机关公文处理知识讲座

公文处理知识讲座,2012年7月,一、公文的定义、特点、作用,二、公文文种,三、公文的格式,目录,四、公文办理应遵循的原则,五、常见公文参考模式与注意事项,六、企业公文中常见问题分析,目录,一、公文的定义、特点、作用,二、公文文种,三、公文的格式,四、公文办理应遵循的原则,五、常见公文参考模式与注意事项,六、企业公文中常见问题分析,（一）我国党政机关使用的文种。2012年4月16日，中共中央办公厅国务院办公厅印发的党政机关公文处理工作条例规定使用的文种：,二、公文文种,取消了规定,二、公文文种,（三）公文的分类。1按行文方向分，分为上行文（如报告、请示）、下行文（如命令、决定、批复）、平行文（如函）。（1）上行文。下级机关向具有隶属关系的上级机关的行文。一般是逐级行文。（2）下行文。上级机关向所属的下级机关的行文，一般是逐级行文。（3）平行文。相互没有隶属关系的同级机关或不属同一系统的机关之间的行文，这是不分系统、级别、地区、性质的机关之间的行文。,二、公文文种,（三）公文的分类。2按时限要求分，分为特急公文、急办公文、常规公文。3按密级要求分，分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文；企业还可分为核心商秘、普通商秘和工作秘密公文。,二、公文文种,（三）公文的分类。4按来源去向分，分为收文、发文两类。（1）收文指本机关收到来自外部的公文。（2）发文有两种：一种是由本机关制成发往外部的公文。一种指由本机关制成只发往内部各部门的公文。,目录,一、公文的定义、特点、作用,二、公文文种,三、公文的格式,四、公文办理应遵循的原则,五、常见公文参考模式与注意事项,六、企业公文中常见问题分析,三、公文的格式,公文由眉首、主体、版记3个部分组成。眉首要素包括：文件份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号及签发人。主体要素包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注。版记要素包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。,三、公文的格式,（一）眉首。置于公文首页红色反线以上各要素统称眉首。发文机关标识和横线用红色印刷，称文件红头。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。上报文件上边缘之所以留这么大的空白区域，是为了方便上级领导在此进行批示和指示。,三、公文的格式,（一）眉首。,平（下）行文,上行文,25mm,80mm,三、公文的格式,文件份数序号“绝密”、“机密”的公文编制份数序号。,（一）眉首。,三、公文的格式,秘密等级和保密期限涉秘公文应当依据规定标明密级和保密期限。顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“”隔开。密级标识：核心涉密为“商密”，普通商密为“商密”保密期限：核心商业秘密不超过20年普通商业秘密不超过10年,（一）眉首。,三、公文的格式,紧急程度是对公文送达和办理时限的要求。(1.3.5.10)如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字,（一）眉首。,三、公文的格式,（一）眉首。,上报公文的份数序号秘密等级和保密期限与平（下）公文左右顶格标识在版心第一、二行不同，上报公文的份数序号秘密等级和保密期限标识在发文字号上方2行位置处，左右顶格排列。,三、公文的格式,（一）眉首。,发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。上报公文的发文机关标识对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。,三、公文的格式,（一）眉首。,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，居中排布。上报公文的发文字号位于红色反线上方，居左空1字。,三、公文的格式,（一）眉首。,签发人上报公文须标识签发人，平等排列于发文字号右侧，签发人姓名居右空1字。签发人三个用3号仿宋，后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。,（二）主体。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体，主体要素包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注。1标题。标题是公文的“眉目”或者说是“眼睛”。拟制标题时，要求准确、简洁、齐全和美观。2主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。各市州分公司，省公司各处室、专业中心,三、公文的格式,（二）主体。3公文正文。正文标识于主送机关名称下一行。4成文时间。也就是成文日期，通常指公文生效时间，一般领导人签发日期作为公文的成文日期。5公文印章。公文除“会议纪要”和电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文发文机关都应该加盖印章。,三、公文的格式,三、公文的格式,（二）主体。6附注和附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。公文的附注用于标明其他需要说明的事项，如联系人，联系电话。,三、公文的格式,（二）主体。,标题(2号小标宋)标题是公文的“眉目”或者说是“眼睛”。拟制标题时，要求准确、简洁、齐全和美观。,三、公文的格式,（二）主体。,主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。,三、公文的格式,（二）主体。,公文正文（三号仿宋）正文标识于主送机关名称下一行。,三、公文的格式,（二）主体。,成文时间（右空4字）也就是成文日期，通常指公文生效时间，一般领导人签发日期作为公文的成文日期。,三、公文的格式,（二）主体。,公文印章公文除“会议纪要”和电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文发文机关都应该加盖印章。,三、公文的格式,（二）主体。,附件公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。,三、公文的格式,（二）主体。,附注（日期下空一行）公文的附注用于标明其他需要说明的事项，如联系人、联系电话，或者此件此件发至XX级字样。,（三）版记。主题词及以下的各要素统称版记，包括主题词、抄（报）送、印发机关和印发时间。1主题词。主题词是揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组。（新版公文处理办法取消了主题词）2抄（报）送。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。,三、公文的格式,三、公文的格式,（三）版记。3印发机关和印发时间。