第四章 购销存管理系统.ppt

第四章购销存管理系统,购销存管理系统,概述,采购业务及其管理,库存业务及其管理,购销存管理系统,4,销售业务子系统,购销存管理系统,【教学内容】第一节概述第二节采购业务及其管理第三节库存业务及其管理第四节销售业务子系统【教学要求】1、掌握购销存管理的基本内容。2、掌握采购管理、库存管理、销售管理的基本数据流程、内部数据结构、基本组成及数据管理、数据处理。3、掌握购销存管理在整个会计信息系统中的地位、作用。4、了解购销存管理系统与会计信息系统中其他子系统的关系特别是其与账务系统的关系。5、了解业务管理与会计核算的关系。【实训内容】配套习题,第一节概述,1、购销存业务管理的要点：以管理企业内部的物流为主，实现从采购（原材料）生产（生产产品）销售（销售产品）这一物流形态的转变过程。供应商与客户的管理：供应商、客户分别是采购和销售的对象。计划管理：是企业有效运作的主要依据（包含销售、需求、采购）。购销存管理要点业务管理：具体业务运作（生产、销售、采购、库存等）应收、应付账款管理：是企业资金链有效运作的保证。数据汇总及分析：企业销售、采购、库存等方面的汇总、统计、分析2、购销存会计核算要点销售收入和费用的核算：主营业务收入、其他业务收入、营业费用销售成本的核算：主营业务成本、其他业务支出1）销售的核算销售过程中税金的核算：增值税、营业税、城市建设维护税应收账款的核算：应收账款、预收账款、坏账准备销售收入：指企业因向客户提供产成品、商品或劳务活动而获得的收入。销售费用包含运输费、装卸费、包装费、保险费、展览费、仓储费等。,购销存管理系统一般有库存管理子系统、采购业务子系统、销售业务子系统构成，购销存管理系统是对企业的采购、库存、销售业务进行有效管理的管理系统。,工业企业：计划成本和实际成本。销售成本商业企业：进价核算和售价核算。应收账款的方式：先付货后收款、先付货然后分期收、委托其他单位代销、预收货款后交货。2）采购的核算：不同类型企业采购业务核算的区别：科目使用不同和核算方法使用不同。3）存货核算：对存货增加、减少和节余进行反映与监督。3、购销存管理与会计核算的关系：在价值增值中以资金的形式得以表现，在业务管理上以物流的形式得以反映。现代购销链系统：以信息流触发物流，物流一一对应映射资金流。4、购销存管理系统在企业管理信息系统中的地位与作用：购销存子系统是企业管理信息系统的一个业务子系统，通过购销存子系统提供的物流信息，为财务、生产等管理子系统和企业管理者和决策者提供相关的管理、决策信息。5、管理信息系统流程图：见P91图4.1,1、销售业务分析：签订销售合同（客户）生成订单按计划安排生产按期交货售后服务2、库存业务分析：存货包括：原材料、包装物、低值易耗品、自制半成品、产成品。库存增加：存货到达企业验收入库登记存货增加账会计处理库存减少：存货领用登记存货减少账会计处理3、采购业务分析：下单订货验收入库发票处理付款结算处理4、销售管理业务流程图：见P92图4.25、购销存管理业务流程图：见P93图4.3,课外拓展：购销存各模块间的数据传递关系,课外拓展：购销存各模块间的数据传递关系,采购,库存（审核）,销售,存货（记账）,应付,总账（凭证）,应收,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,1、在采购管理系统中录入采购入库单、受托代销入库单后，系统将这些单据自动传递到库存管理系统等待审核,课外拓展：购销存各模块间的数据传递关系,采购,库存（审核）,销售,存货（记账）,应付,总账（凭证）,应收,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,2、在采购管理系统中录入采购入库单、受托代销入库单后，系统将这些单据自动传递到存货核算系统等待记账,课外拓展：购销存各模块间的数据传递关系,采购,库存（审核）,销售,存货（记账）,应付,总账（凭证）,应收,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,3、在销售系统中录入发货单、委托代销出库单并审核后，系统将这些单据生成销售出库单，并传递到库存管理系统等待审核,课外拓展：购销存各模块间的数据传递关系,采购,库存（审核）,销售,存货（记账）,应付,总账（凭证）,应收,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,4、在销售系统中录入发货单、委托代销出库单并审核后，系统将这些单据生成销售出库单，并传递到存货核算系统等待记账,课外拓展：购销存各模块