会计电算化全套课件162P

第一章计算机会计概论,本章作为全书的入门篇，简要地介绍了计算机会计的基本概念，数据、信息、信息系统、会计信息系统等；计算机会计的含义；计算机会计的意义和任务；分析了计算机会计与手工会计的异同及计算机会计的发展趋势。学完本章，读者应对计算机会计有一个总体的认识和了解。本章共四节：第一节计算机会计的基本概念第二节计算机会计的意义和任务第三节计算机会计和手工会计的比较第四节计算机会计产生与发展趋势,一、会计数据二、会计信息三、会计信息系统四、会计信息处理五、会计信息处理技术六、会计电算化与计算机会计七、计算机会计对会计工作的影响,第一节计算机会计的基本概念,第一节计算机会计的基本概念,一、会计数据（）数据1.定义数据是人们反映客观世界而记录下来的可以识别的有特定含义（如表现国家经济发展规模的GDP）的语言符号。数据不仅仅指数字，还包括文字、图表及图像、声音、特殊符号等等。2.数据应包括两方面的内容：其一是对客观事物属性的反映其二是用于记录数据的符号,第一节计算机会计的基本概念,(二）会计数据会计数据是指反映会计主体的资金筹集、资金投放、资金运营、资金退出、资金收回和资金分配等等经济活动的数据。一般来说，会计数据分散在各种凭证和账簿中，会计人员还不能直接根据会计数据做出正确的决策，会计人员需要根据决策的目的和要求，对会计数据进行加工处理，生成对决策有用的会计信息。,第一节计算机会计的基本概念,二、会计信息（一）信息1.定义信息是指经过加工后的数据，它对接受者或使用者有用，对使用者的决策或行为具有现实的或潜在的价值。2.数据与信息的关系信息与数据的关系可描述为下图,第一节计算机会计的基本概念,（二）会计信息会计信息与会计数据是既有紧密联系又有着本质区别的两个概念。会计信息是人们通过对会计数据的加工处理而生成的，会计数据只有按照使用者的要求和目的进行加工处理，变成会计信息后才能满足管理者对经济活动进行规划、决策、控制等管理活动的需要。,第一节计算机会计的基本概念,（三）会计信息特征1会计信息必须具有目的性和有用性2会计信息是以货币计量为主的经济管理信息3会计信息具有较强的规范性4会计信息具有时效性5会计信息应用具有广泛性6会计信息具有连续性7会计信息具有同质性和系统性8会计信息具有可传递性,第一节计算机会计的基本概念,三、会计信息系统（一）系统的含义1.定义系统是指由若干个具有相对独立功能的部分（或要素）组成，各部分（或要素）之间相互联系、相互影响，共同实现系统总目标的一个有机的整体。2.系统的五个基本组成元素根据系统原理，系统由输入、处理、输出、反馈和控制五个基本元素（要素）组成。,第一节计算机会计的基本概念,（二）系统的分类1按系统构成要素分类2按系统形成过程分类3按系统与环境的关系分类4按系统的时变性来分类5按系统的管理层次来分类,第一节计算机会计的基本概念,（三）会计信息系统的含义会计信息系统是对反映企业经济活动的会计资料、会计信息进行收集、加工、分类、计算、存储、传递、报告，为企业经营决策和管理控制提供信息支持服务的管理系统。会计作为一个信息系统，其目标是向利害攸关的有关各方报告企业或其他会计主体的以财务信息为主的经济信息。经济业务发生时，填制和审核会计凭证，这是会计资料的收集；设置账户、复式记账、登记账簿则是对会计资料的加工、分类、存储；成本计算则是对会计信息的计算和深加工；编制会计报表是对会计信息的汇总、传递和报告。,第一节计算机会计的基本概念,（四）会计信息系统的基本特征l目的性2层次性3整体性4相关性5适应性,第一节计算机会计的基本概念,（五）会计信息系统的基本构成从会计信息系统的基本内容来看，可分为：处理会计凭证和账簿的账务处理子系统、对内对外报告财务状况的会计报表子系统以及进行业务处理与核算的业务核算与管理子系统。业务核算与管理子系统按其处理业务内容的不同可分为：处理固定资产业务的固定资产子系统、处理会计出纳业务的出纳管理子系统、处理工资数据的工资管理子系统、处理成本数据的成本管理子系统、处理存货采购与付款情况及存货结存情况业务的存货及应付款子系统、处理产品销售与货款回收情况的销售及应收款子系统等。,第一节计算机会计的基本概念,四、会计信息处理（一）会计信息处理的要求会计信息处理过程是会计数据收集、加工和报告的过程，必须符合我国会计法、会计准则和会计制度等规范的要求。此外，在会计信息处理过程中还特别强调以下几点：1、正确性2、有用性3、及时性4、效益性,第一节计算机会计的基本概念,（二）会计信息处理的方式1、会计数据收集2、会计数据加工3、会计信息传递4、会计信息存储5、会计信息检索,第一节计算机会计的基本概念,（三）会计数据处理的特点1、对大量的会计数据进行重复处理。2、对会计原始数据进行简单的算术或逻辑判断。3、由于数据的分类、汇总、合并、整理等问题较多，故会计数据结构较复杂，需要对会计数据进行严密的管理。4、会计数据处理的过程和结果，要有一定的可审计性，要保留有一定的审计线索。5、会计数据的安全、正确要求高，要通过一定的手段，保证会计数据的安全、可靠、正确。6、会计信息处理的结果往往需要以文档资料方式加以保护。,第一节计算机会计的基本概念,五、会计信息处理技术（一）手工操作技术（二）机械化操作技术（三）电算化操作技术,第一节计算机会计的基本概念,六、会计电算化与计算机会计“会计电算化”的含义有两层：狭义的会计电算化是指电子计算机技术在会计业务处理中应用的过程；广义的会计电算化是指与电子计算机技术在会计工作中应用有关的所有工作，也可以称之为“计算机会计工作”。