会展项目运营信息管理教材(PPT 78页).ppt

会展项目运营信息管理，为什么要构建主办者管理信息系统？ 1、管理展会项目立项、规划、新闻发布会、峰会、研讨会等工作；2 .综合管理评价展会项目收支和收益状况；3 .有效管理展台销售状况；发掘参展方客户；4 .管理系统管理专业观众信息； 5 .与展览商实时沟通6 .展览商、一般展览项目运营信息管理流程图、原创展览商资料数据库观众信息数据库、招展计划、直接招展、间接招展、展位分配、合同管理、展位资料数据库、展位分类、展位资料整理、参展手册、 展会现场活动管理、展会宣传、参展费用管理、展位满意度调查、展位信息反馈、展位信息分析总结、招展代理、销售管理、招展资料管理、招展记录管理、 主办方管理系统的功能基于参展者信息的建设招展代理店管理招展过程记录展位管理参展费用管理服务管理观众的邀请和观众信息管理，一是参展者信息库的建设，1 .信息来源、人员注册：六大元元元数据导入外部网络，参展者通过外部网络注册进行注册， 业界企业名单(电话黄页)商店和业界协会政府主管部门的专业报纸同级展览会各地的专业网站参展者参加过去的展览会的信息带入员工过去的展览会的信息的参考展览会查询和报告书，2 .多次展览会间的信息的多路复用，3 .数据库信息的构成， 制造商公司信息和联系人数据库客户原始记录统计分析资料公司投入记录潜在参展者数据挖掘，参展者分类管理参展者参展史优质记录级别管理，包括哪些内容，会刊中一般的参展者信息内容和规范，公司或公司的名称公司或公司的地址，邮政编码，网站，电话和联系对于公司或公司的名称，如果要验证其是否为规范，并使用通常要求使用公司名称的简称，则必须是公知的或一般同意的。对于公司或公司的联系信息，请参阅、 对于需要验证正确性的公司或者公司的简要资料，根据文字规范和简洁的原则，进行必要的修饰和整理编辑，变更后的简介原稿，在必须反馈参展者的认可的国际化程度高的展览会上，其介绍文需要英文版。 小贴士，份额：展览会的电话销售和其他行业的电话销售一样，展览会的销售业务员在电话销售时应具备语言礼貌、表达简洁、专业、诚实的接待基本素养。 与客户通话之前，业务负责人必须收集和整理客户的基本情况(具体名称、工作场所管理事项、联系电话、电子邮件等)，包括客户的基本情况(沿革、最近的经营情况、参加其他展览会的情况等)。 包括会话要点、销售建议等，在电话交流时不要泄漏。 在与客户通话时，对于客户提出的问题，记录能够回答的问题，必须立即回答的问题，在了解后或与上司商量后，在预定时间内回答客户。 对老客户，业务员的电话交流要更有人情味，体现朋友的友谊。 客户通过电话质疑或批评展览，必须认真对待。 误会必须耐心地说明。 对于缺点或错误，要谦虚地接受，同意改正。 共享：展览会电话销售的“十五字诀窍”，寻找对方，交谈，沟通，谈判，交朋友。 “寻找对象”是指必须找到合适的对象，也就是说能够决定对象是否参加展览会或者给出建议的人。 寻找对方是电话销售的首要条件。 “说话”是指对方听你的宣传。 在电话销售中，对方一开始就不想听展览会的宣传的情况很多。 要克服这种关系需要一定的语言技术。“可以沟通”是指在第一次顺利谈话后，就参展问题与客户继续沟通，达到调动客户的目的。 “会谈”是指在持续交流过程中就客户参展详情进行谈判，谈判内容包括价格、展位位置、售后服务安排，为双方签订参展合同奠定基础。 “交朋友”是指通过销售，特别是展览的效果获得顾客的信赖，与顾客建立长期的合作关系。 这是销售的最高水平，也是检查包括销售员人品在内的业务能力的最重要标准。 共享：展览会电话销售的“七不”原则，展览会电话销售应当“七不”，即积极为那些不接触没有准备好打电话的客户的不接触竞争对手的客户提供增值服务其中，最基本的商业伦理标准应该是“不放任顾客”。 这不成问题。 但是，现实中，以近似欺诈的方式“游荡”的顾客的参展还不是个别的，有的业者不感到羞耻，相反，把“游荡”当作“法宝”，煽动部下，进行传播。 “不纠缠客户”和“不与客户争执”是客户的基本品质。 与客户有关的情况至今仍很普遍，一天之内有好几个电话，骚扰客户，令客户厌恶。 自由接受客户的追加要求，为客户提供增值服务，是销售人员缺乏信心的表现。 要知道客人参加展览会喜欢的不是福利相似的待遇，而是展览会的效果。 