Office201X版教材基础教案PPT课件

AUOProprietary&Confidential,JuanYinOct.23.2007,Office基本功能运用,目录,Office基本功能运用分以下几类：一.Excel二.PowerPoint三.Outlook四.Word五.小画家,认识Excel,Excel简介,Excel是Office办公软件中电子表格处理软件，即可帮助用户制作普通表格，又可实现简单加、减、乘、除运算，还能通过内置函数完成诸如逻辑判定、时间运算、财务管理、信息统计、科学计算等复杂运算。Excel还可以将数据表格以各式各样图表形式展示出来，进行排序、筛选和分类汇总等类似数据库操作，其界面更加美观、简洁，智能性更加完善。,Excel的启动,方法1：选择”开始”程序”MicrosoftOfficeMicrosoftOfficeExcel2003”即启动Excel，进入Excel窗口(如下图),认识Excel,方法2：在桌面单击右键”新建“”MicrosoftExcel工作表“即可启动Excel，进入Excel窗口(如下图),状态栏,活动单元格,工具栏,编辑栏,标题栏,菜单栏,1.插入工作表选择工具栏”插入”工作表“即可2.插入特殊符号选择工具栏“插入”符号“即可选择所需符号3.插入批注3.1插入批注在桌面点击右键”插入”-”插入批注“在弹出的批注框中输入文本即可3.2编辑/删除批注在桌面点击右键”插入”-”编辑/删除批注“在弹出的批注框中编辑即可3.3设置批注的显示/隐藏格式在桌面点击右键”插入”-”显示/隐藏批注“批注框将会呈现/消失4.超链接的使用4.1文本链接工作表选中表格中需链接的单元格鼠标右键超链接点击其对话框内的“文本中的位置”选项并在右侧的列表中选择需链接的工作表即可,工作薄内常用操作,插入工作表,怎样才能在原有的工作表上插入新的工作表呢？,插入工作表,1.选择工具栏”插入”工作表“即可”,插入工作表,真的成功了！,插入批注,批注是对单元格进行注解，它并不直接显示在屏幕上，只是在单元格右上角出现红色三角形记号。把鼠标指针移到这个单元格任意位置，批注就显示出来。怎样才能插入批注呢？,1.选中要插入批注的单元格，如图：,插入批注,2.单击：“插入”菜单，选择：“批注”命令,插入批注,3.在弹出的批注框中输入需要的文字，如果文字太多，用鼠标调整批注框周围的控制点，可以改变批注框的大小，输入完成后按回车键确认,插入特殊符号,像很多日常中我们常用的：“单位符号、数字符号、标点符号、特殊符号、数学符号”一般在键盘上难以找到或者根本就没有，那我们该怎么办呢？如下图所示，键盘上面根本就找不到呀!,插入特殊符号,选择工具栏“插入”符号“即可选择所需符号”如图所示,图一,图二,插入特殊符号,怎么样是不是达到你想要的结果啦！,查找与替换,在Excel中，查找与替换给我们带来了很多方便，下面介绍一下查找与替换成绩表中，体育成绩打的是等级分，这是成绩管理常遇到的，一般要换成分数再来处理。如果“优=95，在前面的良=85，中=75，不及格=55”，可以用查找与替换来完成，步骤如下：,1.单击“编辑”菜单，选择“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。,2.在“查找内容”文本框中输入“优”，在“替换为”文本框中输入“95”,查找与替换,查找与替换,3.单击“全部替换”，工作表中的“优”就替换为“95”了,自动填充序列,不同类型的数据，填充方式是不同的。,1.输入下图所示的内容，选中要填充的数据所在单元格，例如这里的A1单元格。,2.单元格右下角有个黑色实心正方形，我们称之为“填充柄”。将鼠标放填充柄上，鼠标的指针将由空心十字变为黑十字,自动填充序列,3.按住鼠标左键不放，拖动鼠标到需要的位置，行方向或列方向都可以,自动填充序列,4.