韩建华-项目档案验收及检查中常见问题分析

项目档案验收及检查中常见问题分析韩建华（初稿待修改）,国防科技工业固定资产投资项目是指经国防科工局审批可行性研究报告或初步设计的项目。形成两种形态的资产：一是以工程实体或设备实体为代表的实物形态资产；二是以档案实体包括电子载体为代表的知识信息形态资产。建设项目档案的类型：1、项目综合管理档案。2、基建档案。3、设备档案。为确保项目档案的完整、准确、系统归档科工局安排了系列的检查、验收。主要有：项目中期检查（含档案检查）、固定资产投资项目档案单项验收、国档局与科工局联合检查、项目回头看检查等。通过检查与验收,要求各建设单位做好建设项目档案工作。,项目档案验收及检查中常见问题分析,项目检查与验收确实提高了各单位对建设项目档案的重视程度，加强了项目档案管理，保证了归档项目档案的完整、准确、系统。但检查中仍发现了一些存在的问题：2016年-项目档案检查问题汇总表.xls。这些问题产生原因多样，应当引起重视。下面对检查与验收中发现的建设项目档案存在的完整性、系统性、准确性、有效性等方面的问题进行分析讲解。,项目档案验收及检查中常见问题分析,一、项目综合管理档案常见问题：（一）项目综合管理档案包括哪些内容：项目立项、调整评审批复文件，项目资金下拨计划，项目三同时评价验收文件，项目消防审批验收文件，项目审计验收文件等。（二）综合管理档案常见完整性方面问题1、项目立项及调整评审文件收集不全对项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告、可研或初设调整报告的评审文件收集不全（包括专家签到表、专家意见等），归档版本有误。,项目档案验收及检查中常见问题分析,一、项目综合管理档案常见问题：（二）综合管理档案常见完整性方面问题2、项目建设单位劳动安全、职业卫生等单项与咨询服务单位的委托书不归档，咨询单位的法律承诺书不归档。3、忽视对项目劳动安全、职业卫生等单项预评价评价报告及控制效果评价报告专家评审意见提出问题整改归零记录及专家对整改情况的确认单的收集4、忽略对项目劳动安全、职业卫生等单项设计专篇报告建评审文件、专家评审意见、评审意见提出问题整改归零记录及专家对整改情况的确认单的收集（安全、职卫评价有危害的项目需要在初设时编制安全、职卫的设计专篇）。,项目档案验收及检查中常见问题分析,一、项目综合管理档案常见问题：（二）综合管理档案常见完整性方面问题5、项目审计验收文件归档不全，如财务审计自查报告，项目审计报告、项目审计批复、审计问题整改说明等因以上文件来的晚，不归入项目档案。,项目档案验收及检查中常见问题分析,一、项目综合管理档案常见问题：（三）综合管理档案常见问题产生原因1、不了解项目有关单项工作的办理过程。（1）项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告、可研或初设调整报告都需要组织评审，形成评审意见，批复文件,项目档案验收及检查中常见问题分析,一、项目综合管理档案常见问题：（三）综合管理档案常见问题产生原因（2）安全、职位、环境预评价，控制效果评价、验收等过程中文件成对出现。安全、职位出现一定问题还需编制设计专篇，有特殊危害时（如产生X射线或有火工品时还需有特殊资质的单位进行评价工作）2、只重形式不重内涵，不阅读相关文件。应了解文件要求，根据要求接收归档文件,项目档案验收及检查中常见问题分析,二、项目招投标档案常见问题：（一）招投标档案包含内容招标代理文件、招标备案文件、招标、投标、评标、中标等一系列文件。招投标文件归档范围.xlsx,项目档案验收及检查中常见问题分析,二、项目招投标档案常见问题：（二）项目招投标档案常见完整性方面问题：1、部分招投标文件中，招标代理商资质不全（1、中华人民共和国中央投资项目招标代理机构资格证。2、中华人民共和国国际招标机构资格证。3、工程招标代理机构资格证。4、军工涉密业务咨询服务安全保密条件备案证书。5、机电产品国际招标业务资格证书。6、政府采购代理机构资格证。7、企业法人营业执照。）,项目档案验收及检查中常见问题分析,二、项目招投标档案常见问题：（二）项目招投标档案常见完整性方面问题：2、投标文件是副本,3、暗标不归档4、招标委托协议缺乙方法人授权书不归档5、缺招标备案文件6、无招投标代理协议（需要骑缝章）7、提供的招投标的评标文件是复印件,项目档案验收及检查中常见问题分析,二、项目招投标档案常见完整性问题：（二）项目招投标档案常见完整性方面问题：8、公开招标的无招标、中标公示记录，9、少专家抽取记录，专家联名签字的中标确认文件10、流标改直接采购的无集团相关部门的批准文件（三）招投标档案常见问题产生原因1、对招投标工作过程缺乏了解。