第五章 会计凭证

第五章会计凭证,本章内容结构,第五章会计凭证,本章学习目的与要求本章阐述了原始凭证的填制和审核、记账凭证的填制和审核、会计凭证的传递和保管三部分主要内容。目的是掌握第三个会计核算方法填制和审核会计凭证，明确填制和审核会计凭证是会计核算工作的起点和基础。要求在准确掌握原始凭证、记账凭证的概念的基础上，熟悉原始凭证、记账凭证按不同分类标志的分类结果，每种类型的格式、内容，熟悉原始凭证的填制要求和对原始凭证审核的三个层次。掌握记账凭证的填制要求，并能熟练准确地填制记账凭证，了解会计凭证的传递和保管。,第五章会计凭证,本章重点与难点（一）重点1.掌握会计凭证、原始凭证、记账凭证的含义、分类、格式和基本内容。2.原始凭证的审核。3.记账凭证的填制。将上述内容作为本章重点，是因为只有对原始凭证进行认真审核，才能保证交易或者事项的合法性、真实性、合理性、合规性、完整性和正确性；只有按规定的要求填制记账凭证才能保证会计信息的真实性、有用性、完整性。（二）难点1.记账凭证按不同标志的分类、格式和基本内容。2.各种记账凭证的填制。,第五章会计凭证,第一节会计凭证概述,一、填制和审核会计凭证的意义会计凭证，简称凭证，是指记录交易或者事项，明确经济责任或者确定会计分录，作为登记账簿间接或者直接依据的书面凭据和证明。企业取得和填制的会计凭证，经过审核无误后，具有如下重要意义：（一）反映经济业务；（二）提供记账依据；（三）监督和控制经济活动；（四）明确经济责任，强化内部控制。,第一节会计凭证概述,二、会计凭证的种类会计凭证按其编制程序和用途不同、分为原始凭证和记账凭证两大类。（一）原始凭证原始凭证，亦称单据，是在交易或者事项发生或完成时取得或编制的，用以记录或证明交易或者事项发生或完成情况，明确经济责任（一般具有法律效力）的书面证明。是会计核算的原始资料，也是填制记账凭证的依据。,第一节会计凭证概述,（二）记账凭证记账凭证，又称传票，是由会计人员根据审核无误的原始凭证加以归类整理而编制的，用来确定会计分录，作为登记账簿直接依据的会计凭证。在日常经济核算过程中，因经济业务纷繁复杂，反映各种经济业务的原始凭证也多种多样、千差万别，并且原始凭证所记录的经济内容，不能直接体现会计要素的变动与走向，无法依据原始凭证确定记入账户的名称和借贷方向，不能满足会计核算的需要，因而无法根据原始凭证登记会计账簿。为此，必须在对原始凭证审核无误的基础上，对其进行归类整理，然后填制记账凭证。在记账凭证中，应写明应借应贷会计科目及金额，这样便于根据记账凭证登记会计账簿。原始凭证是记账凭证的重要附件和填制依据，它们之间存在着依据和制约关系。,第一节会计凭证概述,会计凭证的种类,会计凭证,原始凭证,记账凭证,按来源不同,外来原始凭证自制原始凭证,按填制手续和方法,一次凭证累计凭证汇总原始凭证记账编制凭证,按填写手段不同,手工原始凭证机打原始凭证,按使用范围不同,通用原始凭证单位内部使用原始凭证,按用途不同,专用记账凭证通用记账凭证,收款凭证付款凭证转账凭证,按是否经过汇总,非汇总记账凭证汇总记账凭证,按填写手段不同,手工（填制）记账凭证机打（填制）记账凭证,分类汇总记账凭证全部汇总记账凭证,第一节会计凭证概述,第二节原始凭证的填制和审核,一、原始凭证的填制（一）原始凭证的基本内容1、原始凭证的名称表明原始凭证所记录的交易或者事项类型。2、原始凭证的填制日期应该是交易或者事项发生或完成的日期。3、填制凭证单位的名称或者填制人姓名4、经办人员的签名或盖章5、接受原始凭证单位的名称6、交易或者事项的内容、单位、数量、单价和金额,第二节原始凭证的填制和审核,二、原始凭证的分类（一）按其来源不同，可以分为外来原始凭证和自制原始凭证外来原始凭证，是指在同外单位发生经济业务往来时，由业务经办人员在业务发生或完成时从外单位取得的凭证。如供应单位的增值税专用发票、普通发货票、银行收账通知等。自制原始凭证，是指在经济业务发生或完成时，由本单位内部经办人员或部门填制的凭证。如收料单、入库单、出库单、限额领料单、材料费用分配表、成本计算单等。,第二节原始凭证,（二）按其填制手续和方法不同，可以分为一次凭证和累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证一次凭证，也称一次有效凭证。它是指对一项交易或者事项或若干项同类性质交易或者事项在其发生或完成时，一次填制完毕的原始凭证。如前面提到的外来原始凭证和自制原始凭证都是一次凭证。累计凭证，也称多次有效凭证。它是指在一定时期内在一张凭证上多次记录重复发生的同类交易或者事项，直到期末凭证的填制手续才完成的原始凭证。