各分公司筹备期间专项审计报告汇总-机构发展部

太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告汇总太平寿 审计字20034号2003年9月26日共6页共34页审计报告起草:黄频、张新丽 顾骁勇、黄为 审计报告审阅:于滨 审计报告批准:李涛 2003年上半年我司11家新设分支机构在总公司领导的直接指导下，圆满结束了新设机构筹建工作，并顺利通过当地保监办正式开业验收。为了达到筹建期各项工作的规范、效率和质量要求，审计部根据总经理室的要求，对各分公司营业职场的租赁，营业职场的装潢，办公家具、办公物品的招标、采购，广告宣传，单证印刷等以及各项内控制度的建设工作进行专项审计，现将在这次审计过程中发现的问题向总公司有关部门汇报。一、 审计基本情况1、 审计目的： 审查职场租赁、装潢，广告制作及发布，办公家具、大宗物品、电脑设备采购，印刷品项目采购，加强财务费用支出管理，维护公司利益 审阅职场租赁、装修；办公家具、大宗物品、电脑设备招标、采购；广告制作与发布、印刷品等事务的审批权限，防止新设分支机构未经授权自行操作 审查筹建期间各项费用的发生，确保费用发生的合理性、合规性 审阅内控制度的建设和执行情况，确保内控制度符合保监会、总公司的要求2、 审计时间：2003年8月5日至2003年9月10日机构发展部专项审计报告汇总一、 审计过程中发现分公司存在的情况1.营业职场租赁1) 有个别外勤职场的租赁合同是以分公司筹建组名义签订，未以总公司名义签订，且合同也未以总公司统一的租赁合同为准；2) 有个别分公司合同附件中缺少出租方出具的职场面积测量报告和房屋产权证复印件、房屋租赁许可证复印件；3) 沈阳分公司租赁合同中所列面积为2,281平方米，消防验收报告中所列面积为2,043.37平方米，二者相差237.63平方米；4) 合同附件中缺少所租房屋当地消防管理部门的验收合格证书；5) 所租房屋未参加财产保险或不清楚是否参加财产保险；6) 在职场租赁过程中,缺少出租方完备的书面报价材料和我方的谈判记录；7) 大连分公司职场租赁合同中有关到期后物业返还条款为“返回原状”，由于到期返回原状的成本较大，可能需要额外的成本，建议分公司联系业主，将此条款改为到期时正常可使用状态或其他类似意思，以避免潜在的损失；8) 济南分公司的租赁合同中没有规定以优惠价格向我方提供广告位及免费停车位；9) 对职场租赁过程中形成的文件、资料，部分分公司未进行整理、归档。2.营业职场装修1) 发出招标邀请时，多数公司是以口头的方式把装修工程的意向、工程相关资料提供给投标单位，基本都没有形成书面的招标文件，缺少投标、评标的依据，装修工程没有确定的工程量，没有规定所用材料的产地、规格、品牌、档次，评标难度大；2) 属于装修费的项目，放在了其他费用中列支。如购买地毯，消防改造费用；办公职场的形象设计，布置装饰费用；3) 装修工程的进行是在公司筹建初期，有些分公司由于当时人员尚未到位或同一岗位人员变动频繁，造成招标过程和评标过程缺少完整的会议记录或书面记录，或交接手续不齐，资料遗失；4) 早期筹建组的成员基本上是招标小组成员，招标小组中缺少专业人员组成；5) 施工合同中，只填写工程款总额，未附施工预算表；6) 确定的装修、装饰工程公司的法人营业执照的截止日期为2003年3月21日，无法保证在装修结束两年内继续提供保修服务；7) 装修完工后消防部门未进行验收；8) 装修合同中关于工程价款及结算的约定一项，写明工程结束验收合格，尾款结算时一次付清。未列明5-10%作为质押金在工程完工后一年付清；9) 在支付装修工程进度款时虽然装饰工程公司提供了工程进度表，但无监理公司的监理意见的情况下将进度款支付给对方；10) 根据职场装修合同的规定，对预算进行调整需要双方进行签字确认，但我们在审计中未见到工程施工调整的审批意见；另外装修合同中的“主要材料明细表”中的材料与监理公司所检验的材料在产地、品牌等方面不一致；11) 由于特殊原因，有个别分公司未按总公司关于职场装潢工程一律采用招标的方式确定施工单位之规定；12) 对装潢过程中形成的文件、资料，多数公司未进行整理、归档。3.办公家具的购置各家分公司主要办公家具、电脑设备采购由总公司机构发展部、电脑部统一规划，统一通过招标竞价向厂家购买，再统一分配给分公司，费用也先由总公司财务部支付，然后在向各分公司分摊。1） 我们在审计中发现总公司往来划拨单中垫付购买办公家具资金款和分公司实际验收确认的办公家具款相差一定金额；2） 总公司对各新设分公司关于办公家具采购的权限，包括可以购置的类型、数量、价格规定不明确，造成不同分公司在申请资产购置时有不同的处理方法，有些分公司上报总公司批准，有些分公司只经过分公司总经理的同意。二、 对机构发展部的建议1. 严格按照太平人寿保险有限公司办公及营业职场租赁管理暂行规定的要求执行，特别是合同及附件的审核、报批手续等；2. 提示各分公司，在租赁房屋时询问出租方是否参加了财产保险，并索取保单复印件；3. 为了提高今后新设分支机构筹建工作的效率和质量，建议总公司机构发展部门加强对各分公司有关职场装修进行统一培训，明确装修过程中的招投标流程、要求的书面资料和该岗位的职责权利等。力争把职场装修工作规范化、系统化。在以后新设机构及三级机构的职场装潢过程中，完善招投标程序，统一做法；4. 建议总公司财务部下划由总公司统一购置办公家具的往来划拨资金款前，应由总公司机构发展部仔细核对厂家提供的价款和分公司验收确认的价款，做到双重复核、确认；5. 建议总公司机构发展部对分公司自行购买办公家具的权限，包括办公家具类型、数