常用几种公文的写法及注意事项

转 常用几种公文的写法及注意事项 2011-8-15 17:23 赞赞赞赞 转载(19) 分享(3) 评论(1) 复制地址 举报 编辑上一篇|下一篇：钢筋设计图纸识别.（公文的种类主要包括如下：1、命令2、决定3、公告4、通告5、通知6、通报7、议案8、报告9、请示10、批复11、意见12、函13、会议纪要）一、一般公文常见的几个主要写作格式（一）公文眉首由发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。1、发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加文件组成。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22MM*15MM（高*宽）。2、公文份数序号（印刷顺序号）的位置在版心左上角第1行处，顶格写，也就是天头下边缘。份数用阿拉伯数字表示，至少要有两位数，即从“01”至“99”。3、发文字号。发文字号应包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。有的发文字号为XX字XX号，这个主要是相对于部门或较小机构才用的“字”发文字号位于发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位（即不编为001，不加“第”字。发文字号有三要素：发文机关代字、发文年份和该年的发文顺序号。如：路处人力200628号。发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线。（二）公文主体公文主体格式包括：公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等。1、公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。完整的标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分，简称标题三要素。2、主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关位于公文标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字，如有回行时仍顶格写；最后一个主送机关名称后标全角冒号。所有的上行文都必须有主送机关；下行文的主送机关根据情况而定；平行文一般都有主送机关。3、公文正文正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每排28个字。要注意的是，为了堵塞变造公文的漏洞，新标准取消了执行多年的“此页无正文“格式。4、附件公文如有附件应当注明附件顺序和名称。在正文下一行空2字用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如附件：1.XXXXXX）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识附件，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。5、签署签署是发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章；根据情况需要，也可以在落款处签写主要承办或负责部门，然后加盖章，代表公文的作者，证实公文的执行效用。签署的位置应在正文之后，成文日期之上。即正文下一行右空4字标识签发人签名章，在签发人签名章下空1行、右空2字标识成文日期。6、附注公文如有附注（需要说明的其他事物），应当加括号标注。公文附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下1行。（三）公文版记（文尾）格式1、主题词（1）主题词的位置、排列顺序主题词按规定应标注在公文末页下部、抄送范围上方。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不用标点。主题词之间的排列顺序，应根据主题词的涵义，由小到大，从内容到形式。（2）主题词的数量一份公文标引主题词的数量一般不超过5个（一般35个）。第一个主题词为类别词，如高校，第二个为具体到事项，如人事任免等。