招标基本流程图.doc2、对科工局有关招标工作管理的规定不了解。3、对招投标文件归档要求不明确，与被委托单位缺乏沟。通（归档复印件）,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（一）项目基建档案包含内容内容：1、建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、监理文件等。2、工程资料管理工作：工程资料在形成、积累过程中填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交、归档工作的统称。3、工程准备阶段文件：工程开工以前在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备过程中形成的文件。4、工程监理文件：监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。5、工程施工文件：施工单位在施工过程中形成的文件。6、竣工图：项目竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。7、竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。8、建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程工程档案。,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（一）项目基建档案包含内容依据工程建设的特征，工程资料形成划分为三个阶段第一阶段为工程准备阶段，从项目申请开始，到办完开工手续为止；在工程准备阶段，建设单位办理各项工程建设前期手续（报建工作），并进行监理、设计、施工招标等工作，形成工程准备阶段文件。在这个阶段建设单位应负责形成工程准备阶段文件。一般是建设单位报建，总承包EPC有些是总包单位报建的。进行监理、施工招投标，签署合同等。第二阶段为工程实施阶段，从监理单位、施工单位进场开始，到完成竣工验收为止；在这个阶段，监理单位履行各项监理职责，形成监理资料；施工单位按合同施工，形成施工资料。第三阶段为工程竣工阶段，从工程竣工验收开始，到工程档案移交为止；在此阶段，形成工程竣工文件和竣工图。工程资料一、三阶段文件少，第三阶段多。,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：1、基建工程项目缺少土地规划许可证、工程规划许可证、施工许可证，施工图审查合格证书，工程质量监督书等材料，或为复制件。（城建档案馆收，应加章）2、施工图设计的各类设计计算书不归档。3、施工图审查时的来往文件，对施工图设计的审查意见回复不归档。4、工程消防、人防、防雷、抗震、节能审查审核批准文件缺失；,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：3、需要进行二次深化设计的钢结构工程、幕墙工程、装饰装修工程，设计单位设计资质不全，4、二次设计的钢结构工程、幕墙工程、装饰装修工程，设计的施工图未经强制审图（无合格证），或未经总设计单位认可，无认可文件，工程设计计算书不归档。,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：3、归档的整套施工文件为复制件（原因是交城建档案馆，应在施工中同时作四套资料都为原件）。4、归档资料整理混乱，主要材料未编制材料汇总表，原材料复审复验文件无汇总表。工程物资进场报验表其附件：1）物资数量清单，2）产品合格证明(注明页数)，3）材料、配件质量证明文件(注明页数)4）产品进场检验和试验报告(注明页数)，5）见证取样记录。配套整理很重要，否则，理不清每批材料复验相关的质量证明是否齐全归档。同时要编制主要材料的汇总表，如钢材、水泥、砂石等。,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：5、施工记录不全（1）施工测量记录：施工测量记录是在施工过程中形成的，确保建筑工程定位、尺寸、标高、位置和沉降量等满足设计要求和规范规定的资料统称。