公司商务接待手册

江苏安通汽车零部件有限公司商务接待手册办公室2011年05月10日一、总则1、为规范公司的商务招待活动，在保证商务招待效果的基础上，加强商务招待费用的管理，制定本手册。2、商务招待工作是公司重要的对外窗口之一，参加招待的员工要遵守纪律，有礼貌，热情，树立公司的良好形象。3、本手册规定了公司业务招待的管理功能、管理内容和要求、检验和审查，适用于公司所有业务招待活动的管理。二、管理职能公关部是公司接待的管理部门，公司的商务接待和饮食等由公关部统一安排。三、商务接待原则一、对等接待、各项责任、相互合作原则。 商务招待工作要广泛，坚持重点，一般照顾，按照对等的招待，各自的责任，相互合作的原则，上下一致，合作，共同招待。2、规范高效、安全节约、服务一流原则； 商务招待工作规范服务，提高工作效率，热情周到，顾客心情适度接待，提倡节俭，反对浪费，重视思想感情交流，不负责任，不拖延。3 .统一标准、预算管理和严格管理原则。 按照公司的业务招待标准，对各项业务招待费用实施预算管理，按照公关部负责人核定的预算严格管理使用，业务招待费用原则上不得超过限额。 需要追加预算时，由管理中心另行审查。四、接待责任分工1、接待是公司的窗口性工作，为形成企业的良好形象，实现公司的经营目标，具有十分重要的意义。 各有关部门和人员应高度重视，规范行动。接待内容包括接待导入、座位引导、接待谈判、参观介绍、接待服务等。 分工如下宣传部：一般提供良好的环境保障和备品准备，负责接待服务，陪同洽谈和参观介绍。前秘书或总经理秘书：负责来客的引进和会议室的环境维持。商务招待秘书：提供信息交换保障和访客记录，安排客人旅行、住宿等。业务接口部门：负责谈判，一贯陪同。3、公关部主任对接待负有全面责任。五、商业接待标准公司的业务招待标准根据来访者的人员水平和访问目的适用不同的标准。 主要分为普通接待、中级接待、高级接待、特别接待4个阶段。1、普通接待项目名称说明合乎人群一般商务级考察人员、技术人员、设计人员、供应商中间管理人员以下人员等交通标准按对方人员要求协助订货，公司不承担费用住宿标准根据对方人员的要求，公司不承担住宿费用饮食标准简单的饮食消费在20元/人以下，宴席消费在50元/人以下接待陪同人员接口业务人员，部门主管接待车辆商务汽车或出租车其他接待1、在公司会议室配置投影仪、白板、饮料(饮用水、茶、咖啡)2、必要时来宾出发时赠送纪念品，消费控制在50元/人以下。备注2、中级人员接待项目名称说明合适的人企业领导、地方广电人员、地方广电部门经理等交通标准按对方人员要求协助订货，公司不承担费用住宿标准应对方人员要求，公司不承担费用饮食标准简餐消费不超过50元/人，宴会招待消费不超过100元/人接待陪同人员接口业务员、部门主管和主管副总裁接待车辆公司轿车、商用车和出租车其他接待1、必要时编制来宾接待手册2、公司会议室配置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋(信纸、钢笔)、饮料(饮用水、茶、咖啡)、烟草器具3、可以在当地主要旅游地安排旅游和娱乐4、必要时来宾出发时赠送纪念品，消费控制在500元/人以下。备注3、高级接待项目名称说明合适的人合作区广电领导、行业相关部门领导、公司特邀人员等交通标准按对方人员要求下单，公司不承担费用住宿标准住宿标准在三星以上的酒店，由公司承担费用饮食标准简餐消费不超过100元/人，宴会招待消费不超过200元/人接待陪同人员接口业务员，部门主管，主管副总裁，总经理必要时安排董事长、股东接待车辆租公司的轿车或专用车其他接待1、制作来宾招待手册，必要时在宾馆房间配置迎宾卡、花、水果2、在公司显着位置配备迎宾横幅等3、公司会议室配置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋(笔记本、笔)、饮料(瓶装饮用水、茶、咖啡)、花、水果、烟草器具等4 .公司领导和来宾安排拍照制作相框的必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄影5、在当地主要旅游地安排旅游和娱乐6、必要时来宾出发时赠送纪念品，消费控制在500元/人以下。备注4、特别接待项目名称说明合适的人主要行业主管领导、地方行政领导、公司特邀领导、其他特殊人员等交通标准按对方人员要求订货，公司可以承担费用住宿标准住宿标准为四星级以上酒店，公司承担费用饮食标准不设定具体标准接待陪同人员接口业务部门负责人、公司副社长、社长、会长根据需要安排董事长、股东接待车辆租用公司的高档车或高档专用车其他接待1、制作来宾招待手册，在宾馆房间配置迎宾卡、花、水果2、在公司显着位置配备迎宾横幅等3、公司会议室配置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋(笔记本、笔)、饮料(根据嘉宾的喜好安排)、花、水果、烟草器具等4、安排公司领导和来宾拍照制作相框，安排会谈记录、录音、照片、摄影5、公司在当地主要旅游地安排旅游和娱乐。