,第一节计算机会计的基本概念,七、计算机会计对会计工作的影响（一）改变会计信息系统处理数据的方法（二）改变会计信息的质量（三）改变会计档案的保管形式（四）改变会计内部的控制方法和技术（五）改变财会人员工作的职能和分工（六）改变了会计信息质量的影响因素,第二节计算机会计的意义和任务,一、计算机会计的意义二、计算机会计的任务,第二节计算机会计的意义和任务,一、计算机会计的意义（一）减轻会计人员的劳动强度，提高会计工作效率（二）提高会计数据处理的及时性、准确性和经济性（三）促进会计工作规范化，提高会计工作质量（四）促进会计工作职能的转变（五）促进会计人员素质的提高（六）为整个管理工作现代化奠定基础（七）促进会计理论研究和会计实务的不断发展，推动会计管理制度的改革,第二节计算机会计的意义和任务,二、计算机会计的任务（一）通过核算手段的计算机化，使广大财会人员从严重的手工操作中解放出来，参与经营决策（二）通过采用计算机会计，更为及时、精确、灵活、有效地利用会计信息，为会计参与经营、参与决策提供坚实的基础（三）通过计算机会计，推动会计由核算型向管理型转变（四）通过计算机会计，促进微观管理和宏观管理的现代化,第三节计算机会计和手工会计的比较,一、计算机会计和手工会计的共同点二、计算机会计和手工会计的区别,第三节计算机会计和手工会计的比较,一、计算机会计和手工会计的共同点（一）系统目标一致（二）都要遵循基本的会计理论和会对方法（三）都要共同遵守会计法规和会计准则（四）会计基本工作要求相同（五）都必须保存会计档案,第三节计算机会计和手工会计的比较,二、计算机会计和手工会计的区别（一）运算工具不同（二）会计数据与信息的载体不同（三）数据处理速度、准确性与深度开发利用不同（四）簿记规则与更正错误的方法不同（五）账务处理程序不同（六）账户设置和账簿登记方法不同（七）会计工作的组织体制不同（八）财会人员的素质不同。（九）内部控制制度不同（十）信息系统的设计方法不同,第四节计算机会计产生与发展趋势,一、计算机会计产生二、会计软件的发展趋势三、MRPII制造资源规划四、ERP企业资源规划,第四节计算机会计产生与发展趋势,一、计算机会计产生（一）国外计算机会计的基本情况（二）我国计算机会计的发展历程1、缓慢发展阶段（1983年以前）2、自发发展阶段（1983年1986年）3、有组织、有计划发展的阶段（1986年至今）,第四节计算机会计产生与发展趋势,二、会计软件的发展趋势（一）会计软件由核算型向管理型发展1、管理的层次2、管理型会计软件3、管理型会计软件与管理信息系统（MIS）（二）会计软件由封闭型向开放型发展1、广域化2、一体化（三）会计软件由手工型向智能型发展,第四节计算机会计产生与发展趋势,三、MRPII制造资源规划（一）MRPII制造资源规划简介1、MRPII的基本思想2、MRPII软件取得的效益（1）库存下降；（2）延期交货减少；（3）采购提前期缩短，费用节省；（4）停工待料减少；（5）制造成本降低；（6）管理水平提高。（二）制造资源规划在企业生产过程中的应用,第四节计算机会计产生与发展趋势,四、ERP企业资源规划（一）ERP企业资源规划的由来（二）企业资源规划的发展方向1、ERP功能的扩展2、向Intranet、Web转移3、新的模块化软件（三）企业资源规划在我国计算机会计中的应用,第二章会计信息系统的结构,通过本章的学习，要求学生能够了解会计信息系统各个应用层次的特点，了解会计信息系统的基本物理结构和逻辑结构，初步了解会计信息系统中各个子系统之间的数据关系。第一节会计信息系统的应用层次第二节会计信息系统的结构第三节会计信息系统各职能子系统的关系,第一节会计信息系统的应用层次,一、核算型会计信息系统二、管理型会计信息系统三、决策支持型会计信息系统,第一节会计信息系统的应用层次,（一）核算型会计信息系统的概念核算型会计信息系统，是指利用电子计算机对会计业务数据进行一般意义上的计算、汇总，以部分代替手工会计工作的会计信息系统。核算型会计信息系统的功能较少，算法比较简单，人工干预较多，对信息的处理处于一种粗加工的技术水平，是会计信息系统的初级应用层次。我国早期开发的会计信息系统多属于这一应用层次。,第一节会计信息系统的应用层次,（二）核算型会计信息系统的特点1、核算型会计信息系统只是一种用于会计业务核算的简单的计算工具。2、核算型会计信息系统的功能比较单一。3、核算型会计信息系统所提供的会计信息往往是单方面的。,第一节会计信息系统的应用层次,（一）管理型会计信息系统的概念管理型会计信息系统是一个比较完善的会计信息系统，它充分应用了系统论、会计学、管理科学、信息科学的理论和处理技术，对会计业务的处理更全面、更科学，所提供的管理信息更详实。这一应用层次的会计信息系统，除具备核算型会计信息系统的全部功能以外，更多地将财务管理的方法和技术融入其中。,第一节会计信息系统的应用层次,（二）管理型会计信息系统的特点1、管理型会计信息系统的建设有科学的理论指导。2、管理型会计信息系统的功能更完善。3、管理型会计信息系统的稳定性更好，安全性更高。4、管理型会计信息系统所提供的会计信息更全面。5、管理型会计信息系统具备一定的预测、控制功能和初步的分析能力。