放开左键，填充就完成了，如法炮制，把图中A3和A5单元格的内容也进行填充，结果如图所示,从这个例子可以看出，有一些填充是复制，有些则不是简单的复制想知道Excel中预定了哪些自定义序列，单击“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框中选择“自定义序列”选项卡，就可以查看序列了。,4.2复制/移动超链接选中超链接文本，若需复制，请点击“常用”工具栏上”复制”按钮,若需移动，请单击“常用”工具栏上”剪切”按钮4.3删除超链接选中超链接文本，点击右键“取消超链接”即可5.工作表的查找与替换5.1查找文本选定要查找区域点击“编辑”菜单中“查找”出现“查找和替换”对话框在“查找内容”里输入数据点击“查找下一个”即可5.2替换文本选定需替换文本点击“编辑”菜单中“查找”出现“查找和替换”对话框在“查找内容”里输入将被替代文本点击“替代”在“替换为”里输入替换文本选择“替换”/”全部替换“,工作薄内常用操作,Excel分为下面四大类：1.数据排序/筛选2.数据透视表.3.图表应用.4.Excel中的公式与函数.,Excel分类,数据排序,数据的排序,指的是把数据按一定规律排列起来。对要求较多的排序，也可以使用菜单命令。具体步骤如下：,单击,1,用按钮排序,数据排序,2,用菜单排序,如果指定多个关键字,需要用到菜单命令具体步骤如下：1.在数据表任意单元格单击。2.单击“数据”菜单，选择“排序”命令，打开“排序”对话框3.在“主要关键字”下拉列表中选择“总成绩”，次要关键字下拉列表中选择“数据库”，右边单选框中同选“降序”,单击“确定”按钮。,自动筛选适应于单个条件筛选自定义筛选需同时满足两个条件的筛选高级筛选适应于更复杂的筛选要求,数据筛选,分列、简单函数,单击,先插入一列，再选择所分列的那一列,分列1.1在所要分列项后插入一列-选择所分列的那一列-“数据”-“分列”-点“固定分列”-“下一步”,分列、简单函数,分列1.1在所要分列项后插入一列-选择所分列的那一列-“数据”-“分列”-点“固定分列”-“下一步”-“下一步”-“完成”,分列、简单函数,分列1.1选中一列-“数据”-“分列”-点“固定分列”-“下一步”将光标放置你想要分列的数后-“下一步”-完成,1.1柱形图柱形图以矩形在垂直方向表示数据，分二维和三维两种。二维柱形图最为常用，是Excel2003默认的图表类型。柱形图方便数据的比较，用柱形图我们来表示总成绩的前五名步骤如下：在成绩表中选择“B2:B7”和“H2:H7”两个区域，单击“插入”菜单，选择“图表”命令，在图表类型选择“柱形图”，在“子图表类型”列表中，还可以选择柱形图的种类。单击“完成”按钮，我们就可以看到图表了（图二）,图表型,图一,图二,1.2折线图如果说柱形图方便数据的比较，那么折线图非常适合数值随时间等因素变化的趋势。选中A2:G3区域，单击“插入”菜单，选择“图表”命令，打开“图表向导”对话框。在“图表类型”列表框中，选择“折线图”，单击“下一步”按钮。单击“完成”按钮，可以看到折线图表示的销售情况（图二）,图表型,图一,图二,1.3饼图饼图只能显示一个序列，比较适合显示数据的比例关系。选中A2:E3区域，进入“图表向导”，在“图表类型”列表框中，选中“饼图”，在“子图表类型”列表中，选择1行2列的“三维饼图”，单击“下一步”按钮。无问题后单击“完成”按钮，得到（图二）所示饼图：,图表型,图一,图二,2.函数工作表中输入函数通常有两种方法：一）是手工输入法先输入“=”号，再输入函数名称SUM如下图所示：,函数,手工输入,函数参数提示,二)是通过“插入函数”对话框输入点击菜单栏中的“插入函数”命令,如下图所示:,函数,选择2,选择1,输入要查找的函数,通过“插入函数”对话框输入点击菜单栏中的“插入函数”命令,如下图所示:,Vlookup函数,Vlookup函数：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。,Lookupvalue可以为数值或文本字符串。选你须比对的数值列的第一个单元格,Vlookup函数,Vlookup函数：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。