创建优秀的项目部组织团队

项目部组织的管理与沟通暨 创建优秀、有效的项目部管理团队 大家好，今天是公司的年会，首先祝大家09年新年快乐。我讲的话题是：项目部组织的管理与沟通。主要是自己的一些经验和看法，供大家参考，并请大家多提意见。我的讲话基本分为四部分。从一般意义上来说，项目部或项目团队的发展进程可以描述为五个阶段：形成、摩擦、规范、执行、解散五个阶段（或组建阶段、磨合阶段、正规阶段、成效阶段和解散阶段。）项目部组织接受公司的委托及指派，应积极、努力完成具体项目所确定的各项任务而共同努力，并做到协调一致和有效地工作。项目部组织运行的成功与否，决定着公司项目利益最终的好还是坏。作为一名企业员工，在进入企业后，首先应尽快适应企业的工作氛围、明白和理解企业价值观、企业经营方针、企业经营理念、企业服务宗旨，以及企业相关的工作程序、企业的相关工作原则、企业的相关工作制度等等，让自己尽快融入到企业中，积极成为企业集体的一员。我们公司的经营方针是：科学、诚信、优质、高效我们公司的经营理念是：乐业、敬业、专业、协作、团结、共赢我们公司的服务宗旨是：以服务客户为宗旨，力争以最高的专业水准，勤奋细致而精确的工作态度满足并超过客户的要求，做到为客户提供建议、为客户节省投资。项目部作为我们企业组织的一个部分，也同样是这样的道理。项目部作为公司委托派出的一个机构和组织，代表公司落实公司与客户的合同事项，他代表了公司的形象，他除了接受公司的管理外，还要针对合同事项和客户要求制定出针对性维护公司利益和形象的措施，这之中，项目部管理和运行的优劣、成功与否，是关键。我认为，做好项目管理首先要需要每个员工拥有“有一个做合格员工的思想的基本的条件”。首先。 一个项目部团队要运行好，思想上需要做好“四个一”-“一个目标、一个中心、一个声音、一条心” l “一个目标”。就是一个项目部组织团队所需要完成的所有事项。让每位成员理解项目目标，明确相互关系。为使项目团队工作成效突出，就必须明确项目目标。对于要实现的项目目标，每个团队成员必须对此及其带来的收益有共同的思考。此外，在目标明确之后，团队成员都需要了解为实现项目目标而必须做的工作，并且应注意理顺相互间的关系。l “一个中心”。就是高度的凝聚力。项目部成员一定要有团队概念，不能自己想如何就如何，或只考虑自己的因素，而忽略了团队的整体利益，因为只有保证了整体的利益，个人的利益才能保障。在工作中，彼此交往的机会越多，就越容易产生凝聚力。经常性的沟通可以提高团队的凝聚力。项目目标的压力越大，越可以增强团队的凝聚力。 项目经理在项目团队的管理中起到非常关键的作用，他的服务性职能占到工作的一半。项目经理既管人又管事，需要沟通能力、协调能力、任务分解能力、监督执行能力等，还要积极为团队成员解决后顾之忧。但是，更多的专业技术协调工作就需要各个岗位的专业人员去主动和积极完成。项目经理处在项目部中心，他的沟通、协调能力对项目部整体凝聚力的影响很大。l “一个声音”。就是口径一致。对外协调意见或发表观点要一致。他需要项目部内部沟通、协调的到位。时刻保持着“我代表着公司形象、我代表着项目部形象、我的言行都将对项目部及公司产生很大的影响的思想”。不能随意改变团队已确定的意见，重要事项未经团队协调、沟通一致的意见不得擅自发表。l “一条心”。是指工作中一条心（生活中，和自己爱的人一条心就行了，别人要考虑好了，要不你把自己家存折密码告诉别人，这年就别过了），相互尊重、相互关爱、相互帮助、相互学习、相互信任，心往一起想，劲往一处使，才能使大家更好、更快成为优秀的人才。（大家来自五湖四海，天南地北，13亿多人口，只有我们相识了，全是缘分呀。） 第二、对项目部工作的理解。