,第一节会计信息系统的应用层次,（一）决策支持型会计信息系统的概念决策支持型会计信息系统是会计信息系统的最高应用层次，其除具备信息管理层次系统的全部功能之外，还具有相当强的环境适应能力，是一种智能化的会计信息系统。它甚至可以应用数学模型对系统的内部信息和外部信息进行综合分析，为决策人员提供相关决策的参考方案，用以解决半结构化的决策问题。,第一节会计信息系统的应用层次,（二）决策支持型会计信息系统的特点1、决策支持型会计信息系统可以辅助决策者解决决策中的半结构化问题。2、决策支持型会计信息系统的智能化程度更高。,第二节会计信息系统的结构,一、会计信息系统的物理结构二、会计信息系统的职能结构,第二节会计信息系统的结构,一、会计信息系统的物理结构（一）计算机系统1、计算机硬件系统2、计算机软件系统（二）会计信息资源（三）系统用户,第二节会计信息系统的结构,二、会计信息系统的职能结构（一）会计信息系统职能结构的概念会计信息系统的职能结构是从会计信息系统的总体功能出发，根据业务处理的特点和要求，对各子系统的功能及其在系统中所处的位置进行划分和界定的一种静态的功能结构。,第二节会计信息系统的结构,（二）会计信息系统职能结构的特点1、会计信息系统的职能结构具有明显的行业特点。2、会计信息系统的职能结构主要根据财务人员的岗位特点进行子系统的功能划分。3、会计信息系统的职能结构以账务处理子系统为中心，其他子系统的划分围绕该子系统展开。4、会计信息系统中各职能子系统在功能上具有相对的独立性，但总体目标是一致的。,第二节会计信息系统的结构,（三）会计信息系统职能子系统的划分1、账务处理系统：完成日常的账务处理工作，输出各种财务账簿。2、报表编制系统：完成各种财务报表的编制工作，实现主要账务报表的自动编制。3、工资核算系统：完成核算单位工作人员工资的计算、发放。个人所得税的计算以及各项费用的计提等。4、固定资产管理系统：完成固定资产的管理，按期计提固定资产的折旧费用。5、采购管理系统。完成采购计划、商品采购以及相关业务的处理，进而完成核算单位采购业务的的核算和管理。,第二节会计信息系统的结构,6、库存管理系统：主要完成对库存商品（商业企业）、库存材料（工业企业）等存货业务的核算和管理。7、销售核算系统：完成销售订单、发货、开票、收款等业务的管理，实现销售业务的核算和分析。8、应收应付款管理系统：完成对核算单位的应收应付款业务的核算和管理。9、成本核算系统：通过对各种生产耗用、费用等成本数据的归集、分配与汇总，完成生产成本的核算，运用相关的数学模型，对生产成本进行预测。10、财务分析系统：根据业务数据，对核算单位的经营情况进行分析，为经营者提供相关的业务信息、管理信息、决策参考信息。,第三节会计信息系统各职能子系统的关系,一、账务处理系统与工资核算系统之间的数据联系二、账务处理系统与固定资产管理系统之间数据联系三、账务处理系统与采购、库存管理系统之间的联系四、账务处理系统与成本核算系统之间的数据联系五、账务处理系统与销售核算系统之间的数据联系六、报表编制系统与各核算子系统的数据联系,第三章会计信息系统开发的一般原理,通过本章的学习，要求学生能够了解会计信息系统开发的基本过程，了解会计信息系统开发中通常所使用的基本设计方法，重点掌握生命周期法中各个开发阶段的工作任务和工作程序，以及系统运行与维护的主要工作内容。第一节会计信息系统开发概述第二节会计信息系统分析第三节会计信息系统设计第四节会计信息系统实施第五节会计信息系统的运行与维护,第一节会计信息系统开发概述,一、会计倍息系统开发的基本要求二、系统开发的基本原则三、会计信息系统的开发方法,一、会计倍息系统开发的基本要求对手工会计进行深入细致的调查。认真分析用户的需求。对系统的规划要有全局观念。系统实施要循序渐进。,第一节会计信息系统开发概述,第一节会计信息系统开发概述,二、系统开发的基本原则坚持系统的观点。普遍性与特殊性相结合。用发展的眼光看待系统开发。,第一节会计信息系统开发概述,三、会计信息系统的开发方法（一）原型设计法原型设计法的概念原型设计法的基本的原理是系统开发者在初步了解用户需求的基础上，构造、设计和开发一个系统初始模型，该模型就称为原形或骨架。用户与开发人员在原型的基础上共同探讨、改进和完善方案，开发人员根据这个方案对原型进行修改，得到新的原型，再去征求用户意见，反复多次直至取得满意的原型为止。,第一节会计信息系统开发概述,原型设计法的特点系统目标容易改变。系统开发周期短。用户参与程度大。系统易于维护。,第一节会计信息系统开发概述,3.原型设计法的设计流程图,第一节会计信息系统开发概述,（二）生命周期法生命周期法的概念生命周期法是把信息系统的开发过程视为一个由系统分析、系统设计、系统实施、系统运行维护等阶段组成的生命周期。生命周期法对系统开发的要求十分严格，每个开发阶段都有着明确的目标与任务，都要形成相应的文档资料以作为下一阶段开发工作的依据。,第一节会计信息系统开发概述,生命周期法的特点采用结构化方法进行系统分析和设计。面向用户观点，注重调查分析。各个开发工作阶段分工严格。系统的开发周期一般较长。系统目标不易改变。,第一节会计信息系统开发概述,(三)两种开发方法的比较原型设计法与生命周期法是目前信息系统开发最为重要的两种开发方法，这两种方法各有其优缺点。原型设计法由于其易于修改和维护的特点，常用于小型系统的开发，而生命周期法由于其严谨的系统设计风格，稳健的系统实施策略，比较适合大中型系统的开发，也是众多开发人员所重点关注的开发方法。