电子商务在大学后勤服务公司中的应用

电子商务在大学后勤服务公司中的应用 电子商务在大学后勤服务公司中的应用 20世纪90年代以来，Inter国际互联网逐渐兴起，并在人们的生活中走向普及。互联网被视为本世纪决定国家竞争力的基础设施，大家都在大力建设其信息高速公路。电子商务作为一门新学科，在近年来又有了较大的发展。顾名思义，电子商务就是电子交易，通过网络来提供服务的。它包含两个方面，一是电子方式，二是商务活动;它是利用电子方式来实现、完成商务活动的，其根本作用是利用信息技术帮助组织运作得更加快捷和高效。 电子商务作为一种新的交易方式，与传统的商务活动相比有以下四种特性 1、全球普遍性。电子商务的迅猛发展，使 _各个领域的传统模式都受到了冲击，将生产业、流通业、金融业、服务业及消费者带入了一个网络经济的崭新领域。随着经济全球化进程的加快以及企业对外业务的增多，企业和消费者间的交易都将受到电子商务 _。 2、方便快捷性。在电子商务的环境下，人们不再受到地域的限制，能以非常简洁的方式完成过去较为繁杂的商务活动。传统的商务活动最典型的情景就是“推销员漫天飞”，“采购员遍地跑”，“说破了嘴、跑断了腿”，消费者在商场精皮力尽地寻找自己所需的商品。现在有了网络，一切变得简单了，办事效率大大提高了。 3、整体协调性。电子商务能够规范工作流程，将人工处理和电子信息处理集成为一个不可分割的整体，这样既能提高人力和物力的利用率，又可提高系统运作的协调性。商务活动本身就是一种协调过程，它要求许多部门的通力协作。 4、安全保障性。在电子商务中，安全性是一个至关重要的核心问题，它直接关系到电子商务各方面的利益。因此，电子商务要求网络提供端的安全解决方案，如加密机制、签名机制、存取控制、防火墙和防病毒等安全保护措施，这与传统的商务活动有很大的不同。 正是由于电子商务的以上特性，其应用范围正日益扩大。由于网络的存在，拉近了人与人间的距离，缩短了地域的跨度。如今，电子商务的应用已经不仅仅限于各类企业的商务活动，也已经渗透到了政府、机关、学校、医院等非赢利性机构管理的方方面面。 1 一、上海第二工业大学后勤管理的历史和现状 (一)学校的历史 上海第二工业大学有着40多年的办学历史，四十四年的风和雨，印证二工大的三次跨越。1960年4月29日，上海市业余大学成立，树起了全国半工半读的一面红旗;1984年7月29日，正式更名为上海第二工业大学，成为教育战线的排头兵;xx年11月20日，与东沪职业技术学院合并，再次高举发展高等职业教育的旗帜。合并后，学校共有10个分散校区，分布在浦东、浦西的9个区。 (二)学校的现状 自从学校整体搬迁到浦东金桥出口加工区后，校区面积扩大了10倍，达到具有700亩的校园，实现了校区、社区、工业园区的三区联动。同时，随着学校的不断发展，新校区在校学生由原来的23千人，增长到了近万人，教职工队伍也随之不断扩大。 学校弘扬“厚生、厚德、厚技”的校训和学校精神，形成“创特色学科、树品牌专业、建精品课程、铸一流技能”的教育、教学新格局;探索“零距离、定单式”人才培养模式，与企业建立长期战略合作伙伴关系，为社会培养各种层次的技术性应用人才，走出了高职教育的新路，为高职发展提供了有益的经验。 同时，学校规模的迅速扩大与功能的不断扩展，给后勤管理工作的质量与效率提出了新的、更高的要求。 为此，二工大将后勤管理工作分离出来，于xx年成立了二工大后勤服务公司。自此，后勤公司以科学发展观统领服务、管理和改革工作，通过四年多的实践，经历了推行5s管理、贯标ISO9001质量管理体系、建立服务模块三大飞跃。