信息技术项目管理流程

项目管理流程一段时间以来，专家们呼吁中国件（信息技术）行业，特别是中国的软件行业急需应用项目管理手段，来提高信息系统项目成功的比例。紧迫性、独特性和不确定性是IT项目特点，紧迫性决定了项目的时间有限，具有明确的起点或终点。独特性在IT服务领域表现得非常突出，厂商不仅向客户提供产品，更重要是根据其要求提供不同的解决方案，即使有现成的解决方案，也需要根据客户的特殊要求进行一定的客户化工作。加之项目计划和预算本质上是一种预测，在执行过程中与实际情况肯定会有差异，使项目难以在规定的时间和规定的预算范围内由规定的人员完成。在执行过程中还会遇到各种始料未及的“风险”, 使得项目不能按原有的预测来运行。IT项目的诸多不可控因素导致IT项目失败率高，据美国有关统计数据显示 IT 项目的成功率只有 30 % ，面对 70 的高失败率 IT业迫切需要有一个好的管理方法。 项目管理作为 90 年代才发展起来的新领域，已成为现代管理学的重要分支，并越来越受到重视。运用项目管理的知识和经验，可以极大地提高和改善管理人员的工作效率，有效地提高信息系统项目的成功率。 一、什么是项目 项目是为完成某一独特的产品或服务而进行的一次性努力。项目具有独特性、一次性、风险性、资源耗用等特性。 项目的独特性表现在每一个项目都有一个明确定义的目标。项目的一次性表现在每一个项目都有明确的开始和结尾。完成项目需要使用资源，资源的类型及来源有很多种，如参与项目的人员、硬件设施、软件配置及其他的一些东西。 项目一般都有一个主要发起人或客户，大部分项目都会有许多项目利益相关者或干系人，但其中一定有一个主要的发起人，一般项目是由发起人对项目提供目标和运作资金。 每个项目都会在项目的范围、时间和成本等三个不同的方面受到约束。这三个限制在项目管理中有时也称为“项目三约束”。项目的管理就是要在这三个约束中进行权衡。 项目成功的定义是项目在计划的时间内，在计划的预算内，达到项目所要求的质量，同时实现了项目的目标，这样的项目就是成功的项目。 二、什么是项目管理 项目管理是在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够实现项目建设单位的需要和期望。项目管理框架是由项目建设单位、项目知识领域、项目管理工程和方法等三大部分组成。项目知识领域是指项目整体管理、项目范围管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理和项目采购管理这九个知识域方面的内容。现在 IT 行业正在致力于使用正确的项目管理方法，使正在进行的信息系统建设的项目达到更高的成功率。项目管理是一个系统整合的工作，项目的执行过程可视为一系列相互关联的过程。每个过程又是为实现某个特定目标而进行的一系列活动。 三、项目管理流程 项目先后衔接的各个阶段的全体被称为项目生命期。 IT 行业的项目管理的过程一般归纳为五个过程：项目的启动、项目的计划、项目的实施及控制过程、项目的收尾和项目的后续维护。 国土资源信息网络设备与系统集成项目，严格按照项目管理的要求，完成了一个完整的项目管理生命周期。在项目的管理过程中，每个阶段都有自己的起止范围，有本阶段的输入文件和本阶段要产生的输出文件。同时，每个阶段都有本阶段的控制关口，即本阶段完成时将产生的重要文件也是进入下一阶段的重要输入文件。每个阶段完成时一定要通过本阶段的控制关口，才能进入下一阶段的工作。下面以国土资源部国土资源信息网络设备及系统集成项目为例，介绍项目管理流程。 1、项目的启动 在项目管理过程中，启动阶段是开始一个新项目的过程。启动信息技术（ IT ）的项目，必须了解企业组织内部在目前和未来主要业务发展方向，这些主要业务将使用什么技术及相应的使用环境是什么。启动信息技术（ IT ）的项目的理由很多，但能够使项目成功的最合理的理由一定是为企业现有业务提供更好的运行平台，而不是展示先进的 IT 技术。 国土资源信息网络设备与系统集成项目启动阶段的启动标志为项目立项，项目启动阶段的终止标志为甲、乙双方签定的国土资源信息网络设备与系统集成项目项目合同书。 此阶段的输入文件为国土资源信息网络设备与系统集成项目配置与概算。此阶段的输出的文件为国土资源信息网络设备与系统集成项目招标书、国土资源信息网络设备与系统集成项目投标书、国土资源信息网络设备与系统集成项目设计方案、国土资源信息网络设备与系统集成项目实施计划、国土资源信息网络设备与系统集成项目合同书和合同执行通知单等。 