,第二节会计信息系统分析,一、会计信息系统的调查二、会计信息系统的分析三、会计信息系统的分析说明书,第二节会计信息系统分析,一、会计信息系统的调查会计信息系统的调查是整个系统开发工作的起点（一）系统的初步调查（二）系统的可行性分析（三）系统的详细调查,第二节会计信息系统分析,二、会计信息系统的分析（一）现行系统的分析和评价（二）用户需求的分析（三）新系统的逻辑模型（四）会计信息系统的功能分析,第二节会计信息系统分析,两种常用系统分析工具：数据流图和数据字典1.数据流图数据流图是采用特定的图形符号反映系统信息的流动、处理、存储情况的流程图，它主要用以描述系统的数据处理过程以及系统内部的各个处理过程之间的联系。数据流程图最为明显的特点是直观，因为它是根据系统的业务流程以图形符号的方式进行描绘而得到的，熟悉业务流程的人员很容易理解。,第二节会计信息系统分析,数据字典数据字典是对数据流图中的数据流和文件的详细描述，是数据流图的一种补充。在数据字典中使用的条目有数据流条目、数据处理条目、数据存储文件条目和数据项条目等，这些条目是对数据流图中相关项目的详细描述。,第二节会计信息系统分析,三、会计信息系统的分析说明书系统说明书的组成系统说明书主要由两部分组成：应用说明书和其它说明书。系统说明书的作用它是软件开发人员与用户双方在开发期间共同遵循的“规章制度”。它是软件开发工作的基础。它是系统验收的标准。,第三节会计信息系统设计,一、系统的总体设计二、系统的详细设计,第三节会计信息系统设计,一、系统的总体设计（一）系统的功能模块设计（二）系统的代码设计（三）数据库设计（四）输入输出设计,第三节会计信息系统设计,二、系统的详细设计（一）模块内部算法设计（二）模块间的数据逻辑关系设计（三）模块设计说明书的编写,第四节会计信息系统实施,一、计算机硬件设备的购置二、计算机系统软件的安装与调试三、程序设计四、会计信息系统的测试,第五节会计信息系统的运行与维护,一、基础设施的完善二、系统工作人员的培训三、岗位责任制的建立与各项管理制度的制定四、系统的初始化工作五、试运行和甩掉手工帐,第四章总账子系统,通过本章的学习，要求学生掌握总账系统的结构、数据处理流程、主要的数据文件及文件的设计方法、系统模块的划分、主要模块的功能以及在单位电算化实施过程中各种操作和原理。第一节总账子系统概述及流程分析第二节总账子系统总体结构与主要数据文件设计第三节总账子系初始设置第四节凭证处理第五节账表输出第六节辅助管理一往来、项目、部门核算和管理第七节期末处理,第一节总账子系统概述及流程分析,一、总账子系统的范围及其目标的确定二、总账子系统的特点三、总账子系统手工处理流程分析四、计算机账务数据处理流程五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同,一、总账子系统的范围及其目标的确定,（一）总账子系统范围的确定总账子系统是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表的查询与打印、系统服务和系统管理等账务处理工作。总账子系统包含所有经济业务的会计核算，如采购业务核算、销售业务核算、存货业务核算等，但是如果某单位的某些经济业务比较复杂，如存货核算、销售核算都比按复杂，那么有关存货、销售业务的详细核算和管理放在相应的子系统中进行，其总括核算内容仍然放在总账子系统中进行。,（二）总账子系统的目标,1、及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。2、高效、正确地完成记账等数据处理过程。3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。4、建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。,二、总账子系统的特点,（一）规范性强，一致性好（二）综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用（三）控制要求严格，正确性要求高,三、总账子系统手工处理流程分析,原始凭证,记账凭证,收款凭证,付款凭证,转账凭证,科目汇总表,日记账,明细账,总账,期未处理,编制报表,报表,编制科目汇总表,编制和审核凭证,登记日记账,登记各种明细账,登记总账,流程步骤：,1、根据原始凭证编制记账凭证。2、登记日记账。3、登记各种明细账。4、根据科目汇总表登记总账。5、月未处理。6、编制报表。,（二）手工方式下账务处理形式的缺陷,1、数据大量重复。2、信息提供不及时。3、准确性差。4、工作强度大。,四、计算机账务数据处理流程,（一），总账子系统顶层数据流程图,用户,总账子系统账务处理,会计信息系统其他子系统,（二）总账子系统中间层数据流程图,流程说明：,1、用户将本单位的基础会计信息通过初始化送入计算机，并保存在相应的数据文件中；2、由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭证，输入的凭证经检查无误后，写入临时凭证文件，或者期未通过自动转账生成机制凭证传入临时凭证文件；3、对录入的凭证进行审核和登账，对审核通过的凭证进行登账处理，对审出错的凭证返回，由录入会计进行修改后再审核；登账一方面将当前凭证改为已登账凭证，另一方面将凭证逐笔的发生额写入余额文件，记入夏天应账户的余额和发生额；4、会计期末，自动进行期末处理，并自动生成记账凭证传入凭证文件；5、根据余额文件中余额和发生额及凭证文件生成日记账、明细账及总账；6、根据余额文件中的余额及发生额生成各种会计报表。