全体员工发扬顽强拼搏、锲而不舍的后勤精神，于xx年3月10日获得ISO9001质量管理认证证书;同年9月，荣获xx年上海市用户68家满意企业之一;今年公司又成为全国用户满意企业。所有的荣誉，都是后勤服务公司全体员工共同创造的。同时，也离不开网络信息在后勤工作中的应用，是电子商务使后勤公司的管理与服务工作揭开了新的篇章。 二、上海第二工业大学后勤管理电子商务化的前提条件 (一)校园网络建设为后勤管理电子商务化提供了硬件支撑 xx年，学校电子政务进入全面实施阶段。起初到新校区后，就建立了网络信息中心，加快了数据库的建设，建立了面向广大师生、教职员工的信息查询系统，分别建立了“校长信箱”、“院长信箱”，以及在行政干部和管理干部这一层面也建立了Email，方便了教职员工参政议政。电子政务进入了全面实施，有力促进了电子商务的发展。 2 上海工业大学后勤服务公司为了配合实施后勤管理电子商务化，也加大对计算机与网络建设的投入。公司计算机拥有量、互联网用户呈逐年增长的趋势。据不完全统计，2000年公司计算机拥有量是53台，互联网用户是27台。到了xx年，计算机拥有量达到112台，互联网用户是64台。员工能利用网络信息资源，以网络的形式，对日常工作资料加以、统计和分析。另外后勤管理干部每人都有一个邮箱。在一个近700亩的校园里，通过邮件的传送和接收，能在最短的时间里，把重要的信息相互传达。既节省了宝贵的时间，又大大提高了工作效率。可以说，是校园网络建设为后勤管理电子商务化提供了硬件支撑。 (二)后勤管理人员的培训为电子商务化提供了软件支持 后勤管理电子商务化的另一个必要条件是需要知识型、智能型、全方位的人才。越来越多地应用网络更新后勤的管理工作，促使后勤职工对网络信息化知识及应用能力要进一步的提高。 首先是提高后勤管理干部对电子信息在日常工作中的重要性地认识。 其次，公司开展多种形式的培训，来提高网络运用的技术水平，从而加快后勤工作的网络化、信息化提供了必要的保障。加强引导和指导，学校后勤采取多种手段，利用学校的有利因素和自身资源，聘请网络信息的专业老师，面对公司员工掌握网络信息知识不平衡的实际情况，实施分类指导。对于管理岗位上的干部，开展电子商务综合应用，积累经验，加快推广;对于普通员工是提高信息化的水平。针对不同层次的需要，通过采用不同的培训方式，如举办短期培训班、技术讲座、开展研讨活动等。把电子商务人才培养纳入后勤工作的一个长远、根本的议事日程上来，促进信息交流与沟通。 三、电子商务在后勤管理上的具体应用及效果 自从xx年搬迁至新校区后，后勤服务公司以服务育人为准绳，用“用心服务、用情工作、用法管理”的“三用”理念来武装自己，一年一个台阶。电子商务在学校后勤工作的应用上取得明显的效果。 (一)宿舍管理更加人性化 网络信息区别于传统形式最显著的特点就是网络的互动性。大学后勤服务的主要对象是青年学生，宿舍领导主动公布自己的email，为使与学生贴得更近，做学生的知心朋友。只要学生在生活、学习上有什么困难，就通过发电子信息，与后勤的宿舍管理员进行交流。能使学生感受到学校的关爱，使职工感到师生的需求就是后勤人的使命。这种交流是双向的，传递信息的速度和范围也大大地加快、加强，尤其是直接提供信息服 3 务的，原先可能需要耗费大量人力和物力，现在经网络这一互动媒介，快速、高效地为广大学生提供有效地服务。与此同时，宿舍管理员利用平时休息时间，认真、仔细地登记好好每个学生的出生年月，把学习到的计算机网络信息知识，依次做好了表格，并与食堂进行联网。每当哪位同学生日了，他们就会送上亲手制作的精致生日贺卡，食堂为他们提供生日面和蛋糕。