如工业企业常常使用的限额领料单就是一种典型的累计凭证。,第二节原始凭证,汇总原始凭证，也称为原始凭证汇总表。它是指把一定时期内反映同类交易或者事项内容的若干张原始凭证，按照一定标准汇总在一张凭证上，以集中反映某些交易或者事项发生情况的原始凭证。如发料凭证汇总表、收料凭证汇总表、现金收入汇总表等都是汇总原始凭证。记账编制凭证，是由会计人员根据已经入账的结果，对某些特定事项进行归类、整理而编制的原始凭证。如月末确定已销售商品成本时，根据库存商品账簿所编制的已售商品成本计算表；月末计算产品生产成本时，所编制的制造费用分配表。,第二节原始凭证,（三）原始凭证按其适用范围不同，可以分为通用原始凭证和专用原始凭证、通用原始凭证它是指在全国或某一地区统一印制、统一格式、统一使用的原始凭证。如某省（市）印制的“发货票”、“收据”等，在该省（市）通用；由人民银行制作的银行转账结算凭证，在全国通用等。、专用原始凭证它是指单位自行印制，仅在本单位内部使用的，有专门用途的原始凭证。如“收料单”、“领料单”等。,第二节原始凭证,三、原始凭证的填制（一）原始凭证的填制要求原始凭证是进行会计核算工作的原始资料和重要依据，是有效提供会计信息的基础。因此原始凭证填制是一项严肃、重要的工作，填制时，必须符合以下基本要求：1、业务要合法原始凭证所反映的经济业务必须合法，必须符合国家有关政策、法规、制度的要求。否则不能列入原始凭证。2、记录要真实应如实反映经济业务内容，不弄虚作假，年、月、日要按照填写原始凭证的实际日期填写；名称要写齐全，不能写简称；内容、品名、用途要填写明确，不准含糊不清。,第二节原始凭证,3、内容完整各种原始凭证所填写的项目要逐项填写（接受凭证时应逐项检查），不可缺漏和省略，以反映经济业务的全貌。4、手续要完备单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定人员的签名或盖章；对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章；从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人地收款证明。,第二节原始凭证,5、书写要清楚、规范书写的字迹端正，易于辨认，做到书写符合会计上的技术要求，文字工整，不草、不乱、不造字，复写的凭证，要不串格、不串行、不模糊。另外会计核算中数字的书写要符合规范：、汉字大写数字的书写汉字大写数字一律用“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿”等不得用“0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”等代替。大写金额数字元或角以下没有分的，可在元或角后面写一“整”字，若角以下有分的，分后不得写“整”字。大写金额前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得保留空格，小写数字金额中有连续几个“0”的，大写金额只写一个“零”；小写金额数字元位是“0”，或者数字尾部连续几个“0”，元位也是“0”，但角分位不是“0”时，大写金额可只写一个“零”字或者不写“零”字。如8605、8500、8500.94、用大写金额表示，分别为：人民币：捌仟陆佰零伍元整、人民币：捌仟伍佰元整、人民币：捌仟伍佰零玖角肆分；或者人民币：捌仟伍佰玖角肆分。,第二节原始凭证,、小写数字的书写小写数字分位书写时，要求字体高度一致，宽度相同，字头一律向右倾斜，角度为55-60。，字体高度只占本横格的二分之一。并且要一个一个书写，不能连笔。人民币符号与最高位数字之间不得留有空格，小写金额一律写到分位；无角分位的，角位和分位可写“00”或者符号“”；有角无分的，分位应写“0”而不得用“”代替，人民币符号为“”。,第二节原始凭证,6、编号要连续原始凭证必须按顺序连续编号，以便查考，即记载收付款项或实物的凭证要按顺序或分类编号，在填制时按照编号的次序使用，跳号的凭证应加盖“作废”戳记，不得撕毁。7、不得涂改、刮擦、挖补原始凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位公章。原始凭证金额有错误的，应当由开出单位重开，不得在原始凭证上更正。8、填制要及时当每一项经济业务发生或完成时，应立即填制原始凭证，并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行审核。