房地产公司审计部管理手册

湖南友文置业有限公司湖南友文置业有限公司成本控制办管理手册成本控制办管理手册的说明湖南友文置业公司：自公司自成立成本控制办以来，一直致力于建立一套完整、有效的部门管理办法，以公司的整体制度作为有效运作的保证，在其基础上根据部门职责细化编制部门管理手册，以指导、规范部门行为。现将此管理手册上报公司领导，请公司领导指正，若有纰漏及错误的地方及时修改。目 录部门组织架构及部门职责 .( 4 )招标及谈判管理流程.( 7 )合同管理流程.(11) 工程款、材料款支付管理流程.(14)工程结算管理流程.(16)现场签证管理流程.(20)工程变更管理流程.(23)工程材料管理流程(甲供材) .(25)经济台帐管理流程.(27)日常管理常用表格.(29)湖南友文置业有限公司成本控制办组织架构总经理副总经理、总工程师造价主管安装专业造价工程师土建专业造价工程师项目n项目3项目2项目1组织功能应覆盖公司所辖全部工程项目并有能力全过程控制管理项目成本部门主要职责1） 参与项目可行性研究论证，进行成本测算，对各种技术方案提供经济分析，正确、全面地预测成本，为公司决策提供依据。2） 根据公司经营目标，参与项目交付标准、规划设计方案的成本分解，落实各阶段成本控制指标；对成本费用控制进行研究，提供有效的费用控制措施或方法，协调目标成本管理工作。3） 及时进行目标成本动态管理及跟踪分析。及时对实际成本与目标成本的差异进行分析、比较，总结目标成本管理过程中的经验（控制要点）以及存在的问题。4） 协助其它部门对工程项目、甲供材进行招标。负责编制招标文件、标底、发标，协助开标、评经济标、谈判等。5） 参入合同管理与合同的起草、审核过程跟踪并进行相关控制，并及时提出合理化建议。6） 进行全过程的付款核算。据合同条款、工程报价、结算资料，对工程进度款、结算款的拨付进行核算和控制，避免重算、多算、误算和超付。7） 及时办理已完工程结算。根据工程合同确定的结算方式和取费标准，审定工程实际结算价；做好多级审核、外委托审核的组织、协调和复审工作。8） 参入工程签证的管理。对每份签证都应对照合同评估其合理性、必要性和有效性，尽可能做到“先算后做”，对符合规定的签证应及时存档；对每份签证都应估算其增减金额，为成本动态管理提供依据。9） 参入工程变更的管理。对每份变更都应对照合同及投标文件进行估算其增减金额，为成本动态管理提供依据。10） 参入甲供材的管理。对甲供材的数量、品种、规格进行预算用量，对其价格的合理确定进行资料收集、整理，为甲供材采购提供限价指导。11） 建立和完善经济档案。对涉及成本管理的各种资料进行收集、整理、建档。12） 对工程管理过程中涉及工程造价的纠纷及处理，提供合理意见。13） 协助财务部一起对工程成本进行各项汇总，并作费用分析以求改进。14） 完成公司领导授权委托的其它工作。招标及谈判管理流程1.目的为规范湖南友文置业有限公司成本控制办的招标及谈判管理工作，维护本公司的权益，在保证项目质量、工期等要求的前提下，以合理低价方式选择最满意、最具实力的合作单位，提交公司领导裁定，特制定本流程。2.适用范围及方法2.1本管理流程适用于1) 选择工程施工单位、材料供应商及提供工程咨询业务的单位；2) 在原合同范围的基础上调整工作内容或扩大供货范围；3) 调整原合同规定的工程项目结算方式，价格或材料供货价格等实质条款。2.2方法1）公开招标：按照国家、省市规定必须公开招标的，及公司有要求必须公开招标的工程项目。2）内部招标：除公开招标或必须由垄断行业实施的工程项目以外，尽可能采取内部招标的方式来选择合作单位。