用友基础档案及库存运行流程

目录一、库存管理相关部门的设置3二、药品出入库等日常业务操作流程3(一)、药品入库31 .入库发票输入方法32 .采购入库单生成步骤6三、发票的用途和传递6(二)、药品出库61 .发放单据录入方法62 .销售发货单生成步骤8三、发票的用途和传递8(三)、药品盘点、损坏、报废： 91、货单输入方法92、货单的制作顺序和文件用途和交付10(四)、药品价格调整10三、各材料、血液出入库日常业务等操作流程11(1)、材料入库121 .入库发票输入方法122 .采购入库单生成程序14三、发票的用途和传达15(二)、材料出库161、出库发票输入方法16二、其他出库发票生成步骤18三、发票的用途和传递18(三)、材料盘点、损坏和处置： 191、货单输入方法192、货单的制作顺序和文件用途和交付20四、基础文件20一、仓库文件20二、供应商分类20三、库存分类汇总表214、计量单位表225 .收发类别23在朋友的库存中执行流程和基础文件一、库存管理相关岗位的设置设立岗位：采购主管、仓库主管、仓库保管员、药品材料会计二、药品出入库等日常业务操作流程药品按售价法计算。为了提高药品计算的准确性，原库存计算软件(以下简称现有系统)需要与用友财务管理软件(以下简称用友系统)并行，因此每个业务需要用两个软件同时制作相应的出入库发票等发票。 各相关部门的工作人员要特别注意检查用2个软件制作的发票中的出入库批次、金额、日期等内容，保证用2个软件制作的出入库发票内容的整合性。(一)、药品入库：1、入库单据的输入方法：(见后附图表)打开友爱系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“入库”项目下的“入库发票采购”项目，然后单击“进入入库发票采购”窗口。 1 )单击工具栏上的“添加”按钮，将其添加到库存表中。 2 )在购买入库书输入窗口右上方的下拉菜单中，单击下拉箭头，从下拉菜单中选择“药品购买入库书”，开始输入入库书的内容。 3 )注册完成后，请点击“保存”。 4 )打印药品购入入库书时，在保存后的购入入库书输入窗口右上角的下拉菜单中，单击下拉箭头，从下拉菜单中选择“药品购入入库书打印模板”后。5 )点击工具栏的“打印”按钮即可。6 )、购买药品入库后退货时，选择购买入库单输入窗口右上角的“赤字”选项，生成赤字入库单，其他按照上述步骤操作即可。7 )、采购入库单的内容输入应注意涨价：一定要记录。 输入药品购买价格。批号：必要项目。 在药品入库时间年后2个月的日期输入，共计第6位。 2004年1月8日入库药品，批号为“2004年10月15日入库药品，批号为“”。到期日：必填项目。 输入药品的实际到期日。8 )、进货入库发票的错误订正：生成进货入库发票后，发现填写内容有错误；进货入库发票未在库存计算模块中进行登记处理时，在进货入库发票的输入窗口中找到需要订正的发票后，单击工具栏上的“订正”按钮，即可订正入库发票，进行订正在库存会计模块中处理采购入库发票时，在采购入库发票输入窗口中找到需要更正的发票后，单击工具栏上的“添加”按钮的下拉箭头，从该下拉菜单中选择“倒冲发票”项目创建赤字入库发票核销错误发票友爱系统对出入库文件编号实行事先编辑原则，因此删除生成的文件会导致文件编号中断，所以不能删除生成的文件。 如果有必要修改文件的话，必须按照以上的方法处理。生成的赤字入库单应个别分类提交财务科。其他需要修正的发放单据等单据，请参照上述方法进行处理。1) 8) 3) 2)5) 8) 7) 4) 6)2 .采购入库单生成顺序：首先各药库保管人员在用友系统中，根据采购计划、订货单、采购单、验收单等输入采购单据，印刷一式四份，由采购员、保管人员签字后，与上述相关文件一起提交给各仓库的药品会计。 药品会计根据上述相关文件和用友系统制作的入库单据，在现有系统中输入入入库单据，印刷一式四份，核对上述相关文件和两组软件分别制作的入库单据后无误。 8 )、用友系统对相应的入库书执行“审查”程序。 入库药品应由药品会计审查，在入库单上签字后办理出库收据手续。