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文档简介
星期四事务管理1设计问题摘要1.麦格理共识为了了解新产品的技术含量和市场竞争力,并确定何时以固定价格进入市场,我们决定召开一次专家研讨会来评估新产品。办公室人员应如何做好研讨会的准备和举办?答:(1)研讨会的参与者必须是新产品领域的专家学者,能够独立思考,有意见,敢于表达意见。2(2)论坛应由小角色主导,适当的人数为7人/升。(3)在座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合。(4)主持人负责指导和组织,但不做记录(5)秘书人员应在不显眼的位置做详细记录。(6)研讨会的时间没有严格规定,但可以长也可以短。(7)会场应该准备一些饮料和点心,这样可以使气氛放松。32.科达公司召开中层干部扩大会议。与会人员有总经理和副总经理、各部门正副经理、办公室正副主任和职工代表等。会议有46人参加,4名秘书和其他服务人员参加了会议。会议时间是5个小时。与会者的平均工资为2400元,其他收入为600元。假设你每月工作30天,每天工作8小时。会议后勤费用:文件,材料,200元,酒水,100元。由于会议日程安排得很紧,午餐已经安排好了。餐费,每人10元。请计算一下会议的费用。4答:(1)会议成本=2x3 (g s) xt n物流支出=6(G S)T*n物流支出(2)g-与会者的平均小时工资;人均小时工资为10元,(2400/30/8)/(前数)(3)S与会者每小时人均其他收入;其他收入为2.5元。(600/30/8)(4)T-参与者的平均出席时间为5小时。(5)n-参加会议的人数是50 (46 4)5(6)物流支出等于支票支出、现金支出和实物支出之和800 (200,100,10x50)(7)满足成本-6X (102.5) X5X50 800=18750-800=19550(元)3.秘书人员经常不得不选择礼物而不是上级,并把礼物送给别人。应该考虑什么,他们应该如何处理这些问题?6回答:(1)在赠送礼物之前,必须明确礼物的目的,如周年庆典、生日、结婚、促销、乔迁、圣诞节、中秋节等。(2)还应清楚了解接受礼物者的身份、爱好、文化背景、个性和习惯。(3)节日活动的时间表应在日历上清楚地标明,以引起上级的注意。多长时间取决于当地的购物环境。(4)你还应该熟悉以下规则:除非你的老板有特殊要求,否则你不必送太贵的礼物,只要用心为对方选择合适的礼物。7(9)为了避免礼物的重复,秘书人员应该为所有接受上级礼物的人做一个卡片记录。4.秘书人员独自旅行或与上司一起旅行后应该做什么工作?答:(1)组织出差过程中的所有文件和凭证,提交给上级审核签字,然后提交给财务部报销,或结算预支差旅费。(2)回到公司工作后,你应该写一份出差及相关事务的工作报告。如果是与老板,根据9(5)看对方的实际情况来选择礼物,要适当,适合对方(6)对于赠送的礼品,应去掉包装上的价格标签,并用精美的包装纸重新包装货物。(7)如果礼物不是亲自赠送的,赠送者的姓名或名片和贺卡应写在礼物的外包装上。(8)文秘人员应该准备一份节日礼物清单,老板可以在清单上做一些增删,表明他是否同意你的建议或提出一些其他意见,并说明价格范围。8公司的原始记录被整理成报告,然后提交给主管批准,然后归档备案。(3)尽快恢复正常的工作和生活条件,继续做好旅行前未完成的工作。(4)将出差期间遇到的相关人员和组织记录下来,以便将来使用。(5)感谢在旅途中给予帮助和照顾的相关部门和人员分别发送信件或电报。10小李是刚到公司的职员。公司办公室里有各种文件柜、储物架、书籍和报纸架。办公室主任给了她一张锁着的桌子、电脑、电话,还给了她新的文件架和文具盒。