3）谈判：a、必须由垄断行业实施的工程项目；b、某些已经过审批确定了长期合作伙伴关系，且市场行情没有发生重大变化的前提下，推荐原施工单位或供货单位继续合作对本公司有利的；c、在市场行情没有发生重大变化的前提下，原合同的承包范围、工作内容发生调整或扩大供货范围；d、调整原合同规定的工程项目结算价或材料供货价格或咨询价；e、符合不招标的其它情况。3.部门授权体系1） 万元以下工程招标（内部）、谈判项目：授权造价主管对 万元以下的工程招标（内部）、谈判项目具备独立参与、发表主导意见的权利，但需事前通报，事后汇报并得到总工程师或副总经理的签字确认方可生效。2） 万元以上的工程招标（公开、内部）、谈判项目： 万元以上的工程招标（公开、内部）、谈判项目必须在总工程师、副总经理的参与、指导下共同完成，并得到总经理的签字确认方可生效。4.实施原则和流程1）工程招标和谈判在实施时应遵行以下原则： 全面招标原则：凡是符合招标条件的工程项目都要以招标方式确定合作单位。整体招标原则：尽可能不将项目肢解或化整为零，整体招标以利于项目管理和成本控制。事前预算原则：施工类工程在招标前，应先根据施工图纸预算编制标底；不提倡在无标底的情况下，进行费率招标。资质审查原则：所有投标单位都要经过严格的资质预审，符合项目要求的投标单位才有资格参加项目投标。合理低价中标原则：选择的中标单位应是在满足招标综合要求的前提下，报价较低且合理。透明公正原则：整个招标过程务必有充分的透明度，各部门之间积极配合，全面沟通，信息共享、杜绝暗箱操作。保密原则：要做好标底、投标文件、评标、定标等内容的保密工作，以防影响招标的公正与效果。招标文件事先审查原则：多方参与，仔细审查，预防出错，避免留下后遗症。2）流程a、 万元以内的招标、谈判： 事先通报总工程师 按原则独立或协同相关部门进行了操作 事后汇报得到总工程师或副总经理的签字确认 报总经理批示 资料存档并作好指标分析工作a、 万元以上的招标、谈判： 在总工程师或副总经理的参与指导下按原则协同相关部门进行了操作 事后汇报得到总经理的经理签字确认 资料存档并作好指标分析工作5.其它1）在材料、设备招标、谈判过程中本部门需注意收集、整理供货商、咨询机构的资料，交于总工程师（由总工程师组织有关技术人员对材料的符合性进行论证、予以推荐）。2）监督体系：以上流程实施过程中需在公司（分管）领导、公司制度的监督下运行，应维护公司权益，实现公司利益最大化。合同管理流程1.目的 为规范湖南友文置业有限公司成本控制办的合同管理工作，维护本公司的权益，规范工作行为，特制定本流程。2.适用范围本管理流程适用湖南友文置业有限公司成本控制办职责范围内的合同起草、使用、存档等管理工作环节。3.部门授权体系1）授权造价主管对隶属本部门职责范围内的各类合同协助综合部起草、协助相关部门审核。2）如因工作量负荷饱满，工作效率不高、责任心不强等影响工作进度情况者，总工程师有权调整经办人员。3.实施原则和流程1）合同管理实施时应遵行以下原则： 合法性原则：合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司权益能够依法受到保护。合同书原则：工程材料合同（协议）必须正式签署书面合同以明确双方的权利、义务和责任。事先签定原则：工程施工和材料供货合同（协议）应在经济事项发生前签署，严禁工程项目未签署合同就先执行再后补手续的现象发生，但应急、抢险或得到公司领导同意的情况除外。招标、谈判原则：工程材料合同需经过招标（公开、内部）、谈判确定合作单位。