建筑公司档案管理制度

档案管理制度1 .文件管理的目的为完善公司现代化、规范化、系统化管理制度，全面加强公司各部门间档案、档案、信息等内容的综合管理，档案管理工作为公司各部门工作提供更好的服务，公司根据中华人民共和国档案法和相关法律、法规，制定本公司的档案管理制度。2 .文件管理的范围2.1该管理制度适用于本公司所有文件的管理业务。2.2本制度所指的公司文件是指公司在各建筑施工的经营运营和管理活动中形成的国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图案、图表、音像等不同形式的文件和记录。 具体的主要分类包括文档、视频声音文件、电子文件等。3 .文件管理机构和职责3.1公司档案工作实行二级管理。 其中，一级管理是公司综合部的统一管理，二级管理是指各部门综合管理该部门的文件资料。3.2综合部管理公司各部门提交的文件。3.2.1公司根据档案法等有关法律、法规和方针政策，制定公司档案资料存档、保管、利用、鉴定、销毁和交付等有关规章制度。3.2.2综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档。3.2.3统一规划公司各部门档案工作，设立独立档案室，负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定和收发工作。3.3各部门应指定负责人负责内部档案管理工作。 收集、整理、保管部门的文件资料，编制文件目录，以便文件进入时及时、有效的备案和日后审查工作。3.3.1坚持平时的整理。 根据本部门不同类型文件材料的形成特点，制定文件目录，合理分类保管，便于利用和归档。3.3.2负责本部门档案资料的形成、积累、保管和整理，保证档案资料的完整、准确、系统。3.3.3存档文件分组文件合理，页码准确，文件目录明确，文件标题简洁。3.3.4保管本部门应归档的文件，保证文件资料的安全和秘密。3.3.5接受文件类指导计划，按规定时间将文件移交文件室。3.4文件管理人员负责文件日常管理工作，对文件、材料等的安全性、机密性负责，忠于职务，遵守法律，具有相应的文件专业知识和业务能力。3.5文件管理者变更的，综合部部长对文件的交接负责，必须在档案案卷移交目录上签字确认。3.6会计文件由会计部统一保管，便于财务核对和审核。四.档案管理原则4.1档案室应具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防老鼠、防高温、防强光、防泄漏等安全条件。4.2注册存档资料，编制存档目录。 文件分类、分卷装订成册，保管有序，主要要清楚，保管科学。4.3出借文件资料的时间不得超过一周。 必要时可以续借。 如果需要长期借出，则需要文件管理员上报经理的批准。4.4任何人不得拒绝存档。 不按规定存档文件材料丢失，或者篡改、交换、伪造、盗窃、擅自销毁文件丢失或损坏的直接责任人，按公司规定处理。4.5档案文件的机密级别根据保密工作管理规定的相关条款，机密文件单独放入柜子保管，重点保管必须严防丢失和泄漏事件的发生的知识产权、专利技术和商业秘密相关文件。4.6发现资料遗失、损坏、页码不足等情况，资料管理人员应立即报告综合部部长，明确责任后，根据严重程度决定相应处理。4.7借用存档资料时，存档人员应查看借用文件的机密度，请借用人填写档案借阅登记簿等相应记录，认真完善各种借用手续。 借阅人应保证文件的保密，不得遗失、破损、扩散阅读范围。4.8公司资料不得外人借用。 在特殊情况下，如果外部公司给我们查了本公司的文件，拿着公司的介绍信，经社长签字许可，我们就不能查。 不能抄写借出。4.9企业鉴定过期文件，制作无保存价值的文件，按照文件管理规定经社长批准后，由销毁文件的所属部门负责人监督销售。5 .文件管理方法5.1文件编号的编制：5.1.1号令编制原则：号令是访问文件的符号，是整理文件的依据，反映公司文件的分类体系和物理位置，必须满足唯一性、合理性和稳定性的要求，适应计算机管理。5.1.2地址制作方法横幅的基本结构构成由公司的标志、分类编号、(一次分类、二次分类)年度编号和文件编号构成。5.2文件保留期：5.2.1文件保存期限的原则分为永久保存、长期保存、短期保存3类。5.2.2工程文件(土建技术、质量、安全、经营； 水暖、电、转包等文档、电子文件、音像文件)永久保存的人事资料长期保存的会计文件资料保存期限应当按照会计制度的有关规定执行。5.3文件归档5.3.1存档范围：可以根据实际情况进行存档，具体由公司各部门负责人确定编制。5.3.2存档要求：公司各部门每年的文件必须于翌年1月与目录一起提交到文件室的工程项目分阶段或全部竣工检查后，可以与目录一起提交两份文件的电子文件由各部门制作、整理后复制到耐久保存的媒体上， 与相应的文字说明一起，年末转移到档案室的影像声音文件一般在年末从形成部门存档到档案室，会议形成的影像声音文件在会议结束后半个月存档。 