2、抄送机关（1）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识抄送，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。（2）抄送原则A、本机关的重要下行文，可以抄送直接上级领导但是，本机关向上级机关的请示，不要同时抄送平级和下级机关。因为请示是要等上级批准后才能办理的问题，如果同时抄送平级和下级，不但无端增加公文印数，还会造成不应有的麻烦。比如，一份增加或合并机构的请示，如果同时抄送给下级机关，势必引起不必要的波动甚至混乱。B、双重领导的机关要处理好主送与抄送的关系受双重领导的机关，在向其中一个领导机关行文时，应根据公文内容抄送另一领导机关；上级机关在向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一个上级机关。C、因特殊情况，必须越级行文时，应抄送越过的机关D、如一份公文同时既要抄送下级机关或平级机关，又要抄送上级机关，应分段书写，上级机关在前，平级和下级机关依次在后。3、印发机关和印发日期印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。印发机关是指具体承办公文印制和发出的部门。通常都是机关的办公部门，或办公部门下属的秘书部门。印发日期，指办公部门接到定稿后起印日期，“以公文复印的日期为准”，一般写成“#年#月#日印发”。二、最常用、常见的几种公文写作（一）函函是平行文，以陈述为主，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的使用范围较广，凡是不相隶属的单位之间，平级的党政机关之间、政府及其部门与同级的军事机关、群众团体及其部门之间均可用函，不受系统、部门、行业、地域的限制。1、函的分类（1）商洽函“商”是商请、协商的意思；“洽”是接洽、洽谈的意思。商洽函是行政机关、社会团体、企事业单位之间使用最多的一种。特别是有关洽谈人事调转、清偿债务、商品买卖、产权交易等方面的函还受到法律的严格保护，可视作合同、协议的补充，一经双方承诺或认可，即产生权利、义务关系，必须遵照执行。（2）问复函“问”是询问，“复”是答复，可看作两种，但只是主动（问）、被动（复）而已，性质相同，合为一类。不相隶属的机关之间常有公务上往返问复的文书往来，因互相没有隶属关系，只能用函。在有隶属关系的上下级机关之间，上级对下级可用函，但下级机关对上级机关的询问事项不得用函答复，而应以报告或其他较函更郑重的公文予以回答，以表示对上级机关的尊重。（3）请准（审批）函用于向不相隶属的主管机关请求批准或用来答复审批事项的函件，叫请准（审批）函。有关要求增加经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等有关事项，需向主管部门行文，请求批准，因是不相隶属的关系，应用函。主管部门答复请准函的叫审批函，仍是函。有些单位为了表示对主管部门的尊重，故意用“请示”，那是不对的。“请示”只适用于向上级机关请求指示、批准，向没有隶属关系的业务主管部门请求批准，只能用函。主管部门审批时，也应用函，用“批复”是不对的。（二）函的拟写1、商洽函。商洽函要体现商量、接洽的性质。为便于商洽，双方都要把自己一方的态度和要求写明白，同时还要把要求于对方的意思表达清楚，切忌言不及义，不知所云。2、问复函。问复函要做到问得清楚，答得明白。问的一方不能言不由衷，答的一方也不能答非所问。3、请准（审批）函。它的结构安排有点类似于请示（批复）。请求批准的一方要写明请求的原因、具体请求事项、结束用语等；审批的一方要针对请求事项，做出明确的答复。（四）注意事项1、用语谦敬，尊重对方函是平行文，无论是哪一种函，都要在用语上特别小心。要尊重对方，以诚恳友好示人，力求得对方的了解、理解、谅解和支持。在结尾处除表明行文目的外还可以用一些致意性词语，如“不知贵方意见如何，请函告”，“恳请贵方大力协助，不胜感激”，“请予以接洽是荷”，“上述意见如何，盼予答复”等。此外，函的结束语还有：“特此函达”，“请即函复”、“此复”（用于答复函）。尤其是请准（审批）函，更要注意语气。请求批准的一方不必卑躬屈膝，唯唯诺诺；负责审批的一方也不能自恃有权，颐指气使。2、格式特别，注意区分新“标准”把函作为公文特定格式中的一种，即“信函式格式”。3、结语固定，据事选择函的结束语有不少固定性词组，可根据行文目的的不同，选择配套的结束语。