培训教材应付帐款其它采购

联想集团ERP系统最终用户培训教材应付帐款-其他采购2作者：刘爽日期：99.11.21审核：日期：批准：日期：目 录l 基本概念l 业务流程图l 业务流程简介l 单据、报表l 业务情景介绍l 系统操作l 补充说明及注意事项l 练习 本次课主要讲解寄存业务及结算、索赔业务、应付帐款调整、集团内应付款的核算以及一些特殊业务的处理方法。寄存业务和索赔业务仍然通过A/P和MM模块，把供应商主数据作为明细科目进行未清项核算。应付帐款调整直接通过A/P模块进行。集团内应付款是将集团内应付款的对象作为供应商，通过统预科目-集团内应付款H和特殊总帐标志-R进行未清项核算。一、 基本概念1 寄存*在创建采购订单时，项目类别选择K-寄存。*采购人员与供应商谈好价格（采购信息记录），按照该价格将供应商的物料存放在我公司（不是我公司的资产）。我公司因业务需要，将寄存物料消耗或转为自有资产。我公司定期将已耗用或已转为自有资产的某供应商寄存物料结算清单打印出来并送交供应商，之后收到供应商依据结算清单开具的发票进行发票校验和付款清帐。*寄存采购订单的收货不产生会计凭证。针对寄存采购订单收货时将物料收到不属于我公司资产的特殊库存状态。*只有当寄存物料转为自有资产或耗用时才产生相应的会计凭证。*寄存结算时如果遇到实际发票与结算价格有差异，则需要先按结算价格做发票校验再冲销，然后在A/P模块手工录入结算凭证。2 管线物料*是指在生产过程中，物料可以随用随有，不受库存的限制。*不做库存管理，使用时不做出库和入库的任何操作。*与寄存物料一样需要维护信息记录和定期与供应商结算。3索赔 *是采购订单的一种类型RT-索赔。 *物料收货后经过使用，因质量等其他问题需要退回供应商，供应商再提供质量好的物料。因为所退 货物不能对应原采购订单，需要重新建立采购订单属于索赔业务。 *索赔业务一般不产生应付帐款，在有些情况下会产生应付索赔差价款。 *索赔时会发生不能返物而返款的情况，在这种情况下通过销售模块进行收款，物料将进行模拟收货和发货处理。3.集团内应付款 *通过统预科目-集团内应付款和特殊总帐标志R进行核算。二、 业务流程图DC-016-2(见附图)三、 业务流程简介1、发票校验DC-016-030寄存结算时，在一般情况下，供应商发票的实际金额与寄存物料转为自有或消耗的金额相同，结算完成后将系统产生的凭证号记录在报销单上，在A/P或MM模块调出，将发票号填写到凭证抬头文本字段中；在有些情况下，供应商发票的实际金额与寄存物料转为自有或消耗的金额不同，在操作时先要按照系统中的金额结算，再冲销结算，通过A/P模块手工录入一张发票凭证。借记：寄存应付暂估，借记：应交增值税-进项税，贷记：XX供应商，凭证类型：KZ-采购发票。 寄存结算的路径：后勤物料管理库存管理环境寄售来自供应商的代销负债 冲销寄存结算的路径：后勤物料管理库存管理环境寄售来自供应商的代销负债，选择显示和提货结算项，运行后，选择需要冲销的发票，选择菜单：环境发票凭证发票校验进一步处理取消 或 手工在A/P模块录入凭证。对于索赔有差价业务，根据收到的供应商索赔补款发票对索赔订单进行发票校验。2、付款并清帐DC-016-020付寄存结算款的方法和与采购订单无关的付款相同，在付款的同时可以与已经入帐的发票凭证进行清帐。会计人员根据借款单内容，借记：XX供应商，贷记：现金或银行存款，凭证类型：KZ-采购付款。存盘后，系统会自动记录到统驭科目“应付帐款” 的XX供应商帐户中，同时将系统产生的凭证号记录在借款单或报销单（直接报销）上。