间的数据传递关系,采购,库存（审核）,销售,存货（记账）,应付,总账（凭证）,应收,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,5、在库存管理系统中录入产成品入库单、其他入库单和材料出库单、其他出库单后，系统自动传递到存货核算系统等待记账,课外拓展：购销存各模块间的数据传递关系,采购,库存（审核）,销售,存货（记账）,应付,总账（凭证）,应收,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,6、出、入库的各种单据在存货核算系统中记账，登录存货明细账，再把记账后的出、入库单制单，并把相关凭证传递到总账系统中，登录总账。,课外拓展：购销存各模块间的数据传递关系,采购,库存（审核）,销售,存货（记账）,应付,总账（凭证）,应收,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,7、在采购管理系统中录入采购发票并与采购入库单进行结算，形成应付账款,课外拓展：购销存各模块间的数据传递关系,采购,库存（审核）,销售,存货（记账）,应付,总账（凭证）,应收,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,8、在应付款管理系统中对结算后的采购发票制单，生成应付款凭证；在应付款管理系统中录入付款单并付款；核销应付款，对付款后所填制的付款单进行制单，生成付款凭证并将凭证传递到总账系统中，登录总账,课外拓展：购销存各模块间的数据传递关系,采购,库存（审核）,销售,存货（记账）,应付,总账（凭证）,应收,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,9、在销售管理中录入销售发票，审核后形成应收账款，并传递到应收系统,课外拓展：购销存各模块间的数据传递关系,采购,库存（审核）,销售,存货（记账）,应付,总账（凭证）,应收,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,10、在应收款管理系统中对审核后的销售发票制单，生成应收款凭证；在应收款管理系统中录入收款单并收款，核销应收款；对收款后所填制的收款单制单，生成收款凭证并将凭证传递到总账系统中，登录总账,第二节采购业务及其管理,采购环节是企业价值实现的开始，其采购成本、采购时效性直接影响企业的最终利润；其引发的应付或预付账款的管理直接影响企业的资金链运转。,1、采购业务子系统的功能：1）采购计划管理：及时、准确、合理地制定采购计划，动态掌握采购计划执行情况。2）采购订单管理：对采购订单进行有效的维护、管理。3）采购收货管理：处理采购入库单及发票，确认采购成本。4）应付账款的核算与管理：对资金进行统筹管理。5）供应商评估管理：对供应商资料进行管理。6）提供各种核算和管理信息：为企业各部门和管理者提供采购、应付账款的核算信息。2、采购业务子系统与其他子系统的关系：采购业务子系统与其他子系统的数据交换较多，采购业务子系统与采购计划、库存管理和总账系统相联系。采购业务子系统与其他子系统关系流程图：见P94图4.53、采购业务子系统内部结构分析：1）数据流程：采购业务子系统数据流程图见P95图4.6采购计划数据流程图：见P95图4.7采购订单管理数据流程图：见P95图4.8采购收货管理数据流程图：见P96图4.9应付账款管理数据流程图：见P97图4.10,2）实体关系图：见P97图4.11采购子系统E-R图。3）数据结构：供应商文件：存储所有供应商的信息。采购订单文件：用来存储各种采购订单。发票文件：发票金额指应付给供应商的价税合计金额。4）编码：主要是供应商代码和物流代码5）数据关系：采购子系统涉及的数据存储单元有：供应商文件、采购合同文件、订单文件、采购计划文件、应付账款文件、用款计划、收货文件、入库单文件、发票文件、请购单文件。4、采购业务子系统的组成采购业务子系统功能结构图：见P100图4.125、采购基础数据维护初始建账供应商档案设置采购部门和采购人员档案设置采购类型设置结算方式设置付款条件设置账龄区间设置6、输入和输出1）采购业务子系统的输入：初始设置数据的输入、从其他子系统转入的数据输入、日常业务处理的原始数据输入。,采购订单的输入采购入库单的输入采购发票的输入付款单的输入2）采购业务子系统的输出：统计、分析报表的输出。