,Tablearray为需要在其中查找数据的数据表，选择比对的那一列。,Vlookup函数,Vlookup函数：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。,为tablearray中待返回的匹配值的列序号,Vlookup函数,输入逻辑值false,点击确定,就可以筛选出在次表中哪些人员没在那个表中了。,Vlookup函数,3.数据透视表单击菜单栏中的“数据数据透视表和数据透视图”命令，打开（如图一）所示的“数据透视表和数据透视图向导（如图二）步骤（如图三四）,数据透视表,图一,图二,数据透视表,图三,选择要进行透视分析的工作薄,设置透视表的显示位置,数据透视表,向导生成的数据透视表,常用快捷键,Ctrl+A,Ctrl+C,Ctrl+F,Ctrl+H,Ctrl+V,Ctrl+X,Ctrl+Z,选中全部内容,复制,查找,替换,剪切,粘贴,撤消,Ctrl+N,新建Excel,显示或隐蔵“开始”菜单,+D显示桌面,+M最小化所有窗口,+E打开我的电脑,+R打开“运行”对话框,+F搜索文件或文件夹,1.一个个格子组成的Excel编辑区我们称之为什么？2.插入批注命令在哪个菜单中？3.在哪个菜单中设置单元格的行高和列宽？4.Excel的扩展名是什么？5.Excel打开工作薄的默认名是什么?6.怎样插入整行或整例单元格？7.在Excel2003中，清除单元格和删除单元格有什么区别？8.常用的函数有哪些？9.可以为没有设置标题的图标添加标题吗？,思考题,思考题,10.清除单元格和删除单元格有什么区别？11.怎样插入整行或整例单元格？12.什么是算术符？什么是文本运算符？什么是比较运算符？,基本知识PowerPoint入门？2.怎样插入新的幻灯片，怎样插入文字?3.怎样贴附图片、图表？4.怎样放映幻灯片？了解幻灯片三大常用格式？5.绘图工具栏的认识与了解？6.幻灯片的超链接？,二PowerPoint,Step2怎样创建一页新的幻灯片？,创建新幻灯片,方法：选中一页幻灯片点右键，选择新幻灯片即可。,Step怎样在幻灯片内插入文字？,方法：在插入工具栏-文本框-水平垂直，即可。,Step怎样贴附图片、图表？,方法：先把要粘贴的图片（表）复制，在编辑工具栏-选择性粘贴,Step5怎样贴附图片、图表？,方法：先把要粘贴的图表复制，在编辑工具栏-选择性粘贴-选择你想要粘贴的效果。（效果类型在下对话框中选择）,例如：我要使别人不能更改，我选择位图型，如下图结果,Step6怎样贴附图片、图表？,方法：先把要粘贴的图表复制，在编辑工具栏-选择性粘贴-选择你想要粘贴的效果。（选择位图效果后）,Step7怎样贴附图片、图表？,方法：先把要粘贴的图表复制，在编辑工具栏-选择性粘贴-选择你想要粘贴的效果。,Step8怎样贴附图片、图表？,方法：先把要粘贴的图表复制，在编辑工具栏-选择性粘贴-选择你想要粘贴的效果。（效果类型在下对话框中选择）,选择图片（增强型图元文件）效果如右图,Step9怎样放映幻灯片？,点击此按钮放映,Step10进入放映幻灯片状态效果,方法：进入放映效果后，请按ECS键,Step11了解幻灯片普通格式,Step12了解幻灯片浏览视图,Step13绘图工具栏的认识与了解,这里有好多你想要的图形哦，例如：你想超链接，可选动作按钮里的图形；此外，还有艺术字等,在工具栏的空白处点右键出现此对话框，选择绘图后,Step14幻灯片的超链接,方法：在幻灯片放映工具栏下的动作按钮下选择“”“”,Step15幻灯片的超链接,方法：选中按钮，点击右键选择编辑超链接,Step16幻灯片的超链接,方法：选中按钮，点击右键选择编辑超链接，出现动作设置对话框，在链接接到处选到幻灯片，选择你要链接的幻灯片后确定即可。,Step17幻灯片的超链接,方法：选中按钮，点击右键选择编辑超链接，出现动作设置对话框，在链接接到处选到幻灯片，选择你要链接的幻灯片后确定即可。,思考题,1.