友为物业-合同管理解决方案

物业-合同管理解决方案-分隔线-1物业管理公司的发展 物业管理公司简称物业公司。物业公司是专门从事地上永久性建筑物、附属设备、各项设施及相关场地和周围环境的专业化管理的，为业主和非业主使用人提供良好的生活或工作环境的，具有独立法人资格的经济实体。在公司的日常经营中会遇到各种问题，如收费、公共设施设备维护维修、施工单位、安保、清洁、绿化管理等，在处理过程中，协调不好，往往容易引起不必要的纠纷，导致增加管理成本。期间往往需要法务进行介入处理，如何提高物业管理水平和增加法务部门发挥的作用已经成了物业管理公司重点关注的问题。 而且物业管理行业是房地产行业的一个重要组成部分，随着房地产行业的快速发展，人们逐渐接受了物业管理这一管理模式。良好的物业管理已经成为楼盘销售的重要因素，也成为业主或租户选择物业公司的重要考虑因素。2 物业管理信息体系 物业公司信息化过程中往往会建立一套完整的物业管理系统，包括人事管理子系统、资产管理子系统、客户管理子系统、租赁管理子系统、收费管理子系统、客服管理子系统、安保消防子系统、采购管理子系统、集团办公系统等。 在整套物业管理信息系统中，基本所有子系统都会产生一系列的合同协议，这些合同涉及的类型多、范围大、人员广，手工管理和维护难以符合管理要求。因此，思想较为先进的物业公司往往会建立一个强大的合同管理系统作为支撑。充分利用好各类合同信息，合同类别与供应商信息管理，合同签订审批流程管理；合同归档、变更、终止、解除、续订管理；合同收付款计划管理，合同件扫描归档、查询等。从而充分提升物业管理中法务所发挥的作用。并降低物业管理中的风险。3 友为物业合同、资产管理解决方案 友为针对物业管理行业的特点，综合众多物业公司项目管理实施经验，专门开发了一套物业合同管理系统，以提高物业公司的法务管理水平。3.1合同管理系统 友为物业合同管理系统为企业提供一个全面的、完整的合同视野，清楚的展示企业在合同中所涉及的权利、责任和义务。这使得企业中相关责任人员能够即时查询合同中的重要信息，彻底消除了在文件柜中手工查询合同所带来的麻烦。 友为物业合同管理系统能够立即查询到期合同库中全部合同的信息与条款，并能够将合同按照类别和部门进行归类，进而在全局视野下进行分析，风险相关趋势并找出潜在风险。通过分析，企业甚至能够发掘资金节省和提高利润的新机遇。把企业法律部门从纸质合同检索等琐碎的任务中解放出来，让其参与到更加具有战略意义的工作当中去。3.1.1 功能记录收纳企业所有合同文本及信息l 合同创建：起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式；l 合同文件：管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中；l 合同变更：记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰；对合同相关支撑、附属信息进行管理和存档l 客户/供应商：提供对客户或供应商的登记、分级、评价、信用记录、审批等操作,并且可以对其资质进行管理；l 业务相关：包括合同的分类、编码、参数，关联合同等；提供系统化的物业法务诉讼管理业务l 法律诉讼：律师信、诉讼申请及收款等律师业务的申请、审批和维护l 法务报表：提供全面的法务处理业务报表，帮助企业法务人员进行全局把控和让企业领导全面了解公司法务信息创建与维护管理标准合同、流程模版l 合同模版：友为系统提供合同示范文本库，支持多种业务类型（采购、销售、实施、服务、开发等），支持多种合同类型（标准、框架、总分包等）l 流程模版：提供多种与合同相关的物业管理的业务流程样板，企业可以直接使用或者参考修改使用提供合同报警机制l 资金预警：根据合同应收/应付计划情况等方面进行提前预警l 进度预警：明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，方便领导随时了解合同动态执行的情况，到底完成到何种程度，完成的百分比是多少，方便领导调整进度，安排下一步的工作；l 合同预警：系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、付款等关键节点或事项进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策；l 资质到期提醒：对客户及供应商资质进行到期提醒合同审批流程设置与流转机制l 流程设置：对合同对方、项目、合同、资金和发票等内容进行审批，支持灵活的流程定义，审批对象自动匹配审批流程，规范审批流程；l 合同审批：根据企业的业务流程自定义软件中合同审批流程，保存所有的审批意见，帮助评审人员参考，最后打印出合同审批单；信息统计与分析l 报表：从不同角度对系统数据进行统计分析，辅助经营决策，多样化的统计方式，自定义统计条件，并将统计结果输出图形。l 欠款报表：可以从不同角度统计企业欠款信息l 收款报表：可以从不同角度统计企业收款信息l 坏账分析：可以从不同角度统计企业坏账信息3.1.2 作用 l 从法律顾问到战略伙伴的转变 使用先进的合同管理系统，企业内部法务部门能够轻松地从合同库中查询合同信息，从而深度挖掘合同中包含的重要情报，直接促使法务部门能够更好的发挥其专业素养和谈判的优势，让其从单纯的法律顾问角色转变为参与企业战略发展的重要决策部门。l 降低风险并增强合同合规 从合同拟定初期就大力确保合同起草工作的正确性，能够为企业消除在合同执行过程中财务和道德方面所面临的潜在问题。利用合同管理系统中先进的合同框架和模版，预先设立和通过审批的专业合同语言以及完善的合同审批流程，轻松确保合同合规。l 提高企业法律部门效率合同管理系统对企业合同审批流程按预先的设定进行自动化的管理，确保相关的法律人员彩玉的流程的决策和控制当中，从而使得合同拟定、谈判和审批的效率与质量大大提高。l 合同