费用报销系统用户培训-甘肃2.16.16.ppt

1,电话销售专线：400-1234567全国服务热线：95518电子商务网站：www.e-,费用报销系统用户培训2012年02月,2,用户培训-目录,一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明,3,一、系统概述-系统开发背景,1.支持FSSC直接服务于基层客户；2.改变费用审批依靠纸质单据流转的状态；3.解决地市需承担纸质单据审核工作问题；4.减少退单率，加快支付效率,背景1：ERP规划内容,背景2：支持共享中心建设,背景3：费用精细化管理的需要,1.总公司预算管理、费用审批管理亟需系统工具支持；2.各级机构费用精细化管理程度不同，管理水平参差不齐，通过系统工具的导入式实现管理水平提升的快捷方法；3.解决管理者获取费用基础信息渠道有限问题,财务规划,一、系统概述-系统实施对管理的提升作用,强力导入预算管理，实现事前审批和事中控制,有效规范费用报销流程，支持流程标准化管理,电子流与实物流分离，支持跨机构远程审批,支持HR在编员工自助报销，提高自我管理和合规意识,与预算接口,与OA、CA集成,落实标准化、规范化、透明公开原则,5,一、系统概述-分公司应用范围,费用报销系统支持除手续费、职工工资、工会经费、在建工程、固定资产采购以外，需付现的费用的报销业务。,包括：招待费、业务宣传费、车辆使用费、邮电费、公杂费、修理费、会议费、印刷费、保险费、宣教费、劳动保护费、电子设备运转费、租赁费、福利费等,6,一、系统概述-报销流程简介,1.省、地市本级固定费用报销流程：,编制年度固定预算,动支申请,费用报销,本级审批,2.县支公司变动费用报销流程：,编制月度变动预算,共享中心审核付款,费用报销,县支审核,地市审批,共享中心审核付款,关于动支：对报销事项是否可以发生进行的申请。1.省公司、地市分公司本级费用使用时必须先进行动支申请审批，再进行费用报销。2.动支申请时，系统进行预算控制，超过预算不允许提交。3.系统支持一次动支、多次报销。,预算系统与报销系统接口，同步数据，做好费用预算，先算后花。,7,省级财务共享服务中心,省本级、地市本级、县支公司,一、系统概述-电子流与实物单据流程,见单支付,电子流先到达审核会计，预审通过后再接收实物单据，提高报销效率，减少退单过程。,上线过渡期，为了给大家一个认知接收的过程、控制财务风险，暂采用实物和电子同步审批的方式。,8,用户培训-目录,一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明,9,根据公司信息安全管理的要求，费用报销系统与OA、CA系统连接，员工使用OA系统盾，通过OA系统单点登录。OA系统U盾和密码是费用报销系统身份认证的标志，员工必须严格保管。禁止同一员工操作多个用户、保管多个U盾。OA统一登陆地址64/,二、系统讲解及演示-登录系统,点击【费用报销系统】,点击登录,点击登录,10,二、系统讲解及演示-登录系统,费用报销系统的主页面,二、系统讲解及演示-个人设置,点击【个人设置】按钮，进入个人设置页面,点击个人设置,二、系统讲解及演示-个人设置,用户在个人设置模块可以设置员工银行卡信息、邮件信息、授权、常用审批意见。,填单权限授权,审批权限授权,13,用户培训-目录,一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明,14,二、系统讲解及演示-填写单据,用户从系统首页【填写单据】按钮，进入单据选择页面。进入单据选择界面后，用户可根据自身报销需要，选择不同类型的报销单据进行填写。,点击【填写单据】,省、地市本级单据组,县支公司单据组,15,15,二、系统讲解及演示-单据介绍,1.预算项目与固定费用预算系统保持一致。2.预算项目只能选取本部门可用的项目。,本级费用动支单,标注*号的为必填项目,1.预算部门为预算编制时的预算归属部门。2.预算部门通常为报销人所在部门。3.固定费用预算中有无法区分部门的预算，系统中统一放在虚拟部门“不区分部门”中。