论适时财务监控机制_0

1/16论适时财务监控机制在网络化环境下，传统的财务监控机制已经不能满足现代企业管理的需要，本文提出和阐明了适时财务监控机制的新概念。从建立新监控模式的需要，分析了适时财务监控机制的快速反应、实时性和恰当性、集成性和信息共享性等特性，探讨了该机制的调控导向类型。基于前面的分析结果和计算机网络化系统的特性，初步构建网络环境下的适时财务监控机制的两层级监控模式，这种模式创立了企业治理开展适时财务监控的有效途径和改进了传统的多层级模式的低效率和低效果的弊病。关键词适时财务监控；监控机制；两层级监控模式中图分类号F23随着全球网络化的普及和市场竞争的日趋激烈，如何更好地生存、更快地发展是当今企业不得不正视的紧迫问题。自从改革开放以来，我国在引进国外的先进技术方面进展很快，但对于国外先进的公司治理实务和财务监控技术的引进相对滞后，尤其在财务管理实践中，有相当一部分企业的财务监控非常薄弱，有些企业表面上似乎采用了先进的计算机信息系统提供财务数据，很大程度上只是传统财务管理模式的简单模仿，对计算机网络技术与适时财务监控的融合及其监控新理念的导入显得很不足，这就2/16不可避免地制约了计算机网络技术和先进的财务监控方法在我国企业中发挥的作用。因而，加深对财务监控理论和方法的研究，积极将网络技术与先进的财务监控思想结合，创建适合我国企业参与全球化市场竞争的财务监控机制，具有十分重要的意义。在此，本文仅对适时财务监控机制的涵义、调控导向类型、类别和两层级监控模式作一些探讨。一、适时财务监控机制的涵义在管理学和经济学中所说某经济管理系统的机制，就是指它的内在运行规律和有关系统结构组成部分的相互关系，及其间各组成发生的变化过程与相互作用。LOCALHOST“机制”一词原本指机器的构造和动作原理，但在财务监督和控制上通过类比借用此词运用，通常将机制作为运作体系的替代词。诸如，我国管理学著名学者田志龙教授把股份公司治理的内部监控机制定义为所有者对股份公司经营管理者的表现是否称职、业绩是否良好所进行的监督控制的运作体系1。单纯对“机制”一词的理解还不能深入揭示适时财务监控机制的内在规律和本质，然而我们可从如下的几点分析得到更深入的了解1适时财务监控的涵义我国财务界对财务监控的传统定义是，对企业财务活动进行监督和控制。在计算机网络应用于财务管理和监3/16控越来越普及的环境下，按传统的财务监控涵义来构建计算机的监控系统是无法适应激烈的国际化市场竞争。在本文，我们借鉴80年代日本丰田汽车公司的JIT2制造的先进管理思想和90年代美国计算机商业应用权威专家詹姆斯。迈天提出的CYBERCORP的概念3，拟构建适应网络化时代企业快速变化的机制，提出构建能够自我学习、进化和自我适时应变的财务监控系统，以此为基础构建适时财务监控的涵义。因此，我们可给出适时财务监控的定义企业在财务活动中，充分应用网络系统提供的实时财务信息对资金流实施及时且切当的跟踪监督和控制，以消除无效益的资金占用和适时地为各业务活动提供所需的资金，提高企业资金使用的效率效果，确保企业财务目标的实现。适时财务监控机制将适时财务监控的涵义与机制结合，我们可给出适时财务监控机制一个确切的定义适时财务监控机制指财务管理者充分应用网络系统提供的实时财务信息对资金流实施及时且切当的跟踪监督和控制的运作体系。这种运作体系实际上是管理者充分应用网络技术和现代财务管理方法对企业财务活动进行高效率监督和调控企业资金流的综合网络系统。适时财务监控机制的几点解释对适时财务监控机制的解释监控机制按照财务管4/16理的内在规律和应用网络实时财务信息对财务活动和资源配置进行合理的监督和控制以达到预定的财务目标。适时监控机制不是一套公文式的财务制度，也不是财务事项记录机，也不是一套简单财务数据处理的网络系统，它是一个可以及时地对企业内外部环境变化做出反应和发现的偏差及原因，并能转化原因为适当措施再转化为所期望的结果。财务监控机制对制约企业代理人偏离目标的行为也是一种不可缺少的监控工具；没有适时财务监控，企业的代理人不可能较好履行契约和企业创造价值的功能，也就不能得以发挥。适时财务监控机制是客观存在的，它反映的是网络化环境下企业财务监控的本质内在机能，它是企业财务活动和业务经营各环节融合和协调运作的动态关系。