此阶段的控制关口，也就是进入下一阶段的控制文件为：甲、乙双方签定合同书和发出合同执行通知单。 每个项目在一个阶段完成后，进入下一阶段之前必须要顺利的通过前面一个阶段的阶段关口控制。要将本阶段的关口控制文件或关口控制审批做好。随着项目不断地向前推进，项目的投入将越来越多。因此，每个阶段都要进行阶段性的审核或检查。上一阶段控制关口提供的文件将是下一阶段的启动文件。 2 、项目的计划 在项目管理过程中，计划的编制是最复杂的阶段，项目计划工作涉及九个项目管理知识领域。在计划编制的过程中，可看到后面各阶段的输出文件。计划的编制人员要有一定的工程经验，在计划制定出来后，项目的实施阶段将严格按照计划进行控制。今后的所有变更都将是因与计划不同而产生的。也就是说项目的变更控制将是参考计划阶段的文件而产生的。 国土资源信息网络设备与系统集成项目计划阶段的起动标志为国土资源信息网络设备与系统集成项目合同书及合同执行通知单，项目计划阶段的终止标志为本阶段所做的计划及详细设计方案审核通过。 此阶段的输入文件为国土资源信息网络设备与系统集成项目合同书及合同执行通知单。 此阶段的输出的文件如下： （ l ）国土资源信息网络设备及系统集成的详细设计方案； （ 2 ）国土资源信息网络设备与系统集成项目网络配置规划与详细设计方案； （ 3 ）国土资源信息网络设备与系统集成项目系统配置规划与详细设计方案； （ 4 ）国土资源信息网络设备与系统集成项目详细的实施计划（含本项目的团队组建、项目经理的任命、项目质量控制组识的结构图等）； （ 5 ）项目实施计划进度表； （ 6 ）详细设计评审表； （ 7 ）项目范围规划； （ 8 ）设备采购计划； （ 9 ）成本、质量和风险控制计划； （ 10 ）国土资源信息网络设备与系统集成项目专业技术培训计划； （ 11 ）国土资源信息网络设备与系统集成项目测试计划； （ 12 ）国土资源部信息中心个机房的项目现场管理制度。 3、项目的实施及控制 在项目实施阶段是占用大量资源的阶段，此阶段必须按照上一阶段定制的计划采取必要的活动，来完成计划阶段定制的任务。在实施阶段中，项目经理应将项目按技术类别或按各部分完成的功能分成不同的子项目，由项目团队中的不同的成员来完成各个子项目的工作。在项目开始之前，项目经理向参加项目的成员发送任务书。任务书中规定了要完成的工作内容、工程的进度、工程的质量标准、项目的范围等与项目有关的内容，任务书还含有项目使用方负责主要人的联系方式及地址等内容。项目团队成员接到任务书后，将按照任务书所描述的工作进行工作，在硬件到货时，将添写硬件到货验收单。在安装及配置系统时，将添写相应的安装报告。在系统软件及应用软件的安装及配置完成时，将添写相应的安装及配置实施手册。 在项目的实施阶段中涉及的管理非常多，占用的资源及占用的企业内部的稀缺资源的时间也是最长的。这个阶段涉及的管理内容有项目的整体管理，如果在项目的实施过程中，没有考虑项目的整体管理，这样将给项目最后的目标结果带来麻烦。这个阶段涉及的管理还有项目范围的管理，如果项目的范围在不断的变化，那这个项目将是永远也无法完成。所以项目的范围管理将是项目按期完成的前提。项目的质量管理也是非常重要的，在项目的实施过程中，只有每一步都符合项目的质量标准，在项目结束时，才能最终符合项目的质量管理标准。项目的人力资源的管理是保证项目成功的前提，如果一个项目的项目经理在项目进行的中间被替换，那么，新的项目经理在接管项目时将需要一定的时间，这样将对项目的进度有一定的影响。同样，项目中的关键队员的离去也会对项目的进度有一定的影响。在项目采购的管理上一定要提前安排，不要让设备的到货成为项目无法进行的关键点。项目的实施过程中，项目组成员应与项目建设单位有一个良好的沟通。让项目建设单位了解项目的进度及项目中出现的问题。因为项目建设单位的意见将是项目成功的关键，也是影响项目顺利进行的关键点。 由于项目的实施过程是项目中占用时间较长的过程，在这个过程中如果项目团队的实施符合设计的要求，那么这个项目将向好的方向发展。如果在项目的实施过程中，每个细节都有偏差，那么这个项目将无法达到预定的目标。所以在项目的实施过程中控制管理将惯穿整个项目的实施过程中。项目的控制是一个过程，它监控项目执行过程中的行为是否朝项目的最终目标方向发展。监控管理是管理项目在执行过程中是否按计划进行，是否有偏差等。