1）施工测量放线报验表2）工程定位测量记录3）基槽验线记录4）楼层平面放线记录5）楼层标高抄测录6）建筑物垂直度、标高测量记录7）沉降观测记录等等,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：5、施工记录不全（2）隐蔽工程检查记录（3）施工预检记录13方面（4）施工检查记录21方面,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：6、施工过程（工序）质量验收记录（C7类）如分部，分项，检验批文件，未按照顺序排列，无对应关系，有缺失。施工过程（工序）质量验收记录（C7类）建筑工程根据不同建筑结构，划分为不同的分部工程，各分部工程又分为若干个（子分部）分项工程，各（子分部）分项工程应由一个或若干检验批组成，各分项工程检验批应按照分部工程相应规范的规定进行划分。检验批、分项工程、分部(或子分部)工程质量的验收，均应在施工单位自检合格的基础上进行。并应按检验批、分项、分部(或子分部)、单位(或子单位)工程的程序进行验收，同时做好记录建筑工程分部质量验收应在施工单位自检合格的基础上进行。施工单位确认自检合格后提出工程验收申请。,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：7、施工试验记录及检测文件（C6类）缺失施工试验记录及检测文件包括了建筑与结构工程、给排水、供暖、电气、职能、通风空调、电梯等试验记录及检测文件上百种等。8、基建项目室外工程档案资料易被忽略，收集不全，如室外管道（风、水、电、气），道路工程，围墙工程，广场等。,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案完整性方面常见问题：这些工程有总包负责的，也有分包的，还有单位自己建设的，造成归档文件缺失，不全。9、基建项目建安工程文件缺失：建安工程一般包括基建项目所包含的变配电工程，电梯安装工程，起重机安装过程、压力容器、压力管道等等。（1）变配电、电梯，起重机、压力容器等设备无开箱验收单，随机资料不全（当普通建筑设备看待）。（2）变配电工程，电梯安装工程，起重机安装过程、压力容器、压力管道工程施工单位资质不全。（3）施工过程文件不全。,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案常见问题：10、竣工图更改不到位，（1）应变更的内容未进行变更；（2）在应变更处只标注更改依据，不变更图纸内容；（3）有变更内容无变更依据。11、全部重作竣工图（1）竣工图只有竣工章审签，无设计审签，无出图章。12、基建工程档案按照标段整理，不按照单栋号整理。,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案常见问题：13、监理人员资质不全，对参建单位特种资质人员审查文件不全14、土建、电气等不同专业监理，不分专业混签字。15、监理通知及回复不对应，有通知，无回复。16、对分包单位、主要材料供应商、试验检测单位资质审查记录不归档（监理规范要求的）,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（二）项目基建档案常见问题：17、工程造价控制文件不归档费用索赔及工程延期文件资料，概预算或工程量清单、工程量报审与核认、预付款报审与支付证书、月工程进度款报审与签认、工程变更费用报审与签认、工程款支付申请与支付证书、工程竣工结算等。18、往来函件、监理日志、月报、旁站记录、工程质量评估报告、监理工作总结有缺失。,项目档案验收及检查中常见问题分析,三、项目基建档案常见问题：（三）项目基建档案常见问题产生原因：1、档案人员对工程建设过程不了解，无法确定文件归档内容是否齐全。2、开工前未进行工程建设的档案交底，未对施工形成的档案资料的归档内容，整理质量，归档时间做出归定。3、缺乏施工过程中对归档情况的监督检查。4、项目竣工后建设单位档案部门接收或验收工程档案时未进行彻底检查,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（一）项目设备仪器档案包括哪些内容：固定资产投资项目购置的设备主要包括五类：1各类加工设备（车、铣、刨、磨等）,及检测仪器；2非标设备（以自制测试设备为主）；3计算机管理系统软件、硬件及园区网集成；4特种设备；5其他设备。外购设备仪器文件资料的归档范围划分为5个主要阶段：即计划选购阶段、开箱验收阶段、安装调试阶段、运行及维护修理阶段和改造阶段。非标设备仪器文件资料的归档范围划分为5个主要阶段：方案论证及设计阶段、制造加工阶段、安装调试及鉴定验收阶段、运行及维护修理阶段、改造阶段。