任何一个项目团队从开始到项目终止，通常经过形成、摩擦、规范、执行、解散五个阶段。在每一个阶段里，项目团队成员一方面要完成自己的工作，另一方面还要处理与其他成员的关系。项目的每一阶段，都有其不同于其他阶段的地方，因此项目负责人应采取适当的领导方式，来满足项目各个阶段团队成员的需要，所以所有团队成员也应有及时调整好自己思想和做法。l 在形成阶段。大家开始相互认识，项目负责人要对项目团队进行必要的指导和构建工作，要向团队成员解释清楚项目的目标和目的，说明工作范围、质量标准、预算及进度计划等。让大家了解并认识到有关团队的基本情况，为自己找到了一个有用的角色，让自己拥有是团队不可缺少的一部分的意识，承担起团队的项目和任务，并确定自己在完成这一项目中的参与程度。l 摩擦阶段这一阶段，目标进一步明确，需要进一步明确团队成员所扮演的角色及每个角色的功能、权限和责任。当团队成员还没有了解自己应当作什么的时候，彼此之间的相互作用要么是漠不关心，要么是无谓的摩擦。在该阶段，团队成员会在本不应争吵和争论的事情上发生无端的争吵和争论，这些摩擦将持续到团队成员再次认识到自己真正的职责。这时，项目负责人应迅速积极帮助各成员完成各项任务，要进行必要的指导。一方面要使每个团队成员都准确无误地明确自己的任务和责任，另一方面还要忍受成员的不满。项目负责人要尽量消减摩擦，为团队的工作营造一个相互理解和支持的环境。（由于项目负责人出的位置，所考虑的问题涉及范围更广，可能更全面，但专业技术问题除外，所以，项目负责人对团队成员的工作参与或干涉地多一些，团队成员有时会有自己没有权利的想法。而且，这个阶段的时间越短越有利于工作进展）l 规范阶段团队经过摩擦、磨合，团队的目标变得更加清楚，团队成员之间，团队与项目负责人之间的关系已经确立，绝大部分个人矛盾得到了妥善解决，成员们已经知道自己应如何行动，有了更多的权限支配自由。在此阶段，项目负责人应支持每个人积极参与，减少指导性工作，加快工作进展，提高每个人的效率，并对每个成员取得的进步进行表扬。每个人都必须在有关任务和行为规范方面达成一致。（而在这个时候，一般也是项目工作进入高潮的时候，项目负责人也可能没有更多的时间参与团队成员的具体工作了，所以在上一阶段，如果问题没有得到全部解决，此时，项目工作就很容易产生问题。）l 执行阶段在执行阶段，团队经过前一阶段的磨合，确立了行为规范和工作方式，并准备沿用到项目完成。这时，项目实施过程是顺利的，但总会有意外事件发生。这些意外事件，是团队成员关注的焦点。这一阶段，要注意项目进度控制及信息沟通等方面的问题。在本阶段，项目负责人将积极主动地让其他成员分担领导权力和责任，从而把更多的时间和精力投入到团队整体对项目计划的执行之中，把注意力集中到关于预算、进度控制、工作效应等方面去。（但是，信息沟通和回报原则在此阶段也显得非常重要和关键。回报原则等下在后面讲。）l 解散阶段在此阶段，团队基本上完成了任务，但还有扫尾工作。(不再讲了)第三、在工作中的做法和措施1、 应有高度的组织观念。通过各种活动、会议及组织学习，加强集体、组织的观念。2、 工作制度前提，工作原则前提。根据项目部工作事项的情况及公司相关文件，建立、健全和完善各项工作制度和工作原则、工作流程等。并及时组织大家学习。3、 计划先行原则。从项目部整体工作计划，到各项节点计划，到各项专业计划，步步细化、分解，做到，有总控制计划、节点计划、月计划、周计划、日计划。全体人员时刻明白我们大家要干什么，我自己每天要干什么。项目部有项目部的整体计划，项目部内部的各部门有各部门的计划，各岗位有岗位的计划。大的、总的计划需要大家谈论研究，各岗位每日计划至少要落实在工作日志中。