Excel常用操作及使用技巧.ppt

,主讲：黄仕凰,Excel高效办公及案例应用,ExcelHome,学习辅助网站,课程背景,当你面对每个月、甚至每一天都要去做同一件数据处理工作时；当面对庞大的数据处理量，哪怕你三头六臂、身怀绝技依然要做个三天三夜时，你是否感到厌烦和无奈？有没有更轻松、更快速的办法来完成这些工作？Excel是一个优秀的电子表格软件，备受广大办公人员的青睐。是一种功能强大的电子表格软件，具有对数据进行系统处理、分析、统计等功能，而且具有丰富的函数，在数学计算中发挥着不容忽视的作用。,Excel值得学习的原因,普及性,标准性,兼容性,高效的Excel功能,公司管理学校管理人力资源与行政管理,1.Excel2003的简介,2.Excel的工作界面,3.Excel的基本操作,Excel入门知识,1.1Excel2003简介,电子表格是一种计算机的应用软件。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格，使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中，编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列，对表格的数据进行求和、求平均值，对表格数据的复制、移动、删除等。本章主要讨论中文Excel2003各方面的应用与技巧。,1.1.1Excel的功能与特点采用电子表格管理数据强大的数据处理功能方便操作的图形界面,1.1.2Excel2003窗口组成与操作,1标题栏显示当前工作簿文件的名字。,2菜单栏在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的选项，完成相关的操作。包括：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助共菜单。,3工具栏工具栏是一些图标按钮，每一个按钮都代表了一个命令，这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏：格式工具栏、常用工具栏。,帮助,显示比例,绘图,图表向导,降序,升序,自动求和,插入超级链接,恢复,撤消,新建,打开,保存,权限,电子邮件,打印,打印预览,拼写检查,信息检索,格式刷,复制,粘贴,剪切,字体颜色,填充颜色,边框,增加缩进量,减少缩进量,减少小数位数,增加小数位数,千位分隔式样,百分比,货币式样,合并及居中,右对齐,字体,居中,左对齐,下划线,粗体,斜体,字号,格式工具栏,4数据编辑栏数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既可以在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据。,5编辑栏编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮。,编辑栏,确认按钮,函数向导按钮,取消按钮,名称框,6状态栏状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。,7滚动条使用滚动条可以在长工作表中来回移动。,8工作表标签标签栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如图所示。,当前工作表标签,标签队列列表,标签队列切换按钮,图6-6工作表标签,9任务栏每次启动Excel2003时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作簿,打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任务栏在使用时特别方便。,1.2操作Excel工作表,1.2.1工作簿与工作表1.工作簿工作簿（Book）是Excel中存储电子表格的一种基本文件，其后缀名为.xls，一个工作簿可以看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。一个工作簿由多张工作表（Sheet）组成。每个工作簿最多可以包含255张工作表。,2.工作表工作表就类似帐簿中的帐页。工作表是Excel的基本工作单位，位于工作簿的中央区域，包含按行和列排列的单元格，是工作簿的一部分，也称为电子表格，它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档，可以显示和分析数据，能容纳的数据有字符、数字、公式、图表等。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。3.单元格与单元格地址工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区域称为单元格。单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位。在单元格内可以存放文字、数字或公式，每个单元格中最多可存放32000个字符信息。为了数据处理方便起见，单元格应该使用一个唯一的名称来识别，这个名称称为单元地址，单元格的地址由列号和行号组成。