《文档控制》PPT课件

第三章,Word文档控制技巧,李朝辉,启动word时不自动新建空白文档,Word的快捷方式上右击-属性-快捷方式在目标文本框的路径最后添加一个空格，再输入”/none“,启动word时自动打开最近使用过的文档,Word的快捷方式上右击-属性-快捷方式在目标文本框的路径最后添加一个空格，再输入”/mfile1”,同时打开多个文档,同时选中多个要打开的文档，按回车,在word中打开多个文档,在“打开”对话框中，选中多个文件，按回车,快速打开不在同一目录下的多个文档,在“资源管理器”中打开相应的文件夹，选中要打开的文件拖拽到任务栏的word图标上，出现“+”时释放鼠标再打开其他文件夹，用同样地方法即可,同时控制多个文档窗口,对多个文档窗口同时进行最大化、最小化（或还原）或关闭多个文档按住ctrl，用鼠标点击任务栏上要进行窗口操作的文档按钮，点右键，在快捷菜单中操作,编辑时自动保存,工具-选项-保存-自动保存时间间隔注意：内存小的机器，间隔时间不能太小，否则，影响文档编辑进度需要注意的是，自动保存以后的信息并不是存储到了原来档中，而是保存在了一些临时文件里，此时如果发生了断电，你原来的文档中保存仍然是你上次保存的内容，那自动保存有什么意义呢？自动保存会存储你上次最后一次手动存档到最后一次自动保存之间所输入的信息，在发生了非正常退出后，用Word再次打开原来的档，可以看到会同时出现一个恢复文档，此时这个恢复文档中保存的就是上次断电时自动保存的所有信息了，将原来的文档关闭，再将恢复文档保存为原来的文档就可以最大限度的减小损失了。,减小文件容量,方法1：使用“另存为”。“保存”只将修改的信息存入文档，会使文件的容量越来越大。方法2：取消快速保存。工具-选项-保存-快速保存去掉。（如果内存小，不应取消此项）快速保存：alt+shift+f2,改变word文档的默认保存路径,工具-选项-文件位置文档-更改,同时保存所有文档,方法1：按住shift，文件-全部保存方法2：按住shift，单击工具栏上的“保存”按钮,在同一文档中保存多个版本,有时希望能够将修改前后的稿件的进行对比，此时可以使用“版本”来实现这一目的。在写一个文档时，总是会做一些改动，如果不希望所做的修改将最原始稿覆盖掉，就可以使用版本来做。,在同一文档中保存多个版本,方法1：文件-另存为-工具-保存版本在版本备注中输入该版本的说明信息方法2：文件-版本如果要在每次编辑后都自动保存一个版本，选中”关闭时自动保存版本“，以后需要某个版本只需到对话框中选择即可。02-28员工备忘录_版本.doc,打开不同版本的文件,每次打开文档时会自动打开最新的文件版本。若不想使用最新的版本也可以：文件-版本，选择想要打开的文件版本。,一次性关闭打开的所有文档,方法1：按住shift，文件-全部关闭方法2：利用全部关闭按钮（添加全部关闭按钮）,添加“全部保存”和“全部关闭”按钮,工具-自定义-命令“类别”中选“文件”，找到“全部保存”和“全部关闭”选项，拖拽到文件菜单下,任务栏中只显示当前文档,工具-选项-视图取消“任务栏中的窗口”,去掉word的智能菜单功能,智能菜单的功能即单击菜单标签时只显示最近使用过的菜单命令，需单击弹出的下拉菜单最下面的箭头按钮或用鼠标指针在下拉菜单上稍作停留才会显示该菜单标签下的所有菜单命令。但该功能有时反而会降低工作效率。工具-自定义-选项选为“始终显示整个菜单”,彻底关闭word的任务窗格,工具-选项-视图清除“启动任务窗格”,设置智能剪贴板的快捷键,工具-自定义-工具栏-键盘在“类别”中选“编辑”，在“命令”列表框中选中”editofficeclipboard”在“请按新快捷键”中按下想要的快捷键（如ctrl+g）单击“指定”当需要粘贴最近剪切过的内容时只需按ctrl+g即可在任务窗格中显示最近24次剪切或复制过的内容，单击要粘贴的内容即可。可以一次性复制或移动多段文档内容到其他文档中,快速恢复word的默认界面,工具-自定义-选项-重置菜单和工具栏惯用数据-是,快速恢复word的默认设置,关闭word进入word程序的默认模板所在目录（templates)，将normal.dot改名，重新启动word，其所有设置与界面恢复到刚安装后的状态,改变wod默认的字体格式,文件-页面设置文档窗格-字体设置，然后在其中设置字体、字号颜色等,删除文档打开的历史记录,工具-选项-常规清除“列出最近所用文件”,让word文档自动翻页,方法1：使用“自动滚动”工具-自定义-命令；“类别”中选”工具”；在“命令”中选“自动滚动”，将其拖到工具栏单击该按钮，注意观察方法2：使用滚轮鼠标按下滚轮鼠标的中键（滚轮）,快速浏览长篇文档的内容,快速浏览内容较多的文档的大致内容通常报告前面大多需要有摘要，如果你使用word撰写报告的话，可以有效的完成此工作。word的“自动编写摘要”功能可以自动分析文件重点，它采用统计分析等方法从文件中找出重点，然后再将这些重点集中在一起形成摘要。,自动编写摘要,工具-自动编写摘要选择一种显示方案（如在不退出原文档的情况下隐藏摘要以外的其他内容），选择百分比02-32希望_摘要.doc,方便地查看页面过宽的文档,方法1：用web版式视图，则会随窗口的大小自动换行方法2：工具-选项-视图-大纲视图和普通视图栏中选中“窗口内自动换行”,将缺少的字体转换为其他字体,在其他计算机上编辑的文档中的某些字体在本机上没有安装，word会自动将这些字体替换为某些已有的字体。