,五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同,（一）、相同之处计算机方式和手工方式下账务处理流程的最终结果都是账簿和报表，处理过程都是实现了从凭证到账簿，从账簿到报表的全过程。（二）、不同之处1、数据处理的起点与终点不同。2、数据处理方式不同。3、数据存储方式不同。4、对账的方式不同。5、会计资料的查询统计方式不同。6、计算机条件下账务处理从高效性、正确性、及时性等方面来看，已经和手工处理产生了根本性的不同，对会计理论和会计实务产生巨大的影响。,第二节总账子系统总体结构与主要数据文件设计,一、总账子系统的功能结构二、会计字典的设计三、总账子系统主要数据文件设计,一、总账子系统的功能结构,总账子系统初始设置凭证处理账簿输出期未管理辅助处理系统服务通过对总账子系统数据处理过程的分析可知，凭证管理、期未处理、账簿输出是总账子系统必备的功能。此外，通用总账子系统的特点又决定了对系统初始设置、系统服务等的要求。近年来，随着会计管理理论的发展和会计实务的需求，总账子系统在上述基本功能的基础上又进一步拓展了辅助核算和管理功能，如往来核算和管理、部门核算和管理、项目核算和管理等。,总账子系统,初始设置,凭证处理,账簿输出,辅助处理,期未处理,系统服务,二、会计字典的设计,（）、会计字典定义会计字典，又称档案（或目录），如科目目录、客户目录、存货目录、部门目录等，是构成计算机会计数据体系框架的基本数据集。这些数据分别存放在相应的数据文件中，是会计信息进行分类的依据。（二）、科目文件设计1、建立科目文件的意义会计科目是会计核算方法之一，它可以分门别类地反映企业经济业务核算资料；为了加强企业宏观与微观经营管理，会计人员可以通过会计科目提供详细、总括的核算信息；会计科目又是企业初始建账的重要环节，为登记账簿，编制财务会计报表奠定基础。,2、会计科目编码设计的目的,（l）保证会计科目的唯一性。用一个代码唯一地标识一个会计科目，可以避免会计科目二义性，保证会计科目的唯一性。（2）简化会计数据的表现形式。对会计科目进行编码后，每个会计科目有唯一的科目编码，用代码表示既可表示会计科目，又可判断科目的属性，如类型（资产、负债等），科目的级别（一级、二级、三级），这样将简化会计数据的表现形式，有利于会计数据的输入、存储和传输。（3）便于对会计数据加工处理。对会计科目进行编码后，计算机可以根据科目编码进行记账、汇总和分类等。（4）便于反映科目间的逻辑关系，便于分类。（5）可以节省存储单元，提高运算速度。,3、会计科目编码方案设计,（l）编码方式会计科目通常采用群码的编码方式，即将会计科目编码分成若干段，每一段有固定的位数，第一段表示一级科目编码，第二段表示二级明细科目编码，以此类推，每一段按照一定的标准顺序排列。（2）科目编码体系设计会计科目编码体系是指单位内所使用的每一个会计科目都规定一个代码而构成的代码组。科目编码体系设计是指按照有关规定如何确定单位内所使用科目的代码组。会计科目编码体系的设计首先要遵循会计制度的规定，即一级科目编码要按照会计制度的规定设置，也应意味着一级科目编码不存在编码设计问题，因为财政部在制定相应的会计制度时，对一级科目都已经规定了代码。科目编码体系的设计实际上就是明细科目编码的设计。,（3）科目编码结构科目编码结构指会计科目编码各级长度的构成。一般说来，每一个会计科目的代码按照其级别可分为若干段（如一级科目分一段，二级科目分两段，三级科目分三段等），每一段有几位，这种一个科目编码分几段，各段的长度就构成了此科目的结构。系统在设计时可以将所有科目结构设计为相同，也可设计为不同。这种在系统中具有相同科目结构的称为固定科目结构，而各科目允许有不同结构的称为变动结构。（4）明细科目编码设计因为一级科目在相应的会计制度中已有明确规定，因此科目编码的设计，实质上是明细科目编码的设计。,（5）、科目编码方法（1）顺序编码，是按编码对象顺序排列进行编号的一种方法。（2）位数编码，是将编码的每一位或几位赋予一定的含义进行编号的一种方法。在编码时，从最高位开始，每一位或几位分别代表不同的分类。（3）分组编码，是按数字顺序分组表示某一项目的不同类别进行编号的一种方法。五、科目编码设计的基本原则（1）规定性原则（2）层次性原则（3）一致性原则（4）简短性原则（5）扩展性原则,三、总账子系统主要数据文件设计,计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必须存放在计算机存储器中，在存储器上，各种数据均以文件（域数据文件）的形式存放。（一）余额及发生额文件1、余额及发生额文件的作用一是记录各个会计时期、各个会计账户的期初余额、期末余额、借方发生额、贷方发生额等内容；二是在生成账簿时，系统自动从此文件及凭证文件中提取相应的数据，进行加工组织，产生相应的账簿；三是为编制会计报表、财务分析、领导查询提供相应的数据。