利益明晰原则：工程材料合同（协议）应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、多义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算方式及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。依据原则：合同签订的依据：1中标通知书；2公司领导批署内部招标、谈判确定合作单位的文件；3没有依据的合同不予办理。律师把关原则：涉及公司重大权益、执行中有重大合同风险等不易把握的合同必须请律师审阅后方可签订。存档原则：合同签订后必须留存相关使用部门一份，便于查阅执行，但不得违反公司规定，擅自外传或泄密。2）流程按公司制定的工程施工（材料设备采购）合同建立流程执行；5.其它1）合同台帐：所有合同留档后需建立电子台帐，并对合同的执行情况进行跟踪，以便向公司提出合理化建议。2）监督体系：以上流程实施过程中需在公司（分管）领导、公司制度的监督下运行，应维护公司权益，实现公司利益最大化。工程款、材料款支付管理流程1.目的为确保工程项目顺利进行，加强资金管理，健全内控体系，维护公司权益，特制定本流程。2.适用范围本管理流程适用于湖南友文置业有限公司成本控制办职责范围内的工程款、材料款支付审核工作。3.部门授权体系1）授权造价主管对隶属本部门职责范围内的各类工程款、材料付款核算、发表调整付款数量意见、协助总工程师签署审核意见。3.支付款的依据1）双方签署的合同：任何付款的支付必须有书面合同，依据合同中约定的总合同价、付款比例、奖罚条款等进行支付款数量的计算，避免误算、重算。2）尾款在支付时必须要有相关证明资料，以证实完成了施工准备、具备开工条件、满足质量、进度、安全、奖罚等合同约定支付节点、质保期内发生的维保费用等要求方可支付。4）材料进场、验收合格、完工结算、质保尾款的付款证明：材料预付款、进度款、完工结算款、质保尾款在支付时必须要有相关证明资料（材料进货验收凭证，格式由经办人自拟，满足可查性要求），以证实完成了材料进场、材料数量规格质量符合合同约定要求、供货全部结束后双方的对帐单据、是否可支付质保尾款等要求方可支付。4.付款流程按公司制定的流程办理；5.其它1）监督体系：以上流程实施过程中需在公司（分管）领导、公司制度的监督下运行，应维护公司权益，实现公司利益最大化。工程结算管理流程1.目的为加强湖南友文置业有限公司成本控制办结算的规范化管理，减少在结算工作中的失误，结合工程造价形成的特点，通过合理地确定工程造价及有效控制工程造价而提高工程结算的效率，特制定本流程。2.适用范围本管理流程适用于湖南友文置业有限成本控制办职责范围内的工程、材料结算。3.部门授权体系1）授权造价主管对隶属本部门职责范围内的各类工程及材料结算项目按专业初审、发表主导意见、作为第一审核人签署结算文件、协助总工程师签署最终结算意见的权利。2）如因工作效率不高、责任心不强等影响工作进度情况者，总工程师有权调整经办人员。3.结算的原则1）廉洁奉公原则：工程结算工作中，应始终以公司利益为最高利益，遵守法律法规，恪守职业道德，严禁主动索要或被动接受财物，如出现损公肥私性质的不正当计价行为，将按照公司有关规定给予处罚，情节严重者追究相关刑事责任。2）多级审核原则：工程结算应建立起结算人员之间、部门之间等编制及审核控制体系；工程结算皆经过多级审核，各级在审核过程中应认真仔细，有关手续资料的签字、盖章等务必齐全、有效，否则不得办理结算。3）准确高效原则：工程结算中的各项计算应准确、清晰、合规，具有较高的准确度，体现出较高的专业水平；同时工程材料结算工作应保持较高的工作效率，做到及时清帐，以适应工程招标、成本核算、工程竣工备案等多方面的要求。