寄存付款的路径：会计财务会计应付帐款过帐付款。3、集团内应付款过帐DC-016-100当发生集团内非货款的应付款时，根据原始单据在系统中录入付款凭证。付款时借记（25）：XX供应商，贷记（50）：银行存款或现金。路径：会计财务会计应付帐款付款过帐4、集团内应付款核销DC-016-110收到集团内应付款时，根据原始单据在系统中录入收款凭证同时与付款凭证清帐。借记（40）：银行存款或现金，贷记（35）：XX供应商。路径：会计财务会计应付帐款过帐其他付款5、清帐DC-016-050对于索赔无差价业务，需要手工将无差价的两个行项目模拟零值发票校验，清掉正付相反的收货/收发票科目。四、 单据和报表1。单据：采购借款单、采购报销单、用款申请表（详见附表）2报表：应付帐款余额明细表、应付帐款已清项目表、应付帐款未请项目表、应付帐款帐龄分析表、超期未报销明细表、应付帐款香港对帐表 (具体介绍在应付帐款-报表与结帐中) 。五、 业务情景介绍1寄存业务创建供应商主数据创建信息记录P6采购订单并批准收货P8将寄存物料转为自有或消耗P9寄存结算P4显示行项目显示余额付款并清帐显示行项目显示余额2、索赔业务P20一、有价工厂 1.在第一次创建索赔采购订单时应遵循以下原则 索赔出库物料单价=物料标准价 索赔入库物料单价=索赔出库总金额/索赔入库行项目物料数量如做索赔订单前，采购人员已得悉供应商物料短缺，只能以现金赔偿可不创建采购定单，直接做销售处理。2.索赔物料全部返回后无须补付差价，采购部门应填写零值报销单，财务对采购订单做收货/收发票清帐处理。3. 索赔物料全部返回后须补付差价，采购部门应将订单的收货行项目单价修改为（索赔出库总金额+差价）/收货行项目的数，差异在发票校验时记入采购差异，同时按照国内采购付款的方式付款。4. 发货后采购人员得悉供应商物料短缺，索赔物料全部不能返回，只能以现金赔偿。采购部门不对采购订单做修改。做销售处理，库房模拟收货、发货，采购部门填写零值报销单（附红蓝收货单），财务对采购订单做收货/收发票清帐处理。5. 发货后采购人员得悉供应商物料短缺，不能全部返回，剩余部分只能以现金赔偿。采购部门不对采购订定单做修改。做销售处理，库房对订单收货项目的剩余部分做模拟收货、发货，采购人员填写零值报销单（附红蓝收货单），财务对采购订单做收货/收发票清帐处理。二零价工厂不允许索赔业务操作。3.调帐A BA之间调整P30B 应付预付之间调整P32C 特殊总帐与无特殊总帐之间调整P35D 调户P354、集团内应付款 收到集团内应付款P38付出集团内应付款并清帐P405、特殊业务处理A 赠送备件的处理赠送的备件不论进入有价工厂还是进入零价工厂，均通过物料的501-免费赠送完成。如果备件来自国外，需要交纳关税和增值税 进入有价工厂，能算入相关采购订单的，报销和付款均与该采购订单相关，关税记入成本；不能算入相关采购订单的，采购人员预估关税创建采购订单，报销和付款与采购订单相关并将关税记入成本。进入零价工厂，能算入相关采购订单的，报销和付款均与该采购订单相关，关税记入研发材料或维修备件消耗；不能算入相关采购订单的，报销时在A/P模块将关税直接记入研发材料或维修备件消耗，付款处理可参考运费类的付款。如果备件与正常商品一起采购，商品进入有价工厂，备件进入零价工厂。正常商品仍然通过采购订单，备件通过501移动类型收货，备件所发生的关税在A/P模块将直接记入研发材料或维修备件消耗。