,第二节原始凭证,（二）外来原始凭证的填制企业购买货物时，应从销货单位取得发票。在经营活动中正常使用的发票有两种，即普通发票和增值税专用发票。普通发票反映的价格是含税价，即增值税款与价格不分离；增值税专用发票反映的是不含税价，即增值税款与价格分开填制。1、普通发票的填制假定东方公司2010年1月20日从中兴电器商店购入三台联想电脑，支付价款共计18000元。东方公司收到中兴电器商店填制的普通发票，其格式与内容如表5-1所示。,第二节原始凭证,第二节原始凭证,2、增值税专用发票的填制增值税专用发票是一般纳税人于销售货物时开具的销售发票。一式四联，销售单位与购货单位各两联。其中留销售单位的两联，一联存放于有关业务部门，一联作会计机构的记账凭证；交购货单位的两联，一联做购货单位的结算凭证，一联为税款抵扣凭证。购货单位向一般纳税人购货，应索取增值税专用发票。增值税专用发票与普通发票的主要区别是增值税金额单列栏目反映。假定大华机械厂2010年2月14日从华北钢厂购进材料一批，货款及增值税以银行存款支付。华北钢厂收妥款项后开具的“增值税专用发票”的格式与内容如表5-2所示。,第二节原始凭证,第二节原始凭证,（三）自制原始凭证的填制1、一次凭证的填制（1）收料单的填制收料单是在外购的材料物资验收入库时填制的凭证。一般一式多联，一联验收人员留存，一联交仓库保管人员据以登记明细账，一联连同发票交财会部门办理结算。假定某企业由北方钢板厂购进钢板20吨，每吨1350元，运杂费1000元。材料价款及运费以银行存款付讫。仓库保管员验收后填制“收料单”，其格式与内容如表5-3所示。,第二节原始凭证,第二节原始凭证的填制和审核,（2）领料单领料单是生产部门生产产品等领用材料时填制的凭证。为便于管理，领料单要“一料一单”填制，即一种材料填制一张领料单。领用原材料需经领料车间负责人批准后，方可填制领料单；车间负责人、收料人、仓库保管员和发料人均需在领料单上签各或盖章。假定某企业的一车间生产甲产品需领用13mm圆钢300千克，单价3.50元。由经办人填制“领料单”，经车间有关领导批准后到仓库领料，仓库保管员审核后据以发料，在“实发栏”填写实发数量，领发料双方在“领料单”上签章。“领料单”的格式与内容见表54。,第二节原始凭证,第二节原始凭证,2、累计凭证的填制限额领料单是一种一次开设，多次使用，领用限额已定的累计凭证。有效期最多一个月。在该期限内只要领用数量累计不超过限额就可以继续使用。假定某企业三车间生产乙产品，2010年3月份40mm圆钢的领用限额为6000千克，每千克圆钢的单价为5元。生产计划部门下达“限额领料单”后，三车间在该月份内领用40mm圆钢情况见表55。,第二节原始凭证,第二节原始凭证,3、汇总原始凭证的填制常用的汇总原始凭证有发料凭证汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。工业企业在生产过程中领发料比较频繁。业务量大，种类、性质相同的凭证较多。为简化核算手续，可编制发料凭证汇总表。编制时间根据业务量大小确定，可5天、10天、半个月或一个月汇总编制一次。汇总时要根据实际成本计价的发料凭证按领用部门及用途分类进行，具体格式与内容见表56。,第二节原始凭证,第二节原始凭证,4、记账编制凭证的填制以“制造费用分配表”为例介绍记账编制凭证的填制方法。假定某企业一车间生产甲、乙两种产品，本月发生制造费用60000元，按甲、乙产品的生产工时比例在甲、乙产品之间进行分配。根据制造费用明细账，编制“制造费用分配表”见表5-7。,第二节原始凭证,第二节原始凭证,四、原始凭证的审核（一）原始凭证审核的主要内容1.审核原始凭证的合法性、真实性2.审核原始凭证的合理性、合规性3.审核原始凭证的完整性、正确性（二）原始凭证审核后的处理1.及时办理：符合合法性、真实性、合理性、合规性、完整性和正确性要求的原始凭证2.暂缓办理：符合合法性、真实性、合理性、合规性、但不够完整、正确的原始凭证3.拒绝受理：不符合合法性、真实性、合理性、合规性的原始凭证,第二节原始凭证的填制和审核,第三节记账凭证,一、记账凭证的基本要素1、记账凭证的名称；2、填制记账凭证的日期；3、记账凭证的编号；4、经济业务的内容摘要5、经济业务所涉及的会计科目及记账方向；6、经济业务的金额；7、记账标记；8、附原始凭证张数9、填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人的签名或盖章，收、付款凭证还要有出纳人员的签名或盖章。