,2、余额及发生额文件设计方案一,3、余额及发生额文件结构设计方案二,4、余额及发生额文件结构设计方案三,（二）临时凭证文件的设计,1、临时凭证文件的作用临时凭证文件顾名思义是用来临时存储未记账的所有凭证，记录在一定时间内所发生的各项经济业务的文件。临时凭证文件应该反映账务处理所需要的全部内容，不仅包括记账凭证本身要求的内容，如日期、凭证号、摘要、会计科目、金额等，还要包括计算机进行数据处理时所需要的各种标识，以及反映各种数据记录内部控制方面的内容。,2、临时凭证文件结构设计方案一,3、临时凭证文件结构设计方案二,4、临时凭证文件结构设计方案三,5、凭证文件结构设计方案临时凭证文件与正式凭证文件没有什么区别，特别是在结构上没有什么区别，唯一的区别是一个保存的是未审核凭证，一个保存的是已审核登账的凭证，为什么不能合并呢？可以合并，但在凭证文件中需增加一个字段来区分这些凭证，一般，我们把这个字段称作“审核标志”字段。（三）总帐子系统中其他数据库文件1.帐套参数数据库文件2.科目数据库文件3.记帐凭证数据库文件4.科目汇总数据库文件,第三节总账子系初始设置,总账子系统是一个通用性很强的系统，为了使其能够在各行各业应用，设计时重点应考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。到具体单位使用时，就要根据本单位的业务属性进行具体设置，这种设置工作称之为初始设置工作。一、设置账套二、科目代码设置三、录入余额四、其他设置,一、设置账套,设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。总账子系统的核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件。一般单位只有一套账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的定义。（）账套系统参数定义的内容账套参数定义的内容主要包括：账套代码、账套名称（单位名称）、企业性质、会计科目编码方式（即各级科目的编码位长、位数及科目级数）、启用日期、记账本位币、会计主管姓名等。（二）凭证参数设置凭证参数设置模块的主要用于设置、修改凭证有关的参数设置。（三）帐簿参数设置帐簿参数设置模块主要用于设置、修改帐薄有关的参数设置。帐薄包含明细帐每页打印行数、帐簿是否连续打印、明细帐排列顺序三个选择项。,二、科目代码设置,科目设置模块的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设立的结果保存在科目文件或汇总文件中，实现对会计科目的管理。（）、科目设置基本内容科目代码、科目名称、科目别名、借贷方向、科目类型、现金流入性质、现金流出性质、外币核算、数量金额核算、辅助核算。,（二）科目编码方案-部门辅助核算方案,案例：假设某单位采用群码对其科目进行编码，且科目编码方案为：3-2-3-3的四级结构，科目代码设计举例如下：科目代码科目名称5502管理费用550201管理费用-一部550201001管理费用-一部-办公费550201001001管理费用-一部-办公费-一组550201001001管理费用-一部-办公费-二组550201管理费用-一部550201001管理费用-一部-差旅费550201001001管理费用-一部-差旅费-一组550201001001管理费用-一部-差旅费-二组550202管理费用-一部550202001管理费用-一部-办公费550202001001管理费用-一部-办公费-一组550202001001管理费用-一部-办公费-二组550202管理费用-一部550202001管理费用-一部-差旅费550202001001管理费用-一部-差旅费-一组550202001001管理费用-一部-差旅费-二组,如果该单位有10个部门，每个部门又分5个组，管理费用有10种，那么，5502管理费用下面就有500个会计科目。因此，完全用组合编码的方法并不理想。此外，如果想知道管理费用下办公费用总额或差旅费总额，这种方案却不能直接得到。计算机快速处理数据的特性，为会计核算实现交叉立体核算提供了可能，将需要按部门辅助核算设置为“部门核算”，然后将部门和组代码从科目代码中剥离出来，在部门档案设置模块中建立部门的资料，在科目设置时，只对费用进行编码，即：科目代码科目名称辅助核算5502管理费用部门核算550201管理费用-办公费部门核算550202管理费用-差旅费部门核算550203管理费用-保管费部门核算550204管理引用-业务招待费部门核算这样科目数大人减少，同时在凭证录入等数据处理过程中，只要根据5502辅助核算的内容，便可以完成对相应部门的有关费用处理。,三、录入余额,录入余额模块的功能是将手工账簿各科目的余额录入计算机中，以保证手工账簿和计算机账簿内容的连续性和继承性，并将初始余额保存在余额及发生文件中。在所有余额装完之后，应该由计算机自动进行试算平衡。在进行平衡检查时，有以下几类平衡公式：平衡公式一：资产=负债+所有者权益+（收入一费用）平衡公式二：总账借方余额=下属各明细科目借方余额之和总账贷方余额=下属各明细科目贷方余额之和总账借方发生额=下属各明细科目借方发生额之和总账借方发生额=下属各明细科目贷方发生额之和平衡公式三：全部借方余额合计=全部贷方余额合计全部借方发生额合计=全部贷方发生额合计只有平衡检查、较验后，才能表示所装余额正确无误。