 共印 份 文件编码： 会议主题： 会议时间： 会议地点： 会议主持： 参加人员： 整 理 人： 签 发： 文控作业指导书 第 8 页 共 18 页 例会会议纪要由文控信息部拟稿，并由文控信息部负责处理发送。 会议纪要只采用电子文件或传真文件形式发送，优先采用电子文件。 3.2 会议纪要签到表模版使用说明 会议签到表 会议名称：例会为第 XX 次例会，专题会议直接填写专题会议名称 会议签到表：与会议纪要一并保存，供过程审计与核查时使用，文件归档时，只保 留会议纪要，会议签到表应撤销。 其中，在会议纪要发出后，各相关单位要根据会议纪要议决事项进行落实，且将落 实情况据节点时间以公文形式回复，未落实完毕的需对该项说明未完成原因，且制定完 成计划及时间节点，直至整个纪要议决事项完毕，纪要闭合。 专题会议纪要由召集会议的部门拟稿及落实，由总监或总监代表签发。 其他内容见例会会议纪要相关模版使用说明。 会议地点会议地点:会议日期：会议日期： 会议主题会议主题: 参会单位参会单位姓名姓名职务职务/职称职称联系电话联系电话 文控作业指导书 第 9 页 共 18 页 4. 通知、指令、请示、报告类文件模版通知、指令、请示、报告类文件模版 4.1 通知、指令、请示、报告类文件模版及使用说明 通 知 收件单位： 文件编码： 收 件 人：发 件 人： 抄 送：签 发： 传 真：页 数： 电 话： 日 期： 其其其其其其其其其其其其其 文件题名文件题名 此文档模版适用于项目部发送通知、指令，报送请示、报告类文件时使用。 发件人：是指文件的提出人或拟稿人。 部 门：是指组织机构图中所设置的部门。 收件人：是指收件人或对方规定的文件接收人。 收件单位：是指工作界面中规定的接收单位。 页：采用数字，注明总页数。 处理标识：对收文单位的处理要求是指直接负责文件处理的一方，处理状态不针对 抄报/抄送单位。处理状态的确定主要依据文控编码细则确定。 落款： 单位名称（四号黑体字） XXXX 年 XX 月 XX 日（四号黑体字） 完成日期：由责任人落实完成后，通知文控信息部，统计人负责应当日更新。 文控作业指导书 第 10 页 共 20 页 4.2 通知、指令、请示、报告登记表模版及使用说明 通知、指令、请示、报告或会议纪要登记表通知、指令、请示、报告或会议纪要登记表 序号文控编号文件题名责任部门责任人发送日期回复/批复文件编号回复/批复回复/批复日期 是/否 是/否 是/否 是/否 适用范围：文控信息部的文件登记管理台帐。 文控编号：与发送文件同号。 文件题名：与发送文件同名。 责任部门：文件拟稿和负责监督落实的部门。 责任人：负责监督落实的人员。 发送日期：文件发送的当日，应予以登记。 回复/批复文件编号：注明对该文件的回复/批复文件的编号，以便查找，且文件闭合。 回复/批复：注明该文件发出后，是否要求对方予以回复或批复。此项内容是过程审计与核查的一个控制点，目的是确保正确履行职 责。 回复/批复日期：需要回复或批复时，回复或批复完成日期，根据收文处理意见确定。 文控作业指导书 第 11 页 共 20 页 5. 周、月报使用模版说明周、月报使用模版说明 5.1 周、月报模版及使用说明 工工 程程 周（月）报周（月）报 编号： x 年 x 月 x 日x 月 x 日 第第 XXXXXX 期期 编制人：编制人： 审核人：审核人： 签发人：签发人： （编制单位）编制单位） 编制日期编制日期 适用范围：用于各项目部编制周报、月报时使用。 编制人：依据程序文件规定或项目经理/副经理指定的编写人员。 部门：主要责任部门或项目总监/副总监指定的部门。 文控编号：根据文控编码手册要求进行编制。 签发：项目经理/副经理签字确认。 文控作业指导书 第 12 页 共 18 页 正文：用于反映本周、本月工程进展情况，本周/月进度、质量、HSE、投资、文控 信息的管理情况及对存在问题的分析，提出建议和下周/月工作重点。 页眉、页脚同通知、指令、请示、报告模版格式。 6. 检查工作使用模版说明检查工作使用模版说明 6.1 文控检查表模版及使用说明 文控检查表文控检查表 文控编号： 检查单位 受检单位 检查内容检查结论备注 1 文控机构、文控人员落实情况是否 2 与外部单位的通讯网络建立情况是否 3 文件控制编码编写是否合理是否 4 文件的签发、盖章是否规范是否 5 收发文登记记录是否及时、有无遗漏是否 6 文件的处理是否规范是否 7 文件的归档是否及时、规范是否 8 文件的借阅是否规范、登记齐全是否 9 文件销毁是否遵循程序是否 10 文件的状态掌握是否清晰是否 综合评价： 检查参加人： 受检单位代表： 检查组代表： 备 注： 文控作业指导书 第 13 页 共 18 页 适用范围：监理部开展专项检查、过程核查和审计工作计划时使用。 文控编号：根据文控编码手册要求进行编制。 受检单位代表：项目总监/副总监签字确认。 6.2 文件控制不合格报告模版及使用说明 文件控制不合格报告文件控制不合格报告 文控编号： 检查 单位 受检 单位 不合格性质及内容 文件控制的合格性： 不合格 严重不合格 不合格详细内容： 1、 2、 3、 检查员： 日 期： 需要整改的内容： 不合格的继续和终止 原因分析：纠正措施计划： 1、1、 2、2、 3、3、 以上措施计划，于 年 月 日前完成。 受检单位代表： 检查员认可： 年 月 日 纠正措施验证： 检查员： 年 月 日 文控作业指导书 第 14 页 共 18 页 适用范围：监理部开展专项检查、过程核查和审计总结报告时使用。 文控编号：根据文控编码手册要求进行编制。与检查工作计划的编码应相关联。 签字：项目总监/副总监签字确认。当需进行处理时，采用“通知、指令、请示、报 告”模版。文件处理与传阅单 6.3 文件处理单 文件处理单文件处理单 收（发）文日 期 份数急件 来 源 编 码 文件主题 处理意见 主管领导批示 处理结果 备 注 文控作业指导书 第 15 页 共 20 页 6.4 文件传阅单 文件传阅单文件传阅单 文件名称 来文单位日期 传阅部门/职务负责人（请签名确定已阅） 总 监 副 总 监 QHSE 部 技术部 控制部 文控行政部 其 它 注：请最后一位传阅者将文件交文控部 文控作业指导书 第 16 页 共 18 页 6.5文件处理与传阅模版使用说明 签收人：在收到文件的 15 分钟之内，根据收到文件的性质，需要处理的文件，填写文件 处理单；收到的会议纪要、周报、月报等文件，填写文件传阅单。 收文日期：由签收人填写签收文件的日期。 终止日期：被处理文件处理终止日期。 文件来源：首次来文的单位，应填写单位全称，并在（）内填写简称，以后收文时，可 填写简称。 文件题名：与被处理、被传阅文件一致。 文控编号：与被处理、被传阅文件一致。 处理意见：文件处理单，由文控信息部负责人根据监理部工作安排和相关性信息，提出 初步处理意见后，由主管领导批示，若领导不在时，可将其文件交到分管部 门负责人处理，并在此