,第三节记账凭证,二、记账凭证的种类记账凭证多种多样，可按不同标准进行分类:（一）按照适用范围分类记账凭证按使用范围不同，可分为通用记账凭证和专用记账凭证。1、通用记账凭证是一种适合于所有经济业务的记账凭证。其格式见表5-7。,第三节记账凭证,第三节记账凭证,2、专用记账凭证是按经济业务的某种特定属性定向使用的，只适用于某一类经济业务的凭证。通常按其是否反映货币资金收付业务，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。（1）收款凭证是用来记录现金或银行存款收入业务的记账凭证。收款凭证根据其借方科目具体内容又可分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。具体格式见表5-8。,第三节记账凭证,第三节记账凭证,第三节记账凭证,（3）转账凭证是用来记录与现金和银行存款收付业务无关的业务的记账凭证。凡是不涉及现金和银行存款收付业务的其他经济业务，均为转账业务，要据以编制转账凭证。如材料验收入库，结转产品成本，结转制造费用，销售商品货款未收，购入材料物资货款未付等，均需编制转账凭证。转账凭证的具体格式见表5-10。,第三节记账凭证,第三节记账凭证,（二）按照填制方式分类按记账凭证的填制方式分复式记账凭证和单式记账凭证两种。1、复式记账凭证是将一项经济业务所涉及的应借应贷的各个会计科目，都集中填制在一张记账凭证上的记账凭证。如前述通用记账凭证、收款凭证、付款凭证和转账凭证都是复式记账凭证。其优点是可以集中反映科目的对应关系，便于了解经济业务的来龙去脉，可以减少记账凭证的张数。缺点是不便于汇总计算每一会计科目的发生额，不便于分工记账。,第三节记账凭证,2、单式记账凭证是将一项经济业务所涉及的每一个会计科目分别填制记账凭证。其优点是便于汇总计算每一会计科目的发生额，便于分工记账。缺点是不能在一张凭证上反映一项经济业务的全貌，不便于查账，记账凭证数量多、工作量大，具体格式见表5-11、表5-12。,第三节记账凭证,第三节记账凭证,（三）按照是否汇总分类按记账凭证是否经过汇总，可分为汇总记账和非汇总记账凭证两种。1、汇总记账凭证是根据非汇总记账凭证，按一定的方法汇总填制的记账凭证，如科目汇总表。汇总记账凭证按汇总方法不同又分为分类汇总凭证和全部汇总凭证。2、非汇总记账凭证是没有经过汇总的记账凭证，如前述的通用记账凭证，收款、付款、转账凭证等。,第三节记账凭证,三、记账凭证的填制（一）记账凭证的填制要求1记账凭证填制的基本要求记账凭证是登记账簿的依据，正确填制记账凭证，是保证账簿记录正确的基础。填制记账凭证时的基本要求如下：（1）审核无误即在对原始凭证审核无误的基础上，填制记账凭证，这是内部牵制制度的一个重要环节。（2）内容完整即记账凭证应该包括的内容都要齐备，不能遗漏，另外应注意记账凭证的日期，一般是编制记账凭证当天的日期，按权责发生制原则计算收益，分配费用，结转成本、收入，计算利润等调整分录和结账分录的记账凭证，虽然需到下个月才能编制，仍应填写当月月末的日期，以便正确地登记在当月有关账簿内。,第三节记账凭证,（3）分类正确即根据经济业务的内容，正确区分不同类型的原始凭证，正确运用会计科目编制相应记账凭证。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制，但不能将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。（4）连续编号即记账凭证应连续编号。这有利于分清会计事项处理的先后顺序，便于记账凭证与会计账簿之间的核对，确保记账凭证的完整。,第三节记账凭证,2记账凭证填制的具体要求：（1）除结账和更正错账外，记账凭证必须附有原始凭证并注明原始凭证的张数。与记账凭证中的经济业务记录有关的每一张证据，都应当作为记账凭证的附件。一张原始凭证如涉及到几张记账凭证的，可以将该原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在其他记账凭证上注明该主要记账凭证的编号并附上该原始凭证复印件。（2）一张原始凭证所列支出需要由两个以上单位共同负担时，应当由保存该原始凭证的单位开具给其他应负担单位“原始凭证分割单”。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容，包括凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位的名称或填制人的姓名、经办人员的签名或盖章，接受凭证单位的名称，经济业务内容、数量、单价、金额和费用的分担情况等。