管理类档案整理-归档文件整理

归档文件整理,平湖市档案局监督指导科联系电话归档文件整理,一、基本概念二、价值鉴定三、整理装订四、分类五、排列六、编号七、编目八、装盒,一、基本概念,1.归档文件2.归档文件整理,一、基本概念,1.归档文件：指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。,办理完毕：是指文件相应的文书处理程序上已经办理完毕，至于在实际工作中的贯彻执行不一定已经全部完毕，有可能还要长期执行。-,一、基本概念,2.归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。,二、价值鉴定,根据国家档案局2006年8号令，制定本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。-8号令镇街道机关样本,二、价值鉴定,1.机关文件材料归档范围2.不归档范围3.文书档案保管期限,二、价值鉴定,1.机关文件材料归档范围归档范围主要来自四个方面的文件材料。即：上级机关、同级机关和非隶属机关、下级机关单位的来文和本单位形成的文件。-备注：归档文件收文+发文+无文号文件(例)不归档文件,二、价值鉴定,2.不归档范围上级机关的来文中不归档的：普发性不需本机关办理的文件材料；任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；供工作参考的抄件等。,二、价值鉴定,2.不归档范围本机关形成不归档的：重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信、电话记录；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；有关工作参考的文件材料。,二、价值鉴定,2.不归档范围同级机关形成的不归档的：不需贯彻执行的文件材料；不需办理的抄送文件材料。（大部分均指普发性文件）,二、价值鉴定,2.不归档范围下级机关报送不归档的：下级机关报送的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,二、价值鉴定,3.文书档案保管期限保管期限的划定：永久和定期两种。定期分为30年、10年。,三、整理装订,1.文件整理2.文件修整3.装订方法4.装订材料,三、整理装订,1.文件整理归档文件按“件”整理，一文一件。文件正本与定稿，正文与附件，原件与复制件，转发文与被转发文，来文与复文11一般情况下为一件。报表、名册、图册等一册（本）为一件。,注意事项整理时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。,三、整理装订,2.文件修整破损文件已修复，字迹模糊或退变得到复制。书写材料、纸张、装订材料符合档案保护要求。,三、整理装订,3.装订方法左侧装订的：文件左、下侧对齐。左上角装订的：文件左、上侧对齐。4.装订材料线装。用缝纫机在文件左侧或左上角轧边（针眼间距尽可能大一点）。,四、分类,分类：是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别。,四、分类,1.分类方法与分类方案2.分类步骤,四、分类,1.分类方法与分类方案年度-机构-保管期限分类法保管期限-年度-机构分类法机构-年度-保管期限分类法年度-问题-保管期限分类法保管期限-年度-问题分类法问题-年度-保管期限分类法年度-保管期限分类法保管期限-年度分类法,年度-保管期限分类法,即先将归档文件按“年度”分类，再在各年度内按“保管期限”分类。保管期限分永久、30年、10年三类。,文书档案分类方案,四、分类,2.分类步骤第一步：先按年度分类第二步：再按保管期限分类,2.分类步骤,按年度分类年度的界定：a.一般文件以签发日期（即落款日期）为准，确定其所属年度。b.跨年度形成的文件材料。跨年度会议、案件、请示批复的文件材料统一在闭幕年、结案年、批复年归档。,2.分类步骤,按年度分类年度的界定：c.几份文件作为一件时。“件”的日期，应以排在前面的文件的日期为准。如：正文与附件为一件，以正文为准；请示与批复以批复件为准。d.文件没有标注日期。需考证和推断文件的准确日期或近似日期。,2.分类步骤,按保管期限分类将经过了年度分类之后的文件材料，对照本单位制定的文书档案保管期限表，再分成永久、30年、10年三大类。