4）可复查性原则：工程及材料结算工作的全过程应有详细、真实的记录及完善的资料管理制度，价量计算过程、审批记录等文件、资料应具备完全的可复查性5）合理低价原则：工程及材料结算工作应以客观事实、工程及材料合同、变更签证等为依据，充分理解、灵活运用当地工程造价管理规定，并利用市场竟争、甲方品牌资源等因素，处理好质量、工期与成本的关系，以满足技术规范、设计要求和使用功能的前提下，追求以合理低价确定工程材料造价6）信息通达原则：工程及材料结算在编制时应考虑适应成本核算、成本分析等多方面的需要，对资料、信息应及时整理，并根据工作需要及时提供给设计、工程等部门；对于公司财务，除尚未公开的标底情况外，其它情况，如其需要，均要真实、透明、系统地提供所有信息资料4.工程材料结算的一般规定1）成本控制办是工程及材料结算工作的主要职能部门，对工程及材料结算工作负主要责任，各项目部、工程部、财务部应极积配合、参与并负相应责任。2）工程及材料结算工作应根据项目的总工期按期制定结算计划，统筹安、排，分清轻重缓急，做到早做、快审，准确。3）施工图预算尽量由本部门自行编制。4）委托造价咨询机构编制工程预结算，在造价咨询委托合同中应明确要求其提供计算底稿（包括工程量、钢筋含量的详细计算书及电子版）及与承包单位核对后的预结算资料，并同时提供与承包单位的核对差异情况说明。5）甲方专业造价工程师应对委托造价咨询机构进行全方位的跟踪管理，包括进度、重大问题的处理、初审、终审等过程，尤其是与承包商的接触必须得到甲方的事先认可与监督，并及时给主管领导反馈信息。6）成本控制办应牵头对结算资料的完整性、结算深度的可行性进行初审，项目部、工程部、设计部应极积配合，及时整理齐全工程结算工作所需的必备资料，资料必须完整、签章齐备、编号准确，并装订成册，完整的工程资料包括：a、招标文件、投标文件等确定合同价格的文件；b、工程合同、协议书c、施工组织设计方案、有效的竣工图、图纸会审记录、设计交底资料；d、双方确认的有效工程变更、工程签证；e、工程竣工验收资料f、施工项目部向湖南友文置业有限成本控制办提交的工程结算书中应详细说明合同价款、设计变更、现场签证之外的增减款事项、工程增减项目、合同违约等涉及工程结算造价的问题。g、结算造价咨询酬金的计算尽量采取基本费用加追回费用的方式读取并与造价咨询机构在委托合同中明确。h、所有工程结算必须填写结算审批表，经过专业工程师初审造价主管复审、公司分管总经理签字确认后方可生效。5.结算流程专业造价工程师对结算进行资料完整性符合性审查 符合要求后根据结算依据进行初审 有必要送咨询机构外审并跟踪进度审核质量 咨询机构审核完毕与甲方取得统一意见 与承包单位对帐并三方签字生效 报公司（分管）领导的确认 存档并进行指标分析录入台帐5.其它1）结算台帐：依据结算资料建立结算台帐，对主要指标进行分析，为建立成本动态体系收集基础资料。2）监督体系：以上流程实施过程中需在公司（分管）领导、公司制度的监督下运行，应维护公司权益，实现公司利益最大化。现场签证管理流程1.目的为加强新兴科技产业园工程签证的规范化管理，使得签证内容能够更真实的反映实际情况，有效地控制工程造价，特制定本流程。2.适用范围本管理流程适用于湖南友文置业有限公司成本控制办职责范围内的现场签证审核工作。3.签证的原则1）实事求是原则：工程签证过程中，应由公司工程部经办人员、专业造价工程师同时到场对签证情况进行确认。2）标准格式原则：工程签证的内容应完整地反映到签证单上，各承包单位所填写的签证单必须符合我公司规定的统一格式，其它形式的签证单一律无效；签证内容需注明施工方法、工程量、部位等，必要时需附相应的图纸或表格及相应进行签证的依据（如设计变更单、指令单、监理联系单等），以具备完全的可复查性。