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秘书收发文处理,1,收发文处理(P207),秘书收发文处理,2,一、文书的审核（一）相关知识1.文书审核的含义文书审核是对文件草稿从内容到形式所作的全面检查和修正工作。,秘书收发文处理,3,2.文书审核的要求（1）审核中发现的问题必须逐一纠正（2）一般性问题可以直接修改（3）需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商。,秘书收发文处理,4,（二）示例分析（P208）（三）工作程序1.明确审核范围：正式发文均要审核。2.确定是否需要行文：确有必要行文3.审核文书内容：正确、鲜明、集中4.检查文字表达：准确、简洁、庄重、得体5.检查文件体式：规范、完备6.检查文书在处理程序上是否妥善完备,秘书收发文处理,5,（四）注意事项1.书写不工整或改动过多的文书，应重新誊录。2.审核中发现问题必须及时解决（五）相关链接（P209）复审，即在文书正式印制前，对文稿进行的再次审核，以保证文件的质量。复审的重点是：1.文书的审核签发手续是否完备；2.附件材料是否齐全，内容是否完整，份数页码是否与正文一致；3.格式是否正确、规范。,秘书收发文处理,6,二、文书的拟办（一）相关知识1.文书拟办的含义文书拟办是秘书为领导就文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。2.文书拟办的要求（1）熟悉有关政策和规定（2）熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况（3）熟悉办文程序和有关规定（4）拟办意见要符合政策规定和实际情况（5）拟办意见力求准确、及时、简明。,秘书收发文处理,7,（二）示例分析（P210）（三）工作程序需要传达贯彻的文件1.明确拟办范围重要请示或报告需领导参考或知晓的文件2.阅读文书内容：有针对性的提出切实可行的拟办意见3.提出拟办意见在收文处理单中写明文书处理方案拟办人姓名、拟办日期,秘书收发文处理,8,（四）注意事项1.拟办意见要明确具体2.应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门3.写明承办的时限要求4.写明发送范围和阅读范围,秘书收发文处理,9,三、文书的承办（一）相关知识1.文书承办的含义文书承办是按文件要求或领导批示，结合工作的实际情况，具体处理文件的工作。文书承办是文件处理的关键环节，是检查工作质量和效率的重要标志之一。承办是对需要办理的工作具体执行或解决问题。进行承办要按政策规定或领导拟办意见，在规定的时间内处理。若需两个以上部门联合承办的事宜，主办部门要主动会同有关部门协调处理，协办部门要积极配合。,秘书收发文处理,10,2.文书承办的要求（1）认真领会拟办、批办意见（2）文书的承办要区分轻重缓急（3）来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考。（4）对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明。（5）要将办理的文书与待办的文书分别保存。,秘书收发文处理,11,（二）示例分析（P211）（三）工作程序1.了解文书内容、精神，明确需要办理的具体事项。2.研究批办意见，了解领导意图，明确领导对该文办理的基本想法和要求。3.进行具体办理，遵循有关政策、规定，根据领导的意见，结合本本部门情况，借鉴以往对相关问题的处理做法，贯彻落实文件精神。,秘书收发文处理,12,（四）注意事项1.承办包括办理有关事宜和撰文答复2.文书具有时效性，应在承办时限内完成文书的办理。3.属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因及时退回。4.注办文书:在文件处理单上注明办理情况和结果，注明是否复办，复文字号、日期；通过电话或口头答复的注明答复情况，承办人姓名；无需答复的，注明“已阅”等。（五）相关链接批办，即领导对文件办理的原则、办理中应注意的问题所作的批示。,秘书收发文处理,13,四、文书的催办（一）相关知识1.文书催办的含义文书催办是对文书办理情况的督促和检查，以便使文件的承办者按照文书的时限要求及时办理。催办对内催办需催办的文件要登记。重要文对内催办件专人催办，一般文件发催询2.文书催办的要求单、便函等。防止积压或遗失。（1）催办中发现问题要及时汇报（2）要填写催办记录单（二）示例分析（P213）,秘书收发文处理,14,（三）工作程序1.确定催办的范围上级发来需落实实施的文件；下级的请示或需办理的文件；平行机关或不相隶属单位的函。秘书要对领导交办和有明显时间要求或急需处理的文书，按文书处理要求进行催办。2.确定催办的方法（1）电话催办（2）发函催办（3）登门催办（4）约请承办部门来人汇报,秘书收发文处理,15,3.进行催办：根据缓急程度和办理时限要求，适时对催办工作进行查询督促。（四）注意事项:对领导特别关注的、紧急的文书要进行重点催办。（五）相关链接：催办的作用可以加速文书的运转，防止文书的积压，提高工作效率。,秘书收发文处理,16,第三节文档管理（P214）,一、档案利用（一）相关知识1.档案利用的含义档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。