,五、排列,事由原则排列方法,五、排列,事由原则事由原则：即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由：是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。,1.一次请示或报告、批复收到后，就可视为事由办理完毕。2.一项工程、一次活动、一次会议，可以视为一个事由。3.一项工作办理时间较长需跨年度，也可按不同阶段分为几个事由。4.一个会议也可分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。,“事由原则”举例,五、排列,排列方法排列方法：在分类方案最低一级类目内，分别按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。最低一级类目：指永久、30年、10年三个类目。,注意事项,同一“事由”内的归档文件排列：平时实际工作中采用时间顺序结合重要程度来进行排列。不同“事由”间的归档文件排列：按科室结合事由的重要程度、时间顺序来进行排列。综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面；党务工作材料排在前，行政工作材料排在后。一般排列顺序是党务、行政（办公室、其它职能科室）,六、编号,在每份归档文件上编制的符号。件号编号项目盖章,六、编号,件号1.室编件号2.馆编件号,件号,1.室编件号：机关档案室对归档文件的编号。各年度内归档文件按不同保管期限（永久、30年、10年）分别从“1”开始编一个流水号，即每年度有3个大流水号。举例：2012年度归档文件室编件号为：永久：1、2、3n30年：1、2、3n10年：1、2、3n,件号,2.馆编件号：是各机关单位档案移交至档案馆时的件号，主要出于馆室衔接的需要。注：移交前不需编号,六、编号,编号项目1.必备项目：全宗号、年度、保管期限、件号2.选择项目：机构(问题)项或门类号,编号项目,1.必备项目全宗号：档案馆对接收档案进馆单位的代号。由档案馆给定，未列入进馆范围的单位将此项空置。年度：归档文件形成年度。用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。如“2012”。,编号项目,1.必备项目保管期限：保管期限分为永久、30年、10年。件号：归档文件的排列顺序号。档案室编“室编件号”，档案移交进馆的由档案馆编“馆编件号”。馆编件号可沿用室编件号或重编。,编号项目,2.选择项目机构(问题)或门类项：一般不用。如部、省厅下有司、处的可选择该项目；或者档案综合管理条件下，有的试点单位采用了“门类号”项，将文书档案与其它门类的档案区分开。,六、编号,盖章以归档章的形式逐件在每一件归档文件上进行标识，以明确此归档文件在全宗中的“坐标”。,盖章,1.加盖归档章和填写用材加盖归档章。归档章应采用黑色，不要采用红、蓝色印泥，一般在印台中加点号码机油。填写的字迹材料。填写归档章项目时一般使用碳素墨水等耐久材料，或用号码机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久的书写材料填写。,盖章,2.归档章的格式一般格式：长45mm，宽16mm，分布为均匀的6小格。机构或问题：空白不填。馆编件号：暂空！移交档案馆时填写。全宗号：无全宗号的不填。,盖章,3.盖章位置一般要求：归档章加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导指示或收文章等占用上述位置，可盖在其它空白位置，但以上端为宜。建议位置：一个单位的归档文件加盖的位置最好要统一，如都在上端居中或上端偏左固定地方，达到美观的效果。不压字迹：归档章尽量不要压住文件字迹。重要文件须保持原貌的可在首页前另附纸页加盖归档章。,七、编目,指编制归档文件目录。-按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录。编目以“件”为单位，目录中一件只体现为一条条目(来文与复文为一件的，只对复文进行编目)。,七、编目,归档文件目录的栏目归档文件目录的格式要求,七、编目,归档文件目录的栏目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等七个栏目（详见下表）。,归档文件目录,盒号：6保管期限：永久,归档文件目录的栏目,1.件号将每份归档文件归档章内的“室编件号”按顺序填入。