各种各样的钢笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的材料、公司印章、银赫、墨水和复印纸(两把刀)都要求小李整理他的桌子,把东西放在适当的位置。小李应该做什么?回答:(1)电话放在办公室的左边,这样左手可以拿起电话,右手可以做笔记,电脑放在右边。11(2)新文件夹包含待翻译的材料,并在文件夹上粘贴相应的识别条;(3)文具,如钢笔、胶水、剪刀、银赫等。被放进文具盒里。参考书应该放在桌子上或伸手可及的抽屉里。(4)将公司印章放入书桌上锁的抽屉中。(5)墨水放在储物架的底层,复印纸放在下面几层。126.安微的一家企业想和上海的一家企业合作。上海利用来自安微的廉价原材料和劳动力,生产在中国供不应求的品牌和科技产品。由10名成员组成的上海代表团将于8月底访问,讨论具体的合作事宜。办公室主任让小李做准备。如果你是小李,你会如何设计接待计划?回答:(1)接受任务;(2)了解客人;(3)制定计划;(4)预订住宿;(5)欢迎客人;(6)讨论日程安排;(7)安排会议;(8)陪同访客;(9)送别嘉宾;(10)接待总结;137.职员应该为老板的商务旅行做好充分的准备。在准备国内和国际旅行时,他们应该考虑哪些项目?你履行什么职责?回答:(1)准备旅行计划和旅行信息。旅行计划应规定出发和到达的地点,是乘坐飞机还是汽车、火车还是轮船,出发和到达的日期和时间,座位情况和旅馆情况。(2)制定日期计划。预约时间表包括:城市名和州名(如果出国旅行,城市名和国家名),14日期和时间,和老板约会的人的姓名、公司和地址,以及电话号码。(3)为商务谈判收集数据。(4)决定旅行用品。列一张清单,列出你的老板在经营双重性时需要带的东西。(5)考虑行李问题。通过航空公司发布的二元计划手册或旅行社的信息。为每件行李准备识别标签。(6)安排差旅费。15(7)建立旅游酒店信息数据库。随时联系旅行社,建立最新信息,丰富他们的数据库。(8)旅行保险,如意外保险等。8.当一家公司准备为其三周年举办一场大型宴会时,办公室员工应该如何准备,他们应该做什么样的工作?回答:(1)客人的选择。缺点清单,请老板批准。(2)确定时间。如果宴会在酒店外举行,宴会的时间应符合国际惯例,并应征求客人的意见。应该避免对方的重大节日。(3)场地的选择。我们应该考虑宴会的性质和客人的数量。16用途、交通便利、场地大小合适、菜品齐全、停车场。(4)绘制菜单。应该符合对方的饮食习惯,从客人的身份、宴请的次数、目的等方面来考虑。至少应提供两个菜单供主管选择。(5)发送邀请。宴请时应发放请柬。请柬上应明确写明邀请人的姓名、目的、方式、宴会时间和地点、着装要求、回复请求及其他说明。邀请函通常会提前一到两周发出。(6)座位安排。根据社会地位和年龄,请柬应注明座位数。17座位安排原则是:男主人和女主人坐在桌子和椅子的两端;男女客人隔一段时间就坐一次。这对夫妇分开坐着。难相处的主宾坐在女主人的右边,而主宾坐在男主人的右边。导演方便陪同客人,应该插在客人中间,以缓解他们。9.秘书如何主持会议?我们应该注意哪些细节?回答:(1)如果秘书想在会上发言,他应该首先对他想说的话做一个完整的结构,并简要地写下他发言的要点。(2)注意你在会上的表情和语气,并加以控制该演讲了。18(3)单独引导演讲内容,并提醒时间有限。(4)会上布置工作任务,认真听取他人意见,不公开批评一个人。最后,进行总结,统一认识。(5)要求与会者做好笔记,做好自己的笔记,并将会议记录的打印件放入文件夹中进行验证。10.上海的一家企业想和德国的一家企业合作。德国利用品牌和技术人员,通过在上海使用更便宜的原材料和劳动力,在中国联合生产供应短缺的产品。德国九人代表团将于8月19日晚些时候访问办公室主任让小李做好讨论具体合作事宜的准备。如果你是小李,你会如何设计接待计划?