B 货款应付帐款的记帐方国内采购-应付国内供应商 国外采购-通过HK-应付HK-不通过HK-通过联想进出口公司-应付国外供应商 -通过其他进出口公司-应付其他进出口公司（采购订单带附加费，收增值税发票） 六、 系统操作（一） 寄存业务1. 维护信息记录-不需要应付帐款岗操作此步骤的意义在于：维护某供应商在一定时期内某种物料的寄存结算价格。路径：后勤物料管理采购主数据信息记录创建录入供应商、物料编号、采购组织、工厂后，在信息类别中选择寄售。回车进入下一屏适用税码输入交货时间维护寄存结算价格点击采购组织数据1 进入下一屏指明价格的有效期间维护寄存结算价格录入以上项目点击条件进入下一屏：存盘后系统显示2. 创建寄存采购订单-不需要应付帐款岗操作路径：后勤物料管理采购采购订单创建已知供应商K-寄存 寄存采购订单与标准采购订单的差别在于：寄存采购定单的项目类别处为“K”，其他操作同标准采购订单。3.寄存商品收货-不需要应付帐款岗操作。寄存商品收货时，将由库房将寄存商品收货到工厂下面的寄存库中，由于此步收货不发生物权转移，商品仍为供应商所有，所以只产生物料凭证，不产生会计凭证。具体操作如下：路径：后勤物料管理采购采购定单后继功能收货浏览物料凭证：单击会计凭证系统提示：可见寄存的收货是只有物料凭证，没有会计凭证的。3. 根据业务需要，将寄存库中的物料转为自有自有资产-不需要应付帐款岗操作路径：后勤物料管理库存管理货物移动转储记帐移动类型：411K录入其他项目回车进入下一屏：录入供应商接、收库存地、物料编号及数量、单位，保存后系统提示：通过路径：转储记帐显示显示物料凭证：点击会计凭证按钮，查看会计凭证：借方原材料科目的金额=材料的标准价，贷方寄销转存应付暂估科目金额=信息记录中的寄存结算价，另一行是二者的差异（成本科目）。4寄存结算（发票校验）路径：后勤物料管理库存管理环境寄售来自供应商的代销负债选择寄售，指我们要进行寄存结算或显示。选择管道线指我们要进行管道物料的结算或显示。选择领货没有结算指我们要结算或显示未进行结算的物料凭证。选择结算提货指我们要显示已经结算的物料凭证。在实际操作中，我们一般在收到供应商发票后作寄存结算操作。在操作时，首先按照报销单上的信息显示一下所要结算的物料凭证是否正确（选择屏幕上的寄存显示领货没有结算按钮），确认之后再进行结算（选择屏幕上的寄存结算领货没有结算按钮），单击下一屏：屏幕上提示包含的错误：0表示该次结算正确并且系统在屏幕下方提示凭证生成。点击右拉箭头会看到已经产生的发票凭证号：双击发票凭证号，系统显示该发票凭证：选择会计视图按钮，系统将显示会计凭证：双击屏幕上的供应商行项目，屏幕显示如下：可以看出，定位和文本中未填入相应的内容。选择菜单：凭证显示-修改：可以将定位填入寄存结算的外部发票号，文本填入相应的摘要。选择菜单：转到凭证抬头或选择，在凭证抬头文本中录入外部发票号：点击后存盘。如果发票的金额与系统的结算价一致。此笔业务的发票校验就完成了。如果发票的金额与系统的结算价不一致，就要先按系统的结算价作结算，再将此张结算发票冲回（不用手工清寄存应付暂估的帐），然后在A/P中按发票实际价格手工录入结算凭证。5.冲销寄存发票假定上例的发票实际金额为351元，将上面发票校验产生的凭证冲回路径：后勤物料管理库存管理环境寄售来自供应商的代销负债双击此处录入公司代码0001；物料凭证编号；选择寄售显示结算提货单击执行双击发票凭证号显示原始凭证选择路径：发票校验进一步处理取消录入冲销原因03即后存盘，系统提示：显示凭证并按照上述方法修改凭证抬头文本和定位字段：6.