财经应用写作 样板 2行政公文概述与格式.ppt

,财经应用写作,第二章行政公文,在第这一章的学习中，我们应主要掌握如下内容：,1行政公文的概念及特点2行政公文的行文规则、办理程序3行政公文的格式要求通知等常用行政公文的写法,授课重点、难点及课时安排,授课重点：行政公文格式及常用行政公文的写作授课难点：种常用公文的写作课时安排：18课时,一、行政公文的概念,1公文的概念公文，即公务文书，是国家机关、党的机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文书，是办理公务的重要工具。,公文,狭义公文：专指法定公文，包括行政机关公文和党的机关公文。,广义公文：包括通用公文、专用公文。,行政公文即国家行政机关的公文。是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,2行政公文的概念,二、行政公文的作用,第一、行政公文具有典范性第二、使用范围广第三、具有规范、指导、组织、凭证等四个方面的作用,看例文思考：行政公文有哪些特点？它与一般的应用文有什么不同呢？,阅读例文后，思考下列问题：1从文件的制发来看，是不是任何人都可以制发这样的文件？从功能上看，它与一般的应用文有什么区别？2行政公文的作者是什么人？有何特殊性？3从内容上看，行政公文是随意有感而发的，还是有特别的目的的？4从形式上看，行政公文有什么样的要求？,国务院文件国发200023号、国务院关于发布国家机关公文处理办法的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：现发布国家行政机关公文处理办法，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起实施的国家行政机关公文处理办法同时废止。国务院二年八月二十四日,例文：,三、行政公文的特点,法定的权威性作者的专任性特定的效用性体式的规范性,行政公文写作应注意的五个方面：,文种要选择正确的文种行文要遵循正确的行文规则格式要应用规范的格式办理要按照规范的程序语言要符合规范的表达,四、行政公文的种类,根据国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法的规定，现行行政公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,1文种的变迁,1951年1957年1981年1987年1993年2000年,现行行政公文的法定文种：,五、行政公文的行文,1行文关系：发文单位与受文单位之间的关系。2行文方式：三种方向、六种方式。,3行文规则：行文确有必要按隶属关系行文按职权范围行文同级机关可以联合行文一般不能越级请示和报告“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关。“报告”不能夹带请示事项,上行方向,下行方向,平行方向,六、行政公文的办理,发文办理程序草拟审核签发复核缮印用印登记分发,收文办理程序签收登记审核拟办批办承办催办,收文登记簿,收文登记卡（一式三联）,编号：文件名称：文号：来文机关：页数：份数：密级：缓急：事由：处理情况：,七、行政公文的语言,表达方法上：叙述议论说明,语言特色上：庄重（权威、代表机关）谨严（审慎、符合逻辑）准确（事实、用语）精炼（言简意赅，不能滥用简称）,综合运用,八、行政公文的格式,1行政公文格式的规范：国家行政机关公文格式（GB/T9704-19992000年修订）国家行政机关公文处理办法（国发200023号）2行政公文格式的构成：由眉首、主体、版记三部分构成,眉首红色反线以上,主体红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间,主题词以下版记,红色反线,眉首部分,公文份数序号保密等级和期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人,保密性文件标注,“绝密”、“机密”、“秘密”,“特急”、“加急”、“急件”,套红,上报的公文需标识,发文机关编排的文件代号,眉首：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。,（一）公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。,（二）秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在首页版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,（三）紧急程度对公文送达和办理的时间有特殊要求的可分别注明“特急”、“加急”、“急件”，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。,公文份数数序号,秘密等级和保密期限,空一字,特急,注意“”,紧急程度,以上三个项目（公文份数序号、密级等级和保密期限、紧急程度）并不是每份公文都必需的项目。要根据实际的发文情况来决定是否进行标注。,请同学们注意：,（四）发文机关标识发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识。由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”两字组成。如果是联合行文，主办单位排在前，“文件”两字置于发文机关名称右侧，居中排布。发文机关标识用套红长方形宋体大字印刷，位于文件首页上部中央，通常称为红头文件。,例如：,山东省工商行政管理局文件,中共中央文件,湖南省人民政府文件,发文机关标识字体为小标宋体。大小：22mm55mm约为初号字,平行文和下行文发文机关标识位置,注：公文用纸一般采用国际标准A4型（297mm210mm）文面的四边要适当留以空白，一般标准为：上白边（天头）宽37mm；左白边（订口）宽28mm，右白边宽26mm。,上行文发文机关标识位置,上下居中,公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止,联合发文的发文机关标识位置,（五）发文字号1由发文机关代字、年份和序号组成。年份应写公元年号的全称，用六角括号括入；序号不加“第”字，不编虚位。2位于发文机关标识之下正中位置，上报的公文置于版头左下侧。3联合行文，只标注主办机关的发文字号。,例如：,湘政办发200320号,国发200440号,机关代字,年份,序号,机关代字,年份,序号,六角括号,六角括号,居中,下行文与平行文发文字号位置,（六）签发人签发人是代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。上报的公文需标识签发人姓名。