,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（一）项目设备仪器档案包括哪些内容：外购设备仪器档案的归档范围1调研报告、技术考察报告、经济技术可行分析报告。2招投标文件。3设备采购合同。4、开箱验收文件。5、设备出厂进厂（几何）精度检测文件。6安装调试记录7设备验收文件。8设备专固文件等。,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（一）项目设备仪器档案包括哪些内容：非标设备、软件开发归档范围1、合同、技术协议2、设计报告、方案、验收测试大刚及评审文件；3、程序手册、源程序、计算方法、设备图样；4、计算说明、技术总结；5、测试报告（是程序的测试）、验收申请报告；6、说明书、维护手册；7、培训报告、最终验收报告。,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（二）项目设备仪器档案常见问题：外购设备1、计划、选购阶段文件缺失A调研论证文件缺（可研论证、采购调研）、B比质比价文件缺（内部招标、比价、谈判记录）2、进口报关文件缺失，如报关单、发票、装箱单、运单、保单、质量保证书、非针叶木包装证明等。（批量进口的问题多）3、设备开箱时随机资料有缺失，如装箱单、出厂合格证书、设备出厂精度检验单、图样、使用维护手册、说明书、随机软光盘等（事先要有所准备，要带着合同、协议去参加开箱，档案人员事先应认真阅读合同、协议，了解资料要求，并对照合同、协议的条款检查，保证单位应得的利益不受损失）,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（二）项目设备仪器档案常见问题：外购设备4、安装调试阶段地基施工，设备调试测试文件、记录缺失。如A安装基础图、电气接线图、安装工艺规程B无设备进厂（几何）精度检验记录，或过于简单，无数值，仅仅定性评价。（设备进厂安装调试后，对设备（几何）精度进行检验，验证设备是否能达到出厂精度，它与设备出厂精度应一一对应）C设备仪器仪表的鉴定文件不归档（在单位计量部门、不交）,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（二）项目设备仪器档案常见问题：外购设备4、安装调试阶段地基施工，设备调试测试文件、记录缺失。如D高、精、尖设备的控制系统（软件）的文件资料缺失,包括随机文件资料及软光盘都应归档。软件的授权文件有无等。软件应备份以防损坏（未对照合同、或留在车间）。5、培训总结、记录过于简单(设备管理部门闲麻烦）。6、设备验收报告无供需双方共同签署，有的一方签字。设备存在的遗留问题的归零文件缺失。,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（二）项目设备仪器档案常见问题：自制非标设备1、论证报告：即非标设备研制的方案论证报告缺失。2、设计文件缺失，或不全。如非标设备研制设计计算书、技术说明书、设计图样、设计技术总结设备调试大纲3、设计评审资料缺失，或不全。（即方案评审、设计评审、工艺评审、设备调试大纲评审所形成的评审文件）（单位缺乏自制非标设备研制的质量控制要求、研制程序等）4、非标设备安装调试试验记录、精度检测记录不全，或缺失。5、外购部件、组件质量证明文件，说明书等随机文件不全。（常认为是一台整机，不必要部件、组件质量证明文件）,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（二）项目设备仪器档案常见问题：软件开发项目1、开发单位资质（包括保密）文件2、软件需求分析报告及评审文件，软件设计方案、软件详细设计方案及评审文件缺失。(方案可能有多个，收齐)3、软件测试记录、测试报告缺失4、软件安装调试报告缺乏（安装要求、过程记录、配置需求等）5、软件保密测评文件缺失6、软件使用授权文件缺失,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（二）项目设备仪器档案常见问题：特种设备主要指电梯、起重机、锅炉、压力容器、压力管道等按照中华人民共和国特种设备安全法的要求检查，问题1、特种设备资质不全，指特种的设计、制造、安装资质（制造许可证营业执照、设计单位批准书、组织机构代码证、商标注册证、质量认证文件等）；2、由生产厂所在地、使用地特种设备安全监督管理部门开具的产品检验检测结果、报告、鉴定结论缺失3、特种设备的设计（图纸）、计算文件、受压部分金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明缺失；,