上述的解释仅解决了适时财务监控机制的涵义，但仍存在若干尚未明确的问题没有明确机制在系统中起作用的层级结构。具体地说，对财务监控规律的研究，是对财务监控系统内部及其与财务监控对象系统相互作用机理的揭示，也是探讨财务监控机制中的控制对象与监控管理部门之间的关系，这些在上述的定义中没有说明，需要在本文后面作进一步研究；财务监控机制作为企业系统的一部分，则没有对它与其它系统要素的关系加以解释；没有明确财务监控机制在财务管理中的地位，从而在某种程度上造成了机制与适时财务监控概念的混淆；忽视了不良机5/16制可能存在的客观性，怎样揭示和改进不良的财务监控机制有待于进一步的研究。上述问题告诉我们需要对适时财务监控机制进行进一步的研究。二、适时财务监控机制的特性现代企业面临复杂的网络化环境，适时财务控制的特性表现为快速反应、实时性和恰当性、集成性和信息实时共享性。1适时财务监控机制的快速反应适时财务监控机制是一个由网络信息系统和现代财务管理制度相融合的监控系统，它必须对企业环境不断变化作出快速的反应，才能不断提高企业的竞争能力。由于适时财务监控系统对企业管理方式、管理过程均有很大的影响，在企业管理各层级的决策中需要财务监控系统能及时和实时地提供决策支持信息，这种快速反应在整个企业管理系统中发挥重要的作用。在过去，许多企业凭一些经验、感觉所建立的传统监控机制往往给企业决策造成许多的失误5，在网络化和激烈的竞争环境中，如果不建立适时财务监控机制，企业就无法适应多变的市场。因此，企业适时财务监控机制的快速反应是强调对企业环境的变化作出敏捷的信息反馈和及时采取纠错措施，它是现代企业生存的重要基础。6/16监督和控制的实时性和恰当性实施适时财务监控机制有以下几特别表现信息及时性，网络化环境下，不同管理层级监控所需的信息可以实时和及时地提供。计算机自动提供实时的监控预警。在手工财务监控环境下根本无法实现适时预警的问题，现在应用网络技术可以完全得到解决。其解决方案是由计算机网络系统自动向财务监控者适时提供预告，这种报告包括监控内容的图像、数据、声音、控制标准和有关差异。这种自动预告可帮助财务经理和有关管理人员顺利施行适时财务监控。恰当性在网络化系统中也不是对各种活动都采用适时监控，通常是根据业务和需要控制的重点程度，恰当地分配和设置控制点和控制报告的反映频度，以达到既节约成本又提高监控的效率和效果。适时财务监控机制的集成性适时财务监控机制不是独立于企业业务系统和其他管理系统的运作系统，它是与其他管理系统和业务运作系统相融合的有机整体。对于这种的集成系统的功能而言，实际上是对企业各种业务管理反应内容、反应方式和反应能力的集成，无论是反应内容、反应方式还是反应能力都需要系统的集成结构来支撑。从系统设计的角度来看，如果我们把适时财务监控机制结构设计与业务运作系统和其它管理系统独立，这种的监控机制在实施中需要花费更多7/16的财力、人力，而且可能出现监控效率低下。所以从反应的根本要求和提高监控系统的效率来看，适时财务监控机制必须是一个与企业的其他系统融合为一体的集成性系统。信息适时共享性怎样形成可适应市场激烈竞争和及时做出反应的财务监控机制，其机制除了考虑集成性和系统的快速反应外，还要从财务监控的目的和企业资金流动规律及其管理决策的需要考虑财务监控信息的适时共享性。一个财务监控系统较为理想的状态是其监控机制都能使每一监控层级或部门都能是及时而且恰当地共享系统的数据和信息，并能为实现监控目标作出卓越贡献。当然，对一个实际系统而言，也可能存在一些信息共享的反作用，使财务监控机制效率和效果下降。也就是说，信息共享不是共享量越多越好。因而，本文提出的信息适时共享强调信息的及时和切当，也是为了消除过度的信息共享和突出了适时财务监控的本身内在涵义。当然不同的行业和不同的组织形式具有不同的机制特性，这是今后需要继续的研究问题。然而，在网络化环境下，上述的四种主要特性反映了适时财务监控机制的基本独特性质，同时也突出“适时”在财务监控运作体系中显著地位。8/16三、企业适时财务监控机制导向分析对适时财务监控机制的分析，目的是更深入了解其内在规律。下面的分析应用分类分析法，主要是根据财务监控系统功能的作用将财务监控机制分为4类分别作简要分析。