交接文件时，双方当面明确，同时在档案案卷移交目录签字。已存档的图纸文件资料需要修改时，提交文件管理部门文件更改申请单，与原文件一起存档备案。 未经许可不得擅自篡改。存档的文件资料必须是原件。 原件由于申报书无法存档或需要相关企业保留，综合部保存复印件。5.4工程竣工文件管理：5.4.1工程竣工验收后15天内，项目部整理竣工工程内业资料，编制目录，向各有关主管部门报告审核合格后，装订，提交综合部，办理文件交付手续。5.4.2项目部应当将提交建设部门竣工文件时办理的文件提交综合部保管。5.4.3文件借阅时可填档案借阅登记表由主管领导签字借阅。 借用的过程中，不允许标记、修改原始资料或取出资料。 借用完后，直接送回档案室。5.4.4年度末文件归档结束后，向社长报告归档情况。5.4.5定期检查文件保管情况，发现问题及时处理，报告公司领导。5.4.6文件均存放在柜内，文件按工程竣工时间分类，按工程分类，按专业分行分类。 依次妥善保管，填写竣工档案登记明细表，单据编号一竣工时间一工程名一专业系列编号。6 .文件分类管理的说明6.1管理文档：6.1.1文件文件主要指公司各种有价值证书的信件、文字记录和行业内资料等内容。6.1.2公司各部门负责本部门档案资料的收集、保管、整理和立卷，定期提交档案室进行集中管理。6.1.3档案文件资料要完整、准确、系统，文件和载体资料要经得住保存，文件资料的整理符合规范。6.1.4文件资料因特殊情况需要修改、复印、摘录、篡改等，绝密或属于机密文件的由社长批准，属于机密文件的由公司主管批准，各部门机密文件应由各部门部长批准。6.1.5存档的文档以印刷方式或手写方式形成，手写方式必须使用笔或碳笔。6.1.6文件用纸的规格以A4用纸为基准，特殊类型的用纸整理后达到210mmx297mm的尺寸基准。6.2管理电子文件：6.2.1收集、积累要求：记录了重要文件的主要修改过程，有审查价值的电子文件应予保留。 正式文件为纸的，保管部门已经开始向计算机全文处理转换的，应当保留与正式文件原稿内容相同的草稿性电子文件。 否则，可以根据实际条件和需要决定是否保留。保存与纸张等文档内容相同的电子文档时，要保证与纸张等文档之间的正确、可靠的显示关系。无纸化计算机办公室和事物系统发生的电子文件，必须采取更严格的安全措施，防止电子文件被非法变更。 同时，必须随时进行备份，保存在光盘或移动硬盘类离线保存的载体中，制作具有存档价值的电子文件的纸质复印件并保存。用文字处理技术制作的电子文件，在收集时必须注明文件的存储形式和属性。扫描仪等获取的图像电子文件采用非标准压缩方法时，需要集中收集相关软件。从计算机辅助设计和设计图等中得到的图形电子文件，保证收集对设备的依赖性和修正性等问题，不得漏看相关软件和各种数据。在视频设备上取得的动画文件，在收集时必须保证收集其压缩方法和软件的音频设备上取得的文件，在收集时必须保证收集其属性识别符和相关软件。用计算机多媒体技术制作的文件包含上述两种以上的信息形式，收集时必须保证参数正确，数据完整。收集通用软件生成的电子文件时，请注意收集其软件格式和相关参数。 专用软件生成的电子文件必须在收集时与专用软件一起收集。请与电子文件一起收集与计算机系统的运行和信息处理等相关的各种参数、管理数据等。6.2.2收集、存储方法：如有必要，请及时备份电子文件。每个电子文件都需要登记在电子文件登记簿中。电子文件登录书请与电子文件的备份一起保存。制作了电子文件登录表时，请与备份文件一起保存，并附上纸质的印刷品。6.2.3存档要求：收集标有存档标记的电子文档以创建存档数据集，并将其复制到耐用的运营商，用于至少一套两套存档、一套存档和一套参考。 如有必要，复制第三组并异地保存。 对于加密的电子文件，必须先解密，然后再完成上述任务。本标准推荐的载体优先顺序为只读磁盘、追记型磁盘、可改写磁盘、磁带等。 禁用软盘作为存档电子文件的长期保存载体。保存电子文件的载体和软件包必须贴上标签，标签上写着编号、日期、名称、机密度、保管期限、硬件和软件环境等信息。将相应的电子文件机与目录、相关软件、其他说明等一起存档，并附上存档的电子文件注册表。需要长期保存的电子文件必须使存档的电子文件和相应的机器目录存在于同一载体上，如果是自己开发的应用软件，软件和相关数据也必须存在于同一载体上。原始电子文档数据集的载体在电子文档归档完成后至少保留一年。6.3视频和音频文件管理：6.3.1影像、声音资料的收集整理，基本保存影像、声音资料的原件(底片)，重要资料附文本说明。6.3.2创建文本说明的请求：基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄影者)等。正确说明资料的内容，概括反映的全部信息，表示项