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（二）项目设备仪器档案常见问题：特种设备4、安装调试阶段文件缺失在这个阶段中应形成以下文件：（1）特种设备安装维修告知，（2）特种设备安装单位资质（3）安装调试计划、施工方案，（4）安装基础图、地基图、电气接线图、安装工艺规程，（5）安装质量检查记录、技术证明、安装验收单，（6）存在问题及处理意见（验收备忘录），（7）安装调试、试验记录，（8）安装调试技术总结报告、验收文件，（9）培训材料，（10）设备移交使用单位的附件和随机工具清单，（11）使用地特种设备安全监督管理部门开具的产品检验检测结果、报告、鉴定结论、特种设备使用登记证。,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（二）项目设备仪器档案常见问题：表面处理生产线（镀镍、铬、锌、金、银等）容易缺失文件：1、设计制造单位资质2、设计计算文件，设计方案评审文件3、外购材料证明文件，外购组件、部件的质量证明文件、说明书，如槽体等4、安装过程的质量控制文件5、生产线通风系统、水循环系统、电气系统，起重设备施工、试验、验收文件6、温度传感器，仪表鉴定报告6、生产线验收大纲、验收报告、试件生产报告等7、纯水检查报告8、竣工图,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（三）项目设备仪器档案存在问题产生原因：1、设备开箱，验收时未依据合同协议规定检查对照随机文件，进行设备测试，形成测试验收文件。2、单位非标研制，软件开发制度，工作流程不健全，未对质量进行控制，致使非标研制，软件开发的方案评审、设计评审、工艺评审、设备调试大纲评审所形成的评审文件缺失。3、项目实施部门不重视设备验收测试记录，只作定性检查，不做数值记录使验收缺少准确依据。4、对含有部分基建工程（地基施工）的设备安装工程、生产线建设项目忽略基建施工文件的收集。,项目档案验收及检查中常见问题分析,四、项目设备仪器档案常见问题：（三）项目设备仪器档案存在问题产生原因：5、对设备操作人员培训不重视（记录、总结及为简单，无价值）。,项目档案验收及检查中常见问题分析,五、项目档案准确性常见问题：1、合同金额与采购通知书金额不一致，2、设备验收时间与设备安装、验收时间倒挂（后改）。3、合同中约定的交付文件与实际交付文件存在不符的情况。4、合同签署人与委托人不一致5、某项目，单价金额之和与合同总额不同六、项目档案有效性常见问题1、应签字不签字,项目档案验收及检查中常见问题分析,六、项目档案有效性常见问题：如：A部分合同缺乙方代表签字、部分维修纪要缺签字、XXX协议甲乙双方未签字盖章等。B、XXX合同，对方未签字和日期，无生效条款，无商务条款要求C、XX合同无授权代表签字D、XXX，厂家出具的验收证明为复印件，设备主管部门未签字，公司签订的技术协议为复印件2、只盖章，不签字。真空电子焊机：开工报告审批表没有签署意见，项目完工验收单没有签字，只有盖章。,项目档案验收及检查中常见问题分析,六、项目档案有效性常见问题：3、部分文件为复印件，如安全评审函、部分设备采购申请单等4、部分文件未签名字和时间，如验收报告、培训记录等5、竣工图签署不完整，或无签署6、部分归档文件为复印件，如规划证、施工证、建设项目选址意见书的通知书等7、可研评审意见没有专家签字8、XX提供的招投标文件多是复印件9、招投标代理机构资格书没有盖章，缺少招标范围说明、涉密项目招标备案证书（2013年后）,项目档案验收及检查中常见问题分析,七、项目档案不规范的常见问题：1、光盘管理不规范，单独存档2、设备卷内文件排序不规范组卷不合理。3、卷内目录缺失或信息与档案文件不对应、信息不准确,项目档案验收及检查中常见问题分析,八、项目档案存在问题产生原因分析：（一）项目档案完整性方面问题原因1、对项目实施工作过程、环节不了解（1）招投标过程（2）基建项目建设过程2、建设单位制度、标准不健全（1）非标设备研制无质量要求，无研制流程标准（2）软件开发无质量要求，无研制流程标准,项目档案验收及检查中常见问题分析,八、项目档案存在问题产生原因分析：（一）项目档案完整性方面问题原因3、归档检查不严格（1）设备开箱验收不对照合同、协议（2）接收档案不看设备文件的要求（二）项目档案准确性方面问题原因时间、内容、人名等不准（1）工作后补，时间倒挂（2）工作过程有变化，未及时作文件调整（内容，金额、人名不符）,项目档案验收及检查中常见问题分析,八、项目档案存在问题产生总体原因分析：（三）项目档案有效性方面问题原因（1）项目