《涉外行政业务管理制度》

上海韵达运乾物流科技有限公司 企业制度ZD/YD【涉外行政业务管理制度】制度编号版本编号生效日期2017-10-17密级程度普通 秘密机密 绝密目 的规范对涉外业务的指导，加强涉外行政业务管理，细化管理，规避管理风险，特结合公司实际状况制定本制度。适用范围韵达快运总部、省公司、分拨中心。版本优化原因与内容初次发布主送与抄送主送抄送部门/区域岗位部门/区域岗位总部总裁、副总裁各中心负责人总部省公司、分拨中心负责人省公司、分拨中心相关制度或流程拟制（修订）部 门人力行政中心-行政部拟制人潘坚目 录一、制度正文1 第一章 总则1 1.0 目的12.0 范围13.0 定义14.0 职责1第二章 具体内容11.0 外包业务11.1外包业务办理11.2外包业务监督22.0 租赁业务2 2.1 租赁业务办理2 2.2 租赁使用33.0 其他涉外业务3第三章 附则3二、例外3三、解释3四、引用3五、附录3涉外行政业务管理制度一、制度正文第一章 总则1.0 目的为规范对涉外业务的指导，加强涉外行政业务管理，杜绝漏洞，规避管理风险，特结合公司实际状况制定本制度。2.0 适用范围适用于快运总部、省公司和各分拨中心。3.0 定义3.1 涉外行政业务：本制度中指在公司运营过程中，因经营管理需要而将本公司相关行政业务外包给外部具有专业资质的单位或个人进行经营，由公司向其支付一定金额的费用；以及本公司对外承租房屋、设备等并支付一定租金的行政业务。4.0职责3.1 行政部（综合管理部）：负责涉外行政业务的可行性分析、报批、洽谈、寻价比价，以及日常监督管理和费用结算。第二章 具体内容1.0 外包业务1.1外包业务办理1.1.1 公司在经营中，出于降低成本和优化管理的考虑，或有意向将部分行政业务对外承包 给具有专业资质及抗风险能力的单位或个人，以降低成本和分散风险。1.1.2 任何业务在外包前，首先应在中心（部门）内部进行讨论、风险评估，以及可行性分 析，待形成统一的意见后，再以书面的方式向公司提交申请或说明；省公司、分拨中 心必须先经过省公司的复核，再向总部一级归口管理中心提出申请或说明，只有在公 司批准后方可进行业务外包。涉及重大行政业务的外包，必须经公司最高管理层批准。 1.1.3 任何业务外包时，行政部（综合管理部）应组织相关部门和人员一起通过公开招投标 的形式确定，不得私自暗箱操作。 1.1.4 招投标完成后，行政部（综合管理部）应对招投标的结果形成比价表进行意见会签， 最终按会签意见确定业务外包价格和外包商。省公司、分拨中心的比价表应呈报总部 人力行政中心会签及报备。 1.1.5 所有外包业务在正式启动前，双方应先签署业务外包合同文本（或协议），合同文本应 约定的要素包括但不限于：双方名称、业务项目、期限、价格、税款、发票、付款方 式、外包业务要求、双方的权利与义务、违约责任、诉讼、联系方式、生效日期等。 另，外包商的资质证明文件、比价会签表、往来文件等也应作为合同文本的组成部分。1.1.6 外包业务合同应采用经公司法务部门审查或起草的合同模版，合同签章按合同审批 盖章申请表办理。 行政外包业务一般指：安保外包、保洁外包、餐饮服务外包、垃 圾清运外包、设施维修外包等。（具体请参照附件）1.2 外包业务监督 1.2.1 在外包业务履行中，行政部（综合管理部）应安排人员进行跟踪，切实按合同中有关 外包业务要求、以及权利与义务的约定，本着公平、公正的原则处理有关问题，认真 履行监督和管理职责。1.2.2 在合同履行中存在的问题，双方应顾全大局、互相体谅，通过协商解决。对于合同中 约定的考核或评估，应尽可能地基于事实和数据予以说明。1.2.3 在外包业务监督管理中未认真履行职责，造成公司损失的，按奖惩管理制度追究 相关人员的责任。2.0 租赁业务2.1 租赁业务办理2.1.1 在公司经营中，因经营管理需要或某阶段条件限制，往往会通过租赁的方式满足对资 源配置的需求，保障业务的正常运营。2.1.2 在办理租赁业务时，必须结合公司的实际情况、运营规划和需求程度进行评估，在确 认有租赁需求时，再以书面的方式向公司提交申请或说明；省公司、分拨中心必须先 经过省公司的复核，再向总部一级归口管理中心提出申请或说明，只有在公司批准后 方可租赁。2.1.3 行政部（综合管理部）在租赁价格商谈阶段，应至少两个部门及三人以上（含）共同 参与谈价。商谈中应对租赁方的报价进行评估，并结合市场价格确定租赁价格。2.1.4 所有的租赁意向必须通过签订租赁合同来确立。租赁合同文本（或协议）约定的要素 包括但不限于：双方名称、租赁事项、租赁用途、租赁期限、价格、税款、发票、付 款方式、双方的权利与义务、违约责任、诉讼、联系方式、生效日期等。2.1.6 租赁合同应采用经公司法务部门审查或起草的合同模版，合同签章按合同审批盖章 申请表办理。租赁业务一般指：房屋（场地）租赁、发电机租赁、行政车辆租赁等。2.2 租赁使用 1.2.1 在租赁的房屋（场地）使用中，行政部（综合管理部）应落实人员负责租赁房屋、设 施的维护与管理，切实履行监督和管理职责，对监管不力造成公司损失的，按奖惩 管理制度追究相关人员的责任。3.0 其他涉外业务3.1 对于其他因使用产品或接受服务（如通讯、宽带、水电消耗）等需要签署合约的，应首 先将产品或服务提供方的合约文本提供给公司法务部门进行评估和备案，对合约中未尽 事宜应以补充协议的方式予以约定。3.2 在正式签署合同时，应结合公司实际运营情况关注“合同期限”，以免因业务调整造成 被动或损失。第三章、附则二、例外无此