,四、其他设置,（）、操作人员与权限设置给每个财会人员设置一定的权限，明确每个财会人员的权限和职责，避免与业务无关的人员和防止无权限的人员对系统进行非法操作。这样使会计信息系统在有效地控制下能够正常运行，严格执行内部控制制度，保证系统的安全性和会计信息的保密性。（二）凭证类型设置财会人员可以根据需要设置适合自身业务特点的凭证类型，如收款、付款、转账三类凭证；现收、现付、银收、银付、转账五类凭证类型等等。（三）汇率管理汇率管理模块的功能是专为外币辅助核算服务的。（四）结算方式设置结算方式是指企业经营过程中使用的收款及付款结算，如电汇、信汇、支票等结算方式。,第四节凭证处理,凭证处理模块的功能主要是完成对凭证的日常处理工作。一、凭证录入二、凭证汇总三、凭证目录四、凭证处理五、凭证记账,一、凭证录入,（一）在凭证录入过程中模块将完成以下任务：一是对数据的正确性进行检查，如日期的合法性、会计科目的正确性、凭证编号的重复性等进行检查；二是对数据的平衡性进行检查，如录入的凭证借贷方是否平衡；三是将录入的人员记入到期凭证中，以明确责任；四是对录入的数据保存到凭证文件中。,（二）、辅助核算和管理数据的输入,在科目设置时，为了满足辅助核算和管理的需要，必须给一些科目设置属性，如“对账”、“外币”、”数量”、“单位往来”、“项目核算”、“个人往来”、“部门核算”等。在输入过程中，凡是涉及到这些科目的分录，在输入完会计科目后，系统自动根据该科目的属性提示并要求录入人员输入不同辅助核算和管理的数据。,（三）、凭证录入模块中的其他功能,财会人员天天要和凭证录入模块打交道，为了提高凭证录入模块的易用性，凭证录入模块还具备以下辅助输入功能。1、科目联机查询功能2、科目汉字辅助录入功能3、辅助码录入功能4、计算器功能5、常用摘要输入功能6、凭证模板功能,二、凭证汇总,在凭证汇总模块中，财务人员输入会计年度和会计期间，选择凭证类型，输入起始凭证号和迄止凭证号，输入币种，在科目级别中选择总帐科目、明细帐科目或明细帐科目包括辅助项目，选择是否包括未记帐凭证。则可预览和打印科目汇总表。,三、凭证目录,凭证目录模块的功能是对凭证按“凭证类型”、“年度”、“月份”进行综合管理。在凭证目录模块中可以增加，删除，修改，打印，预览，查看凭证等。（一）审核凭证功能审核取消审核模块的功能主要是完成对录入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性审核，对审核无误的凭证做标记以示审核通过，如果审核员想取消审核，也可以用该模块完成，即将审核标志改为未审核标志。（二）、凭证审核的方法l、静态屏幕审核法2、二次输入校验法,四、凭证打印,凭证打印模块的功能主要是完成对各种凭证（未审核凭证、已审核记账凭证）的打印。凭证打印的分类：1、凭证即编即打功能提供在输入凭证或查询凭证的同时，打印该张凭证。2、任意打印功能财会人员可以根据以下五类条件进行打印：（1）凭证类型（2）凭证范围（3）期间范围（4）制单人（5）审核人,五、凭证记账,1、记账方式在手工条件下记账工作需要若干财会人员花费很多时间才能完成，在计算机条件下，财会人员只要使用记账模块，记账工作便由计算机自动、准确、高速完成。记账工作可以在编制一张凭证后进行，也可以编制一天的凭证后记一次账，即可一天记数次账，也可以多天记一次账。2、记账处理过程（1）记账凭证的检验（2）科目的存在性和明细性检查（3）保护记账前状态（4）开始记账（5）取“凭证头文件”中当月未审核凭证的第一条记录，如果文件没有结束，继续执行，否则转到（10）步。,（6）根据凭证头文件中取出的记录，在凭证体文件中找到相的体记录，再定位到指定凭证的体记录的第一条未记账记录，如果没有结束，继续执行，否则更新凭证头文件中此凭证的“登账标志”，并转到（5）步。（7）以该条记录中的科目代码为关键字查找在“科目文件”和“余额文件”中相应的记录，更新“余额文件”中的“科目余额”、“发生额”，并逐级更新“余额文件”中该科目的父科目的“科目余额”、“发生额“。如果有辅助核算和管理，那么同时更新“部门、个人、项目”等辅助文件。（8）如果取出记录的辅助核算为“银行账”，则将该记录追加到“单位银行对账文件。（9）更新凭证体文件中当前记录的登账标志，返回（6）步。（10）关闭所有文件，结束记账过程。,第五节账表输出,账务处理的最终目标是产生各种账簿和报表，账表输出模块的功能就是根据企业管理及会计制度要求对账务数据文件进行排序、检索和汇总处理，最后输出所需的账表。在总账子系统中，为了完成账表输出，设置账表输出模块。一、输出日记账二、输出明细账三、输出总账和余额发生额表,一、输出日记账,（）、日记账格式日记账格式基本和手工相似，一般包括普通三栏式日记账、复币式日记账。（二）、日记账输出方式所有每个科目都可以有日记账，同时又有明细账。区别在于重要科目的日记账必须日日打印输出，而其他科目日记账可视需要显示输出或按月、季、年打印输出。（三）日记帐模块的应用进行日记帐查询首先是选择输出的条件：会计年度、会计期间、起始会计科目、迄止会计科目、非明细级科目、包括未记帐凭证，即可输出所需要的日记账,二、输出明细账,（一）、明细账格式明细帐的格式基本与手工帐表相似，主要有三栏式、复币式、数量金额式和多栏式四种形式。