商贸宝年结存培训.ppt

,2010年11月17日李艳俊,商贸宝年结存,提纲,1.年结流程图2.年结前的准备3.年结具体操作过程4.年结后的对账5.年结常见问题,什么情况下必须进行做年结,每年最多能做12次月结存,月结存超过十二次,必须进行做年结存由于特殊原因需要进行多次年结，比如说单据量非常大、随着使用、数据库文件越来越大，无法承担起数据量，机器也越来越慢，为了解决该问题，所以允许多次年结来解决该问题,年结存的用途,年终结存的用途：是指结存本年度所有的账本数据，将现在的结存值做为下一年的期初值，并清除经营历程明细账。这样数据易管理，不会因时间太长而造成数据庞大。年结存后可以在期初修改你的账本，不用做单据调整，也可以更改你使用的成本算法(没有期初数的情况下）,年结流程图,年结前准备,结转前状态检查1、各种单据是否审核2、年结存后系统回到期初状态，所以做年结前要备份数据并确认备份数据的正确性，可以使用维护中心下的数据备份对账套进行备份，也可以用系统工具里做备份数据。3、年结存后清除经营历程明细账，要查询去年的账本详情就必须把年结存前备份恢复到另一账套中查询。4、年结存在一年中的任何时候均可以进行，并不一定需要月结存12次以后才可以年结存,年结存具体操作过程（1）,首先对原来的账套做备份，其次创建个新的账套用来存放以前年度数据，再次将备份数据恢复到该账套内。如图：1-1所示,图1-1【创建账套】对话框,年结存具体操作过程（2）,登陆原来的账套如图1-2所示,图1-2【登录账套】对话框,年结存具体操作过程（3）,点击钱流单据下年结存如图1-3所示,图1-3【钱流信息】对话框,年结存具体操作过程（4）,在结存年份处选择年份以后点结存，如图1-4所示；然后再在弹出的窗口处点确定。如图1-5所示,图1-4【选择结存年份】对话框,图1-5【结存】对话框,年结存具体操作过程（5）,在是否进行数据备份对话框处选择是否备份，如果在此之前未进行手动的备份的话，请点击确定，否则年结存前的数据不可恢复！结存过程中请勿进行其他操作。结存完毕会弹出提示对话框，如图：1-6所示,图1-6年【结存】对话框,年结存具体操作过程（6）,年结存完毕后，会在商贸宝安装文件夹下的：服务器Backup中生成一个“年结存*.sub”文件，此文件就是年结存之前的账套备份文件，请妥善保存。如图1-7所示,图1-7【结存完毕备份】对话框,年结存具体操作过程（7）,重新把开账的日期可以选择为2011-01-01，做下一年度的账，如图1-8所示,图1-8【正式开账】对话框,年结存后的信息查询（1）,维护中心的年结存信息表可以用来查看各会计年度的起止日期和单据数。当一个会计年度结束时，企业需要做年结存，将本年的会计报表整理后，然后年结存本年度的期末余额做为新的会计年度的期初值，而年结存信息表则用于记录各会计年度的起止日期、单据数、单据明细数,年结存后的信息查询（2）,年结存信息表则用于记录各会计年度的起止日期、单据数、单据明细数。,年结后的对账,年度结转过程中没有报任何错误，并不代表结转成功了，还要确认年度结转的数据没有问题，年度结转的工作才算完成，大致需要核对的数据为：期初资产负债表和原账套资产负债表对账找出对不上的科目（比如库存商品，应收或者应付）如果可以直接修改的直接在期初资产负债表修改其余的比如库存商品，应收或者应付等要到相应期初处修改,年结常见问题,1、问：一个年度内可以多次年结吗？答：可以、把结存年份设置为201001、201002都可以结存。2、问：年度结转前一定要做备份吗,备份有什么用？答：必须做,做年结存前首先备份数据，并确认备份数据的正确性。年结存后清除经营历程明细账本、要查询去年的账本详情就必须把年结存前的备份数据恢复到另一账套中查询。,年结常见问题,3、问：什么样的客户需要一年内多次年结？答：单据量非常大，随着使用，数据库文件越来越大，无法承担起数据量，机器也越来越慢，为了解决该问题，所以允许多次年结来解决该问题4、问：做完年结存以后打开库存状况表数据就没有了？答：年结存完毕后期末