如“不知贵方意见如何，请函告”，“恳请贵方大力协助，不胜感激”，“请予以接洽是荷”，“上述意见如何，盼予答复”等。或“特此函告”，“特此函商”，“特此函复”，“特此函询”，“特此函达”，“特此函谢”等等。二、请示与报告（一）请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。它是下级机关向上级机关请求指示或批准时所使用的文种。1、请示的分类（1）请求上级指示的请示。下级机关在工作中遇到了疑难问题，或是对上级的公文有不明了、不清楚的地方时，可用请示向上级反映，要求上级机关给予明确的指示或解释，以便更好地贯彻公文精神或开展某项工作。（2）请求上级批准的请示。（有以下几类）A、根据有关规定和管理权限，有些公文需经上级机关批准后才能发布，如重要法规的发布、重要办法意见的实施、长远规划的调整等。B、由于本单位的情况特殊，难以执行上级的统一规定，需要变通处理，但必须报请上级领导机关同意或认可。C、有些问题，需报请上级机关批准后才能办理，如人事任免、机构的增减等。（3）请求审批的请示下级机关在开展工作的过程中，在人、财、物方面遇到困难，自己无法解决，可报请上级机关审核、备案、批拨或调配使用等。2、请示正文的拟写请示正文由请示原因、请示事项、结束语三部分组成。（1）请示原因开头先提出为什么要请示，请示的依据是什么。请示的依据可分为理论依据和事实依据两种。理论依据是指以上级的某一公文精神为依据，事实依据是指以实际工作中的具体情况为依据。必要时，二者也可以结合起来，共同组成请示的原因。请示的原因即要简明扼要，使人一目了然，又要提供足够的依据，令人信服。（2）请示的事项紧接请示原因之后就是要写出所要请示的具体事项了。请求指示的请示事项主要写遇到了了什么问题，有哪几种不同意见，现状如何，并要求上级机关在哪方面或哪几个具体问题上给予明确的指示。请求批准/审批的请示事项写准备干什么，如何干，请求上级在哪些环节上给予支持或帮助，或请求上级批准承认，或请求上级拨款，或请求上级调配相应的人力、物力等。（3）请示的结束语请示的结束语一般在请示事项之后另起一行写。常用的结束语有：“以上事项，请明示”（针对请求指示的请示）、“特此报请核批”（大多用于请求批准的请示）、“以上请示，请予审核批准”、“妥否，请批复”等。3、请示的注意事项（1）不滥用请示下级机关不能事无巨细一概向上级请示，凡是职权范围内的事，要敢于负责，自行处理。（2）请示应坚持一文一事原则请示忌一文多事，以便于公文的及时处理。（3）请示的目的要明确无论是哪一种请示，都应做到既提出问题，又要有自己的看法、设想或处理意见，不然的话，上级机关就难以批复。（4）请示的理由要充分请示的理由一般包括两个部分：一是需要，二是可能。例如，要请求列一个建设项目，就得说明对这个项目如何需要，甚至如何迫切需要，以及该项目建成后将会带来怎样的经济效益、社会效益等。另一方面，还要说明上这个项目的可能性，包括地理条件、资源条件、社会条件、资金来源等。（这方面可以根据实际情况而定，也可以参照请示正文拟写的请示原因）（5）不要多头主送请示应送直接主管机关或部门，不要多头主送。如需要同时送其他机关，应用抄报或抄送形式。（二）报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告都以陈述为主，是陈述性公文。（是陈述性上行文）1、报告的分类（1）工作报告工作报告又称综合报告，用于总结工作经验、汇报工作进展情况或提出今后工作设想。（2）情况报告又称专题报告，用来汇报遇到的重大问题或特殊情况等（3）调查报告它是用书面语言来表达调查研究结果并报送领导机关作为决策参考的一种报送。2、报告的拟写报告正文由报告导语、报告内容、报告结束语三部分构成。（1）报告导语。通常报告的开头先要说明为什么要写这份报告，概述什么时候接到上级的什么公文、什么指示或什么任务，本机关的执行、办理情况及结果如何，然后用如“现将-报告如下”，“现将-汇报于后”，“主要情况报告如下”等之类的承启用语转入报告内容。（2）报告内容。这是报告正文的主干部分。工作报告要注意写清开展某项工作的情况，一般包括主要过程、措施、结果、存在问题、今后打算等；情况报告要写清事件发生的原因、经过、性质、看法和处理意见；答复报告必须紧紧围绕上级的询问，不能答非所问、顾左右而言他。（3）报告的结束语写在报告的结尾处，另起一行，左空两格。常见的结束语有“特此报告”、“以上报告，请审阅”、“谨此报告，请审阅”、“特先报告，详情容后续报”等。