6、来宾临行时赠送纪念品，不设具体标准。备注六、商务接待程序1 .商业接待的申请和审查各部门实施商务接待前，应填写商务接待申请表，经部门主管审核，经主管副总经理审核后，向管理中心商务接待秘书申请安排接待申请部门在商务接待申请表内明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待人员等信息和有关接待要求的建议公司顶级的商务招待活动由其助理秘书填写商务接待申请，作为招待负责人业务接待秘书收到商务接待申请表后，根据公司的业务接待标准设计业务接待行程，确定接待预算后，填写接待行程安排表，反馈给接待申请部门进行确认申请部门确认的接待行程安排表根据受理基准进行审查，审查水平如下接待标准管理中心主任审计担任副社长承认执行副总裁承认经理审查普通接待脾气脾气中级接待脾气脾气脾气高级招待脾气脾气脾气特殊待遇脾气脾气脾气脾气接待申请部门要求部分或全面超标接待的，接待行程安排表应按照相应的接待标准进行审查商务招待秘书向经批准的接待行程安排表家会计部报告，作为事先结算招待费用的预算证明书。2 .开展业务接待商务招待秘书根据认可的接待行程安排表，执行各招待安排的负责人和物品的采购商务接待秘书将接待行程安排表复印件发给申请部门接待人员和接待活动相关领导，合理安排时间商务招待秘书根据招待时间表，调整招待负责人和公司租用车辆或车辆的时间表商务接待秘书根据接待时间表编制来宾接待手册，交给接待人员送至来宾受理人员或公司应按受理时间表向车站、机场接送嘉宾，并与嘉宾一起办理入住、结算手续接待人员无法陪同的，由商务接待秘书或司机代理接待人员的责任受理人员应严格执行受理时间表，保证各受理活动的秩序公司的领导和嘉宾拍完照片后，商务接待秘书把照片做成相框，接待负责人送到嘉宾那里留作纪念客人来送行后，接待人员及时给客人打电话问候，同时了解客人对公司各方面的意见和对公司接待安排的满意度，及时填写商务接待总结报告，以便公司得到改善。3、商务接待行程的变更商务招待过程中，客人要求调整时间表的，现场陪同人(招待负责人、司机、其他陪同人)应当立即将调整意见通知商务招待秘书商务接待秘书收到日程调整的意见后，必须立即调整接待行程安排表调度只是调度，业务接待秘书应由调度的接待行程安排表信息管理中心主任批准执行，并将接待行程安排表副本发送给相关人员行程调整中预算增加的情况下，业务接待秘书应按照审批流程再次审批调整后的接待行程安排表后运行，并更换原来的接待行程安排表正副本商务招待秘书应根据调整后的时间表，重新制作来宾接待手册，并送交嘉宾。七、费用清算1、商务招待结束后，有关票据应在5天内交给商务招待秘书，一律办理清算手续，无故提供30天以上票据的，不进行清算，财务部应从负责人工资中扣除预付费用2、实际发生的费用在批准的预算金额以内的情况下，商务接待秘书将发票拿到会计部进行结算3、实际发生的费用超过批准的预算金额的，负责人填写费用超额审批表说明超出原因，根据业务接待的批准权限批准，批准后可以结算八、商务招待程序的要求1 .接待人员应严格遵守公司有关规定，不得发生任何越位行为2、商务接待秘书在接待期间，要密切注视接待的动向，控制指挥，保证规范的进行。3、接待过程中来宾提出限制事项的，应当委婉说明。4 .接待环境标准货物排列整齐，表面没有灰尘地面干净，无污垢，空气流通清洁；室温适中，灯光适中，电视机调节备品齐全。5、公司参观规定安排来宾参观会社，必须经公关部主任批准参观介绍以商务接待秘书为中心，由接待部门协助参观过程中，原则上介绍人在来宾前，接待人员在来宾后参观场所，工作人员必须集中精力工作，不能仰望东方，也不允许与参观者对话，根据需要可以详细说明。6 .受理礼仪要求参加商务的接待人员必须正装，举止有礼貌接待员到车站或机场接待来宾，1020分钟前到达，等待来宾到达，为不熟悉的来宾预备欢迎卡，并注明公司名称和来宾的称呼接待来宾后，接待员应积极向来宾致意，帮助客人提取行李到达住宿地后，接待员必须亲自协助来客办理入住手续，把行李送到房间接待员去车站或机场送行时，必须按照航班或火车时间合理提前到达，积极帮助客人取行李或托运行李，办理相关手续九、附则1、本手册是公司商务招待的规范文件，各部门应严格参照执行2、各子公司应参照本手册开展业务接待活动3、本手册由宣传部根据实际情况变化，不定期修订4、本手册最终由公关部附属规则解释5、本手册自2010年2月25日起实施。十、备注除有特殊说明外，本制度的适用范围为集团各部门，子公司可以参照执行。 子公司与集团公司有业务关系的，以尊重集团公司制度为执行原则。某公司几年几月商务接待申请表申请部门：联系人：