（二）、明细帐输出方式由于在计算机条件下随时都可以通过屏幕，高速、准确、方便地查询各种明细帐，因此明细帐即可以按月打印输出，可以按季、按年打印输出。（三）明细帐模块的应用财务人员可以于查询符合条件科目的明细帐，多栏明细帐，数量金额帐，数量金额总帐等。查询条件选择同日记帐查询。还可根据某笔发生额察看相应的会计凭证。,三、输出总账和余额发生额表,输出总账模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期、自动从余额文件中提取数据并输出相应的总账或余额/发生额表。总帐帐模块的应用进行总帐查询首先是选择输出的条件，会计年度、会计期间、起始会计科目/迄止会计科目、币别、非总帐科目、级别，即可输出所需要的总账。,第六节辅助管理一往来、项目、部门核算和管理,一、往来核算与管理二、项目核算与管理三、部门核算与管理,一、往来核算与管理,（一）建立往来核算与管理的意义往来核算和管理包括个人（职工）往来核算。单位往来（客户和供应商）往来核算和管理。个人往来是指企业与单位内部职工发生的往来业务，单位往来是指企业与外单位发生的各种债权债务业务。在实际业务中，往来业务是比较常见的，对于这些往来单位的管理，手工条件采用的方法一般是在科目设置中体现，即一级科目开设往来总账账户，通过二级或三级科目等明细科目开设往来地区、往来客户各类明细账户。其结果是会计科目体系非常庞大，不利于核算和管理。,（二）、往来管理模块的主要功能,l、输入客户代码输入客户代码模块的功能是一输入往来客户的档案。2、往来查询往来查询模块的功能是从屏幕上或打印机中输出各种往来核算与管理的帐表。3、往来核销往来核销模块的功能用于查询与往来客户的往来发生及结余情况并自动或手工勾销“两清”往来账，并且清理往来账。4、科目计息科目计息需模块的功能是根据用户指定计息科目及计息时间和利率，计算机自动得到按积数计算的计息结果。,（三）、实现往来核算和管理的做法,1、在科目设置时，将具体往来单位从科目体系中剥离出来，将剩下的往来辅助核算定义为“往来”，即告诉计算机需要专门的往来核算与管理。2、将具体往来单位从科目体系中剥离出来后，通过“建立客户代码”模块将往来客户信息存放在往来客户代码文件中进行统一管理。3、在输入记账凭证时，遇到辅助核算为“往来核算”的科目时，系统将自动从往来单位通讯录文件中提取往来单位供财会人员选择，并将这些往来业务数据保存在凭证文件中或专门用于往来管理的数据文件中。4、当需要查询、输出各种往来信息时，又可以通过使用往来核算与管理模块来完成。,二、项目核算与管理,（）、项目核算和管理的意义传统会计核算无法满足项目核算和管理的需求。计算机总账子系统中，借助于计算机处理数据的特点，一般都增加项目核算与管理功能模块。通过该功能模块，不仅可方便地实现对成本费用和收入的按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况的管理提供了快速方便的辅助手段。,（二）、项目核算和管理模块的主要功能,1、项目定义项目定义模块是包括定义项目大类、定义具体项目的功能模块。2、项目帐表输出项目账表输出模块的功能是从凭证文件、项目文件等文件中挑选出与项目输出有关的数据，进行加工整理，随时输出各种项目核算与管理所需的帐和表。,（二）、实现项目核算与管理的方法,在科目设置时将需要按项目核算与管理的科目（如费用、成本、收入等）的性质定义为“项目”，将具体项目从科目体系中剥离出来；在项目核算与管理模块中定义项目；在凭证录入时，当凭证辅助核算为“项目”时系统将要求财会人员录入或选择项目代码；记帐后，即可在项目核算与管理模块中查询各种项目核算与管理所需的帐表。,三、部门核算与管理,（一）设置部门核算和管理的意义随着企业规模的扩大，生产经营活动的复杂化、专业化程度愈来愈高，企业中所包含的不同性质的业务活动种类越来越多，所涉及的专业领域越来越广，各种业务的工作量也越来越大。采用这种部门核算和管理方式便于评估各部门的经营和管理绩效，可以促使各个部门更加关注本部门产品的成本和利润。,（二）、部门核算的方法,1、科目设置2、在部门代码设置模块中定义部门3、在输入凭证时，若遇到要求进行部门核算和管理的业务（辅助核算为“部门核算”的科目），系统将自动提示用户输入相应的部门或显示部门代码对照表供财会人员选择部门：记帐时，系统将自动形成部门核算与管理所需的各种数据。4、输出部门核算帐,第七节期末处理,（一）期末调汇期末处理是指每月末系统根据外币帐户的帐簿记录和月末当日的市场汇率，计算结转汇兑损益，并自动生成结转凭证及汇兑损益调整表。（二）自动转帐期末转账业务几乎是所有单位在月底结账之前都要进行的固定业务，并且这类转账业务在单位管理体制或会计核算制度未改变的情况下，每月都要重复进行。,1、转账业务特点,（1）期末转账业务大多数都在各个会计期的期末进行。（2）期末转账业务大多数只有会计人员自己编制的会计凭证，而不同于一般业务，没有具体反映该业务的原始凭证。（3）期末转账业务大多数要从会计账簿中提取数据，这就要求在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账。（4）有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据，这就产生了期末转账业务的分批按步骤处理问题。,2、转账业务种类,（1）“费用分配”的结转如：工资分配等（2