1行为目标导向财务监控实质上是使财务监控对象在财务监控机制的约束下向财务监控者所预定的目标运动。而这种运动如果没有财务监控者的干预，财务监控对象一般是不会自发地实现其控制目标，否则就没有必要对其进行财务监控。一般地说，财务监控对象必定存在着某种倾向，即某些自发的利益追求。如果财务监控系统能够适时提供满足这些倾向的财务信息反馈，并且有效地控制住这些反馈，使之只有在被监控者向财务监控者所希望的方向或目标努力时或达到这些目标时，被监控者才能得到相应的利益。换言之，财务监控者所制定的目标成为被财务监控者得到所追求的利益报酬的条件，这时被财务监控者就会按财务监控者的意愿行事。由于这种机制的建立以对被监控者行为引导为目的，因而可称为行为目标导向机制。根据对被监控者所施加的某种激励的两个相反的方向，财务监控机制有两种截然不同但又互补的激励，即正向激励与反向激励的机制。正向行为导向激励机制，当一定的行为主体的行为9/16符合系统为其设定的目标时，就会受到某种鼓励，与目标越接近，所受到的鼓励越强。如各种奖励机制属于正向行为导向机制。反向行为导向激励，当行为主体的行为背离系统为其设定的目标时，就会受到某种惩罚，与目标越远，所受到的惩罚越强。所以，在适时财务监控机制下，上述财务的激励和惩罚机制实施的基础是适时信息反馈与评价机制，适时将反馈的信息与设定的目标对比，并采用必要的措施来纠正偏离目标的行动。内部适时协调导向企业的经营成果是企业财务目标的主要表现，也是企业财务监控所追求的目标。要达到预定的财务目标，必须建立企业适时内部协调控制机制，它的建立能够使系统通过一定的方式和计算机网络信息系统将具有不同职能的部门相互协调，共同为实现系统的整体功能作出贡献。根据系统的不同协调方式，协调控制机制有集中指挥控制机制、规范控制机制、自我协调控制机制3种。集中指挥控制机制使系统的适时协调通过适时网络监控系统中上层领导的直接集中指挥控制达到；规范控制机制使系统的适时协调通过适时网络监控系统已建立相互协调控制的规范达到，自我协调控制机制使系统的适时协调通过适时控制系统的子系统之间相互交往中自行达成某种适时协调的默契达到。10/16外部适时协调导向为确保企业的正常经营，适时财务监控还必须与原材料质量、销售过程和采购过程监控密切结合。在降低企业产品成本和提高产品质量中，除了考虑企业内部挖掘潜力外，还要考虑从原材料的供货厂商的产品质量提高和成本降低。所以不仅需要审查供方的产品质量、价格、合同履约率和销售服务条件，而且还要了解供方的技术水平、质量保证体系、生产能力、计划财务监控和经营方针等方面的情况。这是传统采购过程的财务监控理念的根本性转变，它既能够避免供货商在竞争中的短期行为，减低风险程度；也可以使供货商更有效地明确其长期发展目标，也可以使供应方和采购方在合作协调机制中获取联合利益，以最有效和最经济的方式参与市场竞争。同样地，企业要建立与销售商和顾客的外部协调机制，自己作为供货商也应当考虑与销售商配合，为销售商和顾客提供高质量和低成本的产品，以及相对应的销售资金监控。适应市场发展导向根据环境的不同情况，系统不断调整其内部机制适应环境的变化，以求得生存与发展。这些机制主要有适应机制、创新机制、稳定机制。适应机制使系统具有对环境变化的适应性，系统是越面临具有变化性的环境，要求其11/16具有的适应性越强。稳定机制使系统无论面临环境如何巨大的变化，内部总是处于有序状态，而不致崩溃。创新机制使系统不断接受环境的新信息并且不断学习和革新以便形成高层次的自适应调控机制。总之，一个具有适应市场发展的适时财务监控机制，就像空中的卫星系统能在运行中不断调整以适应新环境。一个企业的适时财务监控机制不是简单地归入上述的某一类的机制，而是同时考虑上述各类型导向机制的有机融合，尤其是要充分考虑与前面一节所提出的适时特性相结合，才能建立一个适应激烈的市场竞争且反应灵敏的适时财务监控机制。四、适时财务监控机制的两层级模式李维安教授指出目前企业改革实践最需要的公司治理实务仍是一个空白6。我们认为这种的空白是表现为公司治理没有良好的财务监控机制融合在其中，公司治理效率必定比较低下。在此，我们试图建立一个适时财务监控机制的层级结构模式，以初步探讨公司治理实务中的财务监控薄弱问题。