3、文件的用途和传达：友爱系统和现有系统制成的入库单据分别印刷一式四份，按照友爱系统的入库单据、现有系统的入库单据、相关原始单据的顺序粘贴交付。其中各仓库的药品会计、保管人员各留一人。提交财务科为购买药品购买原证明书； 本文件应在药品采购入库业务第二天上午9点前，由各仓库药品会计提交会计科。附上采购单据，向收货方支付信用证。 签字后会计科付款后，留下会计科的出纳处，供支付证明书用。(二)、药品发放1、出库发票的输入方法：(见后附图表)打开用友系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“签出”项目下的“签出”项目，然后单击“进入签出”窗口。 1 )单击工具栏的“添加”按钮，核对表的内容被添加到核对表中。 2 )注册完成后点击“保存”即可。 3 )打印药品出库发票时，点击工具栏的“打印”按钮即可。4 )、领导医药品出库后退库，在销售出库单输入窗口右上方选择“赤字”选项，生成赤字入库，其他按照上述步骤操作即可。5 )、用友系统对药品出库实施最近有效期的先进先出管理。 也就是说，药品的出库按有效期从近到远的顺序，按批次顺序选择出库批次的顺序。 如果库存中有两个采购批次，则在创建发放单据时使用快捷键(CTRL B )，系统将根据分配规则自动指定发放批号。3) 1) 2) 6) 5)(CTRL B) 4)2 .生成销售发运单据的顺序：首先各药库保管员在用友系统，根据收据计划等相关文件登记销售单据，登记后一式四份，收据人、保管员签字后，与上述相关文件一起提交各仓库的药品会计。 药品会计根据上述相关文件和用友系统制作的发放单据，在现有系统中登记发放单据，印刷一式四份，核对上述相关文件和两组软件分别制作的发放单据后无误。 6 )、用友系统对相应的出库发票执行“审计”程序。 出库的药品应由药品会计审查，在出库单上签字后发行。注：、在当前系统中登记库存表时，请注意，根据用户系统创建库存表的发放批次，选择相应批次的发放。各仓库保管人员应根据用友系统制作的出库单中的出库批次和药品有效期限进行药品发放，保证准确的应对措施，使药品不会过期。中药制剂应引导药品原材料出库和产品入库，按正常药品入库手续处理，出库单据中“部门”选择“中药制剂室”，药品会计应分别整理出库单据提交财务科3、文件的用途和传达：用友系统和现系统制成的出库单据分别印刷1式4份，按用友系统的出库单据、现系统的出库单据、相关原始单据的顺序贴付交付。其中各仓库药品会计、保管人员各留一份，要注意核对表内容是否一致。领事科作为领事证明书的一部分。提交经济会计科从事经济会计工作。(三)、药品盘点、损坏和处置：1、货单的输入方法：(参照后附图)药品以盈馀、赤字、破损的形式废弃，打开朋友系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“盘点”项下的“盘点列表”项目，然后单击“进入盘点列表”窗口。 单击工具栏上的“添加”按钮可添加货签。 注册完成后，单击“保存”。 药品盘盈、盘损及损坏和销毁，现有系统按照传统处理方法和程序进行。必须在盘点清单的“原因”栏中注明原因。 例如损益、破损、失效等。2 .货单的制作顺序和文件用途及交付：货单由药品会计记录生成，由相关人员和科负责人签字。将友爱系统和现有系统制作的货单打印1式4份，按照友爱系统发放的货单、现有系统发放的货单、相关原始发票的顺序粘贴交付。其中各仓库药品会计、保管人员各留一份，要注意盘点清单内容是否一致。向会计科提交部分会计处理证书；向有关人员提交或准备审查；(四)、药品价格调整(见后附图)药品价目表由药品会计注册产生。 现在的系统是按照以往的处理方法和程序进行的。打开用友系统进入“库存核算”模块后。 1 )点击“日常业务”的“差额调整表”，进入价格调整表卡。 2 )选择“增加”按钮，添加新调整单，然后输入调整单的题头信息。 价格调整日，记账人，制一人。 3 )单击“增加”按钮，输入要调整其价格的库存，查看此库存调整前的计划价格、库存数量、调整前金额等，如果用户输入此库存调整后的计划价格，系统将自动计算调整后金额。 如果输入错误，您可以直接修改当前价格调整记录。 4 )也可以单击“删除行”按钮删除当前行。 