7、数据处理1）业务数据的输入处理2）会计核算的处理3）采购结算与应付账款核销处理,课外拓展：采购业务流程图,课外拓展：采购子系统与其他业务子系统的关系,课外拓展：采购子系统的运作,采购子系统的业务处理流程图如下：,课外拓展：采购子系统的运作,采购子系统的业务运行顺序流程图：,第三节库存业务及其管理,存货：指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种有形资产，包括各种原材料、燃料、包装物、低值易用品、委托加工材料、在产品、产成品、商品等。存货时间界定：在盘存日期、法定所有权属于企业的一切物品。、库存管理处于采购管理与生产、销售管理的中间环节，存货核算和管理对企业的经营活动有着十分重大的影响。库存管理与存货核算系统目标:,1、正确反映出入库情况；2、出入库成本的确定：出库成本核算方法有先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动加权平均法、个别计价法等；3、正确计算期末存货结存信息；4、反映和监督各生产单位材料的耗用；5、提供完整的存货文件。,库存管理子系统与其他子系统关系图：见P105图4.13,1、数据流程：1）手工会计时代库存增加：存货到达验收入库登记库存增加账会计核算处理2）手工会计时代库存减少：领用存货存货出库登记库存减少账会计核算处理,3）手工会计时代的缺点：工作量大、差错率高、时效性差。4）电算化会计时代数据流程：见P106图4.14库存业务子系统数据流程图5）电算化会计时代优点：工作操作方便、节省劳动成本、准确、高效、及时。2、实体关系图：见P107图4.15库存管理子系统E-R图3、数据结构：1）存货档案文件：见P107-108表4-72）存货库存余额文件：见P108表4-83）入库单文件：见P108表4-94）出库单文件：见P109表4-104、库存子系统编码设计1）存货的编码设计：目前企业大多采用群码的编码方式，具有统一性。2）存货类别代码设计：便于对存货进行分类、统计、汇总。5、数据关系：1）入库单文件来源：采购子系统和本系统中输入；2）出库单文件来源：销售子系统、生产子系统和本系统中输入；3）存货档案文件是由本系统产生，数据精确度受入库单文件和出库单文件影响。,库存子系统功能结构图：见P110图4.17,为此系统的运行建立一个运行环境，通过初始化建账来完成1、作用建立系统的基础数据和进行一些基本的设置，为下一步的业务处理做准备手工工作方式和计算机工作方式的接口，通过输入初始数据来完成初始建账存货资料管理仓库设置2、管理步骤部门和人员设置ABC库存控制分类定义初始数据的录入,1、库存业务子系统的输入：基本信息输入、转入数据输入、日常业务输入1）入库单包括：采购入库、产成品入库、其他入库；2）入库单应包含信息：入库单号、入库日期、入库类型、供应商或客户编码、仓库编码、存货编码、数量、金额等。3）出库单包括：销售出库单、材料出库单、其他出库单；4）出库单应包含信息：出库单号、出库日期、出库类型、供应商或客户编码、仓库编码、存货编码、数量、单价、金额等。5）调整单录入：入库单调整和出库单调整。2、库存子系统的输出1）输出依据：存货出入库单文件、存货库存余额文件及存货档案资料文件等。2）输出内容：存货总账、存货明细账、出入库流水账、入库汇总表、出库汇总表、收发存汇总表、存货周转率分析表、资金占用分析表、入库成本分析表等。,1、物料的入库2、物料的出库3、物料的移动（移库）4、库存盘点5、根据出入库单进行更新存货文件的过程6、生成记账凭证的处理例题出入库记账凭证：1）采购材料入库：2）产成品入库：3）销售出库：借：原材料借：库存商品借：主营业务成本贷：材料采购贷：生产成本贷：库存商品,产品入库业务流程图：,出库业务流程图：,课外拓展：,盘点业务流程图：,库存与存货核算系统功能结构图：,产品入库数据流程图：,材料出库数据流程图：,盘点数据流程图：,第四节销售业务子系统,根据市场情况编造销售计划、组织货源销售活动将生产的产品发送给购货单位按照销售价格从购货单位收回货款,1、完成客户资料、销售合同、销售计划、产品的输入，实现产品、销售客户、销售合同、销售计划的灵活管理，以及销售部门、销售人员定义和仓库定义等。2、反映销售成本、销售税金和销售利润的情况，并提供各种分析信息。3、对应收账款业务进行详细记录、分类和整理，反映债权发生情况。4、提供销售及应收账款的各种查询及输出各种账表的功能。,销售业务子系统与其他子系统关系图：见P116图4.18,1、数据流程：1）销售业务子系统数据流程图：见P116图4.192）销售订单管理数据流程图：见P117图4.203）销售收发管理数据流程图：见P117图4.214）应收账款管理数据流程图：见P118图4.222、