,1.2.2输入工作表数据1、工作表的建立任何一个二维数据表都可建成一个工作表。在新建的工作簿中，选取一个空白工作表，是创建工作表的第一步。逐一向表中输入文字和数据，就有了一张工作表的结构。,2、数据输入(1)数值输入数值输入默认右对齐。正数输入时可省略“+”；负数输入时，或者加负号，或者将数值加上圆括号，例如，-6.09与（6.09）同义。(2)字符输入字符是指字母、汉字以及非计算性的数字等，默认情况下输入的文本在单元格中以左对齐形式显示。如输入学号“2001528121”等数字型信息时，必须在第一个数字前先输入一个（单引号）。例如，2001528121。,(3)日期和时间输入Excel将日期和时间视为数字处理，默认情况下也以右对齐方式显示。输入日期时，可用“/”或“”（减号）分隔年、月、日部分。例如，2002/02/12。输入时间时，可用“：”（冒号）分隔时、分、秒部分。例如，10：30：47。双击单元格，系统转入编辑状态，可作修改操作。,3、单元格与数据区的选取单元格的选取连续单元格的选取不全连续单元格的选定整行（或整列）的选取多行（或多列）的选取工作表所有单元格的选取,4、数据的复制和移动单元格或数据区的信息移动和复制。以插入方式移动或复制。5、数据填充对重复或有规律变化数据的输入，可用数据的填充来实现。填充相同数据输入序列数据,6、行、列及单元格的插入修改工作表数据时，可在表中添加一个空行、一个空列或是若干个单元格，而表格中已有的数据会按照指定的方式迁移，自动完成表格空间的调整。7、数据区或单元格的删除删除操作有两种形式：一是只删除选择区中的数据内容，而保留数据区所占有的位置；二是数据和位置区域一起被删除。,1.2.3编辑工作表1、工作表的添加、删除与重命名2、工作表的移动和复制在一个工作簿内移动或复制工作表在工作簿之间移动或复制工作表3、工作表窗口的拆分和冻结通过工作表窗口的拆分和冻结，可实现在同一窗口下对不同区域数据的显示和处理。,1.2.4格式化工作表1、数字格式的设置使用“格式”工具栏设置数字格式(1)”货币样式”按钮给数字添加货币符号，并且增加两位小数。(2)”百分比样式“按钮将原数字乘以100后，再在数字后加上百分号。(3)”千位分隔样式”按钮在数字中加入千位分隔符。(4)”增加小数位数”按钮使数字的小数位数增加一位。(5)”减少小数位数”按钮使数字的小数位数减少一位。,使用菜单命令设置数字格式,2、字体、对齐方式、边框底纹的设置对表格的数据显示及表格边框的格式可进行修饰和调整。方法是：先选定数据区域，再选择“格式|单元格”命令，在打开的对话框中选择不同的选项卡来实现。,3、行高和列宽的调整行高和列宽有精确和粗略两种调整方式。(1)精确调整选择“格式|行（列）|行宽（列宽）”，打开对话框，输入适当的值。(2)粗略调整将鼠标指针移向需调整的格线上，使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字，按住鼠标左键并拖动即可。,4、自动套用格式Excel内置了一些表格修饰方案，对表格的组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式，既可美化工作表，也可省去设置和操作过程。,5、单元格醒目标注的条件格式设置条件格式是指当给定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式。,Excel2003常用操作及使用技巧教学重点与难点：工作簿的管理工作表的编辑工作表的格式化公式与函数的使用Excel图表的运用数据清单的管理工作表的打印,一、工作簿的管理：,含有多个工作表的工作簿,一、工作簿的管理：1.新建工作簿,单击“常用”工具栏中的“新建”按钮。过选择“开始”|“新建”命令。按Ctrl+N组合键。单击任务窗格中的“新建工作簿”链接。,一、工作簿的管理：2.打开工作簿,选择“文件”|“打开”命令，在打开的“打开”对话框中选择要打开的工作簿。从“文件”菜单底部选择最近使用过的工作簿名称。在“新建工作簿”任务窗格中的“打开工作簿”选项组中单击要打开的工作簿名称来打开。按Ctrl+O组合键。单击“常用”工具栏中的“打开”按钮。,一、工作簿的管理：3.设置新建工作簿中的工作表数目,选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框。切换至“常规”选项卡，在“新工作簿内的工作表数”文本框中设置新打开工作簿中包含的工作表数。,“选项”对话框,一、工作簿的管理：4.保存工作簿,单击“常用”工具栏中的“保存”按钮。按Ctrl+S组合键。选择“文件”|“保存”命令。对于未保存过的工作簿，执行以上操作，将打开“另存为”对话框。在其中选择保存文件的位置，输入要保存文件的名称，单击“保存”按钮即可保存文件。对于已保存过的工作簿，将保存对工作簿所作的修改。,二、工作表的编辑：1.单元格和单元格区域,选择单元格,将鼠标移动到该单元格上，单击鼠标则选中该单元格，被选中的单元格边框以黑色粗线条突出显示。选择“编辑”|“定位”命令，打开“定位”对话框，在“引用位置”文本框中输入要选择的单元格，或是单击“定位条件”按钮在打开的对话框中设置定位条件，然后单击“确定”按钮。