在A/P中手工录入结算凭证路径：会计财务会计应付帐款过帐发票凭证日期：当天日期；公司代码：0001；货币：RMB；凭证抬头文本：发票号；帐户：供应商科目号。回车后进入第二屏：金额：记入该部门的发票总额；选择计算税额；税码：J1；业务范围：适用部门编号，定位：外部发票号维护下一行项目时，录入记帐码：40（借）；帐户：寄存应付暂估后进入下一屏： 注意金额一定要与寄存物料转自有时的寄存应付暂估科目的金额相同；业务范围：适用部门编号；文本：凭证摘要。继续录入下一个行项目的内容记帐码：81（借）；帐户：商品成本调整-寄销转存，回车后进如下一屏：金额=实际发票净额-寄存应付暂估金额；业务范围：适用部门编号；文本：凭证摘要。存盘后系统提示修改进项税项目：标明的行项目可以更改。长椭圆内的行项目是用红色显示的，双击此行项目添加文本。按返回存盘后提示：显示凭证：7.付款并清帐路径：会计财务会计应付帐款过帐付款过帐凭证日期：凭证录入的日期，一般填写当天日期；公司代码：0001；记帐日期：将凭证计入各帐目的日期；货币：RMB；银行帐户：银行科目号；业务范围：适用业务部门编号；文本：凭证摘要；未结项选择帐户：供应商科目号。回车进入下一屏：选择未清项（选择方法同应付帐款-标准讲义中清帐一节中介绍的方法），存盘记帐系统提示：显示这张凭证：注意：以上业务流程和操作同样适用于管道物料。（二） 索赔业务一、无价差的索赔1创建采购订单-不需要应付帐款岗操作路径：后勤 物料管理 采购 采购订单创建已知供应商录入供应商、订单类型：RT-索赔；采购组织、采购组、工厂，回车在第一行项目录入物料编号、数量。在第二行项目录入相同内容并在R-（return）项的内点。存盘。系统提示订单批准同标准流程（略）2.发货、收货-不需要应付帐款岗操作路径：后勤 物料管理 采购 采购订单后继功能收货移动类型：101录入采购订单号、交货单号。回车选择收发项目，修改收发数量，存盘记帐。提示物料凭证生成。显示它的会计凭证可以看到由以上凭证可以看到，收货/收发票科目有一正一负两项。对于索赔业务来说，如果我们不去模拟零值发票，收货/收发票科目不能清帐。当我们去检查收货/收发票余额（路径：后勤）物料管理）库存管理环境余额显示GR/IR余额清单）时，系统显示如下：3 模拟零值发票路径：后勤物料管理发票校验后勤发票校验，选择输入发票按钮，可继续进行操作。 或 后勤物料管理采购采购订单显示采购订单后继功能后勤发票校验。 输入金额0，采购订单号，交货、退货项目，点击项目清单，进入下一屏幕：存盘，系统提示输入凭证抬头文本-发票号，定位-采购订单号+行项目号（同标准流程），之后系统提示生成的凭证号，我们再去检查收货/收发票余额（路径：后勤）物料管理）库存管理环境余额显示GR/IR余额清单），录入需要检查的采购订单号：点击屏幕上方的按钮后，屏幕下方显示如下提示：此时表明采购订单的收货/收发票科目已经清帐。二、索赔有价差 发出的物料能够全部返回。1. 创建索赔采购订单-不需要应付帐款岗操作路径：后勤 物料管理 采购 采购订单创建已知供应商 录入供应商、订单类型：RT-索赔；采购组织、采购组、工厂，回车索赔发货行项目净价处录入物料标准价，并在R列的处打钩，索赔订单收货行项目净价处改为物料标准价+单位差价。双击订单行项目添加税码：点击返回。存盘。系统提示采购订单建立订单批准后进行收货和发货。2. 收货、发货-不需要应付帐款岗操作路径：后勤 物料管理 采购 采购订单后继功能收货移动类型：101录入采购订单号、交货单号。