3）一事一单原则：工程签证必须做到一事一签。4）及时估算原则：专业造价工程师必须对每份签证进行估算，并录入相应的台帐中，以便对工程项目的动态造价进行控制。5）统一编号：签证单完善后由专业造价工程根据情况统一编号，并留档备用。6）只确认数量原则：现场签证（除极个别计量困难、只能计价打包外）尽可能对当时发生的工程量进行确认，价格则在结算时参照相应的依据计算。4.签证流程按公司制定的施工签证流程办理；5.其它1）签证单一式四份，生效后，总工办、施工项目部（2份）、成本控制办各存一份。2）签证台帐：建立签证台帐，对签证造价进行估算，为建立成本动态体系收集基础资料。3）监督体系：以上流程实施过程中需在公司（分管）领导、公司制度的监督下运行，应维护公司权益，实现公司利益最大化。设计变更管理流程1.目的为加强新兴科技产业园工程变更的存档、估算管理，使得变更内容能够更真实的反映实际成本，有效地控制工程造价，特制定本流程。2.适用范围本管理流程适用于湖南友文置业有限成本控制办职责范围内的工程变更管理工作。3.部门授权体系1）授权造价主管对隶属本部门职责范围内的各类工程变更按专业具备初审、估算的权利。2）如因工作量负荷饱满，工作效率不高、责任心不强等影响工作进度情况者，总工程师有权调整经办人员。3.工程变更估算的原则1）及时估算原则：专业造价工程师必须对每份变更进行估算，并录入相应的台帐中，以便对工程项目的动态造价进行控制。2）统一编号：工程变更单完善后由专业造价工程根据情况统一编号，并留档备用。4.工程变更估算流程专业造价工程师对工程变更文件（图件、书面文字）进行有效性审查 符合要求后进行估算 存档并录入台帐5.其它1）签证台帐：建立工程变更台帐，对造价进行估算，为建立成本动态体系收集基础资料。2）监督体系：以上流程实施过程中需在公司（分管）领导、公司制度的监督下运行，应维护公司权益，实现公司利益最大化。工程材料管理流程(甲供材)1.目的为加强新兴科技产业园工程材料管理水平，控制施工阶段的工程材料成本，特制定本流程。2.适用范围本管理流程适用于湖南友文置业有限公司成本控制办职责范围内的工程材料管理。3.部门授权体系1）授权造价主管对隶属本部门职责范围内的各类工程材料按专业具备初审、评估造价合理性、发表主导意见、协助总工程师签署意见的权利。2）如因工作效率不高、责任心不强等影响工作进度情况者，部总工程师有权调整经办人员。3.工程材料管理的原则1） 合理设置原则：工程部、成本控制办等相关部门共同审核图纸，明确甲供材、甲控乙购材、指定材的名称、规格及主要技术参数，并报公司领导批复。2） 统计估算原则：专业造价工程师必须对工程项目的甲供材、甲控乙购材、指定材的数量进行统计并录入相关台帐中，为相关部门的采购提供依据；对承包商提交的材料采购申请进行估算复核，以便对工程材料的成本进行控制。4.工程材料统计估算流程施工前专业造价工程师依据图纸对工程材料进行数量统计 录入相关台帐备用 施工中对承包商提交的材料采购进行品种数量的复核 签署初审意见书 报造价主管复审 报相关部门执行流程5.其它1）材料台帐：建立工程材料台帐，对项目材料的品种、数量、价格进行统计分析，控制指导施工中的材料采购工作。2）监督体系：以上流程实施过程中需在公司（分管）领导、公司制度的监督下运行，应维护公司权益，实现公司利益最大化。经济台帐管理流程1.目的为加强湖南友文置业有限公司成本控制办的管理水平，全过程控制各阶段各环节的工程成本，建立各种预测数据库，特制定本流程。2.适用范围本管理流程适用于湖南友文置业有限公司成本控制办职责范围内的台帐建立、成本预测、指标分析等工作。3.