印发机关的名称印在文件末页最后一行，印发日期一般为送印日期。,三、公文的格式,（三）版记。,主题词主题词是揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组。,三、公文的格式,（三）版记。,抄（报）送（左空一字）指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。,三、公文的格式,（三）版记。,印发机关印发机关印在文件末页最后一行，居右。,三、公文的格式,（三）版记。,印发时间印发时间末页最后一行，印发日期一般为送印日期，年月日中的数字使用阿拉伯数字。,目录,一、公文的定义、特点、作用,二、公文文种,三、公文的格式,四、公文办理应遵循的原则,五、常见公文参考模式与注意事项,六、企业公文中常见问题分析,七、公文办理的原则,四、公文办理应遵循的原则,（一）行文规则。1行文应当确有必要，注重效用。2一般不得越级请示和报告。3总部机关各部门、专业公司、各企事业单位、股份公司各分（子）公司在各自职权范围内，可以互相行文。4总部部门送集团公司（股份公司）领导的请示、报告、情况反映、汇报材料等，均应由本部门领导签字后，交办公厅（总裁办）文件处登记转送。,四、公文办理应遵循的原则,（一）行文规则。5属于部门职权范围内的事务，由部门自行行文或联合行文。6属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。7部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。8向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。,四、公文办理应遵循的原则,（一）行文规则。9“请示”应当一文一事。“报告”不得夹带请示事项。10除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。11受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,四、公文办理应遵循的原则,（二）总部机关发文办理。1拟稿要求。机关部门办公室对报请总部领导签发的文稿和本部门发出的文件负有审核、把关责任。2会签要求。拟制公文中，对涉及有关部门或单位的事项，应在本部门领导审核后，送请有关部门或单位领导会签。,四、公文办理应遵循的原则,（二）总部机关发文办理。3审核要求。报请总部领导签发的文稿，要坚持“先核后签”的原则。4清稿要求。办公厅文件处审核文稿后，需要清稿时，办公室或拟稿人要认真清稿。,（二）总部机关发文办理。5领导签发。以集团公司、股份公司名义行文，须经总部相关领导签发。签发后的文稿不得随意删改。6校对要求。部门校对人员按照要求校对文件清样。,四、公文办理应遵循的原则,四、公文办理应遵循的原则,（三）省公司发文流程。,拟稿,审核,会签,电子盖章,核稿,签发,印刷装订（纸质）,存档（纸质）,电子分发,分发领导,呈签,编号,（三）总部机关发文流程。,四、公文办理应遵循的原则,拟稿,校对,审核,会签,核稿,编号,签发,会签（纸质）,签发（纸质）（联合发文）,确认,排版（Word）,出版式文件,校对,电子盖章,分发存档（纸质）,总部部门级,目录,一、公文的定义、特点、作用,二、公文文种,三、公文的格式,四、公文办理应遵循的原则,五、常见公文参考模式与注意事项,六、企业公文中常见问题分析,（一）通知。通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传送要求下级机关办理和需要有关单位周知执行的事项，任免人员”时使用的一种公文。在法定公文中，通知是使用范围最广、使用频率最高的一种公文。,五、常见公文参考模式与注意事项,五、常见公文参考模式与注意事项,（二）通报。通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的一种下行公文。,五、常见公文参考模式与注意事项,（三）报告。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求时使用的一种公文。,五、常见公文参考模式与注意事项,（四）请示。请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种，使用频率较高。,五、常见公文参考模式与注意事项,（五）批复。批复是上级机关答复下级请示事项时使用的一种下行公文，内容涉及面比较窄，除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。,（六）决定。决定是适用于对重要事项或者重大行动作出安排时使用的一种公文，需要所属单位贯彻执行，是具有规范性和约束力的公文文种。1表彰决定。2处分决定。,五、常见公文参考模式与注意事项,五、常见公文参考模式与注意事项,（七）意见。意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的一种公文，从写法上看，意见对“重要问题”不仅要有见解，还要有处理的办法。,五、常见公文参考模式与注意事项,（八）函。1征求意见函。2答复意见函。3请求批准函。（九）会议纪要,目录,一、公文的定义、特点、作用,二、公文文种,三、公文的格式,四、公文办理应遵循的原则,五、常见公文参考模式与注意事项,六、企业公文中常见问题分析,七、公文办理的原则,六、企业公文中常见问题分析,（一）标题病误。1.标题无文种。2.标题文种错误及重复。（二）文种错误。1.多头主送。2.主送领导个人。,六、企业公文中常见问题分析,（三）引文不规范。1.只引标题、未引文号或只引文号、未引标题。2.引文标题和文号倒置。3.引文不明确。（四）层次序号使用不规范。,第一层为“一、”第二层为“（一）”第三层为“1.”第四层为“（1）”。,六、企业公文中常见问题分析,（五）体例格式不规范。1.请示公文未标注签发人姓名及附注（联系人、联系电话）。2.在空白页盖章。（六）附件问题。1.正文中标有附件，收到公文时未附附件。2.正文标注附件名称与附件标注名称不一致。3.附件标注格式不规范。,七、企业上报文件常见问题分析,标题无文种,（七）用语不规范。,公文用语总体要求：简洁、庄重、准确、得体,1、称谓词：指代称谓：我、本（代第一人称），贵、你(代第二人称),该（代第三人称）2、领叙词：依据：根据、按照、依照、遵照（先引标题，后引发文字号）接、顷接、近接、前接(引述原文)悉：收悉、敬悉、谨悉(回复性文件)欣悉、惊悉、电悉、获悉（致意性文件）目的：为，为了理由：兹因、鉴于,3、承转词：据此、故此、为此、鉴此、有鉴于此基于上述、综上所述、由此所见、总之、总而言之、概而言之4、时态词：兹、顷、现、将、行将到来、即将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、迅即、着即、当即、如期、先期、逾期、暂、暂作、曾经、日前,上行文：尊重（敬而不卑）下行文：明确（严而不酷）平行文：谦和（分寸适宜）,结尾词：用于表示希望与要求为盼（上行文）为荷（平行文）为要（下行文）望认真执行、遵照办理、贯彻执行,结尾词：用于表示行文目的，结束上文：特此报告（通知、通报、批复、请示、函告