如果对幻灯片的背景不满意，应该单击哪个菜单中的“背景”命令进行修改。2.MicrosoftPowerPoint建立的演示文稿其默认扩展名是什么？3.在PowerPoint2003中播放动画的快捷键是什么？4.怎样设置幻灯片播放时间？怎样放映幻灯片？,三邮件的使用和管理(基础篇),收发邮件的基本用法(读邮件,收邮件,写邮件)阅读版式的选择自动发送，接受邮件设置各邮件文件夹的作用邮件格式设置使用信纸签名添加附件受限附件类型,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,草稿存储正在处理的未完成项目,发件箱存储脱机创建并要在下次联机时发送的项目,垃圾邮件存放根据定义的垃圾邮件规则筛选出的垃圾邮件,已发送邮件存储已发送给其他人的项目的副本,已删除邮件临时存储已删除的项目，直到永久删除或恢复这些项目,收件箱存储接受到的邮件,邮件的使用和管理,邮件格式设置,邮件的使用和管理,使用信纸,邮件的使用和管理,签名,邮件的使用和管理,添加附件,查找邮件添加标志或提醒到哪里找：在“搜索文件夹”-”标有后续标志的邮件”搜索文件夹简单易用，筛选出符合条件的邮件“查找”按钮查找条件可以保存为搜索文件夹在邮件标题上单击右键，“查找全部”相关邮件来自发件人的邮件,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,添加标志或提醒,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,“查找”按钮,邮件的使用和管理,在邮件标题上单击右键，“查找全部”,创建约会创建会议新建会议收到的会议邀请邮件，接受后自动添加到日历查看他人日历创建通讯簿群组,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,查看其他人的日历及共享日历步骤,邮件的使用和管理,创建个人文件夹文件同时打开多个个人文件夹文件关闭个人文件夹文件,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,在工具中点击选项,在工具中点击选项,邮件的使用和管理,个人文件夹与备份,邮件的使用和管理,同时打开多个文件夹步骤,邮件的使用和管理,在此次点击鼠标右键，出现对话框，关闭个人文件夹文件。,发送邮件的特殊用法1、重要性标记2、后续标志及提醒3、索要回执4、投票5、将答复发送给其他人6、延迟发送7、设置过期时间,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,标明文件重要性的标记,邮件的使用和管理,后续标志及提醒,邮件的使用和管理,索要回执选项,邮件的使用和管理,最后一步：,你学会了吗？,思考题,1.Outlook的主要功能有哪些？2.在Outlook中，如需要查找联系人，应怎样查找？,Word基本操作,表格的创建,图表的制作,绘图,图片颜色的填充,表格的制作,用“插入表格”按钮创建表格,1、将光标定位于要建立表格的位置。,2、单击工具栏上的“插入表格按钮，会弹出一个表格行列的选择框（图一），默认大小是42，也就是4行2列的表格。移动鼠标，直到蓝色区域与自己需要表格大小吻合，单击鼠标左键，就完成了表格的创建。如图4行2列的表格（图二）,图一,图二,表格的制作,3.如果表格超过4行2列，在选择框内按住鼠标左键不放，向两边拖动，网格会自动扩大，不过拖动最多只能达到屏幕边缘。从建立表格过程可以看出，表格是由行和列交叉部分称为单元格，可以输入文本、数据、图片等信息。在表格中输入文本试试，一个单元格输入完成后，用鼠标在另一个单元格单击就能插入新的单元格中。,怎么样，建立表格还是很容易吧！,图三,Word绘图,1、单击“插入”菜单，选择“图片”中的“自选图形”命令，如图一所示,2、单击“自选图形”工具栏上的“星与旗帜”按钮，在弹出的下拉列表框中单击“前凸带形”，选中该图形,图一,图二,3、这时鼠标形状变成了十字