,第三节记账凭证,（3）记账凭证必须连续编号，以便分清会计事项处理的先后顺序，便于记账凭证与会计账簿核对，确保记账凭证完整无缺。编号方法很多，可以采用收款凭证、付款凭证、转账凭证分三类编号，也可以采用现金收款、现金付款、银行存款收款、银行存款付款和转账五类编号，还可以采用通用记账凭证统一编号，一笔经济业务需要填制两张或以上记账凭证的，应采用分数编号法。如第八号凭证需编三张记账凭证，则可编成81/3号、82/3号、83/3号。每月最后一张记账凭证的编号旁边，可以加注“全”字，以免凭证丢失。（4）简明填写“摘要”栏。记账凭证的摘要栏是对经济业务的简要说明，必须针对不同性质的经济业务的特点，考虑登记账簿的需要，正确填写，不得漏填或错填。,第三节记账凭证,（5）正确使用会计科目。填制会计凭证必须按照会计制度统一规定的会计科目填写在规定的借方或贷方，正确编制会计分录，以保证核算口径一致。除明细科目外，企业不得自己擅自开设会计科目。（6）按规定方法更正错误凭证。填制会计凭证后如发现有错误，应根据发现错误的时间和错误类型，采用正确的方法进行更正。（7）空行的处理。记账凭证填制完成后，如仍留有空行，应当自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销，以严密会计核算手续，堵塞漏洞。,第三节记账凭证,（8）记账凭证填制完成后，应进行复核和检查，有关人员均应签字盖章。出纳人员根据收、付款凭证收入款项或付出款项时，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收重付、漏收漏付。（9）只涉及银行存款与现金之间相互划转的，只编付款凭证，不编收款凭证，以免重复。（10）实行会计电算化的单位，采用的机制记账凭证应当符合记账凭证的一般要求，打印出来的机制记账凭证要加盖有关人员印章或签字，以加强审核，明确责任。（11）记账凭证所填金额要同原始凭证或原始凭证汇总表一致，并保持借贷平衡，即借贷方金额相等。,第三节记账凭证,（二）专用记账凭证的填制1、收款凭证的填制收款凭证是根据现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的记账凭证。凡是涉及到现金和银行存款增加的都必须填制收款凭证。收款凭证左上的“借方科目”应填写“现金”和“银行存款”，右上方填写凭证编号。“摘要”栏内填写经济业务的内容梗概。“贷方科目”应填写对应的总账、明细账科目。“金额”栏应填写实际收到的现金或银行存款数额。“记账符号”栏供记账员在根据收款凭证登记有关账簿以后做记号用，表示该笔金额已经计入有关账簿，避免重记或漏记，具体见表513。,第三节记账凭证,第三节记账凭证,2、付款凭证的填制付款凭证是根据现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的记账凭证。凡涉及到现金、银行存款付出业务的，都要填制付款凭证。其填制方法与收款凭证大体相同，区别在于左上方应填列贷方科目。具体格式见表5-14。,第三节记账凭证,第三节记账凭证,3、转账凭证的填制转账凭证是根据不涉及现金和银行存款收付业务的转账原始凭证填制的记账凭证。凡不涉及现金和银行存款增加或减少的业务都必须填制转账凭证。转账凭证所涉及的科目没有固定的对应关系。因此要在凭证中按“借方科目”和“贷方科目”分别填列“总账科目”和“明细科目”。具体格式见表5-15。,第三节记账凭证,第三节记账凭证,第三节记账凭证,（四）单式记账凭证的填制是将一项经济业务所涉及的每一个会计科目分别填制记账凭证。其优点是便于汇总计算每一会计科目的发生额，便于分工记账。缺点是不能在一张凭证上反映一项经济业务的全貌，不便于查账，记账凭证数量多、工作量大，具体格式见表5-17、表5-18。,第三节记账凭证,第三节记账凭证,四、记账凭证的审核为了使记账凭证的填制符合记账要求，正确反映经济业务的内容，登记账簿前必须由专人对记账凭证进行审核。记账凭证的审核，是在对原始凭证审核基础上进行的再审核，要着重审核记账凭证的填制是否正确，是否符合规定要求，审核的主要内容有：1、内容是否真实主要审核所记录的内容与所附的原始凭证是否一致，金额是否相等；所附原始凭证的张数是否与记账凭证所列附件张数相符。2、科目和金额是否正确审核记账凭证应借、应贷的会计科目（包括一级科目、明细科目）和金额是否正确；借贷双方的金额是否平衡；明细科目金额之和与相应的总账科目金额是否相等。,第三节记账凭证,3、项目是否齐全审核