平行排列于发文字号右侧，居右空1字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名自上而下排列，最后一位签发人姓名平行于发文字号排列。,平行排列于发文字号右侧,居左空1字,居右空1字,主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。,上行文眉首部分:,签发人:,练习：根据有关条件，设计文件眉首：,1湖南省人民政府的通知，发文代字为湘政发。在一年之内保密，属于机密文件，2007年发出，第30号文件，共发出130份（此份为第21份）。文件由周强签发，要求快速办理。,2湖南财经高等专科学校的请示，发文代字湘财高专，要求特快办理，2008年发出，第40号文件，共发出4份，此份为第3份，文件由伍中信签发。,3湖南省财政厅、湖南省教育厅联合下发通知，2006年发出，省财政厅代字湘财，第6号文件；省教育厅代字湘教，第3号文件。主办机关是省财政厅。由李友志签发，张放平会签。,4湖南省财政厅、湖南省教育厅联合向上级请示。其他条件同左。,主体部分,1公文标题2主送机关3正文4附件说明5成文日期6印章（公文生效标识）7附注8附件,连版记,行政公文主体部分：,公文标题主送机关正文附件说明成文日期印章附注,（七）公文标题1公文标题一般由发文机关、事由与文种名称三个部分构成（“标准式”）。凡是有红色版头的文件，可省略发文机关名称。2标题置于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。3标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。,标题置于红色反线下空2行，用2号小标宋体字。,图示:,（八）主送机关公文的主要受理机关。1除面向全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。2上行文、平行文一般只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关。上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。3主送机关名称应为全称或规范简称、统称。标题下空一行左侧顶格书写。,标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。,不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如“各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”,图示：,（九）正文正文是公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。1开头部分：其内容或是引据，或讲背景、原委，或概述情况，或篇前撮要，或明了目的。2主体部分：其内容或是针对问题进行分析后，提出解决问题的办法；或是直陈要求、意见；或是提出主张、列摆措施、讲明办法。3结尾部分：用语要适应不同文种的需要。如，上行文用“妥否，请批示”；下行文可用“希即遵照”、“特此通知”等；平行文可用“为荷”、“为盼”、“特此函复”等。,主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。3号仿宋体印制。,正文图示：,（十）附件与附件说明附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。1公文如有附件，应在正文下空1行左空2字进行附件说明。2要注明附件的顺序和名称（不用书名号）。3附件一般应同正文一起装订，并在附件左上角顶格标识“附件”二字，有序号时应标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。,带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文部分，正文只是转发的说明和要求，这种“附件”其实也是正件、正文。,正文下空一行左空2字，文件印章之上用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。,附件说明图示：,（十一）成文日期公文制成时间或生效的法定时间。1年月日要完整地用汉字写出，位于正文的右下方，年份中的“零”要写成“”2一般以负责人签发日期为准。联合行文以最后签发的机关负责人的签发日期为准；会议通过的文件，以会议通过日期为准，使用（）标注，位于标题正下方。,位于发文机关下方，横向距离是右空4字。一定要用汉字书写，不能用阿拉伯数字，零写为，字体字号同正文。,成文日期图示：,，,，,，,（十二）印章发文机关对文件生效负责的凭证。1除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。2联合上报的行政公文，由主办机关盖印章。联合下发的行政公文，发文机关都应当加盖印章。3必须使印章与正文同处一页。不能用“此页无正文”的方式解决。,上不压正文、下不离日期、骑年盖月，上距正文l行之内，也就是不到一行的空白。,，,，,，,联合下发公文印章图示：,（十三）附注1内容一般为印发传达范围或联系人，无需特别说明的可以不注。2附注应当用圆括号（）括入，位置在成文日期的下一行，左空2字。3请示应当在此处注明联系人的姓名和电话。,（）,在成文日期下1行，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识。,附注图示：,，,，,，,版记部分,1主题词2抄送机关3印发机关与印发日期,置于公文最后一面，最后一个要素置于最后一行；各要素之下均加一条反线，宽度同版心。,（共印800份）,版记部分,，,能表达公文基本内容并经过规范化处理的名词术语。1主题词由统一规定的类别词、类属词、文种词构成。2每份公文一般是五个主题词，最多不超过七个。3位于文件末页抄送栏上，由左向右，词与词之间空一格，不用标点。,（十四）主题词,用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格，数量为35个,主题词图示：,，,（十五）抄送机关需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关，可以是上级、下级或不相隶属的机关。1抄送的目的是与有关方面沟通情况，以便取得了解、理解、支持和配合。选择抄送机关要注意不可随意扩大范围或漏送。2抄送机关名称应为全称或规范化简称。3位于文件末页主题词下方，左空一字。其上下用反线隔成一个栏。,主题词下一行；左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一