提供档案利用，是档案管理部门及其人员为利用者提供档案服务。档案利用利用档案，是利用者为了研究和解决问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案。,秘书收发文处理,17,档案利用是档案工作的目的和出发点。档案价值的实现，关键在于积极、主动、及时的提供档案利用。秘书应在做好档案整理工作的前提下，及时开展档案服务，为各项工作提供充分的依据。,秘书收发文处理,18,2.档案利用的要求（1）依法开展利用工作（2）主动、及时开展利用工作（3）不断完善档案服务方式和手段（4）掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。（二）示例分析（P215）,秘书收发文处理,19,（三）工作程序1.熟悉库藏：才能准确解答利用者提出的问题，提高利用工作的质量和效率。此工作包括了解档案内容、成份及存放位置，明确单位档案的形成、整理状况及利用价值等。2.分析利用需求（1）决策人员的档案需求概括性、综合性高层次的的档案信息；政策性文件和分析论证材料；工作活动方面的历史信息。,秘书收发文处理,20,（2）基层管理者的档案需求具体实用的信息档案业务档案信息对工作有借鉴作用的（3）科研人员的档案需求相关主题档案信息专题档案信息（4）工程技术人员的档案需求内容具体的档案信息专利、标准文献同行的档案信息同项目的档案信息,秘书收发文处理,21,3.选择档案利用方式（P216）（1）阅览室提供利用（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）制发档案证明（5）提供咨询服务（6）印发目录（7）档案展览,秘书收发文处理,22,4.获取档案：获取档案原件、档案复制品、加工品5.提供档案：主动、及时提供。（四）注意事项（P217）,秘书收发文处理,23,二、档案参考材料的编写（一）相关知识1.档案参考材料的含义档案参考材料是档案部门的人员按照一定的题目，根据所保存档案综合而成的可供有关人员参考的档案材料加工品，可以介绍和报道档案情况，直接提供有实际内容的档案材料。,秘书收发文处理,24,2.档案参考资料的编写要求（1）占有丰富的档案材料；选择准确、典型的材料。（2）编写时要做到内容准确、真实、实用、保密，问题集中，表达简洁概括。（二）示例分析（P217）,秘书收发文处理,25,（三）工作程序（P218）1.确定编写档案参考资料的种类（1）大事记：由大事时间和大事记述构成。（2）组织沿革（3）统计数字汇集（4）会议简介（5）科技成果简介:项目名称、内容、成果等（6）企业年鉴:一年一卷，年年汇编（7）企业史志:全部情况、专门情况2.收集档案材料3.进行编写,秘书收发文处理,26,（四）注意事项1.档案参考资料改变了档案原来的形式，属于三次文献。2.档案参考资料是根据一定的专题，对有关档案材料的内容进行加工编写而形成的系统材料。（五）相关链接:档案参考资料的有点：利用者不必翻阅大批档案就可以得到所需的简明材料。,秘书收发文处理,27,三、电子档案的管理（P220）（一）相关知识1.电子档案的含义电子档案是在计算机系统中形成的具有考查利用价值的社会活动的原始记录。2.电子档案的特点（1）非人工识读性（2）对电子技术和设备的依赖性（3）信息的可变性（4）信息与载体的可分离性（5）信息的可共享性（6）多种信息载体的集成性,秘书收发文处理,28,3.电子档案的种类（1）按照电子档案的存在形式划分1）文本文件:文字文件、表格文件。2）数据文件:数据库3）图形文件:动态图象文件4）图像文件:图片、照片5）声音文件:音频文件6）多媒体文件:多种媒介文件。7）命令文件:计算机命令,秘书收发文处理,29,（2）按照电子档案的功能划分1）主文件2）支持性文件3）辅助性、工具性文件,秘书收发文处理,30,（3）按照电子档案产生的环境划分，一般办公室工作中产生的文件；计算机辅助设计和制造中产生的文件。（4）按照电子档案的属性划分，普通文件只读文件隐含文件加密文件压缩文件等。,秘书收发文处理,31,（5）按照电子档案生成方式划分，由计算机直接产生的文件；对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。4.电子档案管理的要求（1）真实性（2）完整性（3）可读性（二）示例分析（P222）,秘书收发文处理,32,（三）工作程序1.电子档案的收集积累2.电子档案的归档（1）归档方式1）物理归档2)逻辑归档（2）归档时间1）适时归档2)定时归档,秘书收发文处理,33,（3）归档要求1）归档的电子档案应完整齐全，凡是归档范围内的文件均应及时归档，不得分散保存。2）归档的电子档案应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本连同更改记录一并归档。各种文件的草稿，根据需要决定是否归档。3）归档的电子档案要整理。（4）归档手续,秘书收发文处理,34,3.电子档案的保管（1）存放方式（2）控制库房温湿度控制（3）预防有害因素的影响（4）检查保存状况,秘书收发文处理,35,4.电子档案的利用（1）电子阅览室阅览（2）复制（3）出借（4）在线利用,秘书收发文处理,36,（四）注意事项1.可以采用双套制归档2.电子档案在归档时要进行技术鉴定3.要维护电子档案信息的安全,秘书收发文处理,37,三、思考题,1.说明通告与公告的区别2.说明通知与通报的区