可以根据需要将其替换为自己想要的字体。工具-选项-兼容性-字体替换在“字体替换”列表框中列出了本机所缺少的字体名称与word自动替换该字体的另一种字体选择所缺少的字体名称，然后在“替代字体”下拉列表框中选择用以替代该字体的另一种字体注意：如果以后安装了现在缺少的字体，则word又会自动恢复为本来的字体，如果在“字体替换”对话框中单击了“永久替换”按钮，并“确定”了，则不会再恢复为本来的字体了。,在文档中嵌入TrueType字体,工具-选项-保存-嵌入TrueType字体注意：此功能保证在没有安装该篇文档所用字体的其他计算机上也能够正常显示文档，但大大增加文档的体积。,为word文档添加行号,文件-页面设置-版式在“应用于”下拉列表框中选择后，添加行号,在工具栏中查看当前文档的存放路径,工具-自定义-命令在“类别”中选则“web”，在“命令”中将“地址”拖到工具栏,在标题栏中显示文档路径,工具-宏-宏命名宏，如“完整路径”，在“保存位置”文本框中选择“所有的活动模板和文档”单击“创建”，在“sub完整路径（）“下面输入：activewindow.caption=activedocument.fullname单击“保存”，关闭vb窗口工具-自定义-命令在“类别”中选“宏”，在命令中找到刚才创建的宏，即“mormal.newmacros.完整路径”，将其拖到工具栏如果将该宏命名为autoopen，则打开所有文档时都会自动在标题栏中显示文档的路径,将文档的文本内容转换为对象,新建一个文档，将要转换为对象形式的文本内容全部输入其中，然后将该文档保存再新建一个文档，然后在“我的电脑”中打开第一个文档所在的文件夹，用鼠标将该文档的图标直接拖进第二个文档编辑区中第一个文档中的文字转换成对象了,快速将文本内容转换为图片,选中要转换为图片的文本，按ctrl+v（剪切）编辑-选择性粘贴-图片,域简介,域在Word中很有用，使用它可以实现资料的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果,插入域：插入-域或crtl+F9域代码与域值切换：shift+F9更新域：F9锁定域：ctrl+F11解除域：ctrl+shift+F11,在Word2003中把文字分家,1、单击“工具”自定义，在打开的“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，在左侧“类别”列表框中选择“绘图”，在右侧“命令”列表框中选择“分解图片”后，按住左键把“分解图片”拖到工具栏上后放手。2、单击“插入”图片艺术字，选择一种艺术字样式，在“编辑艺术字”对话框中输入准备拆分的字“小”，并设置好字体、字号等。,3、单击插入的艺术字，然后单击“编辑”剪切，再单击“编辑”选择性粘贴，在“选择性粘贴”对话框中选择“图片（Windows图元文件）”后点“确定”。也就是把插入的艺术字剪切掉后，再以“图片（Windows图元文件）”格式粘贴出来。4、单击以“图片（Windows图元文件）”格式粘贴出来的艺术字，再单击工具栏上添加出的“分解图片”，不过注意：图片被分解后会在页面的最左上角上显示出来。,去除页眉中的横线（一）,在Word文档中插入页眉时，页眉文字的下面通常会出现一条黑色的细横线，可以通过下面的方法可以将横线去掉：用鼠标双击页眉处的文字，使页眉处于可编辑状态。打开“格式”菜单，选择“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡中的“设置”栏中，选择“无”，并从对话框右下角的“应用于”项的下拉列表中选择“段落”，单击“确定”按钮，设置单击“页眉和页脚”浮动工具栏上的“关闭”按钮，回到正常编辑状态，就可以看到页眉文字下方的横线已经没有了。,去除页眉中的横线（二）,双击页眉横线，进入“页眉和页脚”视图将光标置于页眉区，样式中选择“正文”样式,添加个性化的页眉横线,清除原来的横线格式-边框和底纹-横线在“图片”选项卡上单击满意的图片，单击“确定”,将页码置于页眉和页脚区之外,用平常的方法插入页码进入页眉和页脚视图将鼠标移动页码图文框边框上，当鼠标变成十字箭头时，按住左键不放进行拖动便可将页码拖到该区域之外。,文本框链接的妙用,报刊分栏排版中因为版面原因常将同一篇文稿分成两个部分放置于两栏中，但若对放在前面一栏中的内容进行增减修改后，将会影响到其他各栏的版面。遇到这种情况，用文本框的链接功能便可在修改后使其自动进行排版。,取消自动添加的超级链接功能,方法一：工具-自动更正-自动套用格式-清除“internet及网络路径替换为超级链接”复选框方法二：输入网址或邮箱地址，当自动为其添加了超级链接后，立即按【backspace】、单击“撤销”按钮、按ctrl+z均可,快速复制网页上的文字资料到文档中,网页通常时图文并茂的，并且复制网页中的资料到word中时会保持html格式，执行粘贴时需要很长时间，如果你只需要文字资料时，用选择性粘贴的无格式文本即可。,使用Word保存禁止复制的网页内容,由于很多网页使用了防止复制或盗链的技术，使得用户经常会遇到无法复制需要的网页内容的情况。尽管可以通过查看源文件或其他方法复制网页中的文字，但借助Word2003或Word2007可以更加方便地保存禁止复制的网页内容。,文件”“打开”菜单命令，打开“打开”对话框。在“文件名”编辑框中输入禁止复制内容的网页地址，