小小贺卡和蛋糕，体现了后勤服务公司员工的一片爱心，拉近了后勤职工与学生间的距离。对于服务型行业而言，信息应侧重于保留和维持现有的群体，所以在信息交流上了解学校这个市场，了解学生也是必不可少的，于是就应善用数据库，搜集学生的档案资料，来促成这一目的的达成。 (二)促进设备管理更加安全高效 随着网络信息的产生，它作为依托互联网而兴起的新型模式，存在着巨大的潜力。学校的发展，后勤员工 _起到保驾护航的作用呢?从xx年起，学校在教学楼添置了132台多媒体教学设备。由于这些设备都是价值连城的固定资产，为了能保证这些设备的安全得到保障，后勤物业管理中心通过自己才智，发挥自己的所长，研制成功了自己设计和组装的报警装置，通过安装监控监视器，用网络系统进行远程监视，大大降低了人力成本，提高了工作效率。学校的服务是无形的产品，网络信息服务成为服务型行业有效方式。根据ISO9001的质量管理标准，编制了设备的登记表，在计算机系统中与学校保卫处进行联网，保证了学校的固定资产的一方平安。 (三)促进餐饮管理更加方便快捷 由于互联网是网络信息的一种快速经济的沟通方式。所以在有一个完善的方便性策略的同时，还必须确保为师生员工提供良好的服务。在学校里，后勤职工通过网络为师生提供服务的还有许多。以前，师生在食堂用餐时，都是用饭菜票来兑换的。自从有了网络服务后，食堂就与学校的网络中心进行联网，用一张小小的磁卡，就能代替一项既不卫生，也不合理的服务。通过校园一卡通，降低了服务成本，提高了服务质量。真正体现了网络服务的方便快捷性。从而激发并加强师生员工对公司的支持和信心。 (四)促进信息沟通更加流畅 网络信息不但在日常服务中起到作用，而且在其他领域也能体现出它的价值。服务型行业的电子商务关键就是消费者满意度与服务的可持续性。长期的良好沟通，将在后勤与师生建立起一种牢固而稳定的友谊，将师生都当作朋友，令师生有荣誉感，这就是网络关系起到的作用。比如：在学校对后勤员工的满意率测评上，通过网上调查问卷法，显示出师生员工对后勤服务的公正。同时，反馈师生的心声，以达到提高员工服务水平， 4 从侧面来不断促进日常工作。并且，通过网络让学校领导了解后勤员工是怎样来开展工作的。另外，可以搜索到大量师生提出的宝贵意见，及时采纳师生提出的合理化建议，在以后的工作中，不断寻求新的工作方式，以达到后勤服务公司“以人为本”的工作理念。网络信息的出现和大规模的应用，使得以师生为中心的管理模式的建立成为可能。透过网络可以触及到非常广泛的服务对象。无论何时何地都可以和师生取得联系，师生也可以在网上发表自己的各种意见。通过这种方式进行相互交流的边际成本很低，提高了工作效率，并能创造出惊人的成绩和良好的效果。 (五)促进公司内部管理更加规范，树立良好品牌形象 首先，通过网络能树立公司的品牌和企业形象。把公司经营范围和服务承诺放到公司的网站站点上，及时向外界，使大多数的师生对公司有一个直观的第一印象。我们对反馈的信息及时处理，以此来调整自己的服务水平，使公司能及时对学校变化作出反应;我们可以在第一时间将自己最新的服务品牌介绍给广大的师生。通过各种途径，来了解我们的品牌服务。在校园文化 _下，后勤服务公司在校园网上推出了教室课桌无刻画这一品牌。公司要求这一品牌服务的无刻画率在99%。想做到如此，谈何容易。这在全市，乃至全国高校都难以实现的工作，在我们二工大实现了。现在通过我们二工大的网站宣传，全市各大高校的领导，都到二工大来参观、学习。通过网络媒体，取得了良好的效果，提升第二工业大学后勤服务公司在全市高校的知名度。 xx年，后勤服务公司通过了市质量协会颁发的ISO9001质量认证体系的审核。从而公司踏上了正规的服务轨道。