5 )确认没有错误后，选择“记账”按钮，保存并记账。 预订后不能修改删除价格调整书。1) 3) 4)2) 5)注意：药品价目表应尽量在月底会计后和下月入库单未登记前安排。 在调整药品价格时，如果此库存是按销售价格计算的仓库/部门有期末处理，则不允许调整此库存价格。 月底结账后必须进行调整。已登记价格调整表不能修改删除。销售价格可以随时调整，调整后自动计算调整差额，同时记账。友爱系统和当前系统生成的药品价目表一式三份，按照友爱系统的药品价目表、当前系统的药品价目表、相关原始发票的顺序粘贴交付。其中要注意各仓库药品会计、科相关管理人员各留一人，检查药品价目表内容是否一致。向会计科提交部分会计处理证书；三、各项材料、血液进出口日常业务等操作流程低消耗卫生材料库、血库按近期方法计算。 总务仓库、微机零件库按移动平均法计算。现在，系统不需要与用友财务管理软件并行，在库存管理中只使用了用友财务管理软件。(一)、材料入库：1、入库单据的输入方法：(见后附图表)(1)、低消耗卫生材料库、血库入库单的输入方法：打开友爱系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“入库”项目下的“入库发票采购”项目，然后单击“进入入库发票采购”窗口。 1 )单击工具栏上的“添加”按钮，将其添加到库存表中。 2 )在购入入库书输入窗口右上方的下拉菜单中，点击下拉箭头，从下拉菜单中选择“医疗用品购入库书”，开始输入入库书的内容。 3 )注册完成后点击“保存”即可。 4 )打印医疗用品采购入库单时，在保存后的采购入库单输入窗口右上角的下拉菜单中，单击下拉箭头，从下拉菜单中选择“医疗用品采购入库单打印模板”后。 5 )点击工具栏的“打印”按钮即可。6 )、低耗卫生材料、血液入库后退货，选择入库单输入窗口右上角的“赤字”选项，生成赤字入库，其他按照上述步骤操作即可。7 )、医疗用品采购入库单内容输入应注意涨价：一定要记录。 输入低消耗卫生材料、购买血液的采购价格。批号：必要项目。 输入入库时间年之后2个月的日期，共计6位。 2004年1月8日入库，批号为“”，2004年10月15日入库，批号为“”。到期日：必填项目。 输入材料的实际到期日。8 )、进货入库发票的错误订正：生成进货入库发票后，发现填写内容有错误；进货入库发票未在库存计算模块中进行登记处理时，在进货入库发票的输入窗口中找到需要订正的发票后，单击工具栏上的“订正”按钮，即可订正入库发票，进行订正在库存会计模块中处理采购入库发票时，在采购入库发票输入窗口中找到需要更正的发票后，单击工具栏上的“添加”按钮的下拉箭头，从该下拉菜单中选择“倒冲发票”项目创建赤字入库发票核销错误发票友爱系统对出入库文件编号实行事先编辑原则，因此删除生成的文件会导致文件编号中断，所以不能删除生成的文件。 如果有必要修改文件的话，必须按照以上的方法处理。生成的赤字入库单应个别分类提交财务科。请参照上述方法处理其他需要修正的发放单据等单据。5) 1) 8) 3) 9) 7) 2)4) 6)(2)、总务库、微机零部件库入库单录入方法：打开友爱系统进入“库存管理”后，在“日常业务”中选择“入库”项目下的“入库发票采购”项目，然后单击“进入入库发票采购”窗口。 单击工具栏上的“添加”按钮可添加库存表。 注册完成后，单击“保存”。 要打印购买的库存表，请单击工具栏上的“打印”按钮。购买办公用品、五金材料、微机部件退货时，在购买入库单输入窗口右上角选择“赤字”选项生成赤字入库，其他按照上述步骤操作即可。2 .采购入库单生成顺序：各仓库的材料会计为用友系统，根据采购计划、订货单、采购单、检验单等相关文件输入采购单据，输入后一式四份，采购员、保管人员、材料会计签字后。 9 )、用友系统购入入库发票的窗口，对对应的入库发票执行“审查”程序。 10 )、材料会计制作入库发票后，应在用友系统“库存会计”模块中选择“业务会计”项目下的“通常发票会计”选项，进入后选择相关文件收费。 入库材料应由材料会计审核、记账、在入库单上签字，然后提交出库收据。3、文件的用途和传达：友爱系统制作的入库发票一式四份，友爱系统按入库发票、相关原始发票的顺序粘贴交付。其中