回答:(1)接受任务;(2)了解客人;(3)制定计划;(4)预订住宿;(5)欢迎客人;(6)讨论日程安排;(7)礼节性拜访;(8)宴请;(9)正式会谈;(10)签署协议;(11)陪同参观;(12)互赠礼物;(13)送别客人;(14)接待总结11.一家公司成立后不久,生意很忙,电话一直占线。老板让店员小胡设计一份电话记录。小胡应该如何设计它?20(参见P48)来电者、来电者号码、来电者姓名、分机、到达时间(日期、月份、年份)、英国石油公司或移动电话、内容摘要、主管指示、处理结果和记录人。12.康桥酒店位于本市南京西路45号。这是一家中型酒店,配有会议室、餐饮和停车场。某企业计划于11月15日上午9: 00至12: 00召开中层干部会议,讨论第二年的产品开发和销售计划。地点是康桥酒店12楼的会议室。总经理办公室负责安排会议,办公室主任让付晓起草一份通知。他应该考虑什么问题?21答:(1)会议名称;(二)参会人员姓名或者组织机构名称;(3)日期和时间(从开始到结束的预定时间);(4)位置:(具体在哪一层和会议室);(5)议题(或议程);(6)主办单位的联络处、电话号码等;(7)会议地点、建筑物名称、楼层号和电话号码(必要时可附上地图)(8)注意事项,是否提供膳食,22是否有停车场,或当天要准备的信息等。13.未雨绸缪,在利达公司召开的新产品推广会结束了。公司的大会议室有各种会议用品,外面有一个接待处,公司还租了一辆车来接和运送客人。为了成功地结束会议,办公室人员在会后应该做什么?答案是:(1)为乘车返回的人安排汽车;(二)不得遗失、冒领或者冒领临时存放在接待处的衣物;23(3)留言时,记得传达信息。(4)检查会场是否有物品丢失;(5)送别与会者;(6)在秘书人员离开之前。检查烟灰缸、废纸篓是否有易燃物品,如果有,必须熄灭;(7)如果桌子或椅子提前移动,必须将其恢复原状,烟灰缸或茶具(如有)必须熄灭。(8)带回带入场馆的材料和会议用品。(9)关闭门窗并上锁;(10)通知场馆管理单位会议结束。24简短回答问题的摘要1.店员指的是什么?建议的作用是什么?方法和要求是什么?回答:(1)建议是指员工主动向老板提出意见、建议、批评或劝诫;(2)员工角色;(3)补偿功能;(4)加强关系的作用;(5)适当的事项。紧急的事情,重要的事情和老板需要知道的事情。(6)及时。考虑时机;(7)适当的位置。看看情况。(8)中等。注意分寸。252.文件的归档特点是什么?你通常可以根据哪种特征来归档文件?答:(1)秘书或档案员根据一些共同的特征将文件组合成文件,这被称为“归档特征”;(2)根据问题归档的特点;(3)根据作者的特点归档;(4)根据文本归档的特点;(5)根据时间归档的特点:(6)根据归档的地域特点:(7)根据对应归档的特点;(8)当归档具有六个特征时,必须将每个文件与两个或更多个特征结合起来。263.信件采访的范围是什么?验收和处理的程序和基本要求是什么?答:(1)受理范围是:国家机关、主管部门或新闻机构的来信;职工群众直接给政府机关和单位领导的来信。(2)及时开箱。拆封意味着不损坏邮票和其他书写场所。对于紧急信件、紧急信件或措辞极端的信件,应及时处理,向上级报告,并通知有关单位进行有效的紧急处理。拆封后,装订时,信纸在正面27信封放在后面时应该装订在一起。(3)仔细阅读。掌握信件的主要内容,也可以用彩色笔标出信件的要点,或者在信件的空白处标上“参考文件”或“可与前一封信核对”。提供领导回信所需的信息。(4)逐项登记。用笔详细记录写信人的姓名、职业、单位或地址、书写时间、收发日期、主要内容、要求、接收单位(人)以及承担后的情况、结果和归档号,以便统计、查找和提醒。28(5)认真对待。处理信件:按照“分级负责、归口管理”的原则,实行移交、委派或自行
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