光靠“优惠”销售，很难成为好销售员。 二、招展代理管理、合作公司合作扩大展销，支付相应代理佣金。 透明代理店：主办方和代理店知道参加合同金额，根据参加合同金额支付佣金。 不透明代理：主办方不知道参展合同的金额，只有代理方知道。 代理支付的金额遵循代理合同。 半透明代理：代理支付金额部分为佣金，部分为其他(奖励、处罚、广告费、邮费、宣传费、劳务费等)流程管理：通过CRM管理系统确立代理业务员当前展览会的电话记录和联系进度，招聘员管理招聘员个人信息，注册管理、销售情况查询、 目前的工作查询招聘流程反映了电话记录、交际流程、当前状态、交际状况、展览会服务预约状况招聘费用管理以及整个展览会的应收账款、已收回、负债等状况。 展览会招聘工作的核心是展商管理。 招展的过程是追踪客户的过程，使潜在的展商、代理商、展团能够参展，成为真正的展商、代理商和展团。 招展业务员登录系统操作展览会，在属于展览会招展功能菜单的展览店管理中，可以看到分配给自己的顾客资料。 通过展示店管理页面提供的功能按钮，可以完成展示店联络、服务和购房、展示店问卷调查和合同文件管理等展示店服务的销售操作。 展商管理、所属展商管理、展商管理分为所有展商管理和所属展商管理。 所有展品管理是当前展品展览中潜在的展品信息管理，分配给所有展品员的展品信息管理。 全展会的管理包括全展会单位信息、展会联系信息、联系日志、收支计划、票据记录、消费服务、展品、相关文件、参加活动、问卷调查、订单展位等信息的管理。 该功能解决了招展过程中不分配信息，某人操纵当前招展的所有信息的问题，也解决了当分配了招展时，个别情况的业务人员暂时消失，代替别人做招展工作的问题。 所有展位管理功能通常授予具有与项目经理或项目经理等同权限的管理员。 属于展示会项目管理系统的展示商管理是销售员分配给自己的展示商信息的管理。销售员可以通过系统提供的邮件传真等通信手段与顾客联系，跟踪顾客服务。 为合同展位提供实时气球广告服务的操作步骤如下：选择合同展位，点击消费服务功能标签，点击服务功能按钮，选择提供广告的服务内容的展位服务并成功成功，将费用记录在展位上，1、需要服务的展位单击消费服务功能标签3、添加服务信息、选择服务内容、添加服务消费成功3、展示过程的记录管理联系方式的管理多个联系方式：建立、运输、宣传、总协调等联系方式的多个联系方式：信函、电话、电子邮件、传真、邮件(飞信)、会议记录视频会议， 外联网接入联系过程管理以上联系人过程的记录和查询保留多个联系方式会议会议记录模块召开电子会议3354网络集成系统信件文档管理模块报告模块信封打印模块电话电话号码管理模块合并系统发送电子邮件文档管理模块发送传真传真合并系统发送移动电话邮件访问移动电话邮件合并系统外网外联网模块的情况：中国电信ECP电子政务信息化应用系统，ECP是中国电信打出的电话通话，邮件电话会议： 1分钟召集电话会议、电脑、固定电话、小灵通、手机无限制、预约会议、邮件通知、系统自动呼叫。 视频会议：每分钟召开一次视频会议，每个人都可以召开会场级视频会议。 四、预计有效防止摊位管理、摊位分配及摊位炒作现象，可利用GIS通过电子地图提供道路导航、实时交通、路线规划等功能，结合GPS实现定位服务，记录会场信息。 展位分为展位图，展位编号的展位价格自动计算，会场租赁模块记录馆号、面积、开幕时间、注意事项、注释、参考底图、展位区分，先画好展位图，再加上展位编号。展位价格输入、自动计算。 展台分配模块的智能分配方案根据展台的请求、合同金额、展品的类型等而自动被分配，并且具有定制修改的连接分配方案(与展台的连接) GIS被分配，并且在展台图像中选择展台。 展位查询和统计模块根据销售状态、偿还状态、代理状态，对申请“洽谈表”的所有展位、提交全额的所有展位、具有反馈表的结果为“优”的展位、属于代理a的所有展位、所有信用等级高于5的展位、所有展品的中东(迪拜)的五个行业展览会(BIG5Show )的展位完全没有要求。 2009年展会共有3143家展商参展(2008年为2883家展商)，分别包括全球71个国家和地区(2008家吸引了53个国家的展商)、28个国家的展商在内，展会净面积达到45198(2008年净面积38000)。 参展费用：1.标准展位(包括空地租金、展位建设费、门楣、地毯、桌椅、三盏灯、会志注册费等)42800元/92 .