每年有永久、30年、10年3个顺序号。注意：在归档章内填“1或2，3”；在计算机输入目录时要填“0001或0002，0003”。,归档文件目录的栏目,2.责任者制发文件的组织或个人,即发文机关或署名者。责任者应用全称或通用简称。联合发文：一般应照实抄录。责任者多时,可只填自己单位和其它有文号的一个单位。未署责任者的文件：要加以考证后填写。,归档文件目录的栏目,3.文号文号的组成：一般由机关代字年度顺序号组成，如：平委20058号，即平湖市委2005年第8号文件。照实抄录：按照文件文号照实抄录，不能省略。如果没有文号，不填。,归档文件目录的栏目,题名（文件标题）标题的完整标识。副题名或并列题名的标识。无题名(或题名含义不清)的标识。附件独立性强文件的标识。,标题的完整标识,一个完整的标题由责任者、问题、文种3个部分组成。红头文件已把发文机关(责任者)标引在文件头中，文件题名直接由问题和文种构成。（目录录入时标题前要加责任者）,副题名或并列题名的标识,副题名：即破折号或冒号后面部分。如正题名能反映文件内容时，副标题可不必抄录。并列题名：即以其他语言文字书写的题名，需要时与正题名一并抄录。,无(或含义不清)题名的标识,此时不能或不能全面揭示文件内容，应重拟或补拟标题，并在重拟或补拟标题部分加“”号。,附件独立性强文件的标识,正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定、或者是正文的重要补充和说明，此时也可将正件题名后抄录附件题名，外加“()”号。,归档文件目录的栏目,5.日期文件的形成日期，即发文时间(文件的落款时间)。以8位阿拉伯数字标注年、月、日。没注明时间的要考证。,归档文件目录的栏目,6.页数一件文件的总页数。有文字、图画的页面为一页(包括来文处理单、拟稿头等)，空白页不计。,归档文件目录的栏目,7.备注填写归档文件需要补充和说明的情况。使用要求：严加控制，以免使目录杂乱无章。填写内容：密级；缺损、修改、补充、移出、销毁等；假如说明、补充内容较多时，可在备注栏中加注“*”，并将具体内容填入备考表中。,七、编目,归档文件目录的格式要求目录中的行距：允许有所不同。字迹材料符合档案保护要求：如碳素墨水等。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久书写材料。计算机打印最好。目录应单独装订成册并编制封面。可每年装一本，在目录的右肩上标注3个保管期限，或用彩色纸将其分隔开。,归档文件目录封面格式,归档文件目录存放橱,归档文件目录封面,内封面,内目录,八、装盒,装盒方式、档案盒背脊项目设置等方面与分类、排列的原则、方法是一致的。,八、装盒,装盒要求档案盒格式备考表,八、装盒,装盒要求1.不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。即按年度分开装盒。2.不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。即按保管期限分开装盒。,装盒时注意的问题,档案盒厚度的选择。一般档案多的单位可选择厚一点的，即可节省档案盒；档案少的单位可选择簿一点的，尽量将档案盒内装的满一点，不致于在档案盒站立放置时使文件弯曲受损。档案盒只是装具，不是保管单位。归档文件按排列顺序依次装盒，装满一盒再换下一盒。不要求同一事由文件必须装在一盒内。,八、装盒,档案盒格式档案盒的规格档案盒的封面档案盒盒脊的项目档案盒的制成材料,档案盒格式,1.档案盒的规格档案盒的外形尺寸：长：310mm宽：220mm厚：20mm、30mm、40mm等,档案盒格式,2.档案盒的封面填写要求：立档单位的全称或规范简称。书写位置:双横线上。,档案盒格式,3.档案盒盒脊的项目有竖式和横式两种。竖式：标明在左背脊上。为传统装法，习惯使用。横式：标明底边上。方便档案柜中放入和取出。,3.档案盒盒脊的项目,全宗号全宗号由档案馆给定。暂未进馆无全宗号的先空置着。无进馆任务的单位不用全宗号。,3.档案盒盒脊的项目,年度、保管期限年度：填盒内文件的形成年度。用4位阿拉伯数字，如“2012”。保管期限：填盒内文件所属保管期限。一般以汉字或阿拉伯数字表示。如“永久、30年、10年”。,3.档案盒盒脊的项目,起止件号盒内排列在最前和最后的归档文件的件号。期间用“”号连接，如“1234”。室编起止件号：各单位整理时填此栏。馆编起止件号：移交档案馆时填写。,3.档案盒盒脊的项目,盒号档案盒的排列顺序号。一般按上架