3、报告与请示的区别（1）行文目的不同报告的行文目的是为了向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问；而请示的目的是为了向上级机关请求指示或批准。（2）写作结构不同报告的结构一般是先概括汇报基本情况，然后汇报主要成绩、经验、教训、存在问题，并针对存在的问题，汇报今后的打算和安排等；请示的结构是先说明请示原因，在此基础上引出请示的具体事项，最后是请示的结束语，典型的三层或三段式结构。（3）处理方式不同上级对下级报送的请示必须表态；而对下级报送的报告可以表态，也可以不表态。（总之，报告是汇报或反映情况，不要求回复；而请示都要求上级答复）（4）发文时机不同之所以要请示，是因为本机关无权决定，因此，请示都是在工作进行之前或进行之中发出的；而报告都是在工作完成以后或告一段落是发出的。（请示在事前，报告都在事后）（5）报送制度不同报告可以有“月报”、“季报”、“年报”等定期报告的规定；而请示只有在必要时才行文，不能也不应有定期请示的规定。（6）失误后责任划分不同下级机关把应该请示的问题写成报告，使问题得不到及时处理而造成损失，由下级机关负责；上级机关对下级机关报送的请示未及时处理而造成损失，由上级机关负责。另外，“请示”和“报告”要分开写，不能用“请示报告”作公文名称。如果只是向上级汇报工作、反映情况，并不要求上级答复，可用“报告”。如要求上级答复，可用“请示”。三、批复批复适用于答复下级机关的请示事项。即批复是针对请示的不能针对其他文种。1、批复的标题一般由发文机关、事由、文种三要素组成。2、批复的正文一般由批复引语、批复内容、结尾用语三部分构成。（1）引语。主要是引述来文，包括来文的日期、标题、字号。（2）内容。应针对请示事项，表明同意与否的态度。有时还应阐明同意或不同意的理由。（3）结尾用语。一般只写“此复”或“特此批复”，要另起一行，表示全文的结束。也可以不用这种结尾用语，只在表明态度，阐明理由或作完指示后即收束全文。3、拟写批复要注意的事项（1）要一事一批请示必须一文一事，同理，批复也只能是一份批复只对应一份请示。（2）批复要及时。下级的请示事项，无论是否批准，都应及时批复。如不能批准或不能马上批准，在批复中讲明理由即可。（3）态度要明确批复中的观点必须明确，同意就是同意，不同意就是不同意，决不能含糊其词、模凌两可。（4）批复要有依据对下级的请示进行批复，必须根据有关政策、法令或规章制度，根据本机关的职权范围，经过周密思考或调查研究做出具体明确的答复。为慎重起见，有时还要写明批复的根据，以备查考。（5）篇幅要短小批复应开门见山，直截了当。切忌长篇大论。（6）措词要准确批复用词应字斟句酌，防止发生歧义，贻误工作。切记使用“似属可行”、“酌情办理”、“最好去办”之类的词语。四、意见意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。它作为公文是一个行文方向不定的文种，适用范围非常广泛。可用以上行文、平行文和下行文。作为上行文的，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应对下级机关报送的意见做出处理或答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。意见的分类：（一）要求下级贯彻执行的意见这类意见由上级机关发出，要求所有下属单位贯彻执行，有较强的规范性和强制性，有点类似于过去的指示或带有指示性的通知。（二）要求上级批转或转发的意见要求上级批准或转发，过去的做法非常不统一:有的用“请示”,有的用“报告”,常有争论,大家莫衷一是。现在，凡需上级机关批转或转发的用“意见”。（三）供平级或不相隶属机关参考的意见意见作为供对方参考的平行文应该说是不多见的。主要用于：业务部门需要就自己职权范围内的有关事项提请平级或不相隶属机关注意，但从内容看不属于“商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”，故不便“用函的形式”；按行文关系又不能以指挥或命令的口气，这才用“意见”。五、通知与通报（一）通知通知适用于（1）批转下级机关的公文，（2）转发上级机关和不相隶属机关的公文，（3）传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，（4）任免人员。有些通知由几个联合单位发出，叫“联合通知”，有些通知，事情紧迫，要迅速传达给有关单位，叫“紧急通知”。（二）通报1、通报适用于表彰先进，批评