按照现行企业制度的基本要求和有关法律的具体规定，现代企业财务基本是两权、四层级管理。两权是指企业的股东和代理人对企业财务都具有直接监控权；四层级是按现代企业的组织机构对企业财务的财务监控职权来划分的监控层级。然而，根据网络化环境下每一12/16层级的信息均可适时同步获取，组织结构发展的扁平化趋势，网络监控系统层级越少其效率越高；本文提出了适应网络化环境的两层级适时财务监控模式企业治理层级适时监控和业务管理基层适时财务监控。这种两层级的革新财务监控机制每一层级都同时隐含着目标导向、内部协调、外部协调和适应市场发展机制的融合，但它们各自有所侧重，两层级适时财务监控的主要内容和重点如下。1企业治理层级的适时财务监控考虑到股东、董事会、监事会三者同属于企业治理机构，不仅所需的监控信息比较雷同，而且他们的监控对象是基本一致的，和监控目标需要在同一层级上协调。下面将这三者的监控归为同一高层级监控。但这三者按所有权和经营权分离的原则和管理职能的不同，仍然存在监控权和监控内容的不同。为这一层次不同用户的适时财务监控的需要，下面将分别阐述其监控的内容以便指导适时监控系统的设计。股东的适时财务监控。现代的股份制企业股东通过设立的股东会、董事会和监事会来代表股东行使财务监控职能。在现代的股份制企业中，股东本身基本没有直接参与财务监控，都是通过如下项目的投票决策和委托董事会和监事会来实现财务监控通过选举、更换董事和修改章程的手段间接监控企业的重大财务活动；增资和发行债券13/16批准，审议通过投资、撤资和兼并计划，通过审批财务预算和利润分配，合并、分立和清算的批准；核准董事会成员的年薪和业绩考核制度；通过计算机网络及时了解适时财务报告。上述所描述的监控大都是属于间接的财务监控手段，然而股东可通过计算机网络及时地掌握企业适时财务报告）对异常的财务活动采取一定的监控措施，诸如股东联名提出召开临时股东大会或提出处理的方案等。除了通过计算机网络可以实现部分的适时财务监控职能外，股东一般通过股东大会的审批权和委托董事会和监事会来实现股东的适时财务监控。另外，股东可根据实时的财务信息决定用脚投票的形式来实现实时财务监控。股东监控的侧重点为市场发展和外部协调以及实时财务信息的充分利用。一级代理人的适时财务监控。董事会和监事会是代表股东行使财务监控职能。在现代的制企业中，董事会和监事会是企业最高决策和管理机构，其财务监督和控制的实现是通过如下决策和决定财务机构设置的决定，制定基本财务管理制度，聘任高层经理和决定高层经理的年薪，制定高层经理的激励制度，制定增资和长期融资的方案，决定长期投资、撤资和兼并方案，制定财务预算和利润分配，拟定合并、分立和清算方案，批准各种内部控制制度。借助于网络化的实时财务信息实现对财务决策和决定的适14/16时监控，应用网络监控专用软件可实现二级代理人对上述的监控项目的适时财务监控。当然，这些适时监控用的财务信息大多是来自企业的基本业务数据的实时加工处理。企业管理层级的适时财务监控二级代理人的适时财务监控。二级代理人是企业经营和财务的预算和计划的执行人和具体计划实施的领导人。他们的适时财务监控是通过如下措施实现财务机构具体岗位设置的决定和草拟基本管理制度，制定财务监控制度实施细节，聘任中层经理和决定中层经理的年薪，制定中层经理的激励制度，组织实施增资和长期融资的方案，组织实施长期投资、撤资和兼并方案，组织实施长期财务预算和利润分配，组织实施合并、分立和清算方案，制定各种财务内部控制制度。借助于网络化的财务信息系统和网络监控专用软件可实现对上述的各监控制度的实施和对下一级代理人的适时财务监控。当然，不同层管理者的财务监控重点有所不同。高层经理的财务监控侧重与上下级监控的协调和不同利益人的利益权衡，它是承上启下的关键监控环节。代理人是企业经营和财务的预算和计划的执行人，也是传统企业组织结构中的中层和基层部门的领导人。根据前面的两层级监控模式，中层经理不设置，一方面大部分控制权限直接下放基层和加强基层的管理，另一方面，15/16将少量比较综合性的监控提升到高层级监控。这一层级的适时财务监控可从如下几方面进行组织实施财务监控制度实施细节，聘任职工和提出职工的工资计划，制定基层经理和职工的激励制