,16,本级费用报销单,二、系统讲解及演示-本级报销单据（续）,已审批通过,指动支申请的事项是否完成报销。1.选择是，指本次报销后该动支申请全部结束，如有剩余动支金额本次报销审批结束后预算自动释放。2.选择否，剩余动支金额仍可继续使用。,报销人是费用使用人，经办人是单据填写人，系统允许代报销。,如有预支款项，需关联相关信息，未冲销预支款时系统弹出提示,费用明细区，填写财务核算相关内容,17,单据重点字段解释,根据精细化管理的需要，SAP系统需求，费用报销系统增加调整了以下字段信息，这些字段全部与SAP系统关联，通过下拉菜单方式进行填写，重要客户和销售团队暂不用。具体包括：,费用类型,受益部门,销售团队,重要客户,渠道,费用明细,险类1、2、3,18,客户服务费用（一般发生在保险合同成立之后）展业费用（一般发生在保险合同成立之前）其他说明：费用类型是一个费用核算的维度，而不是一个具体的科目。目的就是准确核算和分析公司在市场和客户投入方面的真实成本。费用报销人应当根据费用的实际用途来准确对费用类型进行指定，而不必受会计科目、发生部门以及发生机构的限制。,二、系统讲解及演示-报销单重点字段：费用类型,1.费用类型及填写说明：,19,二、系统讲解及演示-报销单重点字段：费用明细,按照报销事项进行分类，是对经济事项，即发票内容的描述，便于报销人员填写。费用明细项目分为两级，费用报销时，须选择到第二级费用项目。由于“费用明细项目”直接自动映射到会计科目，因此会计人员仅在费用报销系统审核费用明细项目，并且不允许继续修改操作。如果发现费用报销人填写错误，将直接退回，报销人修改完毕将报销单直接返回会计人员，无需重新走审批流。,2.费用明细项目,20,分为三个层级：一级险类：车险、非车险、农险和共同；二级险类：13大险类（除车险、农险外）+6个农险明细险类；三级险类：在二级险类的基础上，按保险责任细分出明细险类。险类填写要求：险类须逐级填写，即先填写险类1，在填写险类2，以此类推。如果一笔费用与实际业务直接相关，报销人员应当尽量认定到最明细的险类，即逐级填写至险类3。如果一笔费用与实际业务直接相关，但确实难以区分明细险类，应当至少认定到险类1或险类2，报销人员不得将能够区分险类的费用认定为共同费用。如果一笔费用与实际业务无关，比如管理部门发生的共同费用，无法认定到险类，应当选择“PP98共同”。,二、系统讲解及演示报销单重点字段：险类,3.险类,21,如果一笔费用与实际业务直接相关，应认定到实际销售渠道（直销等）。如果一笔费用与实际业务无关，比如管理部门发生的共同费用，无法认定到具体销售渠道，应当选择“SS98共同”。,二、系统讲解及演示报销单重点字段：渠道,4.销售渠道填写要求：,5.受益部门,Sap未上线前，该字段的数据为各分公司部门及支公司。,22,二、系统讲解及演示-本级报销单据（续）,本级差旅费单据,与一般费用的区别：需填写人员（多人不需全部填写，同一差旅费标准的选择一人即可，不同标准的分行填写）,双击金额框，跳出明细表，填写出差具体行程明细。,住宿费超标需要填写原因，否则不予提交。,23,23,本级费用预支单,1.填单时先选定已审批通过的动支单号。2.系统自动带出剩余可用金额、预算项目。,剩余可用金额是指动支申请的金额减去此前已完成报销的和已预支但未核销的金额。,标注*号的为必填项目,二、系统关键设计介绍-单据介绍,24,24,县支公司单据,二、二、系统讲解及演示-县支公司报销单据,员工收款人：员工可以在个人信息维护栏维护银行账户信息，填写报销单收款区时可以直接选择姓名。供应商收款方：sap全国上线后，供应商数据在sap系统中维护，报销系统连接sap进行选择；如果有临时供应商，可以手工填写；目前所有的供应商收款信息均手工填写。,25,用户培训-目录,一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明,26,二、系统讲解及演示-上传附件,点击【附件】按钮：可以为单据上传附件。单据流转的各个环节均可以查看和增加附件，但是附件只能由上传该附件的用户删除。