【印章制度】公路总段印章信函管理规定

公路总段印章信函管理规定第一条 为了确保全段印章、信函的规范管理、使用，特制定本规定。第二条 印章、信函制发。印章、信函作为单位实现工作管理的工具和凭证，必须统一规范管理。总段各科室（部门）、各单位的印章、信函，由总段负责按规定统一格式制发、启用。（一）刻制印章，必须依据总段批准成立有关机构的文件，并经总段领导审定后，到当地公安机关指定的刻章单位刻制。印章、信函的规格、式样、字体应符合国家有关规定要求。（二）印章启用时，必须办理印鉴备案手续，并向有关单位印发启用印章通知。备案时应在印章登记薄上留下印模，由领取印章的部门负责人和监印员签收。（三）总段所属单位的印章，依据总段批准成立或批准变更名称的文件，经本单位领导批准后，到当地公安机关指定的刻章单位刻制，并向总段办公室备案后方可启用。第三条 印章、信函缴销。凡撤销的机构必须将印章缴回。因单位、科室名称更换或原印章磨损严重等需要重新制发和启用印章的，必须将旧印章缴回后领取新印章。启用的信函用完后，存根必须妥善保管。对缴回的印章和信函存根登记造册后，经主管领导批准后封存或销毁。第四条 印章、信函管理。（一）总段的印章，包括“中国共产党甘肃省平凉公路总段委员会”、“甘肃省平凉公路总段”印章及信函，分别由总段党政办公室归口负责管理。（二）总段各单位、科室的印章及信函，由相应单位、科室负责管理。（三）总段各类业务专用章，非常设机构及各类领导小组的印章，由相应科室负责管理。（四）总段各单位、科室必须确定专人（监印员）管理印章、信函，专柜保管，确保印章、信函安全。（五）监印员工作调动或因故临时需要将印章交与其他工作人员保管使用时，必须征得单位、科室负责人同意，并办理交接手续。（六）监印员应爱护印章，及时保养清洗，保证印迹清晰。第五条 印章、信函使用范围。（一）“中国共产党甘肃省平凉公路总段委员会”印章的使用范围包括：总段党委印发的公文；代表党委外出工作时所持的介绍信、便函；党委上报的各类材料、报表等；党委表彰的集体和个人的荣誉证书、奖状；党委使用的其它文书。 （二）“甘肃省平凉公路总段”印章的使用范围包括：总段印发的公文，有关报表、资料等；代表总段外出工作时所持的介绍信，便函；总段与外签订的合同、协议书，授权委托书等；总段表彰的集体和个人荣誉证明书，奖状；总段组织的大型活动的邀请函、请柬；总段使用的其它文书。总段信函主要用于以总段名义出具的证明、介绍信或联系事项的函件。（三）总段各单位、科室印章的使用范围包括：以单位、科室名义印发的有关业务方面的文书；以单位、科室名义向上级对口部门上报的资料、报表等；代表单位、科室外出工作时所持的介绍信，便函；以单位、科室名义组织活动的邀请函、请柬等。除有特殊规定外，业务通知书、调转、工资介绍信等专用文，一般加盖单位、科室印章。（四）总段及各科室对外提供的资料、数据、文稿等，对方单位如无特殊要求加盖总段印章的，一般加盖科室印章；总段查办、催办工作的通知，以及总段组织一般性活动的邀请函、请柬等，一般加盖负责办理科室的印章。（五）各单位、各科室信函用于以单位、科室名义出具的证明或联系的事项。第六条 印章、信函使用审批权限。（一）使用“中国共产党甘肃省平凉公路总段委员会”印章，须经总段党委书记批准。（二）使用“甘肃省平凉公路总段”印章，须经总段领导批准，或总段领导授权办公室主任批准。（三）使用总段长签名章，须经总段长批准。（四）使用总段各类专用章，由相应的科室负责人批准，其中内容重要的须经总段领导批准。（五）使用总段内设机构的印章，由相应的科室负责人批准。（六）总段领导外出无法审批又急需使用总段党政印章及总段长签名章时，可通过电话向相关领导报告后，由主持工作的副段长或归口管理的办公室主任代签。代签人事后应及时向总段领导报告。（七）为减少总段领导事务性工作，凡以总段名义发出的例行公务、行政事务的报表、便函、介绍信、证明信、请柬、证书证件等，以及总段内部行政事务方面的文件，需使用“甘肃省平凉公路总段”印章时，由分管领导或办公室主任审批。必要时可向总段领导报告或由领导签发。（八）各单位、各科室印章、信函的使用，须经单位、科室领导批准。第七条 印章、信函使用要求。（一）公文用印必须以总段领导签发为依据。对总段领导已签批的公文，监印员可直接用印。其它情况用印，经办人须填写平凉公路总段用印审批单（见附表），由总段有关领导或办公室主任签批后方可用印。合同书、协议书、授权委托书等用印时要保留至少一份存档文本。“用印审批单”和留存材料都要按时归档，永久保存。有存根的介绍信、有副本的便函等，有关领导在存根、副本上核准、审批，经办人可不填用印审批单。（二）实行用印登记制度。每次用印，经办人须在用印登记薄上登记，签名。登记项目包括：用印日期、事由、发往单位、用印次数、用印部门、批准人、经办人。（三）严禁在各类空白公文纸、信函、授权委托书、请柬、协议书、合同、报表、证书、证件、奖状上用印。因特殊原因需盖空白印章的，须经总段领导或办公室主任批准，用印后要指定专人严格管理，并向办公室反馈具体使用情况。（四）严禁将公章私自携带外出。如确需带公章外出用印的，总段党政印章分别须经总段党政主要领导批准，由监印员办理有关手续。各单位、科室及其它印章按照使用权限范围，由有关负责人批准。（五）严格用印审批手续。监印员应坚持原则，照章办事，未经领导批准，不得擅自使用印章。用印时应认真审查用印内容，核实、清点用印数量；凡是用印批准权限不当，或用印件内容、格式、文字及印刷等方面有差错的，不予用印。（六）监印员用印应端正、清晰、位置恰当，不能歪斜或颠倒。（七）监印员应严格遵守国家有关保密规定，对印件内容保守秘密。（八）各单位、科室应加强印章使用管理，确保用印规范、及时、准确。如发生擅自违规使用印章，或印章丢失、损毁、被盗用的情况，要追究负责人和监印员的责任。 第八条 本规定自印发之日起执行。 第