03企业管理制度体系设计基础知识.ppt

管理制度体系设计基础,何继昌,2013.3.27,目录,一、制度建设长期以来存在的问题二、高效的组织与有效的运营三、管理制度体系设计原则四、制度体系的树型结构/梯次结构五、建立规范的管理制度,一、制度建设长期以来存在的问题,整个制度体系不够完善、系统、规范,存在一些“盲点”和“死区”，例如在投资管理、财务管理、人力资源管理、风险管理等方面均缺乏相应的管理制度。制度体系不健全，缺少必要的程序文件和支持性文件（如作业指导书、岗位操作手册等）。制度的系统性不够，一些制度的建立其纵向的深度和横向的广度不够。,制度体系覆盖面,一般规定原则性强，具体规定不实不细，可执行性差，缺乏实际指导意义。一些制度的制定突出了问题的主要方面，但在解决问题的具体规定和措施上不够全面，操作过程中随意性大。制度之间的配套性差，关联度不够，接口不清晰，甚至存在相互抵触。大多制度缺乏明确的权责划分及度量考核指标，检查考核措施手段不完善。,制度体系的内容,制度的形成不系统，政出多门，本位主义严重，缺乏统一的管理,制度的形成,制度的推行及执行,执行效果检查,制度的更新和完善,外部环境,问题分析：繁多杂乱：制度多而分散，发现一个问题解决一个问题就出台一个制度，不成体系；政出多门：各部门各自制定自己职能范围内的制度，制度之间的衔接和匹配性较差，甚至还存在彼此矛盾的地方；本位主义：各部门都是以自己的权力为中心来制定制度，抓权揽权的现象较为突出，缺乏统一协调和平衡，制度的合理性难以保证；形式多样：制度的版本控制和发布缺乏统一管理，同一个制度有时以TL公司的名义下发，有时以处室的名义下发；严密性差：有的制度订得太宽泛，出现漏洞，就不断以“补充通知”的形式来应付。,制度的推行缺乏宣贯，往往出现“两张皮”现象,问题分析：缺乏宣贯：制度出台后虽然有通知，但缺乏必要的宣贯,“躺在抽屉睡大觉”；形多实少：一些制度在执行过程中形多实少，流于形式，虽然严格的按制度所规定的程序进行，但却少于真正按制度规定的实质内容执行，制度难以发挥其应有的激励和约束力。有章不循：制度执行随意性大，管理者不能以身作则，凭主观意志办事，经常带头打破制度的严肃性，长官意志仍然存在，形成有章不循，制度成为“摆设”；执章不严：在有人触犯制度规定时，管理者往往息事宁人，怕得罪人，得过且过。,制度的执行缺乏监督检查机制,制度的形成,制度的推行及执行,执行效果检查,制度的更新和完善,外部环境,问题分析：反馈与评估不足：对制度执行过程中存在的问题，没有建立起反馈机制，同时缺乏客观的评估方法和标准，对制度的执行情况很少有评估；缺乏监督措施：制度在执行过程中没有约束和监督机制，缺乏必要的一整套的执行、监督、改进办法，没有依靠制度来保障制度的执行，而是体现出人治，领导的干预和不坚决就可能使制度发生改变；检查考核不力：对制度落实效果的考核力度不够，执行与否与员工利益的关联度较低。,制度没有得到及时的更新和完善,制度的形成,制度的推行及执行,执行效果检查,制度的更新和完善,外部环境,问题分析：更新慢：有些制度往往“几年一贯制”，不能根据公司的发展及时修改并下发执行。例如，在公司的组织机构调整后，许多制度没有及时修订，仍然沿用至今；推出滞后：当企业出现经营管理变动时，新制度往往滞后推出，形成“制度真空期”；完善不及时：对于制度明显存在的问题或制度间存有彼此矛盾的地方，没有及时修改，令执行者无所适从；有的制度“试行”了好几年，仍没有“转正”。,员工思想、认识上存在一些误区,我们的制度没问题，没什么好修订的，如果有问题，就说明以前制定得不好,制度不能太细，含糊一些好，别把自己给框死了,制度不能总是修订，应该长期保持不变,组织结构经常会发生变化，所以制度里涉及到执行部门时不能太明确，最好无论组织结构是否发生变化都能适用,二、高效的组织与有效的运营,成功的战略（战略管理）成功的战略和实施规划为组织指明努力的方向和途径,有效的运营（制度管理）建立和完善高效的业务流程和制度体系确保企业的有效运转,高效的组织（公司治理）建立明确的的组织架构和分工合理的职责体系，并确保员工的能力和素质符合岗位的要求,成功的企业背后一定有规范性管理制度,规范性的管理制度编制或创新（新的企业管理制度编制过程实际就是一种创新的过程）以及规范性管理制度实施的效果等因素较其他企业成功在不断的、稳定的创新、优化过程中，循环性升级式地提高规范性管理制度的实施质量，保持和增强科学、高效的企业管理制度体系的运转效能,成功的企业在制度建设方面的共同特点,管理制度和管理体系能有效避免企业因人员的升迁、调动或轮换出现“管理回潮”，避免每个人在低水平位置做效益低下的重复工作,实现企业由“人治”向“法治”，由“经验管理”向“职业化管理”的转变,战略规划,管理体制,领导体制,组织机构,业务流程,规章制度,人才调配,规范化管理,解决企业发展方向、管理方针、管理目标方面的问题,管理体制、领导体制、组织机构的规范化主要解决的是集权与分权的问题公司治理,各种规章制度和业务流程的规范化是解决人治与法治的问题,人员配置的规范化是解决职业选手和业余选手的问题,通过规范化管理，建立责、权、利对等为基础的管理体系，最终实现企业由“人治”向“法治”，由“经验管理”向“职业化管理”的转变,具体来讲，管理规范化要解决以下几个方面的问题：,问题一：每个人应该干什么？