,“定位”对话框,二、工作表的编辑：1.单元格和单元格区域,选择单元格区域,选择连续的单元格区域：先单击区域左上角单元格，然后按住鼠标左键向右下角拖动鼠标至选择所有单元格区域，释放鼠标左键。如果要选择的单元格区域较大，单击区域左上角的一个单元格，然后按住Shift键，再单击区域右下角的单元格。选择不连续的单元格区域：先选择选择第一个单元格区域，然后按住Ctrl键选择其他单元格区域。,二、工作表的编辑：2.向单元格中输入常量数据,直接输入数据：选择所需单元格，当插入点出现在编辑栏中时直接输入所需的数据，输入完毕后，按Enter键或者在工作表的其他位置单击即可结束输入。快速输入数据：在起始单元格内输入第1个数据，选中此单元格，然后将指针移动到该单元格的右下角的黑色矩形上，当指针变为+状时按住鼠标左键向上、下、左或右拖动，即可在矩形包围的单元格中添加相同的数据。,二、工作表的编辑：3.输入序列,填充可扩展数据序列：选择填充序列的起始值所在单元格，输入起始值，然后将指针移至单元格右下角的填充柄，当指针变为“+”时按住鼠标左键不放，在填充方向上拖动填充柄至终止单元格。单击显示的“自动填充”图标，从弹出的选项面板中选择“以序列方式填充”单选按钮即可。输入等差序列：先在前两个单元格中输入序列前两个数据，然后利用填充手柄进行填充。,二、工作表的编辑：3.输入序列,输入等比序列：先输入等比序列的初始值，然后选择“编辑”|“填充”|“序列”命令，打开“序列”对话框，在“序列产生在”区域选择序列方向，在“类型”区域选择“等比序列”单选按钮，在“步长值”文本框中输入等比序列的增长值，在“终止值”文本框中输入等比序列的终止值，设置完毕单击“确定”按钮。,“序列”对话框,二、工作表的编辑：3.输入序列,自定义自动填充序列：选择作为自动填充序列的单元格区域(已输入数据)，选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框并切换至“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮，将自定义的序列导入到“自定义序列”列表中，完成后单击“确定”按钮。,“选项”对话框的“自定义序列”选项卡,二、工作表的编辑：4.编辑单元格的数据,删除单元格中的内容：选择所需单元格，按Del键或右击选择快捷菜单中的“清除内容”命令。删除单元格及其中内容：右击所需单元格，从弹出的快捷菜单中选择“删除”命令(或选择“编辑”|“删除”命令)，打开“删除”对话框，选择删除的方式，单击“确定”按钮。,“删除”对话框,删除数据,二、工作表的编辑：4.编辑单元格的数据,在需要插入单元格、行或列处选择单元格，选择“插入”|“单元格”命令，打开“插入”对话框，选择相应的选项，然后单击“确定”按钮。,“插入”对话框,插入单元格、行或列,二、工作表的编辑：5.移动、复制单元格的数据,选择“编辑”菜单中的“剪切”和“粘贴”命令。选择要移动的单元格或单元格区域，将鼠标移动到所选择的单元格或单元格区域的边缘，当鼠标变成箭头状时按住鼠标左键不放。拖动鼠标此时一个与原单元格或单元格区域一样大小的虚框会随着鼠标移动，到达目标位置后释放鼠标。,移动数据,二、工作表的编辑：5.移动、复制单元格的数据,选择“编辑”菜单中的“复制”和“粘贴”命令。选择要移动的单元格或单元格区域，将鼠标移动到所选择的单元格或单元格区域的边缘，当鼠标变成箭头状时按住Ctrl键及鼠标左键，拖动鼠标到达目标位置后释放鼠标。选择“编辑”|“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，设定要粘贴的方式，设置完毕单击“确定”按钮。选择所需单元格，选择“编辑”|“复制”命令或者单击工具栏上的“复制”按钮，选择目标单元格，选择“插入”|“复制单元格”命令，打开“插入粘贴”对话框，选择插入位置，然后单击“确定”按钮。,复制数据,三、工作表的格式化：1.列宽和行高的调整,选择需设置的行或列。从“格式”菜单中选择“行”|“行高”或“列”|“列宽”命令，打开相应的设置对话框设置行高或列宽。,“列宽”对话框,三、工作表的格式化：2.文本格式设置,选择要格式化文本的单元格后，选择“格式”|“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换至“字体”选项卡，根据需要对文本进行设置。用“格式”工具栏中的对应按钮也可设置文本格式。,“单元格格式”对话框的“字体”选项卡,三、工作表的格式化：3.数字格式的设置,货币样式按钮：在数据前使用货币符号。百分比样式按钮：对数据使用百分比。千位分隔样式：使显示的数据在千位上有一个逗号。增加小数位：每单击一次，数据增加一个小数位。减少小数位：每单击一次，数据减少一个小数位。,数字格式化工具按钮,“格式”工具栏,三、工作表的格式化：3.数字格式的设置,打开“单元格格式”对话框，切换至“数字”选项卡，也可完成数字格式的设置。,“单元格格式”对话框的“数字”选项卡,“单元格格式”对话框”数字”选项卡,三、工作表的格式化：4.设置单元格的边框和底纹,单击“格式”工具栏中的“边框”按钮右边的下三角按钮，打开“边框”样式列表，从中选择不同的类型，可以为选中的单元格或单元格区域的各个边上添加不同的边框。