第一次使用该功能时需安装影像系统插件。,点击【附件】,27,二、系统讲解及演示-上传附件,选定需要上传的图片或附件，点击【文件导入】，再点【上传提交】，确认提交后就保存在了影像系统。,28,用户培训-目录,一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明,二、系统讲解及演示-提交审批,按照预设流程提交单据填写完成后，点击【提交审批】按钮，弹出传递对话框。再点击【确定】按钮，即可完成单据的提交。,点击【提交审批】,二、系统讲解及演示-提交审批,点击确定，提交单据，报销任务自动流转到下一审批环节,如：修理费需要办公室审核，点击加签，选择相应的审批人,31,用户培训-目录,一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明,32,三、预算控制,33,用户培训-目录,一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明,34,四、审批流程介绍,35,灰色框是根据条件或审批权限判断的环节，不是必经环节。,本级报销流程,本级预支款流程,本级动支流程,四、审批流程-省、地市本级流程,预审电子信息,实物与电子信息审核,上线过渡期，共享前流程暂采用实物和电子同步审批的方式。,需要归口审批时加签选择,线下指导报销人填单、单据初审,县支公司预支款流程,县支公司报销流程,四、审批流程-县支公司流程,目前县支费用超一定权限是要经过地市总经理审批，通过设置加签完成审批。,37,间接理赔费用动支流程,间接理赔费用报销流程,四、审批流程-地市理赔中心流程,间接理赔费用预支流程,38,四、流程中各审批职责,经济事项真实性的第一责任人,39,四、流程中的审批职责（续）,40,单据退回方式分为两种，退回单据时，退回人员需选择具体退回方式：一是“逐级审批”，指退回的单据再次提交时需逐级重新审批。二是“直送至我”，指退回的单据修改完善后可直接提交退回人。,四、流程-报销单退回流程,41,用户培训-目录,一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明,42,42,报销人根据所报销的费用类型收集本次报销所需的原始单据，原始单据包括但不限于：发票、合同、购货清单、验收单等进一步说明情况的书面材料。,原始单据收集,费用报销人应根据中国人民财产保险股份有限公司原始发票的审核管理办法，通过税务机关的官方网站或电话等方式对每张外来原始发票的真伪进行查验，并在每张发票正面右下方空白处写明“已验”并签名，他人经办代签名的发票真伪仍由报销人承担责任。,发票验真,在sap系统未上线前，使用A4粘贴单打印格式，粘贴原始发票时需露出条形码；新财务系统上线后，报销单和粘贴单采用与凭证纸张大小相同的规格。,打印、装订要求,五、报销规范说明,43,43,原始发票扫描和粘贴规则总体分为“先粘贴再扫描”和“先扫描再粘贴”两种方式。（1）定额发票（餐费等）、交通类发票（汽油票、出租车票、停车票等）单张金额在300元以下（含300元）的，以及全部金额的飞机票、火车票，均在粘贴单上重叠粘贴后再扫描。（2）其他发票需由报销人对发票进行顺序编号1、2、3，并在发票右上角空白处清晰标注，标注后按编号顺序逐张扫描或多张平铺扫描，扫描后按编号顺序重叠粘贴。（3）使用A4大小的粘贴单打印格式，粘贴原始发票时需露出条形码。（4）每张粘贴单需写明粘贴原始发票的数量及本页发票总金额，报销人需签字确认;如一张报销单对应多张粘贴单时，应对粘贴单顺序编号,例如一张报销单对应3张粘贴单，第一张粘贴单在右下角注明13，第二张注明23，第三张注明33。,1.与报销单对应的发票、合同、购货清单、验收单等原始单据都应扫描，如合同文本较多，需将合同中涉及收款方信息、合同确定的付款金额、合同双方签署页扫描上传。2.原始单据按要求摆放后，点击“拍照”按钮，然后点“保存”按钮，图片自动保存到之前指定位置，最后在费用报销系统填单界面点击“附件”，选择报销单所对应的影像信息就可以上传影像信息。原始单据扫描应