回车存盘。系统提示物料凭证记帐。查看采购订单历史双击凭证编号查看物料凭证单击会计凭证按钮查看会计凭证3. 支付索赔差额路径：会计财务会计应付帐款过帐预付定金预付定金具体操作方法参照标准采购流程。4 发票校验路径：后勤物料管理采购采购定单后继功能输入含税金额，采购订单号，交货、退货项目，点击项目清单，进入下一屏幕：存盘提示：录入发票号、定位。回车提示凭证已记帐。5 清帐（参见标准采购流程） 向供应商发出物料后，供应商全部不能返回物料。创建采购订单操作、清收货/收发票项目的操作与无差价的操作相同。向供应商发出物料后，供应商只能返回部分物料。创建采购订单操作、清收货/收发票项目的操作与无差价的操作相同。三、索赔物料发出后不能返回物料，给出返款额度，体现在下次采购中.创建采购订单时，发货单价=物料标准价格，收货单价=发货物料标准价，当得知供应商不能返回物料时，在系统中删除收货行项目，当发生下一笔采购时，将采购的物料和应付款净额维护进索赔采购订单，应付帐款岗根据差价进行发票、付款、清帐处理。（三） 应付帐款调整1 BA之间调整如：将发票凭证的BA由0301调到0501路径：会计财务会计应付帐款过帐其他内部转帐带清帐注意：此时凭证类型是DB-其他往来凭证。录入记帐码37-其他结算(贷方),供应商编号,回车后进入供应商行项目的维护:录入记帐码40-借方分录,帐户-内部银行,回车后进入内部银行项目的维护:录入记帐码50-贷方分录,帐户-内部银行,回车后进入内部银行项目的维护:维护完成后,选择处理未清项按钮,去选择相应的未清项:回车后,存盘后,显示该凭证:显示利润中心凭证:.2 应付预付之间调整(特殊总帐与特殊总帐之间的调整)如：将预付款（A）1000元调整为应付款（D）路径：会计财务会计应付帐款过帐其他内部转帐带清帐录入记帐码29-特殊总帐贷方，帐户：某供应商，特别G/L：D-采购付款-统驭科目，回车后进入：录入时，特别注意如果调帐结果要在某张采购订单的历史上显示出来，一定要录入采购凭证项。录入完成后，选择未清项，屏幕显示：注意选择特别总帐标志A-预付款-统驭科目选择好相应的未清项后，存盘，系统提示：显该凭证：注意：该笔凭证已将特别总帐标志为A的项目调整为特别总帐标志为D的项目。双击特别总帐标志A的行项目：，可以看到总帐科目是：3 特殊总帐与无特殊总帐之间调整路径：会计财务会计应付帐款过帐其他内部转帐带清帐操作方法和上一节（应付预付之间调整(特殊总帐与特殊总帐之间的调整)）大致相同，不同之处在于调整时不用录入特别总帐标志。4 调户如将供应商的应付款1170调到供应商的应付款上。路径：会计财务会计应付帐款过帐其他内部转帐带清帐录入记帐码-37其他结算（贷方），帐户：某供应商，回车后进入：点击选择未清项按钮，选择未清项：点击选择未清项按钮或回车，选择未清项：选择完成后，存盘，系统提示凭证号；显示该凭证：（四） 集团内应付款1 收到集团内应付款路径：会计财务会计应付帐款过帐其他收款如果供应商尚未存在未清项，屏幕下方会提示：回车后，屏幕显示：选择菜单：转到凭证概况： 继续录入供应商行项目：记帐码：39-特别总帐贷方，帐户：集团内某单位（），特别G/L：特殊总帐标志R-集团内应付款，回车后，进入供应商行项目的维护：注意：由于我们选择了特殊总帐标志R，该供应商行项目的统驭科目为。选择菜单：凭证模拟，系统显示该凭证如下：将凭证存盘，同时记录凭证号。2 付出集团内应付款并清帐路径：会计财务会计应付帐款过帐付款过帐回车后，屏幕自动调出该供应商的未清项