参展费用为国际往返机票、签证费、海外城市间交通费、餐饮费、住宿费及海外保险费等19800元/人(6日4星)22800元/人人(7日4星)24800元/人(8日4星)3.应征费3000元/公司展品租赁费、展位分配系统ExhibitionFloorplanSystem，第一步：展品制作(展品管理展品制作发表)。 展览项目管理系统中展示图的制作发表，通过提供的展馆、展区、展位、展示图4个标签功能栏，可以实现其制作发表的功能。 正确的操作流程是：首先添加展馆，然后添加展位，再添加展位通过展览会进行，展会中添加的展位信息会自动添加到展位的数据列表中，因此方便直观。如何显示展位平面图，展位平面图上的展位必须加上展位编号。 大型展览展台平面图展台编号的方法，一般是根据展台的设计，从展台参观进口顺时针方向，从第一个标准展台到该展台的最后一个标准展台按照阿拉伯数字顺序编制展台编号。 许多展厅可以安排几百个标准展位，因此展位号码至少由三位数组成。 例如，从001，002到101，102。如果展览会的所有展室都很多，在三位数的展位号前面加上汉语拼音和英语字母表示不同。 例如，A001、B001等。 用于特别装修展位的大面积用地一般是指72平方米以上的用地，但也可以不是标准展位编号，而是直接用该用地编号。 第二步：展位报价(展位管理展位报价)，展馆报价。 在现在的展览会上，展馆整体对外地(代表商和展览商)进行估价的这个估价单多被代理店和展览团使用。 展馆展区的估计。 对展馆的某个展区进行总体报价。 展馆展位的估计。 对展馆中的具体展位进行估价。 展区的估价。 对某个展区进行报价。 展位的报价。 对展位中的所有展位提供统一的报价，如果当前展位的标价相同，则可以使用此报价模型。 展位的估计。 对具体展位进行个别报价，通常用于特殊展位的个别报价。 批量摊位的估计。 用鼠标选择多个展位，即可批量报价。 要点击多选操作鼠标的同时按键盘上的Ctrl键。 一般情况下，单独报价，按面积报价请确认展位面积。 销售时不能输入低于此价格的销售价格。 费用计算：生成参展费用、参展合同费用、展位价格、招展代理店、服务项目等支付合同：支付流水记录、自动催款通知、一贯费用、五、参展费用管理、展位经营收入范围；(一)展位销售收入是指参展客户交付的展位费用。 (二)广告销售收入是指展览组织利用自己的媒体和资源向参展客户销售广告的收入。 展销广告的媒体主要是展销会刊、会报、门票等印刷品。 展览现场的国内外广告、展览辅助活动、展览纪念品赞助等资源，也可以给组织机构带来广告收入。 (三)其他收入指向展览会门票销售、会刊销售、参展客户推荐酒店佣金、管理费等收入。 其中，管理费收入一般指展位流通机构交给展览组织机构的费用。 展览会经营收入的预算方法，在展览会经营收入中，展位销售收入是主要收入，一般占展览会经营收入的9成以上。 预算展览的经营收入，着重于预算摊销收入。 (一)展位销售收入的基本方法是根据市场调查，预测展位销售规模和单位销售价格，据此推算展位销售收入总额。 多年定期举办的展览，可以根据经验和历史经营数据确定展位的销售规模和单位销售价格。 由于市场波动性，展位的销售规模和单位销售价格有富馀。 还应对可能发生的不良情况进行计量。 (二)广告销售预算一般以历史经营数据为依据。 新创办的展览不预算广告销售收入。 (三)其他收入的预算也取决于历史经营数据。 在新创办的展览会上，门票和会刊的销量很少。 向参展客人推荐酒店佣金和管理费等收入要看实际情况。 展览会的成本支出范围，展览会的成本支出包括营业性成本支出、管理性成本支出和无法预料的费用三部分： (1)营业性成本支出是直接用于展览会经营的费用，一般是展馆的租金和服务费、宣传推广费、信息服务费和展览现场服务费(二)管理成本支出是展览组织用于经营管理的费用，一般包括办公费、员工工资、出差费、公关招待费等。 (3)无法预见的费用是指经营展览会的风险费用，一般占展览会费用支出预算总额的10%左右。 六、展览服务管理：经营者、独立或小型客户管理统一的服务管理展览广告招商和管理展览商手册管理实现展览服务的费用、合同、清单、备注等有效管理经营者直接向参展者推荐，挖掘潜在参展者、经营者的联系方式， “合作伙伴”“经营者”在当前展览会上有