各项计划是我们内部、外部工作、协调的重要依据。计划在执行中还需要不断的完善和及时的纠偏调整。4、 认真原则。任何事项的一定要细致认真，落实到细小部位，完成到彻底限度，尽一切可能避免任何疏忽。5、 严谨原则。任何事项的处理都应做到全面、严谨，尽可能的避免片面的理解和片面的解决处理；避免此问题，就需要大家对项目部相关公共信息进行及时地了解，因此，主动和及时了解项目部内部公示的文件，以及更多的和大家进行沟通，使工作严谨、全面、紧凑的关键。6、 记录原则。“再好的脑子，也不如烂笔头”。随时记录，及时记录，是帮助我们有效记录的最好方法，有的事情可以查阅项目部文件，但有更多的文件和事项是需要我们自己时刻做好记录，记录不但可以帮我们记忆，他是我们管理单位工作时协调管理的重要证据。7、 跟踪原则。项目管理的过程管理，就是整个管理任务的过程跟踪控制，及时、到位的跟进和跟踪项目进展的过程，能让我们及时了解项目进展中出现的问题，能够使我们在项目出现问题的时候及时采取措施，避免事项的扩大和继续发展，跟踪原则，是我们及时调整计划的前提，只有及时调整计划，并及时改进方法，和采取相应的措施，方能是我们总目标得以事现。8、 回报原则。回报不同于汇报，一个汇总后报告，一个是回复报告，把相关的跟综信息或其他信息及时回复到指令下达人或部门或其他负责岗位人员，方能使上级和项目相关部门、岗位人员能够及时做出反应，方能使这些部门或人员及时处理与其有关的工作，或做出下一步计划安排。回报原则，不仅仅是上下级间，也不仅仅是同事间，也不仅仅是回报给指令下达人-上级；不仅仅是临时布置的任务，他更多的是持续跟进、跟踪的任务在发生前、发生中、发生后的一些关键节点，这些节点一般涉及到项目部整体或其他相关部门或岗位或专业。回报工作是否做的好，可以体现出项目部内部关系的融洽，沟通的良好进行，是项目团队精神的最好的体现。9、 不断学习原则。每一个人都想成为一个优秀的人，每一个人都想到一个优秀的企业去工作和发展自己，但是，优秀的企业和优秀的人也都是一步一步靠自己的努力和拼搏换来的。就我们的公司来讲，如何让我们的公司变得更优秀，如何让我们每个人在企业中也变得更优秀，需要的不仅仅是老总们的经营战略和策略，由于更多的事情是靠我们大家来完成和落实，也就是说，总的说来，优秀的人是靠自己干出来的，优秀的企业是靠大家共同的拼搏干出来的。优秀的项目部和项目部人才也同样是靠大家在不断学习、进步、拼搏中干出来的。10、 理解和谅解原则。更多的去理解和谅解别人，是我们在工作交流、沟通的必要条件，我们不能总是斤斤计较别人的过失，但也不能漠视别人出现过失，也不能过于放任或过于忽视他人的过失；善意的提醒和帮助，会让我们的项目团队更具有人情味。11、 公平公正原则。我曾说“工作时把自己看成机器，不要夹带个人感情，休息时，一定把自己看成人，不要考虑工作的事情。”其实是说，工作中不能夹带个人的私念，只有公平公正、科学、合理的做事，才能获得别人和客户单位的尊重；休息时，不考虑工作，是说在工作时，把工作及时完成，不留尾巴，休息时就可以毫无顾虑。12、 良好态度原则。“态度决定一切”，也是我常说的话。态度是我们内心活动和思想的体现；有了良好的态度，才能使我们的思想、想法让别人容易接受；有了良好的态度，才能使我们在接受任务和指令时，正确理解上级的想法，才能使工作做的完美；良好的态度也是我们沟通、交往的必要条件。13、 良好的耐心和毅力原则。良好的耐心和毅力能使我们的工作做的更全面到位、更细致入微、更科学合理。（但是，那些爱制造麻烦、问题的人，千万不要随便挑战别人的耐心。那后果可能就是严重的，所以，我们大家要想一想，在日常生活、工作中，是不是有时