部门授权体系1）授权造价主管对隶属本部门职责范围内的各类工程成本按专业建立经济台帐、统计分析、预测成本指标、发表主导意见。2）如因工作量负荷饱满，工作效率不高、责任心不强等影响工作进度情况者，总工程师有权调整经办人员。3.经济台帐管理的原则1）及时建档原则：当招投标资料、合同协议、签证、变更、甲供材、结算等涉及工程造价成本的资料具备时，造价主管应及时收集、定期整理、统计分析相应指标，为今后的成本预测工作提供数据库。2）统计估算原则：造价主管必须对工程项目的签证、变更、材料采购的造价进行估算并录入相关台帐中，为形成动态成本控制链、相关部门的采购提供依据和数据；3）合理低价原则：估算要结合当时当地的市场价，结合竞争势态合理确定估算价，尤其是材料设备的采购要对其报价进行分析比较，确定其是否符合规范、设计和使用功能要求，评判其报价是否合理，是否有让利的空间，采取何种措施达到期望值。4）定期检查、互查原则：实行提前通知，定期检查、互查制度对专业造价工程师分管的各类台帐的登录、统计、分析工作进行检查指导调整督促评比，以达到及时建档、及时登录、及时统计分析的规范化管理。4.经济台帐管理流程总工程师牵头，集体讨论确定经济台帐的格式、内容 造价主管对分管范围内工作及时分类建档、登录、统计分析 造价主管组织提前通知，定期检查、互查 指导调整督促评比台帐管理并纳入绩效考评5.其它1）经济台帐的管理对成本控制工作尤为重要，直接纳入绩效考评范围长期执行，造价主管对经办的质量负责，总工程师对该事项的组织指导调整督促评比的效果负责，公司副总经理对部门进行检查。2）经济台帐的分类、格式、内容详见附件4、5、6、7、8；台帐的建立可根据实用性原则调整。3）监督体系：以上流程实施过程中需在公司（分管）领导、公司制度的监督下运行，应维护公司权益，实现公司利益最大化。日常管理用表格1.目的为加强湖南友文置业有限公司成本控制办的日常管理工作，提高工作效率，加强负责意识、承当部门特定的职责，特制定本流程。2.适用范围本管理流程适用于湖南友文置业有限公司成本控制办职责范围内的日常管理工作。3.部门授权体系本管理用表格的编制、下发、执行、调整由公司（分管）领导直接授权实施。3.日常管理用表格1）成本控制办周工作计划表，详见附件12）结算审批表，详见附件23）工程签证（变更）估算备案表，详见附件34）请假、外出、到工地办事：按公司的管理制度执行，但需事先告之造价主管工主管领导并得到公司相关授权范围内的批准方可执行。附件1成本控制办周工作计划表时间：部门成本控制办姓名职 务上周工作任务完成情况备注本周工作计划预计完成日期备注造价主管意见合理化建议注：、此表由本人填写,于每周六下午13：30部门例会时提交;由于该表在试行由根据执行情况进行调整； 、考虑工作任务的客观性，对于未完成的工作任务在下周工作计划栏中继续跟踪并在备注栏中填写原因，确保计划实施的连续性； 、该计划请填写人留存电子档;部门核实意见栏由部门经理填写,必要时指导调整工作,该表作为部门考核的依据之一；附件2工程结算审核表 编号： 合同全称合同编号工程名称审核日期送审单位全称送审价(元)核后（结算）价(元)其中扣甲供材实际已付款累计（元）扣水电费质保金（元） 扣奖罚结算后应付款（元）扣其它审减金额 (元)承包方负责人(签章)：成本控制办经办人：造价主管：总工办签字： 年 月 日副总经理办签字： 年 月 日总经理办签字： 年 月 日注：1、本表适用于工程、材料、咨询类不用于外审时的结算通用表格，编号按项目结束顺序号编制， 例：彩-001。2、本表一式二份，审核结束后，成本控制办、承包方各留存一份；承包商凭此单方可办理结算付款。3、本表连同决算资料最终交于成本控制