项目的控制将从下面的几个方面进行：项目的整体要求是否符合设计，如果不符，监控管理将提出意见；项目范围是否按照计划在进行，如果项目的边界不明，范围总在变动，那么监控管理将提出意见，将项目范围按照计划时所定的边界来进行；项目的进度管理也是监控的主要内容，项目的进度是否按照计划中规定的那样正在进行中，如果项目的进度严重滞后，一定要分析原因，将滞后的原因找到，同时要提出进度变更的通知；监控的内容还有项目的成本控制及项目的风险管理，项目如果是按项目的计划正常进行，项目的成本及风险将得到控制，但是如果项目的进度在不断的严重滞后，则项目的成本将被严重的增加，同时，项目的风险也在不断的增加，所以项目的管理应从项目的方方面面来进行监控；另外，还有一个方面就是甲、乙双方在项目进行的各个阶段都应该有很好的沟通，沟通的内容应该是以上要控制管理过程的方方面面。良好的沟通渠道是项目成功的关键。其实在项目的整个生命周期内，处处都应有控制管理的过程，控制过程在项目的各个阶段都存在，他起的作用就是将项目的各个阶段所作的工作不要偏离项目的最终目标。 此阶段的输入文件为被批准各个详细设计及制定各种计划。 此阶段的输出的文件如下： （ l ）任务书； （ 2 ）外网网络连接示意图； （ 3 ）内网网络连接示意图； （ 4 ）系统主机、存储系统和网络设备的连接及配置图； （ 5 ）双机的结构图； （ 6 ）网络交换设备安装配置手册； （ 7 ）网络路由设备安装配置手册； （ 8 ）网络设备安装报告； （ 9 ）系统及存储设备安装报告； （ 10 ）系统软件及数据库软件的安装报告； （ 11 ）应用软件及存储备份软件的安装报告； （ 12 ）外设产品及其他设备的安装报告； （ 13 ）各个服务器的安装及配置实施手册； （ 14 ）存储设备的安装及配置实施手册； （ 15 ) Oracle 数据库服务器安装及配置实施手册； （ 16 ）双机软件安装及配置实施手册； （ 17 ）网管软件的安装及配置实施手册； （ 18 ）资源管理的安装及配置实施手册； （ 19 ）用户培训手册； （ 20 ）硬件到货验收单； （ 21 ）测试报告； （ 22 ）用户培训记录； （ 23 ）验收报告。 此阶段的控制关口，也就是进入下一阶段的控制文件为：整个系统的安装调试通过测试，同时完成整个系统的验收工作。在项目的实施及控制阶段中的主要活动是，项目经理向每位项目成员发送任务书。项目成员收到任务书后，按照任务书的内容进行工作，在安装及调试阶段，不仅仅是将设备调试到正常工作状态，而且还要将安装调试的过程整理出来形成文档。在信息技术（ IT ）系统的项目中还有一个非常重要的工作就是，要对使用本系统的使用者进行使用培训。一个系统设计及实施的都非常完美，但是维护很难或者没有人能够对其进行方便的维护和使用，则这个系统也不能很好的发挥他的作用。从此可看出，系统的正常维护及正常使用的培训是非常重要的。 在实施阶段的后期，整个系统搭建完毕后。整个系统将要作运行测试，测试应该是按照合同书中的功能要求进行测试，同时测试应甲乙双方都参加。在测试阶段，如果遇到不符合详细设计的地方，就应进行修改。测试过程应是一个检验系统是否正常的过程。当测试完成后，甲乙双方将进入验收阶段。验收阶段的结束应是甲乙双方出具验收报告，验收完成后项目将进入收尾阶段。 4、项目的收尾 项目的收尾过程涉及到整个项目的阶段性结束，即项目的干系人对项目产品的正式接收。使项目井然有序地结束。这期间包含所有可交付成果的完成，如项目各阶段产生的文档、项目管理过程中的文档、与项目有关的各种记录等。同时通过项目审计。 此阶段的输入文件为验收报告。 此阶段的输出的文件如下： （ l ）提交所有项目中产生的文档； （ 2 ）项目总结报告； （ 3 ）项目团队中各成员的评定报告； （ 4 ）项目进入维护期的通知书。 在项目的收尾阶段中的主要活动是，整理所有产生出的文档提交给项目建设单位。收尾阶段的结束标志将是项目总结报告，收尾阶段完成后项目将进入维护期。 项目的收尾阶段是一个项目很重要的阶段，如果一个项目前期及实施阶段都作的比较好，但是在项目的收尾阶段没有重识，那么这个项目给人的感觉就象虎头蛇尾的工程一样，即使项目的目标已达到，但项目好像总没有完结一样。所以一个项目的收尾是非常重要的，项目的收尾做的好，会给项目的所有干系人一个安全的感决。项目的收尾还有一个重要的事情，就是要对本项目有一