,“边框”样式列表,边框,三、工作表的格式化：4.设置单元格的边框和底纹,选择“格式”|“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换至“边框”选项卡，选择线条的样式和颜色，然后单击“预设”按钮即可为选择的单元格或单元格区域添加相应的边框。,边框,“单元格格式”对话框的“边框”选项卡,三、工作表的格式化：4.设置单元格的边框和底纹,选中单元格后，单击“格式”工具栏上的“填充颜色”按钮后的下三角按钮，在弹出的“颜色”列表选择一种颜色作为单元格的底色。也可以应用“单元格格式”对话框中的“图案”选项卡进行设置。,底纹,“单元格格式”对话框的“图案”选项卡,三、工作表的格式化：5.自动套用格式,选择要自动套用格式的所有单元格区域，选择“格式”|“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，设置所需选项，然后单击“确定”按钮。,“自动套用格式”对话框,四、公式与函数的使用：1.公式,运算符,(1)文本运算符：文本运算符只有一个“&”，使用该运算符可以将文本连结起来。其含义是将两个文本值连接或串联起来产生一个连续的文本值，如“大众”&“轿车”的结果是“大众轿车”。(2)算术运算符和比较运算符：算术运算符可以完成基本的算术运算，如加、减、乘、除等，还可以连接数字并产生运算结果。比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值，逻辑值只有两个FALSE和TURE，即错误和正确。表7-1列出了算术运算符和比较运算符的含义。(3)引用运算符：引用运算符可以将单元格区域合并计算，它主要包括冒号、逗号和空格。,四、公式与函数的使用：1.公式,运算符,公式中运算符的优先级,四、公式与函数的使用：2.函数,类型,(1)数据库函数：主要用于分析数据清单中的数值是否符合特定的条件。(2)日期和时间函数：用于在公式中分析和处理日期与时间值。(3)数学和三角函数：可以处理简单和复杂的数学计算。(4)文本函数：用于在公式中处理字符串。(5)逻辑函数：使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行符号检验。(6)统计函数：可以对选择区域的数据进行统计分析。,四、公式与函数的使用：2.函数,类型,(7)查找和引用函数：可以在数据清单或表格中查找特定数据，或者查找某一单元格的引用。(8)工程函数：用于工程分析。(9)信息函数：用于确定存储在单元格中的数据类型。(10)财务函数：可以进行一般的财务计算。,四、公式与函数的使用：2.函数,插入函数,直接插入：选择要输入函数公式的单元格，输入“”号，然后按照函数的语法直接输入函数名称及各参数，完成输入后按Enter键键或单击“编辑栏”中的“输入”按钮即可得出要求的结果。“插入函数”命令：单击要插入函数的单元格，选择“插入”|“函数”命令，或者在“编辑栏”中单击“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，选择函数类型后单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，选择单元格区域，单击“确定”按钮后，即在单元格中将显示出计算结果。,五、Excel图表的运用：2.编辑图表,选择图表对象：在图表边界处单击即可选择图表。如果要选择图表中的对象，可在“图表”工具栏上单击“图表对象”列表框的下三角按钮，从下拉列表框中选取图表的对象，也可直接单击图表中的图表对象。(2)更改图表的类型：选择图表，单击“图表”工具栏中的“图表类型”按钮，打开“图表类型”对话框，选择要更改的图表类型样式，单击“确定”按钮。(3)更改数据系列产生的方式：选择图表，选择“图表”|“源数据”命令，在打开的“源数据”对话框中选择“系列产生在”的行或列，单击“确定”按钮。,五、Excel图表的运用：2.编辑图表,添加或删除数据系列：先在工作表中输入新的数据内容，然后单击图表，将鼠标移到选择区域的边框上，当鼠标变为两边带箭头时，拖动鼠标至包括所要添加的数据系列位置时释放鼠标左键。向图表中添加文本：单击图表，选择“视图”|“工具栏”|“绘图”命令，显示“绘图”工具栏，单击其中的横排或竖排文本框按钮，然后在图表中单击以确定文本框的插入位置，并拖动鼠标来设置整个文本框的大小。在文本框中的光标处开始输入文字，文本输入完成后，在文本框外单击即完成操作。,六、数据清单的管理：1.用“记录单”编辑数据,选择数据清单区域后，选择“数据”|“记录单”命令，打开记录单对话框，单击其中的“新建”按钮，打开一个空白记录单，在相应的字段中输入数据。可重此操作增加多个记录。记录完毕，单击“关闭”按钮，新增加的记录即可显示在数据清单区域的底部。,“记录单”对话框,六、数据清单的管理：2.数据清单的排序,按单列排序：单击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮。按多列排序：选择“数据”|“排序”命令，打开“排序”对话框，在“主要关键字、“次要关键字”或“第三关键字”中设置按哪项进