各部门根据自身的需要，利用网络资源，制定了服务操作流程，通过各种表格的形式，真实反映了员工的工作流程和服务质量。如在跟踪检查过程中发现问题，公司领导就以Email的形式，向公司有关部门发出整改通知书，落实具体时间和责任人，通过网络信息来实施解决方案，了解并推动各部门的服务工作。通过近2年来的运行，他们都发现在建立网络信息服务后得益非浅，产生了巨大的社会效应和经济效应，减低了各项成本，员工与师生间形成提供服务的良性循环。 四、后勤电子商务发展存在的问题 电子商务在二工大后勤管理中的应用确实有了一定的发展，取得了一定的成绩，但同时也存在着许多不足。 首先是人的问题。由于后勤员工现在普遍存在知识面窄，思维能力不强。在开展网络信息交流中，存在明显的差距。后勤员工上网用户少，基础知识较差，网络利用率低，致使网络资源大量闲置和浪费;同时，公司缺少电子商务专业人才，从而，严重制约着 5 后勤管理电子商务化的进一步发展。 其次是网络基础设施问题。后勤在网络信息应用上起步较晚，信息化和网络化程度不高，要在公司上下顺利普及，还有很多问题需要解决。要想实现真正的网络服务，要求学校的网络也要有非常快的响应速度和较高的带宽，这必须由硬件提供对网络的支持。服务型的网络信息活动中，网站最主要的任务就是为大众提供服务。现在我们学校网络基础设施还比较缓慢和滞后，已建成的网络质量离电子商务的要求相距甚远。最重要的一点就是在建立网站后，必须对网站内容进行适时更新和维护，往往维护比建立网站更为重要。如果网站没有将维护费用进行预算，结果就是网络资源和网络资金的浪费。因此，如何加大网络基础设施建设的力度，提高服务效益、改变网络通信和提升我们员工的综合素质等落后面貌，是电子商务应用普及的首要问题。 再次是安全问题。这是公司使用电子商务最担心的问题，而如何保障电子商务活动的安全，也一直是电子商务研究的重要问题。作为学校的一部分，后勤公司必须具有一个安全、可靠的通信网络，以保证服务信息安全、迅速地传递。同时，还有网上个人资料的保密问题。服务型机构为了能提供主动服务，建立并保持与广大师生、员工的长期合作关系，需要搜集大量的资料。这些资料的保密问体也是亟需解决的问题。 总之，能否更好地发挥电子商务的作用，提高后勤服务、管理水平，关键是自身的学习。通过不断的学习，能更好地利用后勤服务公司内部的网络信息，不断地增加处理事务的敏捷性，对学校这块市场作出更快的反映，提供更出色的服务。 五、未来后勤服务工作的展望 “十一.五”期间，信息化会有更大的发展，信息技术在传统服务中会有显著成效。但从网络的潜力看，目前，电子商务的发展只能说是在萌芽阶段，网络的使用者将持续、快速的增长。服务型行业提供的方式很多，如何利用互联网直接提供服务或将互联网与其他服务手段紧密地结合，将成为今后的发展方向。现在全后勤有7个中心1个办公室700多位员工。根据后勤服务公司的发展要求，至xx年，信息化的覆盖率将从原来的22.4%发展到40%50%，计算机辅助管理和过程控制在各中心进一步普及。在员工中积极推广信息技术，积累经验。试猜想：电子商务将在后勤管理工作中会有很大的领域，公共服务领域信息步伐更加快捷。在当今信息社会里，公共服务领域信息化将被广泛应用，当电子商务被人们所熟悉后，将信息能以最快的速度接受、处理和传输。这不仅简化了信息处理的程序，而且提高了信息处理的准确性。通过电子商务，可以以最快的速度获取更多的信息资料，从而在竞争中赢得优势。电子商务水平再上一个台阶指日可待。 6 所以说，学校后勤应跟上时代的节奏，加快推广，为广大师生员工提供一切良好的生活、学习和工作环境。使信息技术早点进入个人生活