问题二：应怎样去干？问题三：怎样能干好？问题四：怎样算干好？问题五：干好干不好又怎么样？,目标组织执行控制考核奖惩,规范性制度的要素内容,三、管理制度体系设计原则,渗透先进的管理思想，以现代先进管理理念统领公司管理变革符合行业特点，由上至下，由下返上，上下结合具备较高的灵活性和可扩展性，减少管理成本由宏观到微观，易于实施，分清轻重缓急在公司战略和现实问题中寻求最佳结合点，稳妥推进,建立和完善高效的业务流程和制度体系,管理目标：责权明晰、制度约束、分级决策、有效制衡（现代企业制度）管理原则：制度系统化、流程规范化、工作标准化（内部控制核心思想）组织保障：成立公司领导牵头的规范管理工作领导小组（制度委员会）工作重点：第一，制定公司规范管理工作规划，分步实施；第二，以价值管理为核心，整合业务流程，明确机关和直属单位职责、权利和工作流程；第三，检查制度执行情况，从内部控制角度提出完善意见，实现制度系统化；第四，加大管理者培训力度，优化管理者结构，提高管理者素质。,四、制度体系的树型结构,公司发展战略现状业务流程公司文化未来管理团队,组织结构设计,公司治理结构组织结构图部门关系图部门职能划分各部门职务说明书,各个部门工作职责职能部门管理制度业务部门项目管理制度、质量手册,出发点,基干,树枝,各个岗位职责描述各个岗位操作程序业务规范,树叶,制度体系的梯次结构,根据管理的层次、幅度和授权决策次序，创原公司的管理制度可分为四个梯次。,公司根本大法,公司基本制度,业务流程制度,操作规范,公司章程,法人治理结构与公司组织架构的界定,各部门职责说明，部门规章,质量手册项目管理手册其他程序文件,五、建立规范的管理制度,管理制度一般是由规范性因素和规则性因素组合而成的,一个专业性的企业管理制度一般是由一些与此专业或职能方面的规范性的标准、流程或程序、规则性的控制、检查、奖惩等因素组合而成的在很多场合或环境里，规则=规范+程序,规范性的因素:编制目的、编制依据、适用范围、制度的构成等规则性的因素（制度管理委员会的作用）构成制度实施过程的环节、制度实施的具体程序、控制制度实现或达成期望目标的方法及程序、形成制度的过程、完善或修订制度的过程、制度生效的时间、与其他制度之间的关系,建立管理制度的流程建议,使命,任务,1,2,3,目标,业绩,制度化？,规范行为,修改评估,修订,新建,所有相关者讨论,规范化审议,批准,试行,已有制度？,纳入管理制度体系,分发,存档,通过,修改,是,有,无,否,调整,纠正,管理制度类文件的命名规则建议,管理制度编制的原则和方法,编写项目要全面所有与正在进行的工作有关的制度文件都必须纳入此体系中，除此以外，还需考虑近期发展可能需要的制度和条款。制度的框架要统一A、目的、编写依据、适用范围及相关部门/人员的责任；B、主体内容（过程及要求、测量和控制/方法及标准）；C、附件（含附表）；D、相关制度（与此制度密切相关的制度体系内的其他制度）制度风格和格式要统一制度的总体风格要一致，格式要统一，即统一字体、字号、目录排列方式、纸张大小及边距、页码格式等。制度编写要“简明扼要”和“易操作”保证最简洁，最直接，无缺漏地完成此项工作，既不留漏洞，也不走弯路，要注意总体和分项的衔接。让当事人参与编写的全过程，要注重前期调查工作和第一稿的质量,制度文件编写要求（一）,一、内容顺序按照总则、分则、附则的先后逻辑排列顺序，涉及管理事项范围广、内容多的可按层次分章、节、条、款、项、目编写，涉及管理事项范围窄、内容少的应直接分条、款、项、目。二、总则主要包括以下内容：1、编制目的及编制依据：明确该制度文件要解决的实际问题和要达到的控制目标，并明确说明所依据的相关文件。2、适用范围：明确该制度文件的适用范围或应用领域，如适用的部门、人员、项目、程序等，必要时还应明确写出不适用的范围或领域。3、特定术语：对该制度文件中使用的概念、定义和标准在必要时应给出一个完整的、统一的和明确的解释。4、相关部门/人员的责任：说明该制度文件的归口管理部门的职责和权限，以及规定与实施该文件相关的部门或人员其责任和权限。5、制定原则：制度制定需要遵循的相关原则。,制度文件编写要求（二）,三、主体内容：1、明确该制度文件所要阐述的具体内容、项目和要求，构成制度实施过程的环节、制度实施的具体程序、控制制度实现或达成期望目标的方法、程序及标准、形成制度的过程、完善或修订制度的过程、制度生效的时间、与其他制度之间的关系等。2、当内容与要求涉及部门较多时，应明确各部门间的协作关系、协作方式和相互制约关系。3、分条描述要科学合理、逻辑关系清晰，属于一个条文内的事项应采用款、项、目的体系。4、文字要准确、简练，容易引起歧义的名词须作出明确解释，不得使用没有定义的简称。四、在附则中需列出该制度文件的解释部门、实施的起始日期及相关说明。五、相关附件：与该制度文件相关的记录或表单。,程序文件的编写规则,一、目的二、范围三、职责四、程序五、附表或记录六、相关程序文件